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IT資産管理システム

IT資産管理サービスとは、サーバーやスマホといったハードウエア、Windowsなどのミドルウエア、画像編集ソフトやスマホアプリなどのソフトウエアに加え、クラウドサービスからインターネット回線まで、IT資産を管理するツールです。


ワークフロー申請とライセンス設定で使用者を限定し、社内にあるIT資産の名称や状態、利用実績を自動収集します。さらにサイト閲覧操作ログの監視しており、セキュリティ対策でも抜け漏れがありません。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは社員間の業務連絡を円滑にするツールです。個人向けのLINEと使い方は似ていて、メッセージ送信以外にもスタンプ機能、画像や動画の送受信、音声ビデオ通話、ユーザー管理、タスク管理などができる製品もあります。


さらに予約投稿や進捗管理、プロジェクト管理アプリや開発者向けアプリといった外部サービスとの連携も充実しており、コミュニケーションを活性化できることが特徴です。


テレワークを実施する企業が増えるにしたがって、コミュニケーションツールにビジネスチャットを選択する企業が増えています。

Web会議ツール

Web会議ツールとはオンラインでビデオ会議ができるサービスです。ネット環境さえあれば、いつでもどこでも在宅勤務や海外勤務の人とリアルタイムで顔を合わせて話ができます。最適なツールを選択できれば対面と同等、またはそれ以上のコミュニケーションが実現します。


画面共有やチャット機能、ファイルの送受信機能を有しており、利用機会は多いです。契約プランによっては100人以上のウェビナーや説明会でも使えるでしょう。リモートワークの流れもあり続々と企業が導入に踏み切っています。


ただし1ルーム当たり月額費用が1,000円~10,000円と幅広く、製品によって特徴も異なります。無料のWeb会議ツールも多くありますが、思わぬ落とし穴があることから導入前の検討が欠かせません。おすすめの製品を紹介しながら、比較するポイントを解説します。

オンラインストレージ

オンラインストレージでは、インターネット上に簡単にデータの保存ができます。製品ごとに容量や機能は異なるので、自社にあったオンラインストレージを比較検討しましょう。

グループウェア

グループウェアとは、スケジュールやプロジェクト管理といった業務に関する情報をオンラインに集約することで、コミュニケーションの活発化・業務効率化を促すシステムです。


「テレワークを進めたい」「情報共有やコミュニケーションに課題がある」「ペーパーレス化してコスト削減したい」グループウェアなら、こうした悩みを解決できます。グループウェアは仮想オフィスのようなイメージで、離れていてもオンライン上で共同作業することが可能です。


タスクやスケジュール、ファイルなどの情報を共有することで、管理職は部下の進捗を把握しやすくなります。またチームや部署間の情報の壁がなくなることで、コミュニケーションの活発化が可能です。


グループウェアの具体的なメリットを把握したうえで、自社に最適な製品を選択しましょう。

ナレッジマネジメントツール

IT化が進み加速するビジネスの世界では、スピード感を持った意思決定や行動が常に求められています。そんななか社内の情報やノウハウを共有し合い、組織力の強化に活かすナレッジマネジメントが注目されています。

ナレッジマネジメントとは、企業や個人が持つ知識、経験を社内全体で共有することで、業務の効率化や新たな事業開発に活かす経営手法です。技術を高めていく必要のあるシステム開発者や、お客様からの質問を集約していくヘルプデスクはもちろん、あらゆる組織や業種に適用できます。

ナレッジマネジメントツールは情報の蓄積や検索、従業員間のコミュニケーションがよりスムーズに進行するようサポートするツールです。製品によって使いやすさや情報蓄積の手段は変わってくるため、比較するポイントを押さえて自社に合ったナレッジマネジメントツールを導入しましょう。

社内SNS

社内SNSとは、SNSの機能を組織や企業内に限定して運用するシステムのことです。主にコミュニケーションツールとして、また情報共有やナレッジの蓄積といった目的で使用されます。リモートワークが進む昨今、社員が一同に介さずともコミュニケーションが取れるので今後ますます需要が伸びるでしょう。


SNSならではのスピード感のあるやり取りが可能なので、上手く運用できれば活発な社内交流が実現します。一方で導入したはいいけれど社員に浸透せず廃れていったという失敗もあり、注意が必要です。


失敗する理由と成功のポイントを押さえて、自社にあった社内SNSを導入しましょう。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、業務に関わる社内申請、承認、決裁、管理といった一連の流れをペーパーレスで完結できるシステムです。今までの業務フローをそのままに、システムを導入できます。

