ナレッジマネジメントツールを比較する

ノウハウの属人化を防ぐ

ナレッジマネジメントを行う目的そのものといえますが、知識をツール上で共有することでノウハウの属人化を防げるのは大きなメリットです。働き方が多様化した現在、従業員が数年で組織を去ることも少なくありません。そのため属人化しがちであった情報を、より意識的にデータとして残していくことが重要です。

ナレッジマネジメントツールは従業員のための情報ツールとして、使いやすい設計や機能が豊富に施されています。勤続年数の短い方であってもすぐに利用できるため、スムーズな引継ぎや教育が可能です。

検索性がアップし業務のスピードがあがる

口頭や部署間の共有シートのみで行われてきた伝達方法を、ひとつのツールに集約することで、ツール内で検索すれば必要な情報にたどり着けるようになります。過去の情報を探し出すためにあらゆるファイルを確認する、といった無駄な苦労が発生しません。

製品によっては自動で関連情報を探し出し、通知してくれる機能もあります。膨大なデータの中から調べたい知識の取得をスムーズに行えることで、本来行うべき業務に時間を割くことが可能です。

既存のコードを参照する必要があるシステム開発者や、似たような質問と回答がないか検索したいヘルプデスクの方には特に役立つでしょう。また自主的に情報を確認できるので、社員のスキルアップにもつながります。

社内コミュニケーションが活性化する

従業員数が数十人ほどになると、途端に「隣のチームや部署がなにをやっているかわからない」という事態が発生します。またテレワークが普及する昨今、部署間であってもメンバーの様子がわかりにくいということは起こるでしょう。

ナレッジマネジメントツールを利用すれば、投稿内容でどの部署や誰がどんなことを行っているか把握できます。その内容を起点に、気になったことがあれば質問するなどコミュニケーションをとることが可能です。

ナレッジマネジメントツールを日報のように活用することで、部下の疑問点や業務の取り組み具合を確認し、必要に応じて声をかけるという活用をしている企業もあります。

既存の情報共有方法を廃止する

ナレッジマネジメントツール導入時に課題となる点は「どうしたら定着するか」です。社内の情報やノウハウをまとめている場所がばらばらだと、せっかくツールを導入しても使われないという事態が起こりかねません。

ツールの活用を促すために、これまでの情報共有方法を廃止するのがひとつの手です。多少無理やりにでもナレッジマネジメントツールのみを使うように社内で促したところ、定着したという事例があります。会議などの際にドキュメントやスプレッドシートに一時記入することをやめて、直接ツールに書き込んでいくと良いでしょう。

投稿数に応じてポイントを付与することができる製品では、そのポイントを行動目標に落とし込むことで浸透させた企業もあります。

なぜナレッジマネジメントツールに情報を集約するのかを伝えたうえで、積極的に担当者や周囲の人から活用して「使うと便利」という状況を作り出しましょう。

投稿時の手間が少ないツールを選ぶ

普段からチャットなどで情報のやり取りをしている企業は、情報共有の速度は速いものの決定事項が流れていってしまう恐れがあります。その際、ナレッジマネジメントツールに結論だけ集約していくと、後から確認する人にとって便利でしょう。

ただし改めて情報をまとめて、ツールに投稿する作業は手間です。また抜け漏れが発生する懸念もあります。

使い慣れた外部システムがある場合、親和性の高いナレッジマネジメントツールを選択すると良いでしょう。例えばチャットツールであるslackでやりとりをしている企業は、投稿内容をワンクリックでナレッジマネジメントツールに転記できる連携機能があると便利です。

ツールの利用が負担にならないように、投稿時のプロセスがなるべく少なく済む、または使い慣れたインターフェイスのナレッジマネジメントツールを選ぶと良いでしょう。

社内Wiki

テキストで自由に情報を投稿できる機能です。テキスト入力画面は製品によって仕様が変わります。ナレッジマネジメントツールと呼ばれるツールは、この社内Wikiに特化した製品も多いです。

