紙の書類を使っての入社手続きは手間も時間もかかります。電子化すれば書類作成も行政への申請手続きも簡単になり、人事担当の負担は大幅に軽減できます。入社手続きを電子化することで得られるメリットと注意点、おすすめのシステムを紹介します。
最終更新日: 2024年03月07日
入社手続きを電子化する5つのメリット
現在会社の手続きがまだアナログ状態だという人の中には、電子化することに不安を抱えている人もいるのではないでしょうか。
入社手続きを電子化すると、今まで発生していた手間が省け、人事の負担が抑えられるようになります。さらに、手続きの進捗もデジタルで管理することで、確認ミスも最小限にできるのです。
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人事担当の負担軽減
入社手続きを電子化すると、人事担当者の業務量が減少します。
入社手続きには雇用契約書や社会保険など、いろいろな手続きが発生するものです。さらに、通年の採用を実施している会社であれば、それらの手続きは人数分発生することになります。
すべての手続きを紙ですることにより、膨大なコストがかかります。例えば、必要事項を用紙に手書きしてもらい、役所に足を運んで社会保険の手続きをすることもあります。また書類の控えを人数分郵送し、すべての書類をファイリングして保管する業務もあるでしょう。
これらすべてをオンラインで完結できるようになれば、今まで入社手続きにかけていた人事の労力を、他の仕事に費やすことが可能になるのです。
手続きの電子申請が利用できる
入社手続きには、雇用保険や社会保険の手続きも含まれます。もし入社手続きの電子化が実現すれば、各手続きを電子申請できるようになるのです。ちなみに雇用保険も社会保険もすでにオンラインでの電子申請ができるように整えられています。
今まで保険や年金の行政機関にわざわざ足を運んだり、書類を郵送したりしていた手間が一気に省けます。
さらに電子申請であれば窓口の営業時間を気にすることなく、24時間365日いつでも申請可能です。
ToDo管理で手続き漏れを防止
入社手続きは入社者、会社、役所の間で必要書類のやり取りをしなければならないため、進捗管理が大変です。入社手続きが電子化することで、PC上でToDo管理ができるようになり、手続き漏れを防ぎやすくなります。
例えば健康保険の手続きを工程化すると、「入社者に書類提出をアナウンスする」「入社者から書類データを受け取る」「役所に書類を提出する」「受け取った保険証を入社者に渡す」など、業務をステップに分けてタスク管理できるのです。
入社手続きの電子化に使える人事管理システムの中には、すでにToDo機能を搭載しているものもあります。
業務の属人化を解消
入社手続きを特定の社員のみが管理しており周囲に共有されていないと、急な異動や退職の際に業務の再現化が低下したり引継ぎ業務の負担が大きくなったりとリスクが発生します。
入社手続きを電子化すれば管理画面から誰でもすぐに状況が見えるようになるため業務の平準化につながり、社員の負担も軽減されるでしょう。
ペーパーレスでコスト削減
紙媒体での入社手続きだと書類のコピーや郵送に大量のコストがかかるほか、書類の保管場所などでオフィスのスペースも奪ってしまいます。入社手続きを電子化することでそれらのコストの削減が可能となります。
また、紙の資源を使用しないことは自然環境の保護にもつながるでしょう。
入社手続きを電子化する際の注意点
入社手続きの電子化は非常に便利なものですが、電子化する際に注目すべきポイントは、導入するシステムの違いとペーパーレス化できない手続きの存在です。詳しく見ていきましょう。
システムによって機能に違いがある
人事管理システムにはさまざまな種類があり、搭載している機能も異なります。例えば、「勤怠管理機能」と「給与計算機能」しか搭載していないシンプルなシステムや、「従業員の業績」などパーソナルな情報を管理することに特化しているシステムなどがあるのです。
そのため入社手続きの電子化が主な目的なのであれば、入社手続きに特化した人事管理システムを選んでもよいでしょう。人事担当の間で必要書類を共有しながら入力できる機能と、書類を自動作成できる機能はまず押さえておきたいものです。
他にも後々新しい機能がリリースされる場合があるため、導入前に搭載している機能を把握しておくことが大切です。
ペーパーレス化できないものも
