労務管理システムの費用相場は？人数別シミュレーションと失敗しない選び方

労務管理のDX化が叫ばれる中、多くの人事総務担当者が直面しているのが「結局、いくらかかるのか分からない」という料金体系の不透明さです。

経営層からバックオフィスのデジタル化を命じられても、予算確保のため明確な投資対効果を示せず、稟議が進まないケースは少なくありません。

たとえば、2028年10月には雇用保険の適用が週10時間以上の短時間労働者へ拡大される見通しであり、手続き件数が飛躍的に増加する可能性があります。

本記事では、最新の費用相場から主要システムの詳細比較、稟議を通すための具体的なROI算出法まで、自社に最適な労務管理システムを選ぶために必要な全知識を提供します。

労務管理システムの費用相場と核心的な答え

1人あたり月額200円〜800円がボリュームゾーン

【ミニマム機能型：月額200円〜400円】

【スタンダード機能型：月額400円〜600円】

【多機能統合型：月額600円〜800円以上】

初期費用は「0円」または「10万〜50万円」の二極化

セルフ導入型は初期費用0円が主流です。SmartHRやマネーフォワード クラウド、ジョブカン労務HRなどは基本的に初期費用を設定していません。ただし、社内にITリテラシーの高い人材がいない場合、「導入サポート費」として10万円〜20万円程度を見込むべきです。

設定代行型は10万〜50万円の初期投資が発生します。オフィスステーション労務は初期費用110,000円ですが、帳票設定やマスタデータの初期登録サポートが含まれています。

AI活用機能による「タイパ」の差に注目

最新のシステムには、AIが書類の不備を自動検知する機能や、過去の申請データから最適な記入内容を提案する機能が搭載され始めています。従来は担当者が目視で確認していた工程が自動化され、差し戻しや修正にかかる時間が大幅に削減されます。

月額単価が50円高くても、書類チェックの時間が半減すれば、人件費換算では逆に安くなる計算です。SmartHRが提唱する「従業員データベース」も、この文脈で理解すべきです。入社手続きや年末調整を通じて常に最新の従業員情報を収集し、そのデータをタレントマネジメントや組織分析に活用します。

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費用を左右する「3つの変動要素」と料金体系の仕組み

労務管理システムの見積もりが分かりにくい最大の理由は、料金体系が複数の変動要素で構成されているためです。従業員数に応じた従量課金制、機能の選び方、外部システム連携の3つが費用を大きく左右します。

従業員数に応じた「従量課金制」の落とし穴

多くの労務管理システムは、利用する従業員数に応じて月額料金が変動する従量課金制を採用しています。一見シンプルな仕組みですが、複数の「落とし穴」が潜んでいます。

最低利用料金の設定が第一の注意点です。ジョブカン労務HRは1人あたり月額400円ですが、最低利用料金は2,000円と設定されています。従業員が5名以下の企業でも2,000円の支払いが発生します。オフィスステーション労務の場合は最低利用料金が4,400円であり、従業員10名以下の企業では実質的な単価が上昇する計算です。

アクティブID数と登録ID数の違いも見落としがちです。システムによっては、登録されている全従業員数ではなく、その月に実際にシステムを利用したアクティブユーザー数のみを課金対象とする場合があります。

機能の「アラカルト方式」か「パッケージ方式」か

アラカルト方式は、基本機能に加えて必要な機能だけを選んで追加する設計です。オフィスステーション労務はこの代表格であり、年末調整機能や住民税更新オプション、マイナンバー管理機能などを個別に追加できます。必要最小限の機能で導入費用を抑えたい企業や、段階的に機能を拡張したい企業に適しています。

パッケージ方式は、労務管理に必要な機能を最初からセットにして提供する設計です。マネーフォワード クラウド人事管理の「ビジネスプラン」などは、複数のバックオフィスツールを安価に一括導入できるパッケージ料金を用意しています。入社手続きで入力された情報が、即座に給与計算や経費精算システムに反映されるため、転記ミスやデータ不整合のリスクが極小化されます。

