議事録作成ツールを比較する

議事録作成ツールとは、会議や商談の音声を録音する機能と、音声データを文字起こしして議事録を自動で作成してくれるツールです。手作業で時間をかけて作成していた議事録が簡単に即座に作れるため、業務効率の改善や会議自体の質の向上に議事録作成ツールは役立ちます。

多くの企業が議事録作成ツールの商品やサービスをリリースし、差別化が進んできました。多言語対応や翻訳機能、マルチデバイス対応など便利な機能が充実してきています。国際的な場や障がい者サポートでの利用も進んでおり、単なる録音と文字起こしに留まらないツールとして活用の幅が広がっています。

議事録作成業務の工数を短縮する

手作業によるミスやモレを無くし、工数を大幅に短縮できる点が議事録作成ツールのメリットです。従来は、録音した音声データを聞きながら手作業で文字起こしをするのが一般的でした。議事録作成ツールの活用によって入力する時間が削れ、確認および誤字脱字の修正をするだけで議事録作成ができるようになっています。

なかには編集機能がすぐれた議事録作成ツールもあります。要点を整理して要約作成ができたり、「えぇ」などの不要な言葉を削る「ケバ取り」ができたり、さらに感情まで読み取って会議や商談の雰囲気まで確認できるテキストを作成する機能などが、商品やサービスで差が出るポイントです。

情報の共有や管理がしやすい

作成だけでなく、議事録の共有や管理がしやすい点も議事録作成ツールのメリットです。音声データを基にテキストを作成するため、テキストにひも付いている箇所から音声データを聞き直したり頭出しをしたりが簡単にできます。タグ付け機能・単語登録・キーワード検索など、内容確認をしやすい工夫が商品やサービスごとで施されてきました。

なかにはWi-Fiなどを利用してインターネットに接続し、クラウド上に保存ができる議事録作成ツールもあります。URLを発行して、会議や商談が終了してすぐに議事録がシェアできるツールも珍しくありません。クラウド上にアップされているため、共同での編集作業がしやすく、保存し忘れを防いでくれるツールもあります。スマートフォンやタブレットから場所や時間を選ばずに利用できるマルチデバイス対応のツールも増えてきました。なかにはタスクの進捗を管理してメンバーにリマインドをしてくれるツールもあります。

外国語対応ができる

外国語に対応できる点も議事録作成ツールのメリットです。日本語以外の言語、たとえば英語や中国語、韓国語の文字起こしができるツールは多く存在します。よりマニアックな言語に対応しているツールもあり、比較するうえでポイントのひとつになっています。

単なる文字起こしだけではなく、翻訳機能まで充実しているツールも普及してきました。文字起こしと同時に翻訳の作業まで行えるため、国際的な場で活用が進んでいます。なかには字幕機能で同時通訳のように使えるツールもあり、活用の幅は単なる文字起こしや議事録作成に留まりません。なお文字起こしは可能でも、翻訳まではできないツールも存在します。翻訳機能まで使いたい人は、対応言語の表記を確認する際に、翻訳ができるかをしっかりチェックしましょう。

確認・修正作業が必要

議事録作成ツールを使用しても、確認や修正が最終的に発生します。完璧に音声を認識できるツールはまだ存在しません。イントネーションや声の強弱の違いがあり、音声を完全に認識するのは難しいのです。最終的な確認と修正を想定しておきましょう。とくに外国語対応で翻訳機能の利用を考えている人は、自分で(もしくは誰かに頼って)内容が把握できるように準備しておくのが望ましいです。

周囲の音を拾ってしまう

音声だけでなく、周りの雑音も議事録作成ツールは集音します。周りがうるさ過ぎると音声認識および文字起こしにも悪影響が出かねません。そのため議事録作成ツールを利用するときには、なるべく静かな環境で、発話者の近くに本体(マイク)を置くのがおすすめです。オフラインの場合はマイクの工夫にも心がけましょう。メンバーごとにマイクを用意したり、全員の音声を高精度で集音できる高性能なマイクを設置したりするのが望ましいです。

音声のバックアップが必要

どれほど万能なツールであっても、壊れる可能性は拭いきれません。ハイスペックな議事録作成ツールを導入したとしても、不調で機能しないケースを想定してバックアップ体制を整えておくのが重要です。音声データがあれば文字起こしはできる議事録作成ツールが大半といえます。簡易的なICレコーダーや参加者のスマートフォンなどでもかまいませんので、予備で録音しておくと安心でしょう。また複製したりクラウドで管理したりと、データが消失するリスクにもヘッジしておくのがおすすめです。

業務に必要な機能が揃っている

必要な機能がそろっているかをしっかり確認しましょう。そろっていないと、業務の効率化が実現しない可能性があります。逆に機能が多過ぎると、十分に活用できなくなるかもしれません。利用する従業員からの質問も増えるでしょう。

