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金額や機能を比較して、ぴったりの製品を選びましょう
ナレッジマネジメントとは企業や個人が持つ知識、経験を社内全体で共有し、業務の効率化や新たな事業開発に活かす経営手法です。技術を高めていく必要のあるシステム開発者や、お客様からの質問を集約していくヘルプデスクはもちろん、あらゆる組織や業種に適用できます。
ナレッジマネジメントツールは情報の蓄積や検索、従業員間のコミュニケーションがよりスムーズに進行するようサポートするツールです。製品によって使いやすさや情報蓄積の手段は変わってくるため、比較するポイントを押さえて自社に合ったナレッジマネジメントツールを導入しましょう。
ナレッジマネジメントには暗黙知と形式知という考え方があります。暗黙知とは個人的な経験や洞察、直感などのなかで言語化や形式化されていない知識で、個々が無意識レベルで持つスキルや知識です。
また暗黙知は文書化が難しく、主に経験や実践を通して獲得されます。それに対して形式知は明示的に表現でき、文書化や共有が容易です。言語化のほか図表や数字、マニュアルなどの形式で表現され、共有もしやすい知識です。
データベースや手順書は形式知にあたります。そして暗黙知は個人が持つ経験やインサイトに基づいていて組織内での経験の共有やメンタリングで伝達できます。そして形式知はドキュメントやデータベース形式で表現できます。
ナレッジマネジメントによって暗黙知と形式知を相互変換して、新たな暗黙知を創造して組織全体の能力の向上やイノベーションを実現できます。
サービス名 | Meetsone |
gamba! |
AirCourseナレッジ |
Qast |
DocBase |
flouu |
無料トライアル |
- |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
初期費用 |
100,000円 |
無料 |
フリープラン有 |
フリープラン有 |
無料 |
無料 |
月額費用 |
パッケージ 12,000円~ |
1ユーザー 816円~ |
1ライセンス 360円~ |
1ユーザー 660円~ |
3ユーザー990円~ |
1ユーザー660円~ |
利用人数 |
要問合せ |
要問合せ |
3,000人以上可能 |
10人~20人 |
3人~200人 |
要問合せ |
対象業種(一部) |
電気工事 設備空調工事 引越し クリーニング 造園 害虫駆除 |
飲食 医療・介護・福祉 教育 製造・メーカー 人材 |
電気工事 ITサービス 建設業 教育 人材 |
メーカー 小売 不動産 |
ITサービス 商社 人材 不動産 |
コールセンター テレマーケティング 製造 ITサービス 印刷 |
※ミツモア調べ(2023年8月時点)
また、現場報告書や見積もり・請求書のデータを社内に蓄積し、社内全体のナレッジとして活用できる様に。
成績の良い現場担当者のデータを基に、テンプレートを作成可能。さらに、トップセールスの営業活動を基にした営業の型を構築し、組織全体の営業力強化を実現します。
「AirCourseナレッジ」は直感的な操作で、どなたでも簡単にナレッジが共有できるサービスです。クラウド型eラーニングシステム「AirCourse」をご契約いただいた企業様であれば追加費用なくご利用いただけます。
約700コースある受け放題の動画研修eラーニングとナレッジマネジメントサービスを組み合わせ、人材の価値を最大限に引き出すための人的資本経営に必要なリスキングとナレッジ共有の基盤を強化できます。
クラウド上で社員のナレッジ可視化・共有および継承がおこなえるため、社員同士の双方向の学びによるリスキリングの強化、エンゲージメントの向上や新しいアイデアの創出にも期待できるでしょう。たとえば営業の提案資料やマーケティング施策の成功事例などの共有により、売上拡大を目指せます。さらにマニュアルや規定などを一元管理すれば、組織全体の生産性を向上させられるでしょう。
〇活用シーン
・業務マニュアル・規定などの作成と管理
・営業の提案書・ノウハウの共有
・リスキリング
・カスタマーサポートのFAQ共有・管理
プログラミングをせずに高度なカスタマイズができます。ワークフローを自動化したり、タスク進捗をタイムラインに表示したりと、自社に合わせて幅広く使えるため便利です。ファイルの共有からスケジュール管理まで、あらゆる情報をmonday.com(マンデードットコム)のワークスペースで一元管理して業務が捗ります。
導入実績
ヤフー、三菱UFJリサーチ&コンサルティング、日本コカ·コーラなど
learningBOX(ラーニングボックス)では、多様な種類の教材を簡単に作成・登録することができます。動画教材やPDF教材、暗記カード、レポート課題など豊富な教材形式に対応しているため、組織内の知識を共有し効率的な学習環境を構築することができます。
プログラミングなどの専門知識がなくても、Web上のフォームで簡単にクイズやテストが作成できます。択一問題や正誤問題、穴埋め問題、並び替え問題など、13種類の問題形式を組み合わせて出題可能です。さらに学習コースの設定により、学習順を制御できます。クリア条件を活用することで正しいステップを踏んで学習が行えるので、習熟度の向上につながるでしょう。
