入社手続きを電子化して業務効率化！具体的な方法やメリット、注意点を徹底解説｜おすすめのシステムも紹介

紙の書類を使っての入社手続きは手間も時間もかかります。電子化すれば書類作成も行政への申請手続きも簡単になり、人事担当の負担は大幅に軽減できます。

入社手続きを電子化することで得られるメリットと注意点、おすすめのシステムなどを紹介します。

入社手続きを電子化するメリット

現在、入社手続きに何らかの電子化をおこなっている企業数は少数です。

入社手続きを電子化すると、今まで発生していた手間が省け、人事の負担が抑えられるようになります。そこで以下のような4つのメリットが挙げられます。

書類作成・提出の労力が軽減される

雇用契約書や社会保険、雇用保険関連の手続きでは書類を役所に届ける必要があり、同じ情報を何度も記入する手間や記入欄の小ささにストレスを感じることもあります。また、従業員本人に記入してもらう書類は郵送が必要で、書き損じがあれば手続きがさらに遅れます。さらに、紙の書類は最低5年間の保管が義務付けられており、特に従業員が多い企業では保管スペースの確保が大きな負担となります。

そこでWebでの入社手続きに移行することで、書類の作成や提出にかかる手間を大幅に軽減することが可能です。企業名や住所、氏名、生年月日など一度入力した情報はシステム内で保持され、書類生成時には自動的に反映されるため、手動入力の手間が省けます。また、PDF形式で簡単に書類を出力でき、印刷と捺印だけで提出準備が整います。役所や管轄ごとに異なるフォーマットにも柔軟に対応できる点も大きな利点です。

書類紛失の危険性がなくなる

紙の書類による入社手続きには、文書の劣化や紛失のリスクに加え、情報漏洩のリスクも伴います。

物理的な書類は盗難や紛失が発生しやすく、適切なセキュリティ対策が取られていない場合、個人情報が外部に流出する可能性があります。
特に、多くの従業員の機密情報を扱う企業では、こうしたリスク管理が課題となります。また、書類の保管や移動中に情報が漏洩する恐れがあり、セキュリティの観点からも紙ベースの手続きは危険性が高いといえます。

しかし、システムを導入して入社手続きをデジタル化することでこれらのリスクをなくすことができます。

デジタルデータはPCやサーバーに保存でき、適切なセキュリティ対策を施せば、誤削除や改ざんを防ぐことが可能です。また、定期的なバックアップやアクセス権限の管理により、安全性が高まり、物理的なリスクがなくなるだけでなく、データの検索や管理も効率化されます。

業務の属人化を解消

入社手続きを特定の社員のみが管理しており周囲に共有されていないと、急な異動や退職の際に業務の再現化が低下したり引継ぎ業務の負担が大きくなったりとリスクが発生します。

入社手続きを電子化すれば管理画面から誰でもすぐに状況が見えるようになるため業務内容を誰でも把握できます。従業員がおこなう業務自体も減るため、最低限の引き継ぎでも業務を把握することはそれほど難しくなくなるでしょう。

ペーパーレスでコスト削減

紙媒体での入社手続きだと書類のコピーや郵送に大量のコストがかかるほか、書類の保管場所などでオフィスのスペースも奪ってしまいます。入社手続きを電子化することでそれらのコストの削減が可能となります。

また、紙の資源を使用しないことは自然環境の保護にもつながるでしょう。

ToDo管理で手続き漏れを防止

入社手続きは入社者、会社、役所の間で必要書類のやり取りをしなければならないため、進捗管理が大変です。入社手続きが電子化することで、PC上でToDo管理ができるようになり、手続き漏れを防ぎやすくなります。特に社会保険手続きには即時対応が求められる場面が多く、健康保険証の発行が遅れると、従業員が医療機関を利用できないため大きな問題となります。

この問題に対応するためにシステムを導入して健康保険の手続きを工程化すると、「入社者に書類提出をアナウンスする」「入社者から書類データを受け取る」「役所に書類を提出する」「受け取った保険証を入社者に渡す」など、業務をステップに分けてタスク管理が可能になり、業務の効率化を図れます。

テレワークへの対応が可能

紙の書類を使用した入社手続きでは自宅での取り扱いはセキュリティ上のリスクが高く、望ましくありません。さらに、紙の書類をオフィスで受け取る必要があるため、テレワーク環境に適していないという問題があります。

しかし、Webを利用した入社手続きは、オンラインでデータの管理や申請が可能なため、場所に関係なく手続きを完了させることができます。

従業員や人事担当者はオフィスに出向く必要がなく、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどからでも対応可能です。
また、郵送による書類のやり取りが大幅に減ることで、手続きが迅速化されることも大きな利点です。

入社手続きを電子化する具体的な手順

入社手続きを電子化するには、以下の3つのステップに従い、要件を整理してシステムを導入する必要があります。

STEP1：入社手続きのための労務管理システムを導入する

入社手続きの電子化を最も容易にできる方法として労務管理システムを利用することが挙げられます。自社の要件や入社手続き以外に効率化したい業務などの兼ね合いで選ぶといいでしょう。