議事録、成功事例集、仕様書、マニュアルなどさまざまな用途に活用できます。

Q&A

社内のメンバー同士で疑問を解決できる機能です。Yahoo知恵袋のような形式で、質問内容に対し複数人が自由に回答できます。社内全体への疑問の投稿や、特定の部署に向けた質問が可能です。

また顧客からのお問合せと回答内容を蓄積することをできるため、カスタマーサポート業務で特に役立ちます。

フォルダ分け

格納した情報はフォルダ分けできます。URLでファイルの格納先を階層化したり、ドラッグ＆ドロップでフォルダ分けしたりと手段はさまざまです。

添付ファイルの内容をフォルダの外から確認できる製品もあり、検索するときに役立ちます。

動画作成

動画でナレッジをシェアすることに長けたツールの場合、動画作成をツール内で行える製品もあります。動画共有も可能なため、eラーニングとして社内研修に活用可能です。

自動検索

ドキュメントを立ち上げて記入していく際、関連情報をAIが自動で検索してくれる機能です。自身の意識下にない知識を引っ張ってきてくれるので、新たな気づきにつながります。

外部システム連携

外部のシステムとサーバーを横断して連携できる機能です。ビジネスチャットやオンラインストレージなどと連携できると便利でしょう。

チャット内容をそのままナレッジマネジメントツールに投稿したり、オンラインストレージに格納した容量の大きなデータを横断検索できます。

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操作画面の使いやすさ

ナレッジマネジメントツールの目的は情報共有を活発にすることのため、日ごろから活用されなければ意味がありません。そのため何よりもユーザーにとっての使いやすさが重要です。

エンジニアなど開発に関わる方は、マークアップや数式で書き込めるツールだと便利でしょう。一方ITに慣れていない従業員が多い企業は、ボタンひとつで見出しを作れたり表を作れたりと、直感的に操作できるツールがおすすめです。

書式が必要以上に用意されていない製品が使いやすいという声もあります。シンプルな見た目が統一されて情報を把握しやすいのが利点です。

まず無料トライアルなどで、記入や閲覧がしやすいかどうか試用しましょう。

使用人数と料金形態

ナレッジマネジメントツールは利用人数に応じて費用がかわる製品が多いです。従業員規模と使用目的にコストが見合っているかどうかを確認しましょう。

1ユーザーあたり500円～2,000円といった料金形態の製品や、月額10万円で人数制限なしといった製品など費用感はさまざまです。

また「Kibela」「Freshdesk」など高機能ながら無料で使える製品もあります。無料で使える製品の場合、人数や機能に制限があるため注意しましょう。

スモールスタートが可能か

ナレッジマネジメントツールの導入し始めは、ツール内に情報があまり蓄積されていません。そのため従業員が利用するメリットがなく、定着しない可能性があります。

はじめは少人数のみの利用で、ある程度情報を溜めておいてから社内展開するとよいでしょう。「欲しい情報はツールで検索すれば見つかる」という状況を作ることが大切です。

マルチデバイスに対応しているかどうか

オフィス外で情報をメモしておきたかったり確認したかったりする場合、スマホやタブレットで記入や閲覧できると便利です。パソコン以外の端末で操作可能かどうか、試しに使ってみましょう。

セキュリティの高さ

社内のノウハウを蓄積していくツールであることから、情報漏洩には注意しなければなりません。特に公的機関や金融機関の方は、高いセキュリティ性を持つツールを選択する必要があります。情報セキュリティが認証されているかどうか確認しましょう。

ナレッジマネジメントは終身雇用制が薄れてきた現代のビジネス社会において重要な経営手法です。社内ノウハウをデータとして蓄積していくことで、属人化を防ぐだけでなく、意思決定スピードを速め事業を加速化させます。

情報共有の効率を上げるために、ナレッジマネジメントツールを活用するのがおすすめです。ただし、ナレッジマネジメントツールには検索機能に長けたタイプ、大企業向け、ITに詳しくない人でも使いやすいタイプなどさまざまな製品とプランが存在します。

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