learningBOX(ラーニングボックス)では学習者の成績や進捗の一元管理が可能です。設問の正答率や学習者の成績がグラフに自動で反映されるため、管理者は学習状況の確認が簡単に行えます。成績の絞り込み機能では期間やグループなどの条件で学習者全体の状況が詳細に確認できるため、習熟度向上につなげるための分析に有用です。
AIが検索をサポートしてくれるFAQシステムです。よくある質問や資料の保管場所など、あらゆる社内情報を登録。AIによるあいまい検索で誰でもすばやく情報を引き出すことが可能です。
ユーザーやFAQデータ件数に上限がありません。全社的に利用できるため、高い導入効果が期待できます。
若手スタッフが業務中の疑問点を解消する自己学習ツールとして活用することで、より早い成長を実現し、教育コストを削減できます。
「リモートワークだとチーム内の情報共有が上手くいかない」という悩みを解消してくれます。複数人でプロジェクトを進める際は、リアルタイム編集やコメント機能を活用すると効率的です。また計画書やレポートなどの資料テンプレートがあるため、すぐにプロジェクトを始められます。作成された資料は高度な検索機能によって何度でも確認でき、ナレッジが定着して便利です。
導入実績
ヤフー、ペイメントサービス、メドレーなど
「ナレッジ共有を試みているが、社員の見逃しが多い」「投稿を共有する人がいつも同じ」といった課題を抱えている企業におすすめの製品です。操作性がシンプルなため、社内にいる誰でも情報を共有できます。また閲覧者の見逃しを防止するため、通知機能や既読表示などが付いていて便利です。
wiki、知恵袋と2種類のページを使い分けます。wikiでは社員が自発的に情報を発信しやすく、また匿名で使える知恵袋は全員が気軽に参加しやすい作りです。疑問がすぐに解消できる点や、ページを分けて情報が錯綜しない点でナレッジ共有に役立ちます。
運用後の失敗を防ぐために、経験豊富なコンサルタントが支援してくれます。ツールの使い方を説明するだけではなく、定例会議の中で自社の疑問や意見を聞いてくれるため安心です。
導入実績
NTTドコモ、ユーザベース、サンフロンティアなど
導入実績
サイバーエージェント、BASE、ディップなど
導入実績
パソナテック、マイプリント、テレネットなど
導入実績
ピクシブ、サイバーエージェント、マネーフォワードなど
導入実績
オークファン、イグニス、ウリドキなど
AIを搭載し、自動検索ができる製品です。仕様書や提案書などを作成する際に、社内で管理している文書の中から役立つものを見つけて通知してくれます。ベテランのノウハウが埋もれることなく、効率的に引き継げる点が魅力です。また資料を作成する際は、AI分析を活用すると内容の質を高められます。有益なナレッジを抽出し、さらに質の良い資料を作れて優秀です。
導入実績
熊谷組、ショーワグローブ、本田技術研究所など
現場での気付きをナレッジの改善に役立てる点がBizAntennaの特徴です。社員から報告書やアンケートを提出してもらうことで、社内にあるナレッジを現場で役立つものにできます。とくに製造業、金融業、サービス業を中心に役立つ製品です。またドキュメントの表示言語は7か国語に対応しています。海外に多く拠点を持つ企業におすすめです。
導入実績
シムトップス、住友林業情報システム、東京海上アシスタンスなど
ナレッジマネジメントツールの目的は情報共有の活発化であり、日ごろから活用されなければ意味がありません。そのため何よりもユーザーにとっての使いやすさが重要です。
エンジニアなど開発に関わる方にはマークアップや数式で書き込めるツールだと便利でしょう。一方ITに慣れていない従業員が多い企業は、ボタンひとつで見出しを作れたり表を作れたりと、直感的に操作できるツールがおすすめです。
書式が必要以上に用意されていない製品が使いやすいという声もあります。シンプルな見た目が統一されて情報を把握しやすいのが利点です。まず無料トライアルなどで、操作がしやすいかどうか試用しましょう。
ナレッジマネジメントツールは利用人数に応じて費用が変わる製品が多いです。従業員規模と使用目的に料金が見合っているかどうかを確認しましょう。
1ユーザーあたり500円~2,000円といった料金形態の製品や、月額10万円で人数制限なしといった製品など使用感はさまざまです。
また「Kibela」「Freshdesk」など高機能ながら無料で使える製品もあります。無料で使える製品の場合、人数や機能に制限があるため注意しましょう。
ナレッジマネジメントツールの導入し始めは、ツール内に情報があまり蓄積されていません。そのため従業員が利用するメリットがなく、定着しない可能性があります。
はじめは少人数のみの利用で、ある程度情報を溜めておいてから社内展開するとよいでしょう。「欲しい情報はツールで検索すれば見つかる」という状況作りが大切です。
オフィス外で情報をメモしておきたかったり確認したかったりする場合、スマホやタブレットで記入や閲覧できると便利です。パソコン以外の端末で操作可能かどうか、試しに使ってみましょう。