労務管理システムは社会保険・雇用保険などの手続き・書類作成、従業員の勤怠管理、給与計算などの機能が搭載されているツールであり、クラウド型なので常にアップデートされており、法改正や書類様式の変更にも迅速に対応できます。

機能の改善や新しい制度への対応も随時行われ、システム運営会社が提供する情報サイトでは、最新の制度情報や操作方法が提供されるため、担当者は安心して利用できます。また、社会保険や労働保険、社内手続き（雇用契約書の作成や年金手帳の受け取りなど）を一元的に管理できるため、多岐にわたる手続きでも抜け漏れが発生しにくくなります。さらに、人事担当者間での情報共有の効率化にもつながり、業務のスムーズな進行をサポートしてくれます。

STEP2：入社予定者にオンラインで情報を記入してもらう

労務管理システムの入社予定者がWeb上で直接情報を入力できる機能を活用することで、従来の書類のやり取りにかかる手間を大幅に削減できます。

具体的には入社予定者のメールアドレスと入社日を基に新規登録データを作成し、システム招待と入力依頼を兼ねたメールを送信します。その後、入社予定者はPCやスマホからシステムにアクセスし、名前、生年月日、住所、緊急連絡先、銀行口座、雇用保険や社会保険の情報、被扶養者の情報などを入力することで手続きをすることが可能です

さらに、カスタマイズ可能なシステムを使えば、TOEICの点数やユニフォームのサイズなど、業務に必要な追加情報も簡単に収集でき、利便性を図れます。

STEP3：必要な役所への手続きを電子申請をする

役所への社会保険などの手続きは紙ではなく、電子申請で行うと効率的です。
電子申請を利用することで、行政機関の窓口に出向いて紙によって行っている申請・届出などの手続が、自宅や会社のパソコン・スマートフォン等を使って行えます。

具体的にはe-Gov（イーガブ）と呼ばれる行政手続きシステムを利用して、電子証明書と届出書を作成し、申請することで手続きは完了します。

一部の労務管理システムは、e-Govと連携しているのでより効率的に手続きが可能です。

入社手続きを電子化する際の注意点

入社手続きを電子化するとさまざまな業務をかなり効率化できますが、電子化する際に注目すべきポイントとしては契約書締結時の同意の有無とペーパーレス化できない手続きの存在です。詳しく見ていきましょう。

事前に電子契約について同意を得る

入社手続きに必要な書類の一部については電子契約利用時に相手方の同意が必要とされています。例えば労働条件通知書、派遣労働者への就業条件明示書面などは電子化して交付する際は相手方の了承が必要です。本人の同意を得ず、一方的にメールで書類を送ることは、省令上では問題になります。

ペーパーレス化できないものもある

必要な手続きの中には、ペーパーレス化できないものもあることに注意しましょう。例えば、入社者の住む賃貸物件に関する手続きを行なう場合はペーパーレスにはできません。

法律で書面交付するように定められているものや、特殊な書類はデータではなく書面が必須となるため、分からなければ専門家に質問すると安心です。社内手続きの電子化を進めていると、ペーパーレス化できない手続きの管理が漏れてしまうトラブルも起こりやすくなるため、気を付けましょう。

企業の規模によって電子申請が役立つとは限らない

「電子申請」は中規模以上の企業では手間の削減につながりますが、小規模企業では郵送で対応できる手続きが簡単な場合、あまりメリットがありません。

電子申請を始めるには電子証明書を発行する必要があり、24カ月で15,100円の費用がかかる場合もあります。また、労務管理システムの一部では追加料金が発生することもあります。費用の面を考えると従業員が少ない企業では無理に電子申請を導入する必要はありません。しかし、テレワーク導入を目指す場合には検討する価値はあるでしょう。

システムを導入する場合は必要な機能があるか確認する

労務管理システムの場合は勤怠管理や給与計算のみの機能に限られることがあります。入社手続きの電子化を目的とする場合は、入社予定者による直接入力機能や書類の自動作成機能があるかを確認することが重要です。

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する

入社手続きの電子化におすすめの労務管理システム

労務管理システムを導入すれば、契約や書類送付など入社手続きにかかる各業務をスムーズに電子化できます。入社に関わる手続きではなく、人事業務全般を効率化させたい場合に適しています。ここではおすすめの6製品を紹介します。

「SmartHR」

• 6万社以上の導入実績(※)
  
• 人事・労務業務を効率化を実現できる
  
• データの可視化・分析によるタレントマネジメントが可能

SmartHRは、6万社以上の企業が導入している人事労務管理システムです。導入している企業の規模は2名から数万名までであり、中小企業から大企業まで様々な組織で活用できます。

ペーパーレス化により、年末調整や雇用契約などの労務手続きや人事評価などの業務を効率化させることができます。また、従業員の情報が自然に集約され、自動的にデータベースが更新されるため、常に最新で正確な情報を一元管理することができます。

データ分析の専門知識がない担当者でもわかりやすい操作方法のため、簡単に人事評価や組織課題を発見し、タレントマネジメントに活かすことができます。さらに、各社員のスキルやキャリアプランをメモしたり、彼らのスキルを確認したりすることが可能です。

