物品管理システム比較おすすめ8選

物品管理システムは組織や企業が所有する物品や資産を管理や追跡、監視するためのソフトウェアです。物品管理システムは備品や在庫、資産、機器などさまざまな種類の物品を包括的に管理できます。

物品管理システムの主な目的は物品の位置や数量、状態、保有者などの情報を正確に把握することです。これにより最適な資産利用、効率的な在庫管理、盗難や紛失の防止、保守やメンテナンス計画の実現が可能になります。

資産管理に特化したシステム

IT資産や車両、機器、オフィス家具など、企業が所有するさまざまな資産の管理、追跡、監視に特化したシステムです。資産管理に特化して所在や状態、メンテナンス履歴、保険情報などの詳細を効率的に管理し、資産の最適な利用や適切な保守管理を支援します。

在庫管理に特化したシステム

在庫管理特化型の物品管理システムは企業が所有する物品の在庫追跡や管理、補充を効率化します。在庫の数量や場所、入出庫履歴などを管理し、過剰在庫や欠品を防ぎ、効率的に在庫管理がおこなえます。多くのシステムはリアルタイムで在庫数を把握して、入庫や出庫情報を記録できます。

特定の業界や業種に合わせて開発されたシステム

医療業界では医療機器の棚卸だけでなく医療材料の使用期限や発注管理、使用履歴の管理もおこなう必要があります。そのため医療用品や医療消耗品など物品に応じた情報管理が重要です。たとえば医療業界に特化したシステムには、電子カルテシステムや医事会計システムに使用した医療材料が登録される機能を搭載されています。

自社に必要な機能を有しているか

物品管理システムを導入するうえで自社に必要な機能を有しているかはとても重要です。管理したい物品の量や種類によって適切なシステムは異なります。

医療業界であれば専門性に特化したシステムが必要でしょう。大量の物品を管理したい場合はバーコードやQRコードを使用したシステムよりも、距離があってもタグが読み取れるRFID対応タイプのシステムの方が適しているかもしれません。

それほど物品が多くなければラベルやタグの管理が容易なバーコードやQRコードを使用した管理の方が向いているでしょう。ラベルを自社で発行できるシステムが多く、必要に応じて柔軟な対応が可能です。

システムによってはスマホアプリで物品に貼付したラベルを読み取るだけで、情報を自動登録する機能が搭載されています。業務の効率化のために必要な機能が備わっているか、自社の業務内容で管理したい物品の量や種類を再確認し、適切な管理ができるシステムを選ぶとよいでしょう。

使いやすいシステムか

システムを導入した際に従業員にとって使いやすいかどうかは、とても大切な問題です。自社で運用するにあたって、システムが複雑で従業員教育に多くの時間を費やすようでは、システム導入により、業務がかえって非効率になってしまいます。

従業員がシステムを使いこなせるか不安な場合は、シンプルな操作画面でできるだけわかりやすいシステムを選ぶとよいでしょう。また導入しやすいシステムかどうかも比較の重要な点です。

もしシステム導入にあたり専用の機器が必要となるとそのための費用もかかります。導入しやすく、導入後の使用について従業員の負担にならないシステム選びが重要です。

ほかの外部システムと連携できるか

物品管理システムの中にはほかのシステムと連携できるものもあります。もし自社ですでに使用している会計システムと連携できれば、財務管理の効率化が実現できます。

CSV形式で入出力可能な場合は基幹システムとの連携も可能です。自社の既存システムとの連携可否は物品管理システムを選ぶ際の重要な要素になるでしょう。

カスタマイズできるか/拡張性が高いか

自社に合った柔軟なカスタマイズが可能なシステムか確認しましょう。カスタムデータフィールドの追加やレポートのカスタマイズ、ワークフローの設定など、ニーズに合わせたカスタマイズが可能なプラットフォームか確認が必要です。

アクセス権限の管理、通知とアラートの設定など、具体的なカスタマイズ機能がサポートされているかも物品管理システムを選ぶうえで大切なポイントです。

サポート体制は充実しているか

サポート体制が充実しているかは導入後の利用においてとても重要な要素です。信頼性のあるサポート体制で、問題解決やシステムを安定して利用できます。

電話やメール、チャットなどサポートチャネルはどのようなものが提供されているか、営業時間内のみか24時間対応可能かなどを確認しましょう。重要な問題が発生した場合に迅速かつ正確なサポートを受けるためには、サポート体制が整っているかが大切です。