外部システム連携（給与計算・勤怠管理）のAPI利用料

見積書には明記されにくい費用として、外部システムとの連携費用があります。多くの企業は既に給与計算ソフトや勤怠管理システムを導入しており、労務管理システムとのデータ連携が不可欠です。

主要なSaaS製品同士であれば、標準APIを通じた無料連携が可能なケースが多いものの、オンプレミス型の給与システムや独自開発したシステムとの連携には、ベンダー側またはSIer側に支払う開発・設定費用が発生する可能性があります。特に2028年10月の雇用保険適用拡大を見据えると、パート・アルバイトの勤怠データと労務データが正しく連携されるフローの設計が必須です。

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主要労務管理システム7選の費用・スペック比較

市場には多数の労務管理システムが存在しますが、ここでは最新のシェアと機能の観点から、主要7製品を詳細に比較します。各製品は明確な戦略的ポジショニングを持っており、自社の課題に最も適合する製品を選定することが成功の鍵です。

SmartHR

SmartHRは、単なる労務ソフトではなく「従業員データベース」としての地位を確立しています。

入社手続きや年末調整を通じて常に最新の従業員情報を収集し、そのデータをタレントマネジメントや組織分析に活用するエコシステムを構築しています。
最大の強みは、従業員が迷わず操作できるインターフェースの卓越性です。IT・インターネット業界のコクー株式会社では、SmartHR導入により業務工数を70%削減しました(※)。導入事例では「ほかのシステムと比べUIが抜群によく、従業員が迷わない画面設計」「SmartHRの使いやすさのおかげでスムーズに導入を進められた」と評価されています。

登録社数70,000社以上、労務管理クラウド7年連続シェアNo.1の実績があります。

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freee人事労務

freee人事労務は、給与計算・勤怠管理まで含めたオールインワンの代表格です。

マスタ一元化によるデータ転記費用のゼロ化が最大の価値であり、バックオフィス全体を統合したい企業に適しています。

費用感はミニマムプランで月額2,000円〜(年払い・5名まで)、6名以降は400円/人となっており、会計ソフト「freee会計」を既に利用している企業であれば、データ連携の観点から最も自然な選択肢です。経理・人事・労務が単一のプラットフォーム上で完結するため、部門間のデータ受け渡しが不要になります。

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オフィスステーション 労務

オフィスステーション労務は、必要な機能だけを選べる「アラカルト型」の先駆者です。

社会保険労務士事務所での利用シェアが高いことからも分かるように、実務の「深さ」と「広さ」に特化した製品です。 対応帳票数は124種類に及び、社会保険・労働保険の手続きを網羅しています。従業員数が増えても単価が変わらない月額440円/人の単一料金体系を採用しており、大規模企業ほどスケールメリットが出ます。料金プランの詳細は公式サイトをご確認ください。

株式会社ミキハウスでは、従業員約1,000名規模での導入により、住民税業務の作業量が3分の1に削減されました(※)。

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、費用対効果重視の企業から根強い支持を集めています。

シンプルな操作性と、シリーズ併用による大幅なセット割引が魅力です。月額400円/人(税抜)、最低利用料金2,000円(税抜)〜という低価格設定は、スタートアップや小規模事業者にとって導入の敷居が極めて低い水準です。 勤怠管理システム「ジョブカン」のユーザーベースを活かし、勤怠と労務のセット導入を訴求しています。

機能はシンプルですが、必要十分な機能を安価に提供する戦略であり、初めて労務管理システムを導入する企業にとって最初の一歩として適しています。

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マネーフォワード クラウド人事管理

マネーフォワード クラウド人事管理は、「マネーフォワード クラウド」シリーズの一部として機能し、会計・経費・給与・勤怠・人事管理が単一のIDで統合されています。

データ連携のシームレスさが最大の強みです。 入社手続きで入力された情報が、即座に給与計算や経費精算システムに反映されるため、転記ミスやデータ不整合のリスクが極小化されます。

「マネーフォワード クラウド」のパッケージプランでは、複数のバックオフィスツールを一括導入できるため、費用意識の高い中小企業に最適です。料金は法人向け(50名以下)で年払い2,480円/月〜のパッケージ料金で、複数サービスが基本料金に含まれます。

