スケジュール管理ツールおすすめ12選

スケジュール管理ツールとは、オンライン上のカレンダーで日々の予定やTODOの確認ができるツールです。紙やエクセルと比べて予定の登録や管理が簡単にできる上、情報共有に優れています。

スマホから登録・編集ができるものも多く、PCを持ち込みにくい現場からでもカレンダーへのアクセスが可能です。相談したいスケジュールがある時は、コメント機能を使ってカレンダー上で意見を交わすことできるので、スケジュール調整をスムーズに行えます。

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スケジュールを効率的に共有できる

スケジュール管理ツールを利用すると、メンバー間で効率的に共有できるカレンダーが作成できます。

自分の予定はもちろん、相手の予定まで簡単に見える化できるため、ヒアリングする手間が省けます。また、スマホ対応していれば外出先でも気軽にスケジュールを確認することが可能です。更新通知や事前アラートを設定することでうっかりミスも防げます。

社内でスケジュールの可視化と共有化が簡単にできれば予定が組みやすくなるため、より無駄のない業務サイクルを実現できるでしょう。

スケジュール作成・編集の負荷を軽減できる

スケジュール管理ツールでは予定の登録や編集作業の負荷を軽減できます。

口頭やメールで予定を共有するには、関係者の日程調整や決定の連絡が不可欠です。しかし変更するには再び調整したり、会議室を押さえなおしたりと上手くいかないこともあるでしょう。

スケジュール管理ツールにはテキストに加えスタンプを使って入力できるものや、定期的な予定を繰り返しできる機能など、入力作業の負荷を軽減する機能が豊富に揃っています。予定が変更になった場合は、カレンダー上でドラッグ&ドロップで別の日時に移すだけなので、再入力する手間がかかりません。

カレンダーを通してコミュニケーションできる

コミュニケーションを取る機能を備えたスケジュール管理ツールの場合、カレンダー1つで相談や調整が可能です。

例えば、1つの予定に対してチャットのようにやり取りできるコメント機能があり、日時の確認や変更した理由などをその場で伝えることができます。カレンダー上に履歴が残ることでチャットの中に埋もれてしまう心配がなく、「何を伝えたいか」が見えやすくなります。

また、カレンダーからそのまま会議招集メールを送付できる機能では、出席・欠席の返信がワンクリックでできるため、会議ホストにとってもゲストにとっても負担になりません。

スケジュール作成・共有

シンプルな操作で簡単にスケジュールを作成できます。また、メンバーと共有することでお互いの業務状況が可視化され、より効率的に仕事を回せるようになります。

スタンプ機能

カラー設定

社内／外部の予定、チーム／個人の作業など、個々の予定を色分けすることで視覚的に判別しやすくなる機能です。

コメント作成・共有

共有カレンダーの予定にコメントを投稿し、コミュニケーションを取ることができます。詳細を伝えたい時やシフトの調整などに役立ちます。

通知設定

スケジュール開始前の自動アラートや、予定が変更された時に通知を設定できる機能です。予定を忘れてしまう恐れや、取りこぼしを軽減します。

カレンダー内検索

タイトルや場所などのキーワードからカレンダー内を検索でき、予定を探す手間がかかりません。予定が見つからない時や、過去スケジュールを把握したい時に便利です。

招待メール

アクセス権限設定

自分のスケジュールの詳細をどこまで公開するのか設定できるため、機密性の高い会議やプライベートな予定を入れたい時に役立ちます。

マルチデバイス対応

カレンダーの作成・共有がPCやスマホ、タブレットで利用できる機能です。スマホやタブレットなら、よりカンタンに扱えるので場所や人を選びません。

外部連携

例えば招待メール機能がないツールでもLINEから通知できる、Todoリストと連携してタスク管理ができるなど、外部サービスとの連携で利便性が向上します。

料金プランの違い

まずは自社で使用する範囲を具体的にし、過不足ない料金プランを選びましょう。

代表的な料金プランは以下の3つです。

①すべての機能を無料で利用できる

②基本機能無料だが課金あり

③有料（月払い/年払い）

注意点としては、①はカレンダーに広告が表示される場合があること、②は広告費表示やスタンプの追加などで課金制になっていることがあげられます。ユーザー毎に料金がかかるツールでは年払いは月払いより割安ですが、メンバーの増減に対応できない可能性があります。

機能と操作性のバランス

例えば、豊富な機能を揃えていてもPCからの入力が必要になるツールでは、外出先からの対応ができません。アルバイトスタッフなどPCを持っていない人もいるでしょう。それなら、スマホだけで完結できるツールの方が合っていると言えます。

便利な機能に目を奪われがちですが、自社にとって必要な機能を絞り込みましょう。

スマホ端末でのデータ引き継ぎ

スマホをメインに利用する場合は、機種変更の際にデータの引き継ぎができるかがポイントになります。スマホが古くなった時や破損してしまった時、大事な予定を詰め込んでいたカレンダーが消えてしまうのは避けたいものです。

もしデータの引き継ぎが明記されていなくても、共有カレンダーに招待されることで前と同じものが利用できる場合や、アカウントを作成することでデータ移行ができる場合があります。導入前に確認しておくことをおすすめします。

他のサービスとの連携

他のサービスと連携することで、スケジュール管理以上の機能と効果が得られます。

例としてチャットツールと連携できるツールでは、チャット内で予定を立てることや、スケジュールの変更通知を受け取ることができます。業務上のやり取りとスケジュール確認が、チャット1つで済むのでとても便利です。

そのほか、メールから予定を自動登録して入力の手間を省いたり、Todoリストと連携してタスク管理を円滑にしたりと、より効率を上げられます。

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