議事録自動作成ツールおすすめ14選

議事録自動作成ツールとは会議や商談の音声を録音して音声データを文字起こしし、議事録の自動作成をおこなうツールです。手作業では作成に時間のかかる議事録が簡単に即座に作成できるため、業務効率の改善や会議自体の品質向上に役立ちます。

多くの企業が議事録自動作成ツールをリリースしているため、年々差別化が進んでいます。そのなかでもよく利用されるツールは多言語対応や翻訳機能などを搭載し、マルチデバイスに対応しています。国際的な場や障がい者サポートでの利用も進んでおり、単なる録音と文字起こしに留まらないツールとして活用の幅が広がっています。

必要な機能が揃っているか

予め必要な機能が備えられているかを確認しましょう。機能が多すぎると活用しにくくなってしまい、利用する従業員からの質問にも対応しなければなりません。

「最低限の議事録が作れればいい」のであれば音声認識機能と自動文字起こしだけで十分です。それに対して「要約やキーワード抽出などの編集機能も必要」ならばテンプレートやタスク抽出がついているものがおすすめです。「会議自体の質や効率を上げたい」と考えている場合はタスク管理機能があると便利です。社内のポリシーを確認して自社の求める要件からツールを比較してみましょう。

AIの音声認識機能は搭載されているか

音声認識機能は商品やサービスごとに差が出るポイントです。AI搭載を推している商品やサービスでも機能に差があり、すべてのAIが同じ精度だとは限りません。また精度が高くても処理時間がかかり過ぎると業務効率を疎外します。

選定時には音声認識精度の合格基準を考えておくとツールを選びやすいでしょう。完璧な文字起こしを求めると、どのツールも選べなくなります。無料トライアルを利用しながら、許容できる範囲を探ると最適なツールが選べるでしょう。

編集機能が充実しているか

昨今のツールは機能改善が進み、より使いやすくなっています。たとえば会議中の音声のテキスト化に加え、編集作業の自動化まで対応しているサービスやフォーマットを統一できるテンプレートが用意されているサービス、多言語に対応していてリアルタイムで翻訳しながら文字起こしができるサービスなどもあります。一部の製品にはテキスト化と同時に発言者を認識して記録できる機能が搭載されているものもあります。

マルチデバイスに対応しているか

製品がタブレットやPC、スマートフォンなどのデバイスに対応していると便利です。スマートフォンに対応している場合はアプリをインストールして、簡単に議事録自動作成ツールを導入できるでしょう。会議や商談のときに共有された議事録をすぐ確認できたりとスマートフォンと議事録自動作成ツールの相性は抜群です。

製品を比較するときには対応OSも確認しておきましょう。ツールによっては使用できるOSが限られ、企業で支給しているスマートフォンで使用できない可能性があります。ブラウザが限定的な製品もあるため、推奨環境を確認しましょう。

機能の精度や操作のしやすさ

ツールを導入しても議事録の確認や修正の手間は省けません。そのため機能の精度や使いやすさをチェックしておきましょう。とくにAIの音声認識の精度は文字起こしの質に直結します。無料トライアルが用意されている場合は実際に利用してみて体感するのがおすすめです。

ほかにはミスがあった箇所のフィードバックのしやすさや専門用語、社内用語を単語登録できるかなど確認してみましょう。また基本的にはAIの学習機能によって、使っていくうちに精度が向上していきます。

自社の稼働環境に対応しているか

外部システムとの連携は業務の効率アップに重要な要素です。とくに議事録自動作成ツールの場合、Web会議ツールとの互換性が求められるでしょう。商品やサービスによって対応しているWeb会議ツール（GoogleMeet/Zoom/Teams/Skype etc）は異なります。

議事録の共有においても外部システムとの連携が求められます。メールやビジネスチャットに自動的にファイルを共有してくれる機能がある製品は、工数を直接的に軽減します。タスクをカレンダーに自動で追加してくれるツールもあります。

予算に見合っているか

導入にあたって予算に見合う価格かを確認しましょう。商品やサービスごとで料金体系はバラバラです。一般的には利用料金は多機能や大人数、長時間など、利用できる内容が充実すればするほど高くなります。一方無料で利用できるツールは自動化機能が少ないなどの短所もあります。