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奉行Edge 労務管理電子化クラウド

奉行Edge 労務管理電子化クラウドは、累計導入数82万社を誇る奉行シリーズの信頼性と、厳格な内部統制・権限管理に対応しています。

SOC1/SOC2報告書取得、FISC安全対策基準準拠、ISMAP登録など、金融機関レベルのセキュリティ基準を満たしており、セキュリティ基準を重視する企業に適しています。

費用は初期費用0円、年額18万円〜(従業員20名・労務担当者1名の場合)であり、法人全体のセキュリティ基準やガバナンス要件が厳しい企業にとっての選択肢です。

長年にわたる基幹システム開発の実績があり、既存の奉行シリーズ(給与奉行、人事総務奉行など)との統合を重視する企業に向いています。

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HRBrain 労務管理

HRBrain 労務管理は、ITreview顧客満足度No.1(労務管理システム部門・2024 Winter)を獲得したシステムです。

元来はタレントマネジメント・人事評価システムとして成長してきた背景があり、タレントマネジメント、人事評価、組織診断サーベイなど複数の製品から必要な機能を自由に組み合わせて導入できる点が特徴です。 「収集した情報は蓄積され、人材情報活用の第一歩を踏み出すことも可能」と公式サイトに記載されており、評価データと労務データを統合して扱いたい企業にとっての選択肢となります。

費用は要問い合わせとなっており、必要な機能に応じた柔軟なプラン設計が可能です。累計導入社数4,000社以上(2026年1月時点)の実績があります。

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失敗しない見積もりの見方：見落としがちな「4つの隠れ費用」

システム選定において、月額利用料のみに注目しがちですが、トータル保有費用の観点からは「隠れた費用」を含めた試算が必要です。初期設定・データ移行の代行費用、法改正対応に伴うシステムアップデート費用、従業員への操作説明・教育費用、解約・データエクスポートの際の制約の4つを必ず確認してください。

初期設定・データ移行の代行費用

明示的な初期費用が0円であっても、実際の導入時には多くの作業が発生します。既存の従業員マスタデータの移行、組織階層の設定、承認フローのカスタマイズ、帳票テンプレートの調整などです。

多くのSaaSベンダーは「導入サポート費」「初期設定代行費」として10万円〜20万円程度の有償サポートを用意しています。社内にITリテラシーの高い人材がいない場合、これらのサポート費用は必須経費とみなすべきです。自社で設定するか、ベンダーに丸投げするかで数十万円の差が出るため、社内リソースの状況を正確に見極めてください。

法改正対応に伴うシステムアップデート費用

2026年の電子申請義務化や2028年の雇用保険適用拡大など、労務管理は法改正の影響を受けやすい領域です。クラウド型のSaaS製品であれば、法改正対応のシステムアップデートは基本的に無料で自動的に提供されます。

一方、オンプレミス型のシステムや買い切り型のパッケージソフトでは、法改正のたびにバージョンアップ費用が発生する可能性があるため、要注意です。長期的な費用を考えれば、法改正対応が月額料金に含まれているクラウド型を選ぶことが、結果的にリスクと費用の両面で有利です。

従業員への操作説明・教育費用

システムの使いやすさは、定着率を左右する重要な要素です。操作が複雑なシステムを導入した場合、従業員向けのマニュアル整備やヘルプデスク対応にかかる社内工数が膨大になります。

SmartHRのように「マニュアルなしでの運用定着が可能」なUIを持つ製品を選べば、この教育費用は最小化されます。逆に、機能重視の実務家向けUIを持つ製品では、従業員向けのマニュアル整備が必要になる場合があります。教育費用を人件費換算し、システム選定の判断材料に含めることを推奨します。

解約・データエクスポートの際の制約

将来的に他社システムへ乗り換える可能性を考慮し、データのポータビリティを確認しておくべきです。一部のシステムでは、解約時にデータをエクスポートするだけで費用がかかるケースや、CSV形式でしか出力できずデータの加工が必要になるケースがあります。

過去の履歴データの保存期間に制限がある場合、解約後に過去の情報が参照できなくなるリスクもあります。契約前に、解約時のデータ取り扱いに関する条項を確認し、将来的な選択肢を狭めないよう注意してください。

