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「勤務形態や働き方が多様化し、既存のシステムでは対応しきれなくなっている」
「従業員情報が部署ごとにバラバラで、手作業での更新にミスが発生している」
「人事評価の集計に数日かかり、担当者の負担が大きい」
こうした人事労務業務の課題を解決するのが、人事管理システムです。従業員情報の一元管理から、勤怠管理、給与計算、人事評価の効率化まで、企業の規模や働き方に合わせて対応できます。
この記事では、人事管理システムの選び方を整理し、目的別におすすめの製品を紹介します。

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人事管理システムとは、従業員に関する情報を一元管理し、人事業務の効率化や適切な人材活用を支援するシステムの総称です。
従来、勤怠の集計や給与計算、評価シートの回収といった業務は、Excelや紙で個別に管理されることが多く、手作業による入力ミスや情報の散在が課題となっていました。大企業ではERP(統合基幹業務システム)に含まれる人事管理機能を活用するケースもありましたが、中小企業には導入や運用の負担が大きく、現場に定着しませんでした。しかし近年ではクラウド型の普及により、企業規模を問わず幅広い業種で導入が進んでいます。
人事管理システムには、勤怠管理、労務管理、給与計算、人事評価、採用管理など複数の領域があり、「どの業務を効率化したいか」によって選ぶべきシステムが異なります。この記事では、それぞれの特徴と代表的な製品を紹介していきます。
2025年9月〜11月にかけてミツモアにおいて、人事管理システムへの問い合わせが多かったのは下記の業界です。
サービス業や建設・工事、製造、医療・福祉といった業界が上位を占める結果となりました。これらの業界は、現場作業やシフト勤務が多く、従業員の勤務状況を正確に把握することが難しいという共通点があります。また、人材の入れ替わりが比較的多い業界でもあり、入退社手続きや評価制度の整備に課題を抱えている企業が多いと考えられます。
人事管理システムは、対象とする業務領域によっていくつかの種類に分かれます。
従業員の出退勤、残業時間、有給休暇の取得状況などを記録し、勤務実績を管理するシステムです。
入退社手続き、社会保険の届出、年末調整など、従業員に関する事務手続きを効率化するシステムです。
従業員の目標設定や評価、スキル、経歴などを一元管理し、人材の育成や配置に活用するシステムです。
▶人事評価・タレントマネジメントにおすすめの人事管理システムを見る
求人情報の管理、応募者の情報整理、選考の進捗管理など、採用活動に必要な業務を一元化するシステムです。
勤怠管理、労務管理、給与計算、人事評価など複数の機能をひとつのシステムで利用できるタイプです。
勤怠の集計、届出書類の作成、評価シートの回収といった人事業務の多くは、手作業で行うと時間がかかります。人事管理システムを導入することで、これらの作業を自動化し、担当者の業務時間を大幅に短縮できます。特に月末や年度末など、人事部門に業務が集中しやすい時期の負担軽減に効果的です。
Excelや紙での管理では、入力ミスや転記漏れが発生しやすくなります。人事管理システムでは、データの自動連携や入力チェック機能によって、ミスを防ぐことができます。正確なデータ管理は、給与計算や届出業務における信頼性の向上にもつながります。
人事業務が特定の担当者に依存していると、その人が不在のときに業務が滞るリスクがあります。人事管理システムを導入すれば、業務の進め方やデータの管理方法が統一され、担当者が変わっても業務を引き継ぎやすくなります。
労働基準法や社会保険に関する制度は、頻繁に改正されます。クラウド型の人事管理システムであれば、法改正に合わせて自動でアップデートされるため、対応漏れのリスクを軽減できます。自社で法改正を追いかける負担も減らせます。
従業員の氏名、住所、給与情報といった個人情報を扱う人事業務では、情報漏えいリスク管理が欠かせません。人事管理システムには、アクセス権限の設定、操作ログの記録、二段階認証といったセキュリティ機能が備わっており、Excelや紙での管理よりも安全に情報を取り扱えます。
人事管理システムを選ぶ際に最も重要なのは、自社がどの業務を効率化したいかを明確にすることです。対象となる業務によって、選ぶべきシステムの種類が変わります。