業務効率化の目的にしっかり沿っているツールであるかを検討し、そのうえで費用が見合うか(基準を満たした中でどのツールが最も安価か)を考えると失敗を防げるでしょう。

議事録作成業務の工数を短縮する

手作業によるミスや聞き逃しを無くし、工数を大幅に短縮できる点が議事録自動作成ツールのメリットです。従来は録音した音声データを聞きながら手作業で文字起こしをするのが一般的でした。議事録自動作成ツールの導入後は入力時間を削減できるため、確認および誤字脱字の修正だけで議事録作成が可能です。

製品の中には編集機能に特化したものや要約作成ができるだけでなく「えぇ」などの不要な言葉を削る「ケバ取り」機能が利用できるものがあります。また会議や商談の雰囲気までテキスト化する機能を搭載しているツールもあります。

情報の共有や管理がしやすい

議事録の共有や情報の管理がしやすい点が大きなメリットです。音声データを基にテキストを作成するため、テキストにひも付いている箇所から簡単に音声データの聞き直しや頭出しができます。他にもタグ付け機能・単語登録・キーワード検索などを利用できます。

製品の中にはWi-Fiを利用してインターネットに接続し、クラウド上に保存ができるツールや、会議や商談終了後にURLを発行し、議事録を共有できる機能を搭載しているツールも珍しくありません。クラウド上では共同での編集作業がしやすく、保存のし忘れも防げます。またスマートフォンやタブレットから場所や時間を選ばずに利用できるマルチデバイス対応のツールも増えています。

外国語対応ができる

外国語の翻訳に対応できる点も議事録自動作成ツールのメリットです。日本語以外の言語、たとえば英語や中国語、韓国語の文字起こしができるツールも多く存在します。よりマニアックな言語に対応しているツールもあり、比較するうえでポイントのひとつになっています。

また一部の製品は文字起こしと同時に翻訳作業までおこなえるため、国際的な場での活用が進んでいます。なかには字幕機能で同時通訳のように使えるツールもあり、活用の幅は単なる文字起こしや議事録作成に留まりません。

文字起こし、音声認識

音声データを文字に変換し会議の内容を文字起こしします。音声認識技術を使用し話者の発言をテキスト化できます。

重要語句検索

議事録中の重要なキーワードやフレーズを検索する機能です。特定のトピックや重要な情報を素早く見つけることができます。

発信者特定

議事録中の発言者を特定する機能です。各発言の前に話者の名前や識別情報を追加し、議事録の整理や参照が容易になります。

タスク抽出

議事録中のアクションアイテムやタスクを抽出し、リスト化する機能です。会議の結果や次のステップの把握、重要なタスクの見逃しを防ぎます。

多言語翻訳

議事録を異なる言語に翻訳する機能です。異なる言語を話す参加者がいる場合や、国際的な会議で使用する場合に便利です。

テンプレート

議事録の作成に使用できるテンプレートが用意されているツールもあります。これにより統一されたフォーマットで議事録を作成できます。

キーワード検索

議事録内のキーワードやフレーズを検索する機能です。会議の内容や特定のトピックに関連する情報を見つけるのに役立ちます。

議事録の共有、共同編集

作成した議事録を共有し、複数の参加者が同時に編集できる機能です。複数の人がアクセスして議事録を修正・更新できるため、情報の共有や連携が容易になります。

議事録の確認・修正作業が必要

議事録自動作成ツールを使用しても確認や修正が最終的に発生します。完璧に音声を認識できるツールはまだ存在しません。イントネーションや声の強弱に違いがあり、音声を完全に認識するのは難しいからです。そのため翻訳機能の利用有無に関わらず、担当者を準備しておくと良いでしょう。

周囲の音を拾ってしまう

音声だけでなく雑音も集音します。周りがうるさ過ぎると音声認識および文字起こしにも悪影響が出かねないため、議事録自動作成ツールを利用するときには、なるべく静かな環境で発話者の近くに本体(マイク)を置くのがおすすめです。オフラインの場合はマイクの工夫にも心がけましょう。メンバーごとにマイクを用意したり、全員の音声を高精度で集音できる高性能なマイクを設置したりすると良いでしょう。

どれほど万能でハイスペックな製品を導入したとしても、バックアップ体制を整えておく必要があるでしょう。簡易的なICレコーダーや参加者のスマートフォンで音声データを録音し保存しておくと安心でしょう。

議事録自動作成ツールは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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