IT資産管理システム

IT資産管理サービスとは、サーバーやスマホといったハードウエア、Windowsなどのミドルウエア、画像編集ソフトやスマホアプリなどのソフトウエアに加え、クラウドサービスからインターネット回線まで、IT資産を管理するツールです。


ワークフロー申請とライセンス設定で使用者を限定し、社内にあるIT資産の名称や状態、利用実績を自動収集します。さらにサイト閲覧操作ログの監視しており、セキュリティ対策でも抜け漏れがありません。

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Web会議ツール

Web会議ツールとはオンラインでビデオ会議ができるサービスです。ネット環境さえあれば、いつでもどこでも在宅勤務や海外勤務の人とリアルタイムで顔を合わせて話ができます。最適なツールを選択できれば対面と同等、またはそれ以上のコミュニケーションが実現します。


画面共有やチャット機能、ファイルの送受信機能を有しており、利用機会は多いです。契約プランによっては100人以上のウェビナーや説明会でも使えるでしょう。リモートワークの流れもあり続々と企業が導入に踏み切っています。


ただし1ルーム当たり月額費用が1,000円~10,000円と幅広く、製品によって特徴も異なります。無料のWeb会議ツールも多くありますが、思わぬ落とし穴があることから導入前の検討が欠かせません。おすすめの製品を紹介しながら、比較するポイントを解説します。

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ビジネスチャット

ビジネスチャットとは社員間の業務連絡を円滑にするツールです。個人向けのLINEと使い方は似ていて、メッセージ送信以外にもスタンプ機能、画像や動画の送受信、音声ビデオ通話、ユーザー管理、タスク管理などができる製品もあります。


さらに予約投稿や進捗管理、プロジェクト管理アプリや開発者向けアプリといった外部サービスとの連携も充実しており、コミュニケーションを活性化できることが特徴です。


テレワークを実施する企業が増えるにしたがって、コミュニケーションツールにビジネスチャットを選択する企業が増えています。

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オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上の空間にデータを保管するサービスです。企業によって貸し出されているサーバーにファイルをアップロードすることで、簡単にデータの保存ができます。


データの共有が可能なケースも多く、会社内でストレージ内の情報を手軽にやりとりできる点が特徴です。オンラインストレージはクラウド環境を活用することから、「クラウドストレージ」とも呼ばれます。


ファイルをPCや外付けハードディスクドライブ(HDD)に保存する必要がなく、PCやサーバの容量不足に悩まされずに済みます。DXとも相性が良く、社内のIT化のひとつとして重要なオンラインストレージ。製品ごとに容量や機能は異なるので、自社にあったオンラインストレージを比較検討しましょう。

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グループウェア

グループウェアとは、スケジュールやプロジェクト管理といった業務に関する情報をオンラインに集約することで、コミュニケーションの活発化・業務効率化を促すシステムです。


「テレワークを進めたい」「情報共有やコミュニケーションに課題がある」「ペーパーレス化してコスト削減したい」グループウェアなら、こうした悩みを解決できます。グループウェアは仮想オフィスのようなイメージで、離れていてもオンライン上で共同作業することが可能です。


タスクやスケジュール、ファイルなどの情報を共有することで、管理職は部下の進捗を把握しやすくなります。またチームや部署間の情報の壁がなくなることで、コミュニケーションの活発化が可能です。


グループウェアの具体的なメリットを把握したうえで、自社に最適な製品を選択しましょう。

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ナレッジマネジメントツール

IT化が進み加速するビジネスの世界では、スピード感を持った意思決定や行動が常に求められています。そんななか社内の情報やノウハウを共有し合い、組織力の強化に活かすナレッジマネジメントが注目されています。

ナレッジマネジメントとは、企業や個人が持つ知識、経験を社内全体で共有することで、業務の効率化や新たな事業開発に活かす経営手法です。技術を高めていく必要のあるシステム開発者や、お客様からの質問を集約していくヘルプデスクはもちろん、あらゆる組織や業種に適用できます。

