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IT資産管理サービスとは、サーバーやスマホといったハードウエア、Windowsなどのミドルウエア、画像編集ソフトやスマホアプリなどのソフトウエアに加え、クラウドサービスからインターネット回線まで、IT資産を管理するツールです。

ワークフロー申請とライセンス設定で使用者を限定し、社内にあるIT資産の名称や状態、利用実績を自動収集します。さらにサイト閲覧や操作ログの監視しており、セキュリティ対策でも抜け漏れがありません。

さらに予約投稿や進捗管理、プロジェクト管理アプリや開発者向けアプリといった外部サービスとの連携も充実しており、コミュニケーションを活性化できることが特徴です。

テレワークを実施する企業が増えるにしたがって、コミュニケーションツールにビジネスチャットを選択する企業が増えています。

Web会議ツールとはオンラインでビデオ会議ができるサービスです。ネット環境さえあれば、いつでもどこでも在宅勤務や海外勤務の人とリアルタイムで顔を合わせて話ができます。最適なツールを選択できれば対面と同等、またはそれ以上のコミュニケーションが実現します。

画面共有やチャット機能、ファイルの送受信機能を有しており、利用機会は多いです。契約プランによっては100人以上のウェビナーや説明会でも使えるでしょう。リモートワークの流れもあり続々と企業が導入に踏み切っています。

ただし1ルーム当たり月額費用が1,000円～10,000円と幅広く、製品によって特徴も異なります。無料のWeb会議ツールも多くありますが、思わぬ落とし穴があることから導入前の検討が欠かせません。おすすめの製品を紹介しながら、比較するポイントを解説します。

オンラインストレージでは、インターネット上に簡単にデータの保存ができます。製品ごとに容量や機能は異なるので、自社にあったオンラインストレージを比較検討しましょう。

グループウェアとは、スケジュールやプロジェクト管理といった業務に関する情報をオンラインに集約することで、コミュニケーションの活発化・業務効率化を促すシステムです。

「テレワークを進めたい」「情報共有やコミュニケーションに課題がある」「ペーパーレス化してコスト削減したい」グループウェアなら、こうした悩みを解決できます。グループウェアは仮想オフィスのようなイメージで、離れていてもオンライン上で共同作業することが可能です。

タスクやスケジュール、ファイルなどの情報を共有することで、管理職は部下の進捗を把握しやすくなります。またチームや部署間の情報の壁がなくなることで、コミュニケーションの活発化が可能です。

グループウェアの具体的なメリットを把握したうえで、自社に最適な製品を選択しましょう。

社内SNSとは、SNSの機能を組織や企業内に限定して運用するシステムのことです。主にコミュニケーションツールとして、また情報共有やナレッジの蓄積といった目的で使用されます。リモートワークが進む昨今、社員が一同に介さずともコミュニケーションが取れるので今後ますます需要が伸びるでしょう。

SNSならではのスピード感のあるやり取りが可能なので、上手く運用できれば活発な社内交流が実現します。一方で導入したはいいけれど社員に浸透せず廃れていったという失敗もあり、注意が必要です。

失敗する理由と成功のポイントを押さえて、自社にあった社内SNSを導入しましょう。

受付システムとはタブレットや端末をエントランスに設置し、無人で来客の受付ができるサービスです。従来ではスタッフが内線電話で取り次ぎをしていましたが、受付システムではメールやチャットでの通知が可能です。

カレンダーとの連携や会議室の自動解錠など、製品によって様々な外部システムに対応しているのも特徴の1つです。また受付の際にタッチパネルで操作する他、QRコード認証や顔認証ができる非接触型のものもあり、コロナ禍の中で需要が高まっています。

標的型攻撃メール訓練とは、従業員が標的型攻撃メールを疑似体験するサービスです。標的型攻撃メールは従来のウイルス付きメールとは違って、セキュリティソフトでは完全には防げません。そのため従業員を直接訓練することが情報漏えいの対策として有効です。

