在籍証明書（在職証明書）とは｜必要な場面や作成時のポイントも【テンプレート有】

従業員が会社に在籍していることを証明する「在籍証明書」。従業員から「在籍証明書を発行して欲しい」と言われたものの、どのように作ればよいのか困っていませんか？

この記事ではそんなあなたのために、在職証明書が必要となる場合から作成時のポイントまで徹底解説します。

在籍証明書とは

在籍証明書とは「従業員が会社に在籍していること」を証明するための書類です。「在職証明書」「就業証明書」「就労証明書」「勤務証明書」「雇用証明書」などの別名で呼ばれることもあります。

また在籍証明書の発行は法的に定められたものではありません。従業員からの要望に応じて、正社員やアルバイト、パートなどの雇用形態に関わらず、企業が作成します。

在籍証明書(在職証明書)のテンプレート

基本的に在職証明書には規定のフォーマットがありません。企業がそれぞれで項目を策定し、作成するのです。要望者の用途によって必要な項目が変更になる場合もあるため、柔軟に項目は追加できる体制を整えておくと良いでしょう。例えば何かしらのローンの契約時に使用する場合は、雇用形態や期間、月収、年収などの項目が必要になるケースがあります。

一般的によく書かれる項目は次の通りです。

規定のフォーマットはありませんが、基軸となるテンプレートは存在します。以下にてダウンロードできますので、是非ご利用ください。

【日本語版】

【英語版】

在籍証明書はアルバイトでも発行可能なのか

雇用形態に関わらず、発行できます。ただし派遣社員は雇用契約を結んでいるのは派遣会社のため発行できません。また、業務委託契約の場合も雇用されておらず在職証明書は発行できません。

在籍証明書と退職証明書の違いとは

在籍証明書は企業に法的な発行義務はありませんが、退職証明書は法的な発行義務があります。記載事項も非常に似ているため、間違いやすいのが特徴です。必ず提出先と発行元にどちらの書類が必要なのか確認をしましょう。

在籍証明書が必要な場合

在職証明書は次のようなシーンで提出が求められます。

従業員から発行申請を受ける場合は、いずれかのケースに該当していることがほとんどでしょう。

保育園や保育所の入園手続きをするとき

入園できる園児の数に制限がある「保育園」や「保育所」へ子どもを預ける際にも在職証明書の提出が必要です。親が仕事をしている事実を確認し、日中の保育が必要であることを証明するために使用します。

場合によっては入園・入所時の1度限りではなく、毎年決まった時期に提出が必要なケースも。母親の在職証明書に加え、父親ぶんの提出を求められることもあります。

内閣番号制度担当室が運営するオンラインサービス「ぴったりサービス」では、各自治体の規定フォーマットを検索しダウンロードを行えます。

以下にて確認できますので、ご利用ください。

住宅ローンや賃貸契約をするとき

住宅ローンや賃貸住宅の契約をする際に、在職証明書の提出が求められる場合があります。勤務先の確認や、支払い能力の審査を進めるために使われるケースが多いです。

外国人労働者のビザ申請・更新手続きをするとき

外国人が日本で働くために必要な「就労ビザの申請・更新」にも在職証明書が必要です。日本に住む目的を行政に申請するためには、勤務先がすでに決まっている・働いていることを示す必要があります。

外国人の従業員が在籍している企業では、定期的な発行が必要でしょう。

また外国人の転職者を雇用する際にも在職証明書が必要です。就労資格証明書を取得する際に使用となります。

在籍証明書の記載項目については管轄の地方入国管理局などへ確認してください。

転職活動や副業をするとき

「転職活動」では企業へ履歴書や職務経歴書を提出します。しかし自分で作る書類なので、企業側視点では経歴詐称の可能性も否定できません。

そこで正しい情報を記載しているか確認するため、在職証明書の提出を求められる場合があります。在職証明書と履歴書の内容を照らし合わせ、所属部署や業務内容に違いがないか確認するのです。

転職先が外資系企業の場合、英語での作成を求められるケースもあるので注意しましょう。

また副業をしている社員の場合、副業の雇用先から提出依頼を受ける場合も。本業をしている企業での労働時間や能力を確認して、副業先での勤務条件の調整や評価基準の検討材料に使用することがあります。

【退職者から依頼された場合】

従業員の退職後に在職証明書を作るときには、記載できる項目が「労働基準法第22条」で下記の通りに決まっています。

あくまで在籍証明書は企業に属していた状況を確認するものであるため、就業を阻害する目的での記載も禁じられています。例えば宗教やセクシャルマイノリティなどについて追記を行い妨害する、元従業員の転職先企業の担当者と共謀し、当事者間のみ理解できる記号で記すといったこともできません。

