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事業規模や目的に合う、複数のソフトウェアが表示されます
金額や機能を比較して、ぴったりの製品を選びましょう
プログラミングをせずに高度なカスタマイズができます。ワークフローを自動化したり、タスク進捗をタイムラインに表示したりと、自社に合わせて幅広く使えるため便利です。ファイルの共有からスケジュール管理まで、あらゆる情報をmonday.com(マンデードットコム)のワークスペースで一元管理して業務が捗ります。
導入実績
ヤフー、三菱UFJリサーチ&コンサルティング、日本コカ·コーラなど
「リモートワークだとチーム内の情報共有が上手くいかない」という悩みを解消してくれます。複数人でプロジェクトを進める際は、リアルタイム編集やコメント機能を活用すると効率的です。また計画書やレポートなどの資料テンプレートがあるため、すぐにプロジェクトを始められます。作成された資料は高度な検索機能によって何度でも確認でき、ナレッジが定着して便利です。
導入実績
ヤフー、ペイメントサービス、メドレーなど
日報や顧客管理などのデータベースツールを、プログラミングなしで作成します。100個以上のサンプルアプリがあるため、専門的な知識は必要ありません。作成したツール内でフォーマットに沿って情報を入力するとデータベースが完成します。Excelなどと違い、チームでの情報共有がクラウド上で簡単にできるため便利です。
導入実績
日産、資生堂、全日本空輸など
「ナレッジ共有を試みているが、社員の見逃しが多い」「投稿を共有する人がいつも同じ」といった課題を抱えている企業におすすめの製品です。操作性がシンプルなため、社内にいる誰でも情報を共有できます。また閲覧者の見逃しを防止するため、通知機能や既読表示などが付いていて便利です。
wiki、知恵袋と2種類のページを使い分けます。wikiでは社員が自発的に情報を発信しやすく、また匿名で使える知恵袋は全員が気軽に参加しやすい作りです。疑問がすぐに解消できる点や、ページを分けて情報が錯綜しない点でナレッジ共有に役立ちます。
運用後の失敗を防ぐために、経験豊富なコンサルタントが支援してくれます。ツールの使い方を説明するだけではなく、定例会議の中で自社の疑問や意見を聞いてくれるため安心です。
導入実績
NTTドコモ、ユーザベース、サンフロンティアなど
導入実績
サイバーエージェント、BASE、ディップなど
導入実績
パソナテック、マイプリント、テレネットなど
導入実績
ピクシブ、サイバーエージェント、マネーフォワードなど
導入実績
オークファン、イグニス、ウリドキなど
AIを搭載し、自動検索ができる製品です。仕様書や提案書などを作成する際に、社内で管理している文書の中から役立つものを見つけて通知してくれます。ベテランのノウハウが埋もれることなく、効率的に引き継げる点が魅力です。また資料を作成する際は、AI分析を活用すると内容の質を高められます。有益なナレッジを抽出し、さらに質の良い資料を作れて優秀です。
導入実績
熊谷組、ショーワグローブ、本田技術研究所など
現場での気付きをナレッジの改善に役立てる点がBizAntennaの特徴です。社員から報告書やアンケートを提出してもらうことで、社内にあるナレッジを現場で役立つものにできます。とくに製造業、金融業、サービス業を中心に役立つ製品です。またドキュメントの表示言語は7か国語に対応しています。海外に多く拠点を持つ企業におすすめです。
導入実績
シムトップス、住友林業情報システム、東京海上アシスタンスなど
導入実績
京王電鉄、新生銀行、マルコメなど
導入実績
カンタス航空、ハーシーなど
ナレッジマネジメントを行う目的そのものといえますが、知識をツール上で共有することでノウハウの属人化を防げるのは大きなメリットです。働き方が多様化した現在、従業員が数年で組織を去ることも少なくありません。そのため属人化しがちであった情報を、より意識的にデータとして残していくことが重要です。
ナレッジマネジメントツールは従業員のための情報ツールとして、使いやすい設計や機能が豊富に施されています。勤続年数の短い方であってもすぐに利用できるため、スムーズな引継ぎや教育が可能です。
口頭や部署間の共有シートのみで行われてきた伝達方法を、ひとつのツールに集約することで、ツール内で検索すれば必要な情報にたどり着けるようになります。過去の情報を探し出すためにあらゆるファイルを確認する、といった無駄な苦労が発生しません。
製品によっては自動で関連情報を探し出し、通知してくれる機能もあります。膨大なデータの中から調べたい知識の取得をスムーズに行えることで、本来行うべき業務に時間を割くことが可能です。
既存のコードを参照する必要があるシステム開発者や、似たような質問と回答がないか検索したいヘルプデスクの方には特に役立つでしょう。また自主的に情報を確認できるので、社員のスキルアップにもつながります。
従業員数が数十人ほどになると、途端に「隣のチームや部署がなにをやっているかわからない」という事態が発生します。またテレワークが普及する昨今、部署間であってもメンバーの様子がわかりにくいということは起こるでしょう。
ナレッジマネジメントツールを利用すれば、投稿内容でどの部署や誰がどんなことを行っているか把握できます。その内容を起点に、気になったことがあれば質問するなどコミュニケーションをとることが可能です。
ナレッジマネジメントツールを日報のように活用することで、部下の疑問点や業務の取り組み具合を確認し、必要に応じて声をかけるという活用をしている企業もあります。
ナレッジマネジメントツール導入時に課題となる点は「どうしたら定着するか」です。社内の情報やノウハウをまとめている場所がばらばらだと、せっかくツールを導入しても使われないという事態が起こりかねません。