ナレッジマネジメントツールは情報の蓄積や検索、従業員間のコミュニケーションがよりスムーズに進行するようサポートするツールです。製品によって使いやすさや情報蓄積の手段は変わってくるため、比較するポイントを押さえて自社に合ったナレッジマネジメントツールを導入しましょう。

社内SNS

社内SNSとは、SNSの機能を組織や企業内に限定して運用するシステムのことです。主にコミュニケーションツールとして、また情報共有やナレッジの蓄積といった目的で使用されます。リモートワークが進む昨今、社員が一同に介さずともコミュニケーションが取れるので今後ますます需要が伸びるでしょう。


SNSならではのスピード感のあるやり取りが可能なので、上手く運用できれば活発な社内交流が実現します。一方で導入したはいいけれど社員に浸透せず廃れていったという失敗もあり、注意が必要です。


失敗する理由と成功のポイントを押さえて、自社にあった社内SNSを導入しましょう。

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ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、業務に関わる社内申請、承認、決裁、管理といった一連の流れをペーパーレスで完結できるシステムです。今までの業務フローをそのままに、システムを導入できます。

近年は会社への出社回数が減少傾向にあり、申請や承認に関わる業務をクラウド上で行えることが必須です。ワークフローシステムを導入すれば、オンラインで申請できるだけでなく「意思決定までの時間短縮」「紙代、印刷代がかからない」「内部統制が強まる」というメリットもあります。

過去申請の検索や組織区分による閲覧権限の付与、承認ルートの分岐設定など、ワークフローの整備に役立つ機能はさまざまです。自社に合ったワークフローシステムを見つけて、業務を大きく効率化させましょう。

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受付システム

受付システムとはタブレットや端末をエントランスに設置し、無人で来客の受付ができるサービスです。従来ではスタッフが内線電話で取り次ぎをしていましたが、受付システムではメールやチャットでの通知が可能です。


カレンダーとの連携や会議室の自動解錠など、製品によって様々な外部システムに対応しているのも特徴の1つです。また受付の際にタッチパネルで操作する他、QRコード認証や顔認証ができる非接触型のものもあり、コロナ禍の中で需要が高まっています。

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ペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムとは、資料を紙に印刷・製本せずに参加者へ配布して会議を行えるシステムです。在宅ワークや会議、セミナーなど、リモートでも資料を配布する機会が多くなったことから注目を浴び、さらに資料の印刷や保管のコストも削減できるため導入検討する企業が増えています。

ペーパーレス会議システムの導入により、「リモート会議の資料配布の円滑化」「資料の事前準備時間の削減」「資料だけでなく画面共有も可能」といったメリットを受けることが可能です。さらにペーパーレス会議システムでは、ビデオ通話機能が備わっていたり、参加者へのアンケート実施ができたりします。

文書管理システム

文書管理システムとは、電子化した文書をクラウド上にアップロードして、閲覧や共有、廃棄といった管理ができるシステムです。

紙や各自のPCで書類を保管していると、探すのに時間がかかったり、共有に手間取ったりすることがあります。
文書をクラウド上に保存すれば、必要な文書を検索してすぐに抽出でき、データで共有できるため業務効率も向上します。紙の書類が必要なくなるので、ペーパーレスやテレワークへの移行に役立ちます。

「文書の管理方法が統一されていなくて困っている」「テレワークやペーパーレスに移行したい」「コストやスペースを削減したい」文書管理システムなら、こうした悩みを解決可能です。

メリットや選び方、おすすめの製品を確認し、自社にあった文書管理システムを選びましょう。

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VPNサービス

VPNとはVirtual Private Networkの略称で「仮想専用回線」のことを指します。インターネット上の既存の回線に仮想のプライベート・ネットワークを構築し情報のやり取りをするので、外からの傍受や情報の漏洩を防ぎ安全な通信が実現します。

機器の導入及び通信事業者との契約ですぐにネットワークを構築できるのが特徴で、従来のように拠点間に実際に物理的な専用線を敷く必要がありません。自宅のインターネット環境や公共のWi-Fiからでも仮想のプライベート回線にアクセスできるため、テレワークが普及する昨今ますます注目を集めているサービスです。

