労務管理システムを比較する

労務管理システムとは、紙やエクセルで実施していた入退社手続き、雇用契約書の作成、年末調整などを簡略化し、従業員情報を一元管理して人事・労務業務全体を効率化する仕組みです。勤怠データや人事データと連携して給与計算や休暇管理、残業管理を行えるようになり、従業員が健康で働きやすい環境作りを支援してくれるでしょう。

労務管理システムの導入によって、次のようなメリットがあります。

• 従業員が情報を入力するようになり、管理者の入力漏れや転記ミスを削減できる
• パソコンやスマホから情報を入力して提出するため、入社時や年末調整時の書類回収が不要になる
• 雇用に関する書類を自動で作成でき、オンラインで配布することができる
• 勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携してバックオフィス業務全体を効率化する
• 人事データと連携して人材マネジメントに活用する

今回は労務管理システムの導入を検討されている方向けに、労務管理システムの機能や導入メリット、比較するポイント、自社に最適な製品の選び方を解説します。

①従業員が自ら情報入力してシステムに反映する

労務管理システムの中でも便利な機能が「従業員による情報入力」です。入社時に登録する従業員情報は生年月日から基礎年金番号、雇用保険者被保険者番号、マイナンバーまで数多くの項目があります。 これを人事労務担当者と従業員が紙でやり取りすると、何度も入力作業や確認作業が発生して、両者とも大きな負担となっていました。

労務管理システムでは、従業員が自ら情報を入力できるため、人事労務担当者は手を動かさずに情報収集が完了できます。

また入力した情報については自動で入力エラーをチェックしたりという機能があるため、記入漏れや差し戻し作業も減らせることがメリットです。

関連記事：労務管理とは？企業における役割と課題、改善方法もチェックしよう

②自動で書類作成することで業務の効率化ができる

社会保険や雇用保険の資格取得手続き、年末調整では今まで人事労務担当者が記入用紙の配布し、回収していたかもしれません。さらに紙に記入されたデータは、エクセルに転記することが一般的でした。

労務管理システムを導入することで、収集した従業員情報から必要書類を自動で作成できるようになります。自動化により作成した書類はオンラインで送付し締結できるため、テレワークにも対応。書類作成に関連する一連の業務を大幅に簡素化できるでしょう。

関連記事：テレワーク労務管理7つの課題とその解決法を解説！他社の事例も

③個人情報を管理して漏洩リスクを減らせる

労務管理で取り扱うデータの多くは個人情報です。入社時に登録した住所やマイナンバーは社員名簿に集約されます。その後情報を更新する際も従業員が直接入力することで、自動で社員名簿も更新されるため、常に最新の従業員情報を管理できるでしょう。

また高度なセキュリティ対策で管理されていて、紙で保管するときより紛失リスクや盗難リスクを大幅に減らします。

個人情報の検索もスピーディーで、目当ての情報にすぐにたどり着けます。紙を使わないため、ファイルの保管場所もいりません。オンライン上で労務管理業務が完結するため、人事労務担当者が書類回収や整理するためだけに出社することはなくなるでしょう。

関連記事：労務リスクとは？知っておくべき事例と回避のためのポイントを紹介

④簡単に書類が作成、電子申請ができる

労務管理システムでは行政機関に提出する書類を簡単に作成したり、管理するだけではありません。

行政機関への申請も労務管理システムからオンラインで行えるため、人事労務担当者が行政機関まで足を運んで提出する業務をなくします。

⑤法令改正に自動で対応できる

労務管理業務は「労働基準法、労働契約法、労働組合法、労働安全衛生法、個人情報保護法」など、さまざまな法令が関わります。法律は定期的に改正されるので、人事労務担当者が把握したり、対応することは難しいでしょう。

労務管理システムであれば、法令改正に合わせてシステムがアップデートされます。専門知識がなくても正しい業務プロセスで対応できることは安心です。

⑥人事データと連携し人材マネジメントに活用できる

労務管理システムの製品の中には人事データと連携して、人材マネジメントに活用する機能があります。

たとえば「SmartHR」の場合、入社から退職までの従業員データを管理する労務管理システムと、評価やエンゲージメントなどの人事データを連携して、最適な人員配置や従業員の健康管理、公平な人事評価など働きやすい環境を作れることが魅力です。

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おすすめの労務管理システムの主要製品の料金と機能を比較しました(比較表は右にスクロールできます。)

製品名

ロゴ

初期費用

月額料金

無料 トライアル

入退社手続き

マイナンバー管理

年末調整

社会保険 の書類作成

雇用契約書 の書類作成

Web給与明細

従業員 情報管理

ワークフロー (申請/承認)

電子申請 (e-Gov対応)

