「バックオフィス」という言葉をご存じでしょうか。バックオフィスは企業活動を行う上で重要な業務です。バックオフィスが機能していないとお金の流れができず、会社を運営できません。バックオフィスの概要や重要な理由、効率化するメリットを解説します。
最終更新日: 2023年12月26日
バックオフィスとは？
まずはバックオフィスについて大枠を知っていきましょう。バックオフィスの概要や、重要視される理由を解説します。
直接利益を生まない業務
バックオフィスとは「後方支援」という意味合いを持っています。顧客と関わることなく、売上に直接絡まない業務を指しているです。職種としては、経理・人事・総務・労務・法務があります。利益を生む業務でないものの、会社の運営には必要不可欠です。
バックオフィスに対して「フロントオフィス」があります。フロントオフィスは主に営業や開発、マーケティングなどを指します。フロントオフィスは顧客と直接関わりがある業務のため、会社の売上に直接関係する業務といえるでしょう。
フロントオフィスの業務を支えるのがバックオフィスの仕事です。
重要な役割を担うため重要視される
バックオフィスの業務は、企業活動を行う上で欠かすことのできない、「ヒト・モノ・カネ」の管理を担っています。売上に関わらない業務ではありますが、バックオフィスがなければ企業活動は成り立ちません。
たとえばバックオフィスの業務として、モノを売った相手先にお金の請求をします。逆にモノを買ったときはお金の支払いを行います。請求や支払い処理は必ず誰かが行うべき業務です。
このような処理が滞るとお金の流れが止まり、企業活動に大きな影響が出てしまうでしょう。バックオフィスは、企業活動をする際に要となる業務です。
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バックオフィスを効率化するメリット
バックオフィスについて理解を深めていきましょう。企業の裏側を支えているバックオフィスですが、効率化することで得られるメリットがあります。順番に解説していきます。
コストを削減できる
バックオフィスを効率化することは、コスト削減に直結しています。業務を効率化することで業務に必要な従業員の数を減らし、少人数で業務をこなせるからです。
たとえばバックオフィスが担当する業務の一部を、自動化したと仮定しましょう。
業務の自動化によって、手作業でやっていた業務はすべてプログラムに任せることが可能です。作業内容をチェックするために費やしていた時間、ミスの修正にかかっていた時間などを短縮できます。
バックオフィスを効率化することでコスト削減が実現され、会社に対してメリットをもたらすでしょう。
特定の人に依存した仕事からの脱却
バックオフィスを効率化するメリットとして、特定の人に依存した業務をほかの人も担当できるようになります。属人化されやすい仕事を効率化することで、誰が仕事をしても、ある程度のクオリティを維持できるからです。
たとえばAさんにしかできない業務がある場合には、「Aさんに依存し属人化している」といえます。もしもAさんが仕事を休んだり、退職すると仕事が回らなくなります。
回避するにはAさんの業務と同じことができるツールを導入することが効果的です。マニュアルさえあれば、誰でもある程度のクオリティを維持して仕事をこなせるでしょう。
業務の質を均一化できるだけではなく、ツールを活用することで新入社社員も戦力として活躍することが可能です。
残業時間を減らせる
バックオフィスを効率化すると、残業時間の削減につながります。バックオフィス業務にかかる労働時間そのものが減るからです。特に経理職の場合、月末や月初に仕事が集中するのが一般的です。
そのため月末や月初は残業時間が増えてしまいます。働き方改革が推進されている現状で、効率化されていない働き方は、労働者への負担が大きくなるでしょう。バックオフィスを効率化することで、特定の時期に仕事が集中することを軽減できます。
毎月の残業時間を減らすことで、会社の利益だけではなく従業員のモチベーションアップに繋がることが期待できるのです。
バックオフィスを強化するためのポイント
バックオフィスを効率化するには、どうしたらよいのでしょうか。効率化する時に、着目するべきポイントを二つ解説します。
アウトソーシングを利用する
バックオフィスを強化するポイントとして、業務のアウトソーシングがあります。アウトソーシングは、委託された業務を専門的にしているのが特徴です。業務のノウハウや高度な技術を持っているため、効果的な結果を得られます。
バックオフィスで行っている業務を効率化したい場合に、知識がなければどのように効率化すればよいのか検討できません。しかし業務委託を請け負う企業は、多くのノウハウを持っています。
従来考えて来なかった技術や効率化を社内に取り入れることで、新たな方法で業務効率化が可能です。バックオフィスの効率化を図るために、アウトソーシングを利用するのは効果的な方法のひとつでしょう。
ツールやシステムを活用する
バックオフィスの効率化にツールの活用は有効です。手動でやっていたことを自動化することだけではなく、電子化することによって業務を大幅に改善できます。
たとえば総務が行う仕事の効率化を考えてみましょう。給与明細を紙ではなく、電子化して取り扱いができるツールを導入した場合に次の利点が得られます。
給与明細の作成が紙ベースではなく、電子化されるため印刷などの手間が掛からなくなります。同時に総務は、従業員ごとに給与明細を渡す必要がなくなるでしょう。電子化された情報をメールで送付するだけで業務は完了です。勤怠管理もタイムカードやExcelではなく、スマホやPCで管理できるシステムを導入すれば自動集計し、給与計算まで行ってくれるシステムもあります。