近年は会社への出社回数が減少傾向にあり、申請や承認に関わる業務をクラウド上で行えることが必須です。ワークフローシステムを導入すれば、オンラインで申請できるだけでなく「意思決定までの時間短縮」「紙代、印刷代がかからない」「内部統制が強まる」というメリットもあります。

過去申請の検索や組織区分による閲覧権限の付与、承認ルートの分岐設定など、ワークフローの整備に役立つ機能はさまざまです。自社に合ったワークフローシステムを見つけて、業務を大きく効率化させましょう。

受付システム

受付システムとはタブレットや端末をエントランスに設置し、無人で来客の受付ができるサービスです。従来ではスタッフが内線電話で取り次ぎをしていましたが、受付システムではメールやチャットでの通知が可能です。


カレンダーとの連携や会議室の自動解錠など、製品によって様々な外部システムに対応しているのも特徴の1つです。また受付の際にタッチパネルで操作する他、QRコード認証や顔認証ができる非接触型のものもあり、コロナ禍の中で需要が高まっています。

ペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムとは、資料を紙に印刷・製本せずに参加者へ配布して会議を行えるシステムです。在宅ワークや会議、セミナーなど、リモートでも資料を配布する機会が多くなったことから注目を浴び、さらに資料の印刷や保管のコストも削減できるため導入検討する企業が増えています。

ペーパーレス会議システムの導入により、「リモート会議の資料配布の円滑化」「資料の事前準備時間の削減」「資料だけでなく画面共有も可能」といったメリットを受けることが可能です。さらにペーパーレス会議システムでは、ビデオ通話機能が備わっていたり、参加者へのアンケート実施ができたりします。

文書管理システム

文書管理システムとは、電子化した文書をクラウド上で管理ができるシステムです。

VPNサービス

VPNとは「仮想専用回線」のことで安全な通信を実現します。

クラウドPBX

クラウドPBX(Private Branch eXchange)とはパソコンやスマホを使い、工事をせずに会社宛の電話に出たり転送したりできるシステムです。社内に電話交換機器や配線を設置する必要がなく、導入費用がかかりません。

また私用のスマホ1台でも利用可能なため、営業やリモートワークで社外にいることが多い場合にも会社宛の電話に出ることができます。担当者への転送や保留、自動音声対応などの機能もありますので、コストをかけずに業務効率化が可能です。

既存のシステムとの連携を考慮しつつ、クラウドPBXの導入メリットや選択基準などをおさえ、自社にあったクラウドPBXを導入しましょう。

MDM(モバイル端末管理)

MDM(Mobile Device Management)とは、会社で保有・支給するスマホやタブレットをまとめて管理するツールです。端末とMDMサーバを連携、または定期的に通信する仕組みで端末の状態を把握します。

あらゆる事業においてモバイル端末の扱いが増加している中、業務効率化や生産性向上のためには正確に端末を管理することが重要です。


セキュリティ面においてもMDMは必要なシステムです。モバイル端末を原因とした会社の情報流出や不正利用を防ぎます。


オンラインがメインの営業や、リモートワークを中心にした職場環境など、モバイル端末を活用しやすい事業展開を検討しているのなら、MDMによる環境構築は重要な下準備となるでしょう。

MDMならではのメリットと選び方のコツを確認した上で、自社に合ったツールを選択しましょう。

リモートアクセス

リモートアクセスとは社内サーバーや社内PCに遠隔からアクセスするシステムのことです。どこにいてもオフィスと同じ環境で仕事ができるので、テレワークが普及する今では欠かせないシステムとなっています。

ファイルの閲覧や変更をリモートアクセスで行うことで外部へ資料を持ち出す必要がなくなり、情報漏洩の危険も低くなります。

社内LANに直接繋ぐものやWebアプリを使うもの、社内のデスクトップPCの画面を呼び出して操作するものと接続方法も様々です。それぞれの特徴と選ぶ基準を押さえて、快適なリモート環境を実現しましょう

テレビ会議システム

テレビ会議システムとは、専用環境を用いて音声+映像データを送受信し、遠隔でのコミュニケーションを可能とするシステムです。多くの拠点をテレビシステムで結びつけられるので、簡単にオンライン会議が行えます。

個人間のコミュニケーションにとどまらず、団大規模での利用に適しているのがテレビ会議システムの特徴です。複数人のグループ同士で話し合いを行ったり、個人対大人数での講演をしたりと、さまざまな使い方が考えられます。

