クラウドPBXは、通信インフラをクラウド上で提供するサービスです。初期投資や維持管理費を抑えつつ、柔軟で拡張性の高い電話システムを利用できるため、ビジネスの効率化と費用の最適化に寄与します。
最終更新日: 2024年04月16日
本記事では、クラウドPBXの仕組みや特徴、導入のメリットについて詳しく解説します。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、インターネット上のクラウドサービスを活用した電話交換システムのことです。従来のシステムとは異なり、企業はハードウェアの導入やメンテナンスを自社でおこなう必要がありません。クラウドサービスプロバイダが電話システムの構築と運用を担当します。
このようなクラウド型のアプローチにより、初期投資を抑えつつ、柔軟なシステム拡張が可能になります。
さらに場所を選ばず、スマートフォンやタブレットからも電話機能を利用できるため、リモートワークなどの働き方改革にも効果を発揮します。クラウドPBXは、通信インフラの最適化と業務効率の向上を実現する、企業にとって魅力的なソリューションといえるでしょう。
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クラウドPBXの主な機能
クラウドPBXの機能について解説します。
| 機能名 | 詳細 |
| 文字起こし | 通話内容をテキストに自動変換する機能。会話の内容をあとから確認したり、記録として保存できます。 |
| 通話データの分析機能 | 通話の長さ、時間帯、通話先、声のトーンなどのデータを収集、分析する機能。営業データとして活用したり、顧客情報と紐付けられます。 |
| スケジュール機能 | 通話の予定やリマインダーを設定する機能。折り返しの連絡のリマインドや、アポイントメントのスケジュールを管理できます。 |
| チャットツールと連携 | 通話の内容やステータスをリアルタイムで共有したり、チャットから通話を開始することが可能です。連携できるチャットツールはサービスによって異なります。 |
| SFA/CRM連携 | 通話データをSFA/CRMツールに自動入力したり、顧客情報と連動できます。 |
| CTI機能 | コールセンターとしての機能を強化し、パソコン上で電話の操作ができるようにします。 |
| FAX機能 | FAXの送受信ができる機能。紙へ印字するFAX機器は不要で、PDFや画像ファイルなどの電子データとしてFAXを管理できます。 |
| 代表番号発信 | 企業の代表番号を通じた発着信管理をする機能。代表番号からの通話や、代表番号宛の通話を一元的に管理し、運用できます。 |
クラウドPBXを導入するメリット
クラウドPBXを導入するメリットを解説します。
場所を問わず会社の番号が使える
クラウド電話はインターネット上のクラウドを介しているので、どこにいても、会社の番号で電話を受発信できるところがメリットです。
外出中でも会社宛の電話を受けられ、大事な連絡を逃しません。取引先や顧客にとっても、担当者と電話がつながりやすくなるメリットがあります。
個人の番号を使わなくてよいので、取引先や顧客が電話に出やすいところもポイントです。電話を利用する機会が多い業種の人や、テレワークが多い企業にとって利便性が高いといえます。
従業員同士の通話が無料に
クラウド電話はスマホにビジネスフォンと同じ機能を持たせられるので、従業員同士の電話を内線扱いにできます。内線での通話なら通話料金が無料になり、通信費を削減できるところが魅力です。
従来の電話では、オフィスの外にいる人には内線電話をかけられません。しかしクラウド電話なら異なる場所にいる従業員とも、内線通話が可能になります。「複数の拠点」で仕事をしたい場合にピッタリです。
初期費用が安く配線工事も不要
クラウドPBXはLAN環境が社内に構築できていれば、配線工事不要ですぐに利用できるのが特徴です。インターネット回線を使った通話をするのに加えて、回線の制御をするPBXもクラウド上で運用するため、導入に手間がかからないのもメリットです。
PBXを社内に導入しなければならないIP-PBXよりも初期費用が安く、さらにスマートフォンを利用して通話するならば、固定の電話端末も導入する必要がなくなります。
柔軟に設定を変更できる
本来、PBXは接続できる端末数や回線数が決まっているため、利用者が増えたりオフィスの規模を拡大したりする場合、新たに導入し直す必要が出てくる可能性があります。
一方、クラウドPBXの場合は、契約プランの変更だけで対応できるケースが少なくありません。
さらに、PBXの保守・メンテンナンスにコストをかけずに済むため、通話環境の構築にできるだけ費用をかけたくない企業におすすめです。
クラウドPBXのデメリット
メリットがある一方で、注意すべきデメリットについても理解をしておきましょう。
発信できない電話番号がある
クラウドPBXは「050」などの番号で始まるIP電話を利用する場合、緊急通報用の電話(110や119など)が利用できないので注意が必要です。時刻を確認する「117」や、天気予報を確認できる「177」などの番号にもかけられません。
ただし、「03」などの市外局番から始まる光電話を利用するならば、これらの番号にも発信できます。特定の番号にかけられないのは不便ですが、昨今はほとんどの人がスマートフォンを所持しているので、緊急電話は他のモバイル端末を利用するようにすれば問題はないでしょう。
通信環境に音声の質が左右される
インターネット回線を通話に利用しているため、通信環境に通話の音質が依存してしまう点も、クラウドPBXのデメリットといえます。
オフィス内では音質が安定していても、出先で通話を利用する場合など、環境によっては音声が途切れてしまったり、聞こえづらくなってしまったりする可能性があります。
他のクラウドサービスと同様に、通信障害が発生するとサービスの利用ができなくなってしまう点も、注意しておかなければいけません。インターネット回線を利用している以上、セキュリティー上のリスクが常にある点を忘れないようにしましょう。
保守・メンテナンスがベンダーに依存する
クラウドサービスのため、システムの保守・メンテナンスは全て提供元が担当します。ユーザー側は何もしなくても最新のシステムを利用できますが、何らかの不具合やトラブルが発生した場合、基本的には提供元の対応を待つしかなくなります。
迅速に対応してくれる提供元なら問題ないかもしれませんが、対応が遅い業者もあるため、導入するクラウドPBXは慎重に選ばなければいけません。
電話番号の変更を要する可能性がある
これからオフィスを構える企業でない限り、ほとんどの企業は会社の電話番号を持っているはずです。
クラウドPBXを導入して社内の通話環境を構築する場合、利用にあたって電話番号を変更されてしまう可能性があるので注意しましょう。
「050」から始まるIP電話を利用するクラウドPBXは、東京の「03」や大阪の「06」などの市外局番を、そのまま利用し続けられない可能性があります。
いわゆる「LNP(Local Number Portability)」のサービスを利用すれば、番号を引き継げる場合もありますが、状況によってはこれも利用できないので、事前によく確認しておきましょう。
クラウドPBXについて具体的な製品や詳細が知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
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