クラウドPBXを比較する

クラウドPBXは製品により料金が大きく異なります。毎月の月額費用がかかる製品がほとんどのため、まずは自社の予算感を確認の上、製品を比較しましょう。

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私用スマホで会社宛の電話対応ができる

クラウドPBXはネット回線を利用するため、テレワークや外出時でも会社宛の電話に出られます。事前に私用スマホや会社用スマホに、利用中のクラウドPBXのアプリをインストールしておくだけで利用可能です。

さらに取引先や顧客への発信も、事前に設定しておいたビジネス用の番号で発信できます。そのため会社用スマホを配布していない企業ほど、メリットの大きいシステムと言えるでしょう。

導入費用がないため手軽に導入できる

ほとんどのクラウドPBXは導入費用が必要ありません。なぜならPBX用の機器や配線の設置などの初期投資の必要がないからです。このような導入の手軽さも、選ばれやすいシステムとなる一因と言えます。

また導入費用がかかるのは、複雑な設定や丁寧なサポートがある時です。しかしそれでも、通常のPBXを利用するよりかは圧倒的に安くなることがほとんどと言えるでしょう。

電話代が安くなる

電話回線のPBXを利用する場合、相応の電話代がかかります。しかしクラウドPBXであれば、電話回線ではなくネット回線を利用するため、回線費用が安くなります。クラウドPBXの外線電話は、3分で8円が相場であるため大きくコスト削減が可能です。

ただしもちろん毎月の利用料も別途かかるので、電話代と月額利用料を合計して各システムを比較すると良いでしょう。月額は最低でも1ユーザーあたり1,000円程度、オプション機能の追加やユーザー数によって大きく料金が変わります。

また内線電話はアプリインストールをすることで、無料で利用できます。クラウド以外の電話交換機でも内線電話は無料ですから、クラウドPBXも同じように運用可能ということです。

電話番号の変更が簡単

通常のPBXでは新規設置はもちろんのこと、部署移動による移設も大掛かりな作業となります。しかしクラウドPBXであれば、簡単に電話番号の変更が可能です。

クラウド上でどのユーザーにどの番号を割り振るか設定するだけで移設ができるので、部署移動が多い企業ほどメリットは大きいと言えるでしょう。

電話応対アプリ

スマホがあれば外線・内線問わず、どこでも電話応対ができます。アプリをインストールしたスマホがあれば良いので、会社に電話を設置する必要もありません。

またクラウドPBXはパソコンでもスマホでも利用できるため、社内や外出先、リモートワーク、コールセンターなど、さまざまな形態に対応可能です。

転送や取次

社内電話のように、担当部署や担当者への転送・取次機能も搭載しています。さらに今の電話を保留にしたまま、別の電話への応対も可能です。スマホであるにも関わらず社内電話と同等の使い方ができます。

外部システム連携

顧客管理システム(CRM)や営業支援システム(SFA)と連携できる、クラウドPBXもあります。外部システムと連携することで、受電してすぐに顧客や取引先の情報を確認しながら応対できるため、的確な対応が可能です。

電話帳を社内、部内で共有

アプリ内で電話帳の登録を行うことで、プライベートとビジネスで電話帳を分けることができます。さらに電話帳の共有によって、各端末で取引先や営業先の電話番号を持っておく必要がありません。

また電話番号ごとの対応履歴や応対状態、担当者などの情報を保持するシステムもあります。CRMやSFAを導入していない企業は、クラウドPBXでの顧客や取引先の管理も可能です。

自動音声振り分け

受電時に自動音声で、担当者や担当部署への振り分けが行えます。取次を行う担当者が必要なく、コスト削減に繋がるでしょう。

また最初から担当者・担当部署に繋がることで発信者がたらいまわしされることも減り、より発信者の負担の少ない電話応対が可能です。

通話録音

通話録音は標準搭載のシステムもあれば、オプションで選択できるシステムもあります。録音機能があれば、自社の品質向上はもちろんのこと新人教育でも役立つでしょう。

さらにシステムによっては、AIでの通話内容の確認や応対への判定を行う機能を搭載していることもあります。すぐにフィードバックしてもらえるため、モチベーションの維持に繋がるでしょう。