例えば「遠隔にいる人たち同士での社内会議」「オンラインによる講演やセミナー」など、多くのシーンがテレビ会議システムの活用機会になるでしょう。今後のDX化やデジタル環境の推進のなかでも、活躍が期待されます。

標的型攻撃対策ツール

標的型攻撃対策ツールとは、企業や組織を狙ったサイバー攻撃に対して、即座に検知し保護するツールです。従来のマス型ウイルスメールは不特定多数に送られますが、標的型攻撃メールは取引先を装うなど巧妙に仕込まれていて、機密情報が漏えいした事例が後を絶ちません。

通常のウイルス対策ソフトではなかなか検知できず、社員の情報セキュリティ教育のみでは防ぎきれないことから、標的にされやすい大企業、官公庁、自治体が標的型攻撃対策ツールを導入しています。

ビジネスフォン

ビジネスフォンとは、PBXと呼ばれる主装置を介して複数の電話回線を集約し、専用電話機などの複数の端末と共有するシステムです。一般電話と違い、少ない回線で同時に複数の着発信を行えるので、数名のオフィスから大規模企業まであらゆる会社で必要とされています。

ビジネスフォンには無料で社内のスタッフと通話ができる「内線機能」やスムーズな取次を実現する「転送機能」、着信を取れない際に音声ガイダンスで応答してくれる「自動応答機能」などコストや業務面で優れた機能が多く搭載されています。

ビジネスフォンの導入メリットや選ぶポイントを押さえて、電話応答にかかわる業務を効率化しましょう。

標的型攻撃メール訓練サービス

標的型攻撃メール訓練とは、従業員が標的型攻撃メールを疑似体験するサービスです。標的型攻撃メールは従来のウイルス付きメールとは違って、セキュリティソフトでは完全には防げません。そのため従業員を直接訓練することが情報漏えいの対策として有効です。

 

標的型攻撃メール訓練サービスでは、従業員に抜き打ちで訓練メールを送り、メール開封率や本文内にあるURLのクリック率などを自動集計できます。

セキュリティソフト

セキュリティソフトとはパソコンやスマホのウィルス感染を防いだり、感染したとしてもウィルスを隔離・除去できるソフトです。近年、経理や給与、採用、会議など、紙をメインとしていた業務が、パソコンやスマホへ移行されています。そのためデバイスに個人情報や機密情報が多く存在し、パソコンやスマホがないと仕事ができないことも増えているでしょう。


そこで今まで以上に注目されるようになったのが、セキュリティソフトです。精度の高いセキュリティソフトをデバイスにインストールすれば、個人情報や機密情報が漏洩することもなく、安心してネット通信が行えます。


ただ精度が高いからといって、自社・自分に合うセキュリティソフトとは限りません。料金や支払いタイミングだけでなく、稼働時の軽快さやアップデートの頻度、管理画面の操作のしやすさなど、さまざまな事項について検討しなくてはなりません。そこでおすすめのソフトを紹介しつつ、ソフトのメリットや比較のポイントについて解説していきます。

コラボレーションツール

コラボレーションツールとは、社内のコンテンツ管理やコミュニケーション、情報共有をスムーズにするためのツールです。スケジュール共有、ファイルの共同編集などさまざまな機能が備わったものをコラボレーションツールといい、グループウェアやビジネスチャットが該当します。


ちょっとした確認作業から大事なミーティングまで、業務上のやり取りを1か所に集約することで、複数のツールを使いこなす必要がありません。組織全体のコミュニケーション活性化とともに、作業効率をアップする目的でコラボレーションツールを導入する企業が増えています。


ただし機能の幅が広く、料金プランも多種多様なため導入時は注意が必要です。コラボレーションツールとしておすすめのツールと、ツールを選ぶ際のポイントや注意点を解説します。

スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールとは、オンライン上のカレンダーで日々の予定やTODOの確認ができるツールです。紙やエクセルと比べて予定の登録や管理が簡単にできる上、情報共有に優れています。

スマホから登録・編集ができるものも多く、PCを持ち込みにくい現場からでもカレンダーへのアクセスが可能です。相談したいスケジュールがある時は、コメント機能を使ってカレンダー上で意見を交わすことできるので、スケジュール調整をスムーズに行えます。