人材 マネジメント

給与計算

勤怠管理

外部システム 連携

サポート

多言語対応

導入実績

SmartHR

0円

0円～/月

15日間

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5言語

5万社以上

freee人事労務

0円

2,200円～/月

30日間

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グループ合計31万事業所

ジンジャー人事労務

要問合せ

880円～/人

14日間

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シリーズ累計15,000社以上

オフィスステーション労務

11万円

440円～/人

30日間

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2言語

25,000社以上

ジョブカン労務HR

0円

0円～/人

30日間

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シリーズ累計導入実績15万社以上

マネーフォワードクラウド社会保険

0円

3,278円～/社

1カ月間

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クラウドハウス労務

要問合せ

要問合せ

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DirectHR

0円

要問合せ

15日間

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Gozal

要問合せ

要問合せ

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e-AMANO

0円

9,900円～/社

30日間

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HRBrain 労務管理

要問合せ

要問合せ

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2,000社以上※1

※「△」は別システムとの連携が必要

※「－」はホームページに記載なし

※ミツモア調べ(2023年2月時点)

※1 タレントマネジメントシステムのサポート実績を含む（2022年12月時点）

「製品や機能が多く、どの労務管理システムがよいかわからない・・・」そんな方は、ぜひミツモアをご利用ください。欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、希望条件に沿った製品を最短1分で自動診断。ぴったりの労務管理システムがすぐに見つかります。

①労務管理の課題に対応する機能が揃っているかどうか

労務管理システムでは「入退社手続き、年末調整、従業員情報管理、マイナンバー管理、電子申請」など、さまざま労務管理業務をサポートしてくれます。

ただし労務管理システムは次の3タイプに分けると選びやすいです。

1. 「SmartHR」や「ジョブカン労務HR」のように人事労務業務を幅広くカバーしているタイプ
2. 「freee人事労務」のように人事労務業務に加えて、勤怠管理や給与計算まで対応しているタイプ
3. 「マネーフォワード クラウド社会保険」のように必要な労務機能に特化し、例えば雇用契約書締結の機能はマネーフォワードシリーズの別製品「マネーフォワード クラウド契約」で対応するタイプ

多彩な機能がそろっていたほうがいいか、別の製品と連携して必要な機能を追加するほうがいいか、現状の課題を合わせて検討しましょう。まずは自社の課題を改善できる機能があるかを確認することが大切です。主要製品の基本機能をまとめた比較表を参考にしてみてください。

主要機能の比較表(表は横にスクロールできます)

※「△」は別システムとの連携が必要

※ミツモア調べ(2023年2月時点)

• 入退社手続き

入退社時に必要な情報収集、書類作成、申請手続きをシステム上で完結できる機能です。入社時であれば「基礎年金手帳、雇用保険被保険者番号、源泉徴収票、扶養控除等申告書、扶養家族に関する情報、給与振込先の情報」などを入社予定の従業員自らが入力できます。入力内容の確認のために、年金手帳や雇用保険被保険者証、前職の源泉徴収票などの画像も添付できるものもあります。

関連記事：入社手続きを電子化しよう！メリットや注意点、労務管理システムも|ミツモア

• 年末調整

年末調整に関する「給与支払報告書、法定調書合計表、源泉徴収票、所得税徴収高計算書、扶養控除等申告書、保険料控除申告書、支払調書」などをペーパーレスで作成できる機能です。作成後は行政機関にオンラインで提出することもできます。

• 従業員情報管理

従業員の氏名、生年月日、性別、住所、扶養家族といった個人情報を管理できます。マイナンバー管理に対応している製品もあります。

• 電子申請(e-Gov)

「e-Gov」とはオンライン申請や手続きができる総務省管轄の行政ポータルサイトです。e-Govと連携した労務管理システムであればオンライン上で行政機関に提出できます。行政機関はデジタル化を推進しており、年金事務所、健康保険組合、ハローワーク等への手続きも電子申請できます。

• 人材マネジメント

人事データと連携することで人事施策を支援する機能です。組織改善やキャリアに関するアンケートを送付したり、ストレスチェックなども行うことができる製品もあります。

• 書類自動作成

人事に関する文書や書類を自動で作成し、個人情報が変更された際も自動で反映されます。書類はオンラインで送付、締結、管理することも可能です。

関連記事：労務管理における3つの課題とは？適切な対策で働きやすい環境に|ミツモア

②利用する料金プランが見合っているか

労務管理システムの価格差は主に利用できる機能数と利用者数です。例えば「freee人事労務」には多く機能が搭載されていますが、料金プランが4つ分かれており、最安プランでは「従業員による情報入力機能」ができません。

別の製品では「入社時の情報登録機能」や「電子申請機能」は全プランでできても、最安プランには「マイナンバー管理機能」が付いていなかったり、「給与明細の電子化機能」や「年末調整機能」に利用制限があったり、「IPアドレス制限(特定の場所でしかアクセスできない)」ができない製品もあります。料金プランと利用機能を比べながら検討していきましょう。