対応状況の確認

管理画面でユーザーの現在の状況を確認可能です。「電話対応中」だけでなく、「取り込み中」「休憩中」などのステータス表示ができます。これにより電話の振り分けもより的確になり、相手先の待ち時間短縮に大きく貢献できると言えるでしょう。

社内連絡ツール

システムによってはWeb会議やチャット、メールなどの社内の連絡ツールとしても利用できます。現在利用している社内連絡システムがなければ、連絡ツールが一体型のクラウドPBXを選択するのも良いでしょう。

相手先情報のポップアップ

受電時に顧客や取引先の情報を、ポップアップ表示可能です。PBX内の情報だけでなく連携しているCRM・SFA内の情報から表示することもでき、システムによって違いがあります。自社ではどのようなポップアップが必要なのか含めて、十分留意しましょう。

電話番号を変えずに導入可能か

現在電話番号を利用している企業ほど注意したほうが良いのは、電話番号を変えずに済むかどうかです。企業の代表電話番号を変更する場合は、登記情報の更新が必要となります。他にもさまざまな作業が発生するため、電話番号を変更しないPBXシステムの導入が大事です。

ただこれは調べても確定しないことが多いので、導入検討中のPBXシステムへ直接確認してしまったほうが早いでしょう。

導入規模が自社に合っているか

クラウドPBXの導入想定規模は、中小企業や個人事業主です。多くて数百人程度を目安にしていますので、まずはクラウドPBXの想定規模と合っているかの確認をしましょう。

さらに導入したいクラウドPBXと自社の規模に差異がないかの確認が必要です。また導入総定数が300人を超えてくるようであれば、クラウドでないPBXやコールセンターシステム、CTIシステムなども含めて検討することをおすすめします。

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既存システムとの連携

顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）を導入済みの場合は、導入予定のクラウドPBXと連携ができるかどうかが大事なポイントとなります。また連携できる場合は、受電時のポップアップ表示や対応履歴の連携など、どの程度まで連携ができるのかも確認しましょう。

CRMやSFAとの連携がスムーズになると、業務時間を大きく短縮できますので十分な連携確認が大事です。

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電話先の情報をどの程度保持できるか

顧客や営業先との電話では、電話番号以外の情報も保持しておく必要があります。「前回はいつどのような会話をしたのか」「今はどんな内容で対応をしているのか」「担当者・担当部署はどこなのか」など、さまざまな情報を保持しておくことで、的確な電話対応が可能です。

もちろん顧客や取引先情報の管理をCRMやSFAに任せても構いませんが、自社にCRMやSFAが導入されていない場合には、似た機能を持ったクラウドPBXの検討をおすすめします。そのためクラウドPBX内に、電話番号以外にどのような情報が保持できるのかを確認しましょう。

システムの稼働率や緊急時の対応

クラウドPBXはネット経由での利用となりますから、システム管理者（ベンダー）のサーバーの状況やネット環境も大事になります。そのためシステム稼働率の確認は必須です。

また地震や火事などの緊急時に、別部署へ転送したり自動音声で対応したりする機能があるものを選びましょう。天災の多い地域であれば、特に大事な機能です。

料金体系

クラウドPBXの料金体系は、基本的に月額設定です。また利用人数が多ければ多いほど1人当たりの料金は安くなりますが、合計額は多くなります。導入費用は設けているシステムと設けていないシステムがありますので、そちらも注意しましょう。

なお月額料金の上がり方は、10人程度の単位であることがほとんどです。元々の基本料金も30人程度であったり、50人程度であったりとシステムによって大きく異なります。ただ最低でも、1人あたり月額1,000円程度を想定しておきましょう。

導入費用が高かったり、リモートワークへの推進には向いていなかったりという理由で、なかなかPBX導入へ踏みきれない企業が多くありました。しかしクラウドPBXであれば、導入費用の必要がないことがほとんどな上、私用スマホでも会社宛の電話への応対が可能です。

しかしクラウドPBXには、必要な回線数や既存システムの連携方法、既存電話番号の引継ぎの可否など、さまざまな比較ポイントが存在します。どのクラウドPBXを利用すれば、今までの通りのルーチンを崩さずに、より効率的になるか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

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