電子帳票システム

電子帳票システムでは、帳票業務をシステム上で一括管理できます。

メモツール

メモツールとはビジネスやプライベートの場でアイディアや備忘録、TODOを手軽に書き込めるツールです。ビジネスにおいては普段の業務のタスク管理に使ったり、商談中の議事録を一時的に書きこんだりとさまざまな用途で活用できます。


手書きと比べてメモの保管が簡単で、検索機能を使ってすぐに探し出せるだけでなく、社内でメモの共有もできます。また、テキストはもちろん、画像やPDF、写真などさまざまな種類のデータを記録することが可能です。


社内で導入する場合は、オンライン上で利用できるサービスがおすすめです。各メンバーが記入内容を確認できることで、わざわざメール等で伝達する必要がなくなり社内コミュニケーションが活性化します。


メモツールを利用して業務効率化を図るなら、従業員の誰もが使いやいツールを選ぶ必要があります。情報の整理方法やコストを考慮しつつ、自社に最適なツールを選びましょう。

会議室予約システム

会議室予約システムとは、「いつ・誰が・どのくらいの時間」会議室を利用するか明確化できるシステムです。画面上に利用日時・参加者・会議室が表示されるため、ダブルブッキングや伝達ミスが起きるリスクを最小限に抑えられます。


グループウェアと連携しているシステムも多く、ノートPCやスマートフォンから手軽に予約作業を行えるため、他の作業と並行しながら日程調整を行えます。また会議室予約システムの導入で会議の効率化が可能です。

利用時間の限定によって参加者のタイムマネジメントの意識を高め、限られた時間で質の高いプレゼンテーションが望めるからです。終了時刻が近づくとアラームやカウントダウン通知がモバイル端末に贈られ、議論の間延びを防げます。

BPOサービス

BPOサービスとは、一部の社内業務を外部委託するサービスです。普段の業務の一部を外部委託して効率化することで、会社全体の生産効率が上げられます。

BPOサービスを請け負うのは、ビジネス業務に長けているプロ集団です。BPOサービスを導入することで、業務効率が上がり、ひいては収益性のアップが期待できます。

ただしBPOサービスを提供する会社には、それぞれの業務に特化した分野をもつ会社が多いです。

自社で外部委託する業務を見定めて、業務効率化が図れる適切なBPOサービスを選んでいく必要があります。

レンタルサーバー

レンタルサーバーとは、webサイトやECサイトの運営に必要なサーバーをレンタルできるサービスです。

自社でサーバーを構築したり、サーバーを運営するためのコンピューターを用意すると数十万円かかかるものですが、レンタルサーバーの場合で月額1,000円前後で済みます。そのためwebサイトやECサイトの運営はレンタルサーバーで行うのが一般的になっています。


レンタルサーバーの中でも共用サーバー、専用サーバー、VPS、クラウドサーバーと様々なサービスがありますが、共用サーバーが最も一般的でしょう。Wordpress導入支援やセキュリティ対策も無料サービスとして付帯しているレンタルサーバーも多いため初心者の方でも気軽にサイト運営を始められます。

入退室管理システム

入退室管理システムとは、オフィスの出入り口や建物の出入りに必要機器を設置することで、従業員や来客の入室・退室を記録・管理できるシステムです。


ICカードをはじめとして、顔や指紋の生体認証、スマホのBluetooth認証など様々な方法で入退室の記録が行えます。鍵を管理する必要がないため従業員のオフィスへの入退室がスムーズになる上、常にだれが入室したかを蓄積できるのでセキュリティの向上につながるでしょう。


解錠手段は製品によりさまざまです。またクラウド型のサービスの場合、オフィスへの取り付け工事が必要なく、必要な機器を設置するのみで導入が完了するシステムもあります。

IDaaS(ID管理システム)

IDaaSとは「Identity as a Service」の略称で、クラウドやオンプレミスで利用する複数のアプリのIDを一元管理するサービスです。

企業が使うアプリケーションは多様化しており、業務上複数のアプリを使い分けることは珍しくありません。そこで問題になるのが、アプリごとに存在するIDやパスワードなどのアカウント情報です。

使用するアプリの分だけアカウントがあるためそれぞれにIDとパスワードを入力してログインする必要が生じますが、IDaaSは増えすぎたアカウントを統合し、1つのID・パスワードでログインできるようになります。

管理者側からも全てのアカウントを一元化して管理ができ、アカウントの使用権限の付与や、利用状況に応じてライセンスの追加・削除をするといった運用が可能になります。複数のIDやパスワードを管理する手間が軽減され、安全に守られたシステム内で管理できるため高いセキュリティが実現するのがメリットです。

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