録音機能のあるクラウドPBX5選！メリットとおすすめな企業の特徴も紹介

「録音機能のあるクラウドPBXのおすすめは？」「録音機能のあるクラウドPBXの選び方を知りたい」

本記事ではこのような方に向けて、通話録音機能を持つクラウドPBXの魅力や具体的なおすすめのサービス、導入におすすめの企業や部門について詳しく解説します。クラウドPBXの導入を検討している方はもちろん、既に利用中の方もぜひ参考にしてみてください。

クラウドPBXの通話録音機能とは

ビジネスの現場で欠かせない電話。その管理システムであるPBX（構内交換機）も、クラウド化の波に乗って進化を遂げています。中でも特に注目を集めているのが、通話録音機能を備えたクラウドPBXです。

クラウドPBXの通話録音機能は、電話でのやり取りを自動的に録音し、クラウド上のサーバーに保存する仕組みです。従来の録音システムとは異なり、物理的な機器を社内に設置する必要がありません。インターネット経由でデータを送受信するため、場所を選ばず利用できるのが特徴です。

なお、録音されたデータには、通話内容だけでなく、通話時間や相手の電話番号といった情報も含まれます。これらのデータはクラウド上で一元管理されるため、必要な時にすぐに検索・再生できます。

クラウドPBXの通話録音機能を利用するメリット

クラウドPBXの通話録音機能を利用するメリットを紹介します。

顧客対応の品質向上

クラウドPBXの通話録音機能により顧客対応の品質向上が期待できます。録音データを分析することでオペレーターの応対スキルを客観的に評価し、改善点を見つけることが可能です。

例えば、顧客満足度の高い対応をしているベテラン社員の通話を録音し、その内容を新人教育に活用することができます。また、顧客からのクレームや要望を正確に記録できるため、サービス改善や再度問い合わせがあったときなどにも役立ちます。

従業員教育や研修に活用できる

クラウドPBXの通話録音機能は従業員教育や研修の場面でも役立ちます。特に電話対応が重要な役割を果たす業種や部門において、その効果は絶大です。

例えば新人研修では、実際の通話例を用いて、適切な対応の仕方を具体的に学ぶことができます。また、ベテラン社員の優れた対応例を共有することで、経験の浅い社員でも高品質な対応スキルを身につけることができます。

また、自分自身の通話を振り返ることで、電話対応の改善にも役立ちます。例えば、話すスピードや声のトーン、言葉遣いなど、客観的に自分の対応を聞くことで、改善点を見つけやすくなるでしょう。

クレーム対応で法的証拠を確保できる

クラウドPBXの通話録音機能は、クレーム対応で法的な証拠を確保する際にも有効です。「言った・言わない」のトラブルが発生した際に、録音データを確認することで事実関係を明確にできます。

例えば、顧客とのやり取りで誤解が生じた場合、録音データを確認することで、どの段階でコミュニケーションの齟齬が生じたのかを特定できます。迅速かつ適切な対応ができれば、顧客との信頼関係を修復できる可能性もあるでしょう。

また、契約内容の確認や、重要な取引の記録としても活用できます。法的なトラブルが発生した際に、通話録音が証拠として役立つ可能性もあります。

一方で、通話録音を行う際は相手に事前に告知するなど、プライバシーに配慮することが重要です。

通話録音機能のあるクラウドPBXの選び方

通話録音機能のあるクラウドPBXの選び方を解説します。

通話の音質が良いか

クラウドPBXを選ぶ際、通話の音質は非常に重要なポイントです。特に、通話録音機能を活用する場合、高品質な音声が記録されていないと、録音後の活用に支障をきたす可能性があります。クレーム対応や契約内容の確認など、重要な会話の内容を後から確認する際に、クリアな音質は必要不可欠です。

クラウドPBXの音質の良さは、インターネット回線の品質にも左右されます。そのため、クラウドPBXの提供元が推奨する回線速度や音声データの圧縮方式などもチェックしておくと良いでしょう。

総務省の「IP電話の音声品質基準」において、音質がクラスA〜クラスCの評価に分類されているので、そちらも参考にしてみてください。

録音以外の機能が充実しているか

通話録音機能ももちろん重要ですが、他の機能も総合的に評価することが大切です。自社の業務フローや将来的なニーズを明確にして、要件を洗い出して複数サービスを比較検討しましょう。

例えば、着信時の顧客情報表示機能や、通話履歴の管理機能、CRMとの連携機能など、クラウドPBXにはさまざまな機能が備わっています。また、モバイル端末や在宅環境での利用など、働き方の多様化に対応できるかどうかも重要です。

機能が多ければ多いほど良いというわけでもありませんが、自社の現状と将来的なニーズを見極め、適切な機能を持つサービスを選択することが重要です。

録音機能のあるクラウドPBX5選

通話録音機能を備えたおすすめのクラウドPBXを5サービス紹介します。それぞれに特徴があり、企業のニーズによって相性の良いサービスは異なります。自社の要件に合わせて、ぴったりのサービスを選びましょう。