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在職証明書の発行手順

在職証明書の発行は次の3ステップで行います。

社員や退職者からの発行申請（依頼文）

在職証明書は社員あるいは退職者からの発行申請を受けて作成します。

発行が遅れてしまうと申請者の行動が制限されてしまうため、発行依頼を受けた場合は速やかに対応を行いましょう。このとき、いつまでに必要なのか聞いておくのがおすすめです。

退職者からの依頼文の例を以下で用意したので、是非ご活用ください。

記載事項のヒアリング

申請者から在職証明書に必要な記載事項をヒアリングしましょう。退職者の場合は「労働基準法第22条」によって記載できる事項が定められていますが、在籍者の場合は記載事項の制限がありません。

提出先によっては記載事項に指定がある場合もあるため、何を記載するべきかを事前に確認しておき、担当者間での行き違いを防ぎましょう。記載事項が不足していると再発行や電話確認などの対応が必要となるケースも。そのような事態を防ぐためにも、事前のすり合わせが大切です。

ここで特に指定がない場合は自社で作成するか、インターネット上で配布されているフォーマットにしたがって作成していきます。

以下の項目を記載することが一般的です。

必要項目の記入

必要な記載事項にしたがって項目を記入していきましょう。

このときパソコンでの入力はもちろん、手書きでの記載でもかまいません。また必要項目の記載が完了したら捺印も忘れずに。社印を用いるのが適切ですが、提出先によっては角印でよい場合もあります。

必要項目の記入が完了したら、手渡しか郵送で申請者に在職証明書を渡しましょう。

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在籍証明書を作成する際の注意点

在職証明書は所定のフォーマットがなく、場合によっては提出先に記載事項を決められているパターンもあります。在職証明書を正しく提出するためには、どのようなポイントを押さえておけばよいのでしょうか。

使用目的や記載事項の確認

在職証明書を正しく作成するためには、使用目的や記載事項の確認が不可欠です。

たとえば住宅ローンや賃貸住宅の契約時に使用する場合は、雇用形態や期間などの基本的な記載項目に加えて、月収や年収の記載を求められることがあるでしょう。

また保育園や保育所に提出する場合は、勤務日数や労働時間などの項目を求められるケースが考えられます。

提出先に応じて必要とされる項目が異なるため、従業員からの申請があった場合はまずはじめに使用目的を確認しましょう。

提出先で必要としている情報が記載されていないときには、再発行を依頼される可能性もあります。

【記載事項に特に指定がない場合】

在職証明書の記載事項に特に指定がない場合は、以下の基本事項をふまえて作成します。

これらの基本的な記載事項を元にして、自社であらかじめテンプレートを用意しておくのもよいでしょう。

個人情報の取り扱いは厳重に行い、一元管理する

在職証明書は個人情報を取り扱う書類のため、取り扱いにはじゅうぶんに注意してください。個人の氏名はもちろん、住所や生年月日などの情報が第三者の手に渡ると悪用される危険性があります。

郵送で受け取りを希望する相手には本人確認書類の提出を求めたり、手渡しにしたりして、情報漏えいのリスクを最大限に減らすことが大切です。

また、必要となる情報が一元管理されておらず散らばっていると書類の作成に時間がかかるので、あらかじめ労働者名簿や住所録、雇用条件などは整理しておきましょう。

管理方法の例としては、人事情報を管理できる人事労務管理システムの活用などが挙げられます。

管理システムを利用すれば、従業員の氏名や住所はもちろん、給与関係の情報なども含めてクラウド上で管理することができます。

在籍証明書の作成に必要な情報を個人単位ですぐに紐付けられるようになり、作成時間を大幅に短縮することができるでしょう。

正しい書き方で記入・入力する

在職証明書に記入・入力する際は以下のポイントに気をつけましょう。

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記載事項を確認してスムーズな発行を

在籍証明書は企業に在籍していることや、過去に在籍していたことを客観的に示す書類です。従業員や元従業員の依頼によって作成します。必要な項目は何かあらかじめ確認すると、再発行の手間を削減可能です。

また退職者に依頼されて在職証明書を作るときには、法律で記載できる項目が決まっています。くわえて依頼されていない項目を記載できない点にも注意が必要です。

作成に時間がかかっていると感じるなら、作業を効率化できるよう作り方を見直すとよいでしょう。必要な情報がすぐに検索できるよう一元管理にしたり、共通のテンプレートを用意したりすれば効率的です。