メモツールを比較する

情報の記録・整理が手軽にできる

業務中に扱う多量の情報を、カンタンに記録・整理できる点がメリットです。

複数の業務が同時並行で進んでいる場合、メモを取り忘れてしまった経験や、チャットツールの中に情報が埋もれてしまった経験があることでしょう。

メモツールはシンプルな操作で手軽に書き込めるだけでなく、そのままクラウド上に保管可能です。クラウド上で記録と保管が一度に済むため、情報の記録と整理がすんなりと進みます。さらに、記録したメモはタグを付けや自動仕訳機能で整理できるので、手書きメモのように失くしてしまう心配がありません。

欲しい情報をすぐに検索できる

メモツールの強みは、検索機能です。情報量が多くなったとき、ファイルストレージやチャットツールでは後から必要な情報にたどり着けない、すぐに見返せないという課題があります。

メモツールは情報整理機能に加え、高い検索機能のおかげですぐに必要な情報を入手可能です。タイトルや更新日時、キーワードからすばやく見つけ出せるため、欲しい情報を探す時間と手間を減らし、本業務に集中できるようになります。

リアルタイムに情報を共有できる

メモツールを利用すると、リアルタイムに情報をシェアできます。作成したメモは自動的にクラウド上に保存され、利用端末の間で同期。共有しているメンバーなら誰でも、どこからでも情報にアクセスが可能です。

業務中の困りごとや顧客対応の記録など、メンバーに知らせたい情報を時間を置かずに、見える形で共有できます。正確な情報がいち早く伝わればミスの未然防止につながるでしょう。

チームのナレッジを蓄積できる

メモツール内に情報をナレッジとして蓄積できるメリットもあります。

忙しい日々の中で業務に関する細かな情報やノウハウを残すのは難しく、属人化しやすいです。またワードやエクセルファイルにまとめてサーバー保管したり、紙でメモを残したりといった従来の保管方法では、一元管理するのが容易ではありません。

メモツールの利用により、いままでバラバラに管理していた知識やノウハウを、一か所に蓄積することが可能です。情報の属人化を防ぎ、組織内に透明性をもたらします。

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文字だけでなく画像や動画も記録できる

メモツールではテキストはもちろん、写真、ボイスメモ、スキャン画像、PDF、文書ファイルなど、さまざま形式の情報を取込めます。

例えば大事な領収書の写真や、チームで共有したいイラスト案など文字以外の情報を取り込んでシェア可能です。

「書き込むのが面倒くさい」「共有するのが難しい」と見過ごしてきた情報も楽に蓄積できるので、組織のコミュニケーションがより活性化するでしょう。

メモの作成

どんな場所にいても、ペンと紙がなくても、いつでも簡単にメモを作成できます。ふと思いついたアイデアや、大事な伝言を取りこぼしてしまう心配がありません。

整理

メモに表題をつけたり、タグ付けしたりして分類できる機能です。任意での整理はもちろん、自動整理されるツールもあるので、情報管理の手間を軽減します。

検索

タイトル、日付、コンテンツの種類、キーワードなどあらゆる角度から検索が可能です。欲しい情報を必要な時に、ストレスなく見つけられます。

画像や動画の挿入

イラスト画像、領収書の写真、YouTube動画、地図リンクなどを挿入できます。言葉だけでは伝えにくい場合でも視覚的に理解できれば、認識の間違いがありません。

共有

チームや社内でメモを閲覧できます。同じ情報を簡単に展開・共有できるため、組織内での情報格差がなくなります。

共同編集

複数人でリアルタイムに編集できる機能です。共同編集機能があれば情報の蓄積にとどまらず、アイデアを持ち寄ってコラボレーションすることも可能です。

メッセージ

メモに紐づけてメッセージを送信できます。メモしたその場でコミュニケーションをとれるため、言い忘れやタイムラグがありません。

すぐにメモを作成できるか

メモツールを立ち上げる時間と書き込み速度は早いかは確認ポイントです。

ツールの起動が重かったり、メモの記録に時間がかかったりするツールでは、業務の中で重要なメモを書き逃す可能性が高くなります。一度手間取ってしまうと、ツールを使って書くことに心理的ハードルを感じるようになるため、社内で定着しない恐れも出てきます。

少しでもストレスなく利用できるかが大切です。従業員の誰もが手軽に操作できるツールをおすすめします。

複数端末で共有できるか

同期できる端末の数を確認しましょう。各デバイスからツール内の情報にアクセスするためには、複数端末で同期できるかどうかが重要です。複数端末というのはモバイルデバイスだけでなく、PCも含みます。

ツールによっては、無料プラン内で同期できる端末台数に制限があったり、端末間で同期したい際に有料プランへ移行する必要が出てきたりします。

もちろん、モバイル端末対応しているかどうかもチェックしておきましょう。「モニターで作業中だからスマホでメモをとる」というように、状況に応じて媒体を変えられると非常に便利です。

無料プランか有料プランか

メモツールでは無料プランが多くありますが、求めるスペックが揃っているかに気を付ける必要があります。

無料プランはコストがかからないため気軽に始めやすく、使用感が分かるところが良い点です。しかし、ストレージ容量が少なかったり、共有できる端末の数が限られていたりするため、ビジネスで利用するにはもの足りなくなるでしょう。

有料プランではシェアできる端末台数が多く、充分な容量が使えるほか、カスタマーサポートやセキュリティが充実しています。欲しい機能を明確にし、過不足のない料金プランを割り出しましょう。

情報の整理・変更がしやすいか

メモツールによって、情報を整理する方法が異なります。また、カテゴリ等を変更する際に手間がかかってしまうツールもあるため注意が必要です。

メモの整理に時間を割きたくない場合は、自動仕訳機能がついているツールや、強力な検索機能で細かな情報も見つけ出せるツールがおすすめです。

自分たちのルールで整理・変更したい場合は、キーワードや日付など、どんなカテゴリで分類できるのかをチェックしましょう。併せて、カテゴリ変更の簡単さも確認できれば、後になって負荷が増える心配がありません。

以上がメモツールの比較ポイントです。また次のボタンから簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリのメモツールを無料で診断することもできます。

慌ただしい業務の中で、メンバーに伝えたい情報やノウハウを記録し、整理まで行うのはなかなか難しいものです。そのソリューションとして、情報の記録・整理・検索に秀でたメモツールが注目を集めています。

ただし、メモツールは機能を絞ったシンプルなツールから、ITリテラシーが必要な高機能ツールまで多種多様です。費用についても無料プランをはじめ、機能や容量が細かく分かれた有料プランが豊富に用意されています。

その中から最適なメモツールを選ぶためにも、平均2分でできる無料の相見積もりを試してみましょう。事業形態や従業員数、必要な機能などの質問に回答すると、自社に合ったメモツールが見つかります。