打刻データの自動集計や、残業時間の超過アラートなどの機能を備えた勤怠管理システムが適しています。シフト勤務や直行直帰が多い職場でも、正確な勤務実績を把握できるようになります。
届出書類の自動作成や電子申請に対応した労務管理システムが適しています。届出の抜け漏れ防止や、担当者の作業負担軽減につながります。
評価シートの回収や集計を自動化し、従業員のスキルや経歴を可視化できる人事評価・タレントマネジメントシステムが適しています。評価業務の工数削減に加え、適材適所の配置検討にも活用できます。
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複数の求人媒体からの応募を一括で管理できる採用管理システム(ATS)が適しています。選考状況の共有がスムーズになり、対応漏れの防止にもつながります。
勤怠管理、労務管理、給与計算、人事評価など複数の機能を備えた統合型のシステムが適しています。どのシステムを選べばいいかわからない場合も、まずは統合型から検討するとよいでしょう。
すでに給与計算ソフトや会計ソフトを利用している場合は、それらとデータ連携ができるかを必ず確認しましょう。連携方法にはAPI連携とCSV連携がありますが、手間の面では大きな違いがあります。
API連携であれば、データが自動で同期されるため、手作業がほとんど発生しません。一方、CSV連携の場合は、データを手動で書き出して取り込む作業が必要になります。連携の頻度が高い業務であれば、API連携に対応した製品を選ぶ方が運用負担を減らせます。
人事管理システムの導入では、初期設定でつまずくケースが少なくありません。たとえば、従業員データの取り込み方がわからない、自社の勤務形態に合わせた設定方法がわからない、といった場面です。初期段階で手厚いサポートがあると、スムーズに運用を開始できます。
運用中は、年末調整や法改正対応のタイミングで疑問が生じやすくなります。また、月末や年度末など人事業務が集中する時期には、操作方法の問い合わせが増える傾向があります。 自社にIT担当者がいない場合や、人事担当者が他の業務と兼任している場合は、電話サポートや導入支援が充実した製品を選ぶと安心です。一方、社内にシステムに詳しいメンバーがいる場合は、チャットやメールでの問い合わせ対応があれば十分なことも多いです。
24時間365日のサポートは安心感がありますが、人事業務は基本的に営業時間内に行われるため、必ずしも必要とは限りません。自社の業務時間や体制に合ったサポート内容を選ぶことで、必要以上に費用をかけずに済みます。
現在、多くの人事管理システムはクラウド型で提供されており、初期費用を抑えて導入できる点や、法改正への自動対応といったメリットから、中小企業を中心に広く採用されています。
一方、自社サーバーで運用するオンプレミス型は、セキュリティ要件が厳しい企業や、独自のカスタマイズが必要な大企業で選ばれることがあります。特別な要件がなければ、クラウド型を前提に検討を進めるとよいでしょう。
勤怠管理も労務管理も人事評価も、すべてを一度に改善したいと考えると、製品選びの軸がぶれてしまいます。機能が多い製品を選んでも、導入や運用の負担が大きくなり、結果的にどの業務も改善されないまま終わるケースがあります。まずは「最優先で解決したい業務は何か」を決め、そこに強みを持つ製品から検討を始めましょう。
多くの人事管理システムは、基本的な機能に大きな差はありません。また、製品によっては必要な機能を後から追加できるものもあります。そのため、機能の多さよりも「現場の担当者が使いやすいかどうか」を重視した方が、導入後の定着につながります。
選定段階から現場の担当者を巻き込み、実際に操作してもらうことで、導入後のミスマッチを防げます。無料トライアルを提供している製品であれば、必ず試しましょう。
既存のExcelや他システムからデータを移行する場合、想定以上に時間がかかることがあります。「来月から使い始めたい」と思っていても、データの整理や移行作業で1〜2ヶ月かかるケースも珍しくありません。繁忙期や年度の切り替わりに合わせて導入したい場合は、早めに準備を始めておきましょう。
統合型人事管理システムのおすすめ製品を紹介します。

人事管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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