必要な手続きの中には、ペーパーレス化できないものもあることに注意しましょう。例えば、入社者の住む賃貸物件に関する手続きを行なう場合はペーパーレスにはできません。
法律で書面交付するように定められているものや、特殊な書類はデータではなく書面が必須となるため、分からなければ専門家に質問すると安心です。
社内手続きの電子化を進めていると、ペーパーレス化できない手続きの管理が漏れてしまうトラブルも起こりやすくなるため、気を付けましょう。
入社手続きを電子化する方法
入社手続きを電子化するためには、システムの準備はもちろんのこと、行政に申請するために電子証明書の発行を受ける必要があります。それぞれ細かく見ていきましょう。
人事労務管理システムを導入する
入社手続きを電子化するため、まずは人事労務管理システムを導入しましょう。具体的には、社会保険・雇用保険などの手続き・書類作成、従業員の勤怠管理、給与計算などの機能が搭載されているものが人事労務管理システムです。
すべての機能を集約したシステムもありますが、不要なシステムを搭載していると価格が高くなったり、操作が複雑になったりするため、自社で使う機能のみ搭載しているものを選びましょう。
システムの導入は、ソフトを購入するか、クラウド上でダウンロードする方法で完了します。
内定者に情報を記入してもらう
雇用契約書や給与振込先届書など入社予定者に記入してもらう書類はたくさんあります。入社手続きを電子化することで入社予定者はそれらの書類にWeb上で直接入力することができるようになります。やり方は簡単でシステムへの招待や入力依頼をメールで送信するだけで完了します。
Webでのやりとりなので記入漏れやミスがあった際に簡単で迅速な対応が可能になります。また郵送にかかる時間が一切かからなくなるので入社手続きにかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。
電子証明書を取得する
入社手続きを電子化するためには、電子証明書を取得する必要があります。行政手続きは、オンライン申請・届出を受け付けるサービス「e-Gov（イーガブ）」を通して行うことになるため、電子証明書もe-Gov対応のものを取得する必要があるのです。
電子証明書の発行は複数の認証局が担っており、手数料を払って発行してもらうことになります。
電子証明書は、紙の書類で手続きをする際に使う実印や印鑑証明と同じ役目を担っている重要なものなので、取得漏れがないように準備しましょう。
入社手続きの電子化におすすめの人事労務管理システム
人事労務管理システムを導入すれば、契約や書類送付など入社手続きにかかる各業務をスムーズに電子化できます。おすすめの製品を紹介します。
「SmartHR」
SmartHRは、6万社以上の企業が導入している人事労務管理システムです。導入している企業の規模は2名から数万名までであり、中小企業から大企業までいろいろな組織で活用できます。
雇用契約と入社・退職手続きはもちろん、年末調整や源泉徴収票の発行、給与・賞与明細発行など、経理の業務にも対応している点が特徴です。
システムへは人事側だけでなく従業員側からも入力できるため、人事担当者の手間が省けることで業務効率化につながるでしょう。
「オフィスステーション」
オフィスステーションは必要な機能だけアラカルト方式で導入できるため、すでに一部の人事業務を電子化している企業も重複の心配がありません。
社会保険・労働保険、入社手続き関連、給与・賞与支払い関連など、115もの帳票に対応しており、書類の発行がスピーディーに行えます。
基本的な管理機能に加え、従業員の結婚や出産など、ライフスタイルの変化を記録する機能も搭載しています。扶養に関する手続きや出産・育児休暇の申請なども漏れなく対応できるでしょう。
労務管理システムについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
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煩雑な入社手続きの電子化を進めよう
入社手続きは人事の仕事の中でも特に煩雑な仕事です。国が後押しする電子化に対応できるようになれば、人事の業務工程を減らせるだけでなく、行政機関への申請もとてもスムーズになります。
自社に合った入社手続きや労務内容を精査し、人事労務管理システムを導入することで、人事にかかる業務の効率化を目指しましょう。
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