標的型攻撃メール訓練サービスでは、従業員に抜き打ちで訓練メールを送り、メール開封率や本文内にあるURLのクリック率などを自動集計できます。

セキュリティソフトとはパソコンやスマホのウィルス感染を防いだり、感染したとしてもウィルスを隔離・除去できるソフトです。近年、経理や給与、採用、会議など、紙をメインとしていた業務が、パソコンやスマホへ移行されています。そのためデバイスに個人情報や機密情報が多く存在し、パソコンやスマホがないと仕事ができないことも増えているでしょう。

そこで今まで以上に注目されるようになったのが、セキュリティソフトです。精度の高いセキュリティソフトをデバイスにインストールすれば、個人情報や機密情報が漏洩することもなく、安心してネット通信が行えます。

ただ精度が高いからといって、自社・自分に合うセキュリティソフトとは限りません。料金や支払いタイミングだけでなく、稼働時の軽快さやアップデートの頻度、管理画面の操作のしやすさなど、さまざまな事項について検討しなくてはなりません。そこでおすすめのソフトを紹介しつつ、ソフトのメリットや比較のポイントについて解説していきます。

コラボレーションツールとは、社内のコンテンツ管理やコミュニケーション、情報共有をスムーズにするためのツールです。スケジュール共有、ファイルの共同編集などさまざまな機能が備わったものをコラボレーションツールといい、グループウェアやビジネスチャットが該当します。

ちょっとした確認作業から大事なミーティングまで、業務上のやり取りを1か所に集約することで、複数のツールを使いこなす必要がありません。組織全体のコミュニケーション活性化とともに、作業効率をアップする目的でコラボレーションツールを導入する企業が増えています。

ただし機能の幅が広く、料金プランも多種多様なため導入時は注意が必要です。コラボレーションツールとしておすすめのツールと、ツールを選ぶ際のポイントや注意点を解説します。

メモツールとはビジネスやプライベートの場でアイディアや備忘録、TODOを手軽に書き込めるツールです。ビジネスにおいては普段の業務のタスク管理に使ったり、商談中の議事録を一時的に書きこんだりとさまざまな用途で活用できます。

手書きと比べてメモの保管が簡単で、検索機能を使ってすぐに探し出せるだけでなく、社内でメモの共有もできます。また、テキストはもちろん、画像やPDF、写真などさまざまな種類のデータを記録することが可能です。

社内で導入する場合は、オンライン上で利用できるサービスがおすすめです。各メンバーが記入内容を確認できることで、わざわざメール等で伝達する必要がなくなり社内コミュニケーションが活性化します。

メモツールを利用して業務効率化を図るなら、従業員の誰もが使いやいツールを選ぶ必要があります。情報の整理方法やコストを考慮しつつ、自社に最適なツールを選びましょう。

利用時間の限定によって参加者のタイムマネジメントの意識を高め、限られた時間で質の高いプレゼンテーションが望めるからです。終了時刻が近づくとアラームやカウントダウン通知がモバイル端末に贈られ、議論の間延びを防げます。

レンタルサーバーの中でも共用サーバー、専用サーバー、VPS、クラウドサーバーと様々なサービスがありますが、共用サーバーが最も一般的でしょう。Wordpress導入支援やセキュリティ対策も無料サービスとして付帯しているレンタルサーバーも多いため初心者の方でも気軽にサイト運営を始められます。

入退室管理システムとは、オフィスの出入り口や建物の出入り口に必要機器を設置することで、従業員や来客の入室・退室を記録・管理できるシステムです。

ICカードをはじめとして、顔や指紋の生体認証、スマホのBluetooth認証など様々な方法で入退室の記録が行えます。鍵を管理する必要がないため従業員のオフィスへの入退室がスムーズになる上、常にだれが入室したかを蓄積できるのでセキュリティの向上につながるでしょう。

解錠手段は製品によりさまざまです。またクラウド型のサービスの場合、オフィスへの取り付け工事が必要なく、必要な機器を設置するのみで導入が完了するシステムもあります。