多くの作業がある場所に対して改善のツールを導入することで、より効果的な効率化が期待できます。
次の記事ではおすすめの勤怠管理システムを紹介しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
アウトソーシングを行う際の注意点
アウトソーシングを行うにあたって、注意すべきことがあります。アウトソーシングを利用する場合の注意点を説明します。
費用に見合う効果を得られるか
アウトソーシングを委託する際は、費用対効果に見あうのかどうか確認しましょう。委託にかかる費用ほどの効果がなければ、導入費用が無駄になってしまうからです。
社内のコストがどれほど削減できるのか、導入前に計算しましょう。アウトソーシングにかかる費用を調べて、比較検討を行います。比較検討時には、業務の流れをフロー化することで、どこが効率化できるのかが視覚化できてわかりやすくなります。
コストの把握やアウトソーシングをすることで得られる利点を理解することで、費用に見合った効果を得ることが可能です。
問題が起きた際の責任の所在を明確に
トラブルが起きた場合に、自社の社員とアウトソーシング先のどちらに責任があるのかをあらかじめ明確にすることが重要です。責任の所在をはっきりさせなければ、余計なトラブルが発生してしまいます。
自社の社員であれば仕事上必要な指示を行うだけではなく、今後の改善命令が可能です。しかしアウトソーシング先の社員に対しては、指揮系統が異なるため直接指示ができません。
このような背景があり、質の悪い企業に委託すると、品質の低下や情報ろうえいなどの危険が高まります。信頼できるアウトソーシング先に委託することで、問題を避けることができるでしょう。
バックオフィスの効率を図るタイミング
バックオフィスの効率化は、どのようなタイミングで行えばいいのでしょうか。企業にとって最適な二つのタイミングをご紹介します。
社員数が増えたとき
バックオフィスの効率化を考えるタイミングは、社員数が増えたタイミングがよいでしょう。社員が増えた分だけ、バックオフィス業務の負担が増えるからです。
社員の数が増えることで、今までの人数で回っていた業務が回らなくなります。業務の幅も広がり、規模が大きくなるでしょう。バックオフィスの負担は社員数が増えるごとに比例して大きくなります。
バックオフィスの負担を減らすには、業務のアウトソーシングやツールの導入が大切です。事前にバックオフィスの負担がどの程度増えるのか、事前に見積もることで社員が増えてもスムーズに対応できるでしょう。
職場改善を考えたとき
職場改善を検討するタイミングが、効率化にはおすすめです。職場改善は、改正された法律に適合するように行われるためです。仕事に関わる法律は頻繁に変わり、法改正の内容によっては職場の環境を大きく変えるケースが出てきます。
現在の業務フローが法律に触れていなくても、法改正によって状況が大きく変化することは珍しいことではありません。法律の変更に従って改善が行われなければ、違反することもあるでしょう。
法改正による職場改善は、自社が意図するタイミングではないかもしれません。しかし大きな変化が生じるタイミングは、新しいことを取り入れるのに適しています。社会の変化にも柔軟に対応しましょう。
バックオフィスを支援するツール
バックオフィスを効率化するための手段を見ていきましょう。バックオフィスの効率化に役立つツールを二つ紹介します。
チャットボット
バックオフィスを効率化するためのツールとして、「チャットボット」があります。チャットボットとは入力された質問に対して、自動で回答するプログラムのことです。
チャットボットを導入することで、社内の問い合わせ業務を効率化できます。例えば総務では年末調整の問い合わせ、経理では経費関係の申請に関する質問など、同じ問い合わせが多いことがあげられます。
せっかくQ＆Aを作っても、「担当者に聞けば分かるだろう」と考えて、Q＆Aをみることなく問い合わせをする人がいるでしょう。
直接担当者に質問する前の段階でチャットボットを導入することにより、自己解決を促すことやバックオフィスの負担を減らせるでしょう。
RPA
「RPA」(Robotic Process Automation)と呼ばれている、バックオフィスを支援するツールがあります。データ入力やデータの確認作業などの、パターン化された業務を自動化できるものです。
複雑な処理が絡まない簡単な作業はRPAに任せることで、繰り返しの業務は効率化できます。「パターン化が難しい複雑な処理があれば人間が行う」というように役割を分担することで、業務を円滑に進められるでしょう。
RPAの導入によって手作業のときに起きていたヒューマンエラーを防止でき、業務の改善や効率化が期待されます。
バックオフィスを効率化しよう
バックオフィスは企業活動を支援する大切な業務です。フロントオフィスのように、会社の売上には直接関わりはありませんが、バックオフィスがなくなることはあり得ません。会社の運営にとって切っても切り離せない存在です。
バックオフィスの効率化は、コスト削減や属人化といった仕事上の問題からの脱却が可能です。同時に、残業時間を減らすことができます。アウトソーシングやツールを利用することで、バックオフィスの効率化を目指しましょう。
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