社内のノウハウを蓄積していくツールであることから、情報漏えいには注意しなければなりません。特に公的機関や金融機関の方は、高いセキュリティ性を持つツールを選択する必要があります。情報セキュリティが認証されているかどうか確認しましょう。
ナレッジマネジメントをおこなう目的そのものといえますが、知識をツール上で共有することでノウハウの属人化を防げるのは大きなメリットです。働き方が多様化した現在、従業員が数年で組織を去ることも少なくありません。そのため属人化しがちであった情報を、より意識的にデータとして残すことが重要です。
ナレッジマネジメントツールは従業員のための情報ツールとして、使いやすい設計や機能が豊富に施されています。勤続年数の短い方であってもすぐに利用できるため、スムーズな引継ぎや教育が可能です。
口頭や部署間の共有シートのみでおこなわれてきた伝達方法を、ひとつのツールに集約することで、ツール内で検索すれば必要な情報にたどり着けるようになります。過去の情報を探し出すためにあらゆるファイルを確認する、といった無駄な苦労が発生しません。
製品によっては自動で関連情報を探し出し、通知してくれる機能もあります。膨大なデータの中から調べたい知識の取得をスムーズにおこなえることで、本来おこなうべき業務に時間を割けます。
既存のコードを参照する必要があるシステム開発者や、似たような質問と回答がないか検索したいヘルプデスクの方には特に役立つでしょう。また自主的に情報を確認できるので、社員のスキルアップにもつながります。
テキストで自由に情報を投稿できる機能です。テキスト入力画面は製品によって仕様が変わります。ナレッジマネジメントツールと呼ばれるツールは、この社内Wikiに特化した製品も多いです。議事録、成功事例集、仕様書、マニュアルなどさまざまな用途に活用できます。
社内のメンバー同士で疑問を解決できる機能です。Yahoo知恵袋のような形式で、質問内容に対し複数人が自由に回答できます。社内全体への疑問の投稿や、特定の部署に向けた質問が可能です。また顧客からのお問合せと回答内容を蓄積できるため、カスタマーサポート業務で特に役立ちます。
格納した情報はフォルダ分けできます。URLでファイルの格納先を階層化したり、ドラッグ&ドロップでフォルダ分けしたりと手段はさまざまです。添付ファイルの内容をフォルダの外から確認できる製品もあり、検索に役立ちます。
動画でナレッジをシェアすることに長けたツールの場合、動画作成をツール内で行おこなえる製品もあります。動画共有も可能なため、eラーニングとして社内研修に活用可能です。
ドキュメントを立ち上げて記入していく際、関連情報をAIが自動で検索してくれる機能です。自身の意識下にない知識を引っ張ってきてくれるので、新たな気づきにつながります。
外部のシステムとサーバーを横断して連携できる機能です。ビジネスチャットやオンラインストレージなどと連携できると便利でしょう。
チャット内容をそのままナレッジマネジメントツールに投稿したり、オンラインストレージに格納した容量の大きなデータを横断検索できます。
ナレッジマネジメントツール導入後は運用担当者がツール使用中に生じたトラブル、課題に対して対応したり、活用方法を組織内で共有することが必要になります。現場でツールを使用する従業員に定期的にヒアリング調査をおこない、定期的に調整するようにしましょう。
レギュレーションはあまり細かく運用方法を決めすぎないほうが情報共有のハードルは下がります。ナレッジ共有ツールに気軽に情報共有がおこなえる仕組み作りも大切です。
社内の情報やノウハウをまとめている場所がバラバラになっているとツールを導入してもなかなか活用が進まないケースもあります。会議などの際にドキュメントやスプレッドシートに一時記入することをやめて、直接ツールに書き込んでいくと良いでしょう。
製品のなかには投稿に応じてポイントを付与できる製品もあり、ポイント数を行動目標に落とし込むなどして浸透に向けて取り組めます。導入時はなぜナレッジマネジメントツールに情報を集約するのかを伝えたうえで、積極的に担当者や周囲の人から活用して「使うと便利」という状況を作り出しましょう。
ナレッジマネジメントは終身雇用制が薄れてきた現代のビジネス社会において重要な経営手法です。社内ノウハウをデータとして蓄積し、属人化を防ぐだけでなく、意思決定スピードを速め事業を加速化させます。
情報共有の効率を上げるためには、ナレッジマネジメントツールを活用するのがおすすめです。ただし、ナレッジマネジメントツールには検索機能に長けたタイプ、大企業向け、ITに詳しくない人でも使いやすいタイプなどさまざまな製品とプランが存在します。
その中から最適なナレッジマネジメントツールを選ぶためにも平均2分でできる自動診断を試してみましょう。従業員数や業種、希望するナレッジの蓄積・共有方法、導入目的などの簡単な質問に答えるだけで、自社の条件にマッチするナレッジマネジメントツールと料金プランがわかります。もちろんすべての見積もり費用は無料です。
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