たとえば「freee人事労務」であれば、設立間もない小規模法人であれば月額2,200円～、中堅〜大企業向けは「要問合せ」のように、利用する従業員数や規模で月額料金が変わります。自社の予算にあったプランを選びましょう。

料金プランの比較表(表は横にスクロールできます)

※ミツモア調べ(2023年2月時点)

また、製品によっては期限制限がなく無料で利用できる労務管理システムがありますが、機能制限や人数制限など、有料プランと無料プランでは大きな制限があります。無料プランから有料プランに切り替えることができる製品もあるので、テスト運用して安定したら有料に切り替えることも有効な活用方法といえるでしょう。

関連記事：無料で使える労務管理システム7選！ずっと無料の製品、選び方も解説｜ミツモア

③外部システムと連携ができるか

今使っている給与計算ソフトや勤怠管理システムと連携できる労務管理システムにすると業務効率化をさらに推し進めてくれるでしょう。API連携やCSVデータの取り込みにより、同じグループの製品ではない外部サービスも連携できます。

例えば「SmartHR」では、採用管理システムや福利厚生サービス、ビジネスチャットなど40以上のサービスと連携可能。「KING OF TIME」や「マネーフォワード クラウド給与」も多くの外部製品に対応し、現在利用しているシステムを変えることなく導入できます。

また「freee人事労務」や「ジンジャー(jinjer)人事労務（社保手続き）」などはさまざまなバックオフィス業務を支援する製品がシリーズ化されています。ほかの業務で既にfreee製品やジンジャー(jinjer)製品を利用していれば、連携スピードを早める可能性もあるので、自社内で利用しているシステムを確認しましょう。

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外部システム連携の比較表(表は横にスクロールできます)

※ミツモア調べ(2023年2月時点)

• 勤怠管理システム

出退勤を打刻することによって適正な勤務時間を集計します。時間外労働や有給休暇なども管理することで従業員を身体的、精神的健康を守れるよう管理します。

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• 給与計算ソフト

従業員名簿と勤怠データから基本給、残業代、各種手当、保険料や税金などを含めて、月例給与を自動計算できるシステムです。

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• Web給与明細システム

給与明細を電子データで従業員に送付できるシステムです。明細書の配布漏れの防止や封入コストの削減につながります。

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④サポート体制が充実しているか

労務管理システムを導入する際、初めての方であれば不安が尽きないでしょう。導入後にシステム上の課題や不明点、従業員への定着といった運用時の課題も発生します。

そこで導入や運用に不安な方向けに各社サポート体制に力を入れていることも差別化の1つです。初期導入サポートや専任担当者によるサポート、チャットや電話、メール対応と充実しています。

例えば「freee人事労務」は既存業務の見直し、要件定義のアドバイス、操作方法のレクチャーを継続的に行う導入アドバイザリーサービスを提供しています。「ジンジャー(jinjer)人事労務（社保手続き）」では運用方法のアドバイスや訪問サポートなど運用成功の為に最善を尽くす体制を構築しています。

サポート体制の比較表(表は横にスクロールできます)

※ミツモア調べ(2023年2月時点)

⑤導入実績が多いか

労務管理システムは「製品が多くて違いがわかりにくい」という場合は、まずは導入実績の多さで選定するのも1つの方法です。

導入実績では「SmartHR」がライオン社やわかさ生活社、長浜市役所といった大企業や公的機関を含めて5万社以上、「オフィスステーション労務」がシリーズ合わせて2万社以上、「ジョブカン労務HR」がグループ合計15万社以上と多くの企業が利用しています。

業種別や事業の規模別による事例もホームページで確認ができるため、似たタイプの企業から検討してみてください。

導入実績の比較表(表は横にスクロールできます)

※ミツモア調べ(2023年2月時点)

紙による入退社手続きは作業時間もかかり、人事労務担当者の負担は減りません。労務管理システムでは従業員情報の登録や更新もオンラインで完結し、ペーパーレスで行政への申請ができます。

ただし、すべての労務管理システムが自社の労務管理業務の課題を解決してくれるわけではありません。労務管理システムには中小企業向けに利用する機能がシンプルなタイプから、外部サービスとの連携が充実しているタイプ、外国人従業員のために多言語対応したタイプまで、さまざまな製品とプランが登場しています。

最適な労務管理システムを選ぶためにも、平均2分でできる自動診断を試してみましょう。従業員数や業種などの簡単な質問に答えるだけで、自社の条件にマッチする労務管理システムと料金プランがわかります。もちろんすべての見積もり費用は無料です。

【監修者プロフィール】

社会保険労務士/菅谷 弥奈（すがや みな） (すがや社会保険労務士事務所)大学を卒業後、士業事務所、ベンチャー企業コーポレート職等を経て2020年9月、千葉県佐倉市にてにすがや社会保険労務士事務所を開業。事務所のモットーは「アクセスしやすい労務担当」