※株式会社SmartHR(2024年6月時点)

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する

「オフィスステーション 労務」

• 4万社以上の導入実績(※)
  
• e-Govでの電子申請をさらに効率的に行える
  
• 金融機関と同等レベルのセキュリティ体制

オフィスステーション 労務は、4万社以上の導入実績を誇る、株式会社エフアンドエムが提供する労務管理システムです。無料版のツールとして「オフィスステーション 労務ライト」も提供されています。

この製品の最大の特徴は、e-Govでの電子申請を効率的に行えることです。社会保険や雇用保険など20種類の帳票に対応しています。従業員の入社・退職に伴う変更手続きなどの業務を効率的に行うことができます。

通信データとサーバ本体の暗号化や、二段階認証など金融機関と同等レベルのセキュリティ体制が整っているのも魅力的です。不正アクセスや情報の改ざんも防ぐことができるため、安心してシステムを利用することができます。

※株式会社エフアンドエム(2024年4月時点)

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する

「ジョブカン労務HR」

• 効率的な労務管理を実現
  
• 従業員のデータ入力で二度手間を防止
  
• 大企業から中小企業まで対応した豊富な機能

ジョブカン労務HRは従業員が5名までの企業なら無料(※) で利用でき、一元管理された従業員データから自動で帳票を作成する機能が特徴です。電子申請も簡単に行えるため、労務担当者の負担を大幅に軽減し効率的な労務管理を実現できます。

従業員自身にデータ入力を依頼できる機能が備わっており、労務担当者が手作業で行う必要がなくなります。ToDoリストや進捗管理機能も搭載されているため、初めて利用する方でも安心して使える設計になっています。具体的な提出期限や必要書類の管理も簡単に行えます。

大企業から中小企業まで20万社以上(※)の導入実績があり、入社・退社手続きや住所、扶養、氏名変更、産休の手続きなどを自動化できます。またストレスチェックにも対応しており、従業員のメンタルヘルス管理も簡単に行えます。

※ 株式会社 DONUTS(2024年6月時点)

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する

「freee人事労務」

• 労務管理や勤怠管理、給与計算など幅広い業務に対応可能
  
• ペーパーレス化による業務効率化
  
• 法改正やセキュリティにも対応

freee人事労務は労務管理や勤怠管理、給与計算など幅広い業務に対応可能な労務管理システムです。月額2,178円(※)からの4つの料金プランと無料トライアル期間が用意されており、コストを抑えながら効率的な業務管理ができます。

給与明細やタイムカードなどの書類をクラウド上で管理できるので、ペーパーレス化を実現して紙の紛失を防ぎ、業務の効率化に貢献します。またアラート機能により、その日にやるべきタスクが可視化され、業務の抜け漏れを防止することが可能です。

法改正や税制改正にも自動で対応し、すべてのデータと通信が暗号化されているため、セキュリティ対策も万全です。個人情報の扱いに関しても国際的な認証である TRUSTe を取得しているので安心です。

※ フリー株式会社(2024年6月時点)

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する

「ジンジャー人事労務」

• 1万8,000社以上の導入実績(※)
  
• 柔軟なカスタマイズに対応できる
  
• 24時間365日間対応で安心できるサポート体制

ジンジャー人事労務は、1万8,000社以上の導入実績を誇る、jinjer株式会社が提供する人事労務システムです。

管理したい項目や各種業務のテンプレート、権限が柔軟にカスタマイズできる点においても魅力的です。健康診断結果や面談記録なども設定できるため、自社の理想に合わせることができるでしょう。

また、24時間いつでも利用できる無料のサポートツールや、気軽に質問ができるウェビナーの開催なども行われています。初めて導入する方も安心して利用することができます。

※jinjer株式会社(2024年6月時点)

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する

「マネーフォワード クラウド人事管理」

• 社員や組織のデータを一元管理する中堅大企業向けサービス
• 他システムとの連携で作業を削減
• 社員情報の変更、育休などの際の情報収集手続きを効率化

マネーフォワード クラウド人事管理は、中堅から大企業向けに社員や組織のデータを一元管理するシステムです。ライフイベントや人事異動に伴う情報収集を効率化し、社員情報の変更や書類作成をシステム上で完結できます。手続きの負担を軽減し、管理の透明性を高めることが可能です。

給与計算や勤怠管理など他のサービスと連携し、手書きや転記作業を削減できます。たとえば入退社手続きでは該当する社員情報をクラウド人事管理に入力し、クラウド社会保険と連携することで社会保険の手続きを電子申請できます。データは連携しているため、改めて人事情報を入力する必要はありません。

結婚や引越しといったライフイベントや、人事異動における社員情報の収集に悩まれていた方はマネーフォワード クラウド人事管理で解決できます。社員情報の収集や変更、書類作成の業務、さらに提出から差し戻し、修正までをシステム上で完結。人事発令時の煩雑な手続きも最小化できます。

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する

オフィスステーション 年末調整

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する