初期費用および運用費用の予算は適正か

物品管理システムを選ぶ際に初期費用および運用費用の予算が適正かの評価は重要です。システムの提供する機能と要件が自社の求めるものと合っているかを確認しましょう。

必要な機能が提供され、業務を効率化できるかを評価します。そのうえで導入費用とランニングコストが予算に合うか判断しましょう。

適切な物品管理により人的ミスを防ぐ

物品管理システムは自動化されたプロセスを通じて物品の管理や追跡、在庫管理をおこないます。人の手作業に比べてエラーのリスクが低くなります。

バーコードスキャンやRFIDを用いて物品の正確な識別や入出庫の管理をおこない、人為的なミスやヒューマンエラーの防止が可能です。リアルタイムで在庫情報が把握できるため、過剰在庫や在庫不足を防ぎ、物品在庫の最適化が実現します。

効率的な棚卸を実現する

物品管理システムを導入すると棚卸を効率的におこなえます。半年や1年ごとに棚卸をする場合、物品の多い企業では膨大な時間がかかってしまうでしょう。

しかし物品管理システムを導入すると、物品の数量や場所を常に管理できるため、大がかりな棚卸を手作業でおこなう必要はありません。消耗品の数量を数える必要がないのもメリットといえるでしょう。

強固なセキュリティで運用できる

組織の重要な情報や資産を保護するために、セキュリティ対策が備わったシステムの導入検討が重要です。適切なセキュリティ対策を備えたシステムを利用すると、重要なデータや在庫情報を安全に管理できます。データへのアクセス制御や暗号化などセキュリティ機能により機密情報や重要なデータの漏えいを防げます。

物品そのものに追跡機能を搭載できるシステムもあり、物品の移動検知や紛失の防止が可能です。物品管理システムの強固なセキュリティ対策は、機密性と信頼性の確保につながります。

他のシステムと連携できる

ほかのシステムとの連携によって、情報の一元化やプロセスの自動化が可能です。これによりデータの整合性が向上し、情報の共有や業務の効率化が図られます。

連携できるシステムとしてERPや会計システム、CRM、生産管理システムなどがあげられるでしょう。自社の物品管理においてどのシステムとの連携を重要視するかによって、選択する物品管理システムが異なってきます。複数のシステムと連携可能な場合も多いので、導入前に確認しておきましょう。

資産管理機能

資産管理機能付きの物品管理システムは、所在情報、保険管理、予約・貸出管理などをサポートし、資産の最適な利用と管理を実現します。さらにメンテナンススケジュールや資産評価の作成も含まれます。

在庫管理機能

物品管理システムの主な機能の1つは、在庫管理です。在庫の追跡や入出庫管理、在庫レベルの監視、補充の自動化、在庫評価などが含まれます。システムにより適正な在庫をリアルタイムで常に把握できるようになります。

ラベル管理機能

商品や資産に関するラベルの作成や印刷、貼付、ラベル情報の編集や更新をシステムがサポートします。ラベルを貼付された物品の移動履歴や移動先、保管場所の管理をおこないます。物品を探す手間が省けて、効率的に業務を進められるでしょう。

製造管理機能

リアルタイムの物品データの管理と分析により、生産計画の最適化や在庫の最適管理ができ、効率的な製造工程の管理が可能になります。製品の材料や部品の管理をおこない、材料の発注や受け入れ材料の使用量の管理が可能です。

購入管理機能

物品管理システムは効率的な購入管理を実現します。物品の在庫管理により、余剰在庫が把握できるようになり、無駄な発注が避けられます。発注のコントロールもしやすくなるので、担当者の負担も軽減されるでしょう。

データ整理/移行準備する

今までExcelや紙で管理していた物品管理台帳をシステムに移行するためには、データの整理と移行準備が重要です。導入前に現行のデータを評価し、不要なデータや古いデータは整理しましょう。

データの正確性と一貫性を確保するために、重複データや不正確なデータを特定し、必要なデータのみを移行します。システムの提供企業によっては、導入前のデータ移行を代行してくれるところもありますので、利用の検討をしてもよいかもしれません。

メンテナンスに必要なリソースを把握する

メンテナンスに必要なスキルと人員を把握します。物品管理システムのメンテナンスに必要なスキルや知識のある従業員を確保できるか検討してみましょう。もし適切なメンテナンスをおこなうのに必要なスキルを有した従業員がいない場合は、サポート体制が整ったシステムを選ぶとよいでしょう。

物品管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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