無料版労務管理システムの使用は、導入コストを抑えたい成長初期の企業にとって有力な選択肢と言えます。
最終更新日: 2026年02月04日
しかし労働基準法の改正による、書類の5年保存義務や社会保険の適用拡大などの法規制の変化を考慮せずにシステムを選定してしまうと、将来的に重大なコンプライアンス上のリスクが発生するかもしれません。
無料で使える労務管理システムを機能制限の面から比較します。
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無料で使える労務管理システム7選の比較表
主要7製品の無料プランに関する仕様を、法的な保存義務への対応力と有料化のタイミングに焦点を当てて整理しました。
| 製品名 | 無料の対象 | 有料化のタイミング | データ保存期間 | 法的保存義務（5年）への対応 |
| SmartHR | 30名以下 | 31名以上 | 無期限 | 対応可能 |
| HRMOS勤怠 | 30名以下 | 31名以上 | 1年間 | CSV出力保存で対応可能 |
| ジョブカン労務HR | 5名以下 | 6名以上、または31日以降 | 30日間 | 外部保存が必須 |
| オフィスステーション 労務ライト | 無制限 | オプション利用時 | 無期限 | 対応可能 |
| freee人事労務 | 30日間 | トライアル終了後 | 期間中のみ | 有料契約が前提 |
| ジンジャー人事労務 | 1ヶ月 | トライアル終了後 | 期間中のみ | 有料契約が前提 |
| マネーフォワード クラウド社会保険 | 1ヶ月 | トライアル終了後 | 期間中のみ | 有料契約が前提 |
無料の労務管理システム4選
期間制限なく継続して利用できるシステムは、小規模企業のインフラとして機能します。ただし、製品ごとに「無料の範囲」で妥協すべきポイントが明確に存在します。
おすすめは以下の4製品です。
30名以下の企業において、入社手続きから雇用契約、年末調整、Web給与明細までをカバーする網羅性の高いシステムです。直感的なインターフェースを備えており、多言語対応も進んでいるため、外国人労働者を雇用する事業所でも導入のハードルが低いことが特徴です。
無料版での運用を継続する場合、外部システムとのAPI連携機能は制限されているため、給与計算ソフトなどとのデータ同期には手動でのCSV操作が必要になります。また、31名以上の規模になった際には全機能が有料契約に切り替わる点を前提とした運用計画が求められます。
従業員数が5名以下の極めて小規模な組織に特化した設計となっており、複雑な労務手続きをToDoリスト形式でナビゲーションする機能を備えています。専門的な法務知識が乏しい担当者であっても、システムの指示に従うだけで社会保険の加入手続きなどを完結できる点が最大の利点です。
ただし、無料プランにおけるデータ保持期間は30日間と極めて短く設定されているため、過去の履歴をシステム上で管理し続けることは困難です。履歴の保持が必須となる監査対応や紛争対策としては、システム外での厳格なデータ保管体制が必須となります。
勤怠管理を主軸に据えながら、30名以下の組織であれば年末調整やWeb給与明細の機能を無料で利用できる稀有な立ち位置の製品です。特筆すべきは、無料プランであっても勤怠データの保存期間に制限を設けていない点であり、将来的な労働基準監督署の調査に対してもシステム上のデータで即座に対応できる強みがあります。
36協定の遵守状況を可視化するレポート機能も備わっており、守りの労務管理をコストゼロで実現したい企業に最適です。ただし、高度な権限設定や複雑な組織階層の管理には制約があるため、シンプルな組織構造での利用に向いています。
利用人数の制限がなく、e-Gov電子申請を通じた行政手続きを効率化することに特化したプロフェッショナルツールです。社会保険や労働保険に関する20種類以上の帳票作成と申請をデジタル化でき、データ保存期間も無期限であるため、人数は多いが手続き業務のみを効率化したい企業に適しています。
注意点として、年末調整や入社手続きのワークフロー機能は無料版に含まれていません。あくまで「役所への申請」という出口業務の自動化に特化しているため、社内の情報収集フローを改善したい場合は、別途有料オプションの検討が必要です。
もっと製品比較をしたい方はこちら▶ 【2026年】労務管理システム比較24選！おすすめ製品を最短1分で自動診断｜ミツモア
無料で試せる労務管理システム3選
大規模組織への成長を見据える企業にとって、無料トライアルはシステムの操作性やデータ連携の親和性を確認するための重要な検証期間となります。
勤怠管理、給与計算、労務管理を単一のデータベースで統合するERPの思想を体現しており、データの二重入力を完全に排除する設計が特徴です。30日間のトライアル期間中に、年末調整や各種申請がリアルタイムで給与計算に反映されるスピード感を検証できます。
無料期間終了後に有料契約を行わない場合、蓄積されたデータの閲覧や保持に厳しい制限がかかる仕様となっているため、あくまで「導入を前提とした検証用」としての利用が推奨されます。
従業員データベースの柔軟なカスタマイズ性に強みがあり、企業独自の管理項目を無制限に追加できるため、特殊な雇用形態や資格管理が必要な業界に適しています。雇用契約の更新期限などを自動で通知するアラート機能により、管理漏れによる法的リスクを未然に防ぐことが可能です。
1ヶ月のトライアル期間では、自社の複雑な就業規則をどこまで忠実に再現できるかを精緻に検証することに主眼を置くべきであり、設定の容易さを確認するのに適しています。
シリーズ製品との強力な連携が最大の特徴であり、すでに同社の会計ソフトなどを利用している場合、既存の従業員マスタをそのまま活用して労務手続きを開始できます。複数人の入退社手続きを一括処理する機能に優れており、人の出入りが激しい事業所での業務負荷を大幅に軽減します。
トライアル終了後は、連携している他シリーズのデータとの整合性を保つためにも、有料版へのスムーズな移行が想定された設計となっています。
無料にこだわらず幅広く製品を比較したい方は、労務管理システム全体の比較記事もあわせてご覧ください。
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無料の労務管理システムの注意点
無料の労務管理システムを継続利用する際は、以下の3点に注意してください。
データ保存期間と法的義務のギャップ
労働基準法上、賃金台帳や労働者名簿は原則5年の保存が必要です。しかし無料プランではデータ保存期間が30日や1年に制限されている製品があります。
保存期間が短い製品を利用する場合、毎月のCSV出力作業が不可欠です。5年間この作業を継続すると、累積の人件費が有料版の利用料を上回るケースもあります。手作業による管理は人的ミスのリスクも増大させるため、運用負荷を見積もったうえで製品を選定してください。
人数制限を超えた際の費用の急増
無料プランの多くは5名、30名といった人数制限があります。この制限を1名でも超過すると、全従業員分が課金対象となる製品が大半です。
30名まで無料の製品を利用している場合、31名になった瞬間に有料化し、全従業員分の費用が発生します。採用計画と照らし合わせて、いつ有料化するかを事前に把握しておきましょう。
将来のシステム移行にかかる費用
組織が小さいうちのシステム移行は比較的容易ですが、従業員数が増えるほど移行工数は増大します。
CSV出力に回数制限がある製品では、トラブル発生時のデータ復旧や移行作業が数日間にわたって停滞するリスクがあります。将来的な乗り換えを想定し、データのエクスポート仕様を事前に確認しておくことをおすすめします。
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