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クラウドPBX

クラウドPBX(Private Branch eXchange)とはパソコンやスマホを使い、工事をせずに会社宛の電話に出たり転送したりできるシステムです。社内に電話交換機器や配線を設置する必要がなく、導入費用がかかりません。

また私用のスマホ1台でも利用可能なため、営業やリモートワークで社外にいることが多い場合にも会社宛の電話に出ることができます。担当者への転送や保留、自動音声対応などの機能もありますので、コストをかけずに業務効率化が可能です。

既存のシステムとの連携を考慮しつつ、クラウドPBXの導入メリットや選択基準などをおさえ、自社にあったクラウドPBXを導入しましょう。

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MDM

MDM(Mobile Device Management)とは、会社で保有・支給するスマホやタブレットをまとめて管理するツールです。端末とMDMサーバを連携、または定期的に通信する仕組みで端末の状態を把握します。

あらゆる事業においてモバイル端末の扱いが増加している中、業務効率化や生産性向上のためには正確に端末を管理することが重要です。


セキュリティ面においてもMDMは必要なシステムです。モバイル端末を原因とした会社の情報流出や不正利用を防ぎます。


オンラインがメインの営業や、リモートワークを中心にした職場環境など、モバイル端末を活用しやすい事業展開を検討しているのなら、MDMによる環境構築は重要な下準備となるでしょう。

MDMならではのメリットと選び方のコツを確認した上で、自社に合ったツールを選択しましょう。

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リモートアクセス

リモートアクセスとは社内サーバーや社内PCに遠隔からアクセスするシステムのことです。どこにいてもオフィスと同じ環境で仕事ができるので、テレワークが普及する今では欠かせないシステムとなっています。

ファイルの閲覧や変更をリモートアクセスで行うことで外部へ資料を持ち出す必要がなくなり、情報漏洩の危険も低くなります。

社内LANに直接繋ぐものやWebアプリを使うもの、社内のデスクトップPCの画面を呼び出して操作するものと接続方法も様々です。それぞれの特徴と選ぶ基準を押さえて、快適なリモート環境を実現しましょう

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テレビ会議システム

テレビ会議システムとは、専用環境を用いて音声+映像データを送受信し、遠隔でのコミュニケーションを可能とするシステムです。多くの拠点をテレビシステムで結びつけられるので、簡単にオンライン会議が行えます。

個人間のコミュニケーションにとどまらず、団大規模での利用に適しているのがテレビ会議システムの特徴です。複数人のグループ同士で話し合いを行ったり、個人対大人数での講演をしたりと、さまざまな使い方が考えられます。

例えば「遠隔にいる人たち同士での社内会議」「オンラインによる講演やセミナー」など、多くのシーンがテレビ会議システムの活用機会になるでしょう。今後のDX化やデジタル環境の推進のなかでも、活躍が期待されます。

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標的型攻撃対策ツール

標的型攻撃対策システムとは、企業や組織を狙ったサイバー攻撃に対して、即座に検知し保護するツールです。従来のマス型ウイルスメールは不特定多数に送られますが、標的型攻撃メールは取引先を装うなど巧妙に仕込まれていて、機密情報が漏えいした事例が後を絶ちません。

通常のウイルス対策ソフトではなかなか検知できず、社員の情報セキュリティ教育のみでは防ぎきれないことから、標的にされやすい大企業、官公庁、自治体が標的型攻撃対策システムを導入しています。

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ビジネスフォン

ビジネスフォンとは、PBXと呼ばれる主装置を介して複数の電話回線を集約し、専用電話機などの複数の端末と共有するシステムです。一般電話と違い、少ない回線で同時に複数の着発信を行えるので、数名のオフィスから大規模企業まであらゆる会社で必要とされています。

ビジネスフォンには無料で社内のスタッフと通話ができる「内線機能」やスムーズな取次を実現する「転送機能」、着信を取れない際に音声ガイダンスで応答してくれる「自動応答機能」などコストや業務面で優れた機能が多く搭載されています。

ビジネスフォンの導入メリットや選ぶポイントを押さえて、電話応答にかかわる業務を効率化しましょう。

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