トビラフォンCloud

トビラフォンCloudは、トビラシステムズ株式会社が提供するクラウドPBXサービスです。高い信頼性と豊富な機能が特徴で、多くの企業に利用されています。

このサービスの最大の特徴は、自動で通話内容を録音してくれる機能です。録音されたデータは、クラウド上で安全に保管され、必要な時にいつでも確認できます。また、SalesforceやHubSpotなどの外部ツールと連携させることで、録音データを顧客情報と紐付けて管理することも可能です。

MOT/TEL（モッテル）

MOT/TEL（モッテル）は、株式会社バルテックが提供するクラウドPBXサービス。通話録音機能も標準で搭載されており、すべての外線通話を自動で録音し、クラウド上で管理・再生できます。手動による録音と違い、録音漏れの心配もありません。

また、録音データのAIによる自動テキスト化機能も備えています。音声データを文字データに変換し、必要な情報を素早く検索・確認することが可能です。必要な部分だけを選んでテキスト化することもできるため、効率的なデータ管理が可能です

録音機能以外での特徴は、クラウド型とオンプレミス型のPBXの両者に対応している点です。企業の規模や需要に応じて最適なシステムを選択できるため、まずは相談してみてはいかがでしょうか。

03plus

03plusは株式会社グラントンが提供するクラウドPBX。「03」から始まる東京の電話番号を、全国どこでも使えるサービスです。

通話録音機能は標準で搭載されており、すべての通話を自動で録音可能。保管期間は30日間で、容量や時間の上限はありません。

03plusの大きな特徴は、シンプルな操作性と柔軟な拡張性です。初期設定が簡単で、アプリを使って簡単に導入できるため、中小企業や個人事業主にも人気があります。外出先でも固定電話番号で通話できるため、テレワークやリモートワークにも柔軟に対応できます。

OFFICE PHONE

OFFICE PHONEは、株式会社ベルテクノスが提供するクラウドPBX。

通話内容はクラウド上に保存され、データはリスト化して管理されます。検索画面から必要な音声を再生、削除、バックアップできるため、管理しやすいのが特徴です。

また、OFFICE PHONEはカスタマイズ性が高く、企業のニーズに合わせて、必要な機能を柔軟に追加・変更することができます。

モバビジ

モバビジは、クラウドテレコム株式会社が提供するクラウドPBXサービス。モバイルの機能が充実しているのが特徴で、特に外出の多い業種やテレワークを導入している企業におすすめです。

通話録音オプションを利用すれば、録音機能も利用可能。全通話が自動録音されるだけでなく、自社のセキュリティ管理や運用状況に応じて音声データの保存先を選べるのも特徴です。過去の記録は検索画面から抽出でき、再生はもちろん、ダウンロードすることもできます。

通話録音機能がおすすめな企業・部門

通話録音機能は、多くの企業や部門で活用できる有用なツールですが、特に顧客とのコミュニケーションが重要な役割を果たす部門や、法的な証拠を残す必要がある企業において重宝します。以下では、通話録音機能がおすすめな企業・部門についてご紹介します。

顧客対応の多いコールセンター・カスタマーサポート部門

コールセンターやカスタマーサポート部門は、通話録音機能の恩恵を最も受けやすい部門のひとつです。これらの部門では、日々多くの顧客とのやり取りが行われており、その内容を正確に記録し、分析することが重要です。

営業部門・営業代行会社

営業部門や営業代行会社にとっても、通話録音機能は非常に有用です。顧客との商談や契約内容の確認など、重要なやり取りを正確に記録することができます。

他にも、録音データを分析した成功事例の共有や、新人営業担当者の教育、「言った・言わない」のトラブルの回避など、様々な場面で活用できます。

法的な証拠を残す必要がある企業・部門

法務部門や、金融機関、不動産業など、法的な証拠を残す必要がある企業や部門においても、通話録音機能はおすすめです。

例えば、金融商品の説明や重要事項の説明など、法的に義務付けられている説明内容を確実に実施したことを証明するために、通話録音を活用できます。他にも社内の内部監査の際に、通話録音データを活用したり、トラブル発生時に通話録音を証拠として提示したりと、活用方法は様々です。

まとめ

本記事では、クラウドPBXの録音機能について解説しました。通話録音機能は特に、コールセンターやカスタマーサポート部門、営業部門、法務部門など、顧客対応の多い部門や法的証拠の確保の際に役立ちます。録音機能を備えたクラウドPBXの導入により、顧客とのコミュニケーションの質を向上させて、業務効率化や法的リスクの軽減を実現しましょう。

クラウドPBXのサービスは、それぞれ特徴が異なるため、自社のニーズに応じて選択することが重要です。導入の際は必ず複数社から相見積もりを取得するようにして、しっかりと比較検討しましょう。