必要な機能はユーザーごとで異なります。「最低限の議事録が作れればいい」のであれば音声認識機能と自動文字起こしだけで十分でしょう。「要約やキーワード抽出などの編集機能も必要」ならばテンプレートやタスク抽出がついているものがおすすめです。「会議自体の質や効率を上げたい」と考えている場合はタスク管理まで求められます。どこまで求めているのかをまず決めてから、ツールを比較するようにしましょう。

AIの音声認識機能が搭載されているか

音声認識機能は商品やサービスごとで差が出るポイントです。高精度を実現するためにAI搭載を推している商品やサービスもあります。ただしAIにも機能の差があり、すべてのAIが同じ精度だとは限りません。また精度が高くても処理時間がかかり過ぎるのも業務効率を疎外します。無料トライアルがある場合は、試して使い心地を体感するのがおすすめです。

また音声認識精度の合格基準を考えておくとツールを選びやすいでしょう。完璧な文字起こしを求めるとどのツールも選べなくなります。無料トライアルを利用しながら、許容できる範囲を探ると最適なツールを選べるでしょう。

モバイルデバイス(マルチデバイス)対応しているか

メリットのところでも紹介したとおり、対応デバイスが豊富だと便利な使い方が広がります。代表的なデバイスはスマートフォンです。多くのビジネスパーソンがすでに持っているスマートフォンで利用できれば、スムーズに議事録作成ツールを導入できます。会議や商談のときにすぐ出せたり、共有された議事録をすぐ確認できたりとスマートフォンとの相性は抜群です。

議事録作成ツールを比較するときには、対応するOSまでしっかり確認するのが重要です。ツールによっては対応OSが限られ、企業で支給しているスマートフォンで使用できない可能性があります。またブラウザが限定的なツールもあるため、推奨環境をしっかり確認しましょう。

機能が操作しやすいか

使いやすさも議事録作成ツールを選ぶときにチェックしましょう。とくに音声認識機能は文字起こしの質に直結します。カタログスペックだけでなく、無料トライアルがあれば利用して体感するのが重要です。

また紹介したとおり、議事録の確認や修正の手間は省けません。そのため確認や修正がしやすいかでもツールを比較できます。あとから聞きやすいように、クリアに集音できるか確認してみましょう。ノイズキャンセリング機能が充実していたり、全体ではなく特定の方向(発話者側)からの音しか集音しないマイクが搭載されていたりと商品やサービスごとで違いが出ます。

また修正のしやすさもチェックしましょう。AIには学習機能があるため、使っていくうちに精度が高くなっていきます。ミスがあった箇所のフィードバックがしやすいか、専門用語や社内用語などは単語登録をして精度を上げられるかが比較のポイントです。

外部システムとの連携ができるか

外部システムとの連携は業務の効率アップに重要な要素です。とくに議事録作成ツールの場合、Web会議ツールとの互換性が求められるでしょう。商品やサービスによって対応しているWeb会議ツールが異なるため、社内で利用しているものが対応している議事録作成ツールを選択するのが重要です。

また議事録の共有においても外部システムとの連携が求められます。メールやビジネスチャットに自動的にファイルを共有してくれる機能がある議事録作成ツールは、工数を直接的に減らしてくれるでしょう。タスクをカレンダーに自動で追加してくれるツールもあります。かりに手作業でファイルを生成する場合でも、一般的に使われているExcelやWordで出力可能かをチェックしておくと安心です。

予算に見合っているか

導入にあたって、予算に見合うかも確認しましょう。商品やサービスごとで料金体系はバラバラです。利用する時間や人数に応じたプランや、本体買い取り前提のプラン、なかには完全無料で提供されているサービスもあります。

多機能や大人数、長時間など、利用できる内容が充実すればするほど利用料金は高くなるのが一般的です。逆に無料で利用できるツールはコストがかけられないため、セルフサポート形式で利用しなければならないなどの短所もあります。

使いやすさと同様に有料ツールは、無料トライアルがあれば利用してコストパフォーマンスを考えてみるのがおすすめです。業務効率化の目的にしっかり沿っているツールであるかを検討し、そのうえで費用が見合うか(基準を満たした中でどのツールが最も安価か)を考えると失敗を防げます。

音声データを聞きながら従来は手作業で作成していた議事録が、議事録作成ツールを使えば自動で即座に作れます。文字起こしの時間はもちろん、作成を待つ時間まで短縮でき、業務の効率化が実現するでしょう。

議事録作成ツールごとで、翻訳機能や編集機能などさまざまな違いがあり、どのように比較すればいいか迷っている人も多いのではないでしょうか。本記事で紹介したポイントを踏まえ、平均2分・無料で自動診断ができる「ミツモア」をぜひ試してみてください。事業形態・従業員数・業種・必要な機能などに答えると、自社に合った議事録作成ツールが簡単に見つかります。

文字起こしの工数削減に議事録作成ツールを使用するだけでなく、ツールどうしの比較は「ミツモア」で工数を減らしてください。