ツールの活用を促すために、これまでの情報共有方法を廃止するのがひとつの手です。多少無理やりにでもナレッジマネジメントツールのみを使うように社内で促したところ、定着したという事例があります。会議などの際にドキュメントやスプレッドシートに一時記入することをやめて、直接ツールに書き込んでいくと良いでしょう。
投稿数に応じてポイントを付与することができる製品では、そのポイントを行動目標に落とし込むことで浸透させた企業もあります。
なぜナレッジマネジメントツールに情報を集約するのかを伝えたうえで、積極的に担当者や周囲の人から活用して「使うと便利」という状況を作り出しましょう。
普段からチャットなどで情報のやり取りをしている企業は、情報共有の速度は速いものの決定事項が流れていってしまう恐れがあります。その際、ナレッジマネジメントツールに結論だけ集約していくと、後から確認する人にとって便利でしょう。
ただし改めて情報をまとめて、ツールに投稿する作業は手間です。また抜け漏れが発生する懸念もあります。
使い慣れた外部システムがある場合、親和性の高いナレッジマネジメントツールを選択すると良いでしょう。例えばチャットツールであるslackでやりとりをしている企業は、投稿内容をワンクリックでナレッジマネジメントツールに転記できる連携機能があると便利です。
ツールの利用が負担にならないように、投稿時のプロセスがなるべく少なく済む、または使い慣れたインターフェイスのナレッジマネジメントツールを選ぶと良いでしょう。
テキストで自由に情報を投稿できる機能です。テキスト入力画面は製品によって仕様が変わります。ナレッジマネジメントツールと呼ばれるツールは、この社内Wikiに特化した製品も多いです。
議事録、成功事例集、仕様書、マニュアルなどさまざまな用途に活用できます。
社内のメンバー同士で疑問を解決できる機能です。Yahoo知恵袋のような形式で、質問内容に対し複数人が自由に回答できます。社内全体への疑問の投稿や、特定の部署に向けた質問が可能です。
また顧客からのお問合せと回答内容を蓄積することをできるため、カスタマーサポート業務で特に役立ちます。
格納した情報はフォルダ分けできます。URLでファイルの格納先を階層化したり、ドラッグ&ドロップでフォルダ分けしたりと手段はさまざまです。
添付ファイルの内容をフォルダの外から確認できる製品もあり、検索するときに役立ちます。
動画でナレッジをシェアすることに長けたツールの場合、動画作成をツール内で行える製品もあります。動画共有も可能なため、eラーニングとして社内研修に活用可能です。
ドキュメントを立ち上げて記入していく際、関連情報をAIが自動で検索してくれる機能です。自身の意識下にない知識を引っ張ってきてくれるので、新たな気づきにつながります。
外部のシステムとサーバーを横断して連携できる機能です。ビジネスチャットやオンラインストレージなどと連携できると便利でしょう。
チャット内容をそのままナレッジマネジメントツールに投稿したり、オンラインストレージに格納した容量の大きなデータを横断検索できます。
ナレッジマネジメントツールの目的は情報共有を活発にすることのため、日ごろから活用されなければ意味がありません。そのため何よりもユーザーにとっての使いやすさが重要です。
エンジニアなど開発に関わる方は、マークアップや数式で書き込めるツールだと便利でしょう。一方ITに慣れていない従業員が多い企業は、ボタンひとつで見出しを作れたり表を作れたりと、直感的に操作できるツールがおすすめです。
書式が必要以上に用意されていない製品が使いやすいという声もあります。シンプルな見た目が統一されて情報を把握しやすいのが利点です。
まず無料トライアルなどで、記入や閲覧がしやすいかどうか試用しましょう。
ナレッジマネジメントツールは利用人数に応じて費用がかわる製品が多いです。従業員規模と使用目的にコストが見合っているかどうかを確認しましょう。
1ユーザーあたり500円~2,000円といった料金形態の製品や、月額10万円で人数制限なしといった製品など費用感はさまざまです。
また「Kibela」「Freshdesk」など高機能ながら無料で使える製品もあります。無料で使える製品の場合、人数や機能に制限があるため注意しましょう。
ナレッジマネジメントツールの導入し始めは、ツール内に情報があまり蓄積されていません。そのため従業員が利用するメリットがなく、定着しない可能性があります。
はじめは少人数のみの利用で、ある程度情報を溜めておいてから社内展開するとよいでしょう。「欲しい情報はツールで検索すれば見つかる」という状況を作ることが大切です。
オフィス外で情報をメモしておきたかったり確認したかったりする場合、スマホやタブレットで記入や閲覧できると便利です。パソコン以外の端末で操作可能かどうか、試しに使ってみましょう。
社内のノウハウを蓄積していくツールであることから、情報漏洩には注意しなければなりません。特に公的機関や金融機関の方は、高いセキュリティ性を持つツールを選択する必要があります。情報セキュリティが認証されているかどうか確認しましょう。
ナレッジマネジメントは終身雇用制が薄れてきた現代のビジネス社会において重要な経営手法です。社内ノウハウをデータとして蓄積していくことで、属人化を防ぐだけでなく、意思決定スピードを速め事業を加速化させます。
情報共有の効率を上げるために、ナレッジマネジメントツールを活用するのがおすすめです。ただし、ナレッジマネジメントツールには検索機能に長けたタイプ、大企業向け、ITに詳しくない人でも使いやすいタイプなどさまざまな製品とプランが存在します。
その中から最適なナレッジマネジメントツールを選ぶためにも、平均2分でできる無料の相見積もりを試してみましょう。事業形態、業種、従業員数、必要な機能などの簡単な質問に答えるだけで、あなたの条件に合った最大5社のソフトウェアメーカーから概算金額とプランの見積もりが届きます。
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