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【稟議に使える】労務管理システム導入の費用対効果（ROI）シミュレーション

経営陣の承認を得るためには、定性的なメリットだけでなく、定量的なROIを示すことが不可欠です。入社手続き、年末調整、給与明細配付など、業務ごとに削減できる工数を明確に測定し、ROI算出の方程式に当てはめることで、稟議を通すための具体的な根拠を作れます。

削減できる工数の具体的項目

労務管理システムの導入により削減できる工数は、業務ごとに明確に測定可能です。従業員約1,200名規模の企業での実例では、以下のような効果が報告されています（※）。

【年末調整業務】

【住民税業務】

【産休・育休手続き】

ROI算出の方程式：削減工数と投資額の比較

ROIを算出する際は、「工数削減時間 × 人件費単価」で「削減できた費用」を算出し、それを「システム利用料」と比較する手法が一般的です。具体的な計算式は以下の通りです。

ROI = [(削減工数 × 時給) – システム費用] ÷ システム費用 × 100

たとえば、人事担当者の社内時給を3,000円（社会保険料等の会社負担分を含む）、従業員規模を100名と設定した場合、以下のような年間費用試算が考えられます。

この試算に加え、ペーパーレス化による郵送費・印刷代の削減、保管スペースの削減といった物理的費用の削減も加味されます。従業員数が増加すればするほど、システム利用料よりも削減できる人件費効果の方が大きくなる傾向にあります。

人的資本経営の観点：費用削減から価値創造へ

ROIは金銭的な数値だけでは測れません。労務管理システムの導入により、人事部門が単なる「事務処理部門」から「戦略的人事部門」へと進化できる点こそ、最大の価値です。

浮いた時間を採用活動の強化や従業員の教育・育成に振り向ければ、組織の人的資本を厚くできます。人的資本の情報開示が義務化される流れの中で、労務データを正確に蓄積し、離職率や育成投資額を可視化できる体制は、企業の競争優位性に直結します。法改正への自動対応により、法令違反による罰則や企業イメージの毀損を防げる保険的価値もあります。

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まとめ｜自社に最適なシステムを選ぶための3ステップ

労務管理システムの選定において、最も安い製品を選ぶことが必ずしも正解とは限りません。重要なのは、自社の課題に対して最も高い価値を提供するシステムを選ぶことです。

自社に最適なシステムを絞り込むための3ステップ

ステップ1では、現状の課題を可視化します。自社の課題が「従業員体験の向上・データ活用」にあるのか、「大量の行政手続き・費用削減」にあるのかを明確化してください。その際、人事部門だけでなく情報システム部門を初期段階から巻き込み、セキュリティ要件や連携要件を整理します。

最新の調査によれば、回答者の76%が「人事部門と情報システム部門の連携」の重要性を認識しているにもかかわらず、実際の現場では両部門の連携が不十分であることが、DX成功率がわずか7%に留まる主因です（※）。

ステップ2では、法改正対応のロードマップを策定します。
2026年の電子申請義務化、2028年10月の雇用保険適用拡大など、今後予定されている法改正を整理し、どのタイミングでシステムが必要になるかを明確にします。法改正への自動対応が月額料金に含まれているクラウド型システムを選ぶことで、将来的な追加コストを回避できます。

ステップ3では、複数製品の比較とスモールスタートを実施します。
無料トライアルを活用して実際の操作感を確認し、まずは入社手続きや年末調整など特定の業務から導入を開始します。段階的に機能を拡張することで、従業員の学習負担を軽減し、確実に定着させることができます。

まずは「無料トライアル」でUIの適合性を確認する

多くの主要システムは、無料トライアルや無料プランを提供しています。SmartHRは15日間の無料トライアル、ジョブカンやマネーフォワードも無料トライアルが用意されています。

実際に管理画面を操作し、従業員向けの入力画面を確認すれば、自社の従業員層に合ったUIかどうかを判断できます。操作が直感的で分かりやすいシステムほど、導入後の定着率が高く、教育費用も抑えられます。カタログスペックだけでは見えない「使い勝手」を、必ず自分の目で確かめてください。

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