ナレッジマネジメントツール比較おすすめ17選

ナレッジマネジメントとは企業や個人が持つ知識、経験を社内全体で共有し、業務の効率化や新たな事業開発に活かす経営手法です。技術を高めていく必要のあるシステム開発者や、お客様からの質問を集約していくヘルプデスクはもちろん、あらゆる組織や業種に適用できます。

ナレッジマネジメントツールは情報の蓄積や検索、従業員間のコミュニケーションがよりスムーズに進行するようサポートするツールです。製品によって使いやすさや情報蓄積の手段は変わってくるため、比較するポイントを押さえて自社に合ったナレッジマネジメントツールを導入しましょう。

ナレッジマネジメントの暗黙知と形式知

ナレッジマネジメントには暗黙知と形式知という考え方があります。暗黙知とは個人的な経験や洞察、直感などのなかで言語化や形式化されていない知識で、個々が無意識レベルで持つスキルや知識です。

また暗黙知は文書化が難しく、主に経験や実践を通して獲得されます。それに対して形式知は明示的に表現でき、文書化や共有が容易です。言語化のほか図表や数字、マニュアルなどの形式で表現され、共有もしやすい知識です。

データベースや手順書は形式知にあたります。そして暗黙知は個人が持つ経験やインサイトに基づいていて組織内での経験の共有やメンタリングで伝達できます。そして形式知はドキュメントやデータベース形式で表現できます。

ナレッジマネジメントによって暗黙知と形式知を相互変換して、新たな暗黙知を創造して組織全体の能力の向上やイノベーションを実現できます。

※ミツモア調べ(2023年8月時点)

操作画面は使いやすいか

ナレッジマネジメントツールの目的は情報共有の活発化であり、日ごろから活用されなければ意味がありません。そのため何よりもユーザーにとっての使いやすさが重要です。

エンジニアなど開発に関わる方にはマークアップや数式で書き込めるツールだと便利でしょう。一方ITに慣れていない従業員が多い企業は、ボタンひとつで見出しを作れたり表を作れたりと、直感的に操作できるツールがおすすめです。

書式が必要以上に用意されていない製品が使いやすいという声もあります。シンプルな見た目が統一されて情報を把握しやすいのが利点です。まず無料トライアルなどで、操作がしやすいかどうか試用しましょう。

従業員規模と使用目的に見合った予算か

ナレッジマネジメントツールは利用人数に応じて費用が変わる製品が多いです。従業員規模と使用目的に料金が見合っているかどうかを確認しましょう。

1ユーザーあたり500円～2,000円といった料金形態の製品や、月額10万円で人数制限なしといった製品など使用感はさまざまです。

また「Kibela」「Freshdesk」など高機能ながら無料で使える製品もあります。無料で使える製品の場合、人数や機能に制限があるため注意しましょう。

スモールスタートには対応しているか

ナレッジマネジメントツールの導入し始めは、ツール内に情報があまり蓄積されていません。そのため従業員が利用するメリットがなく、定着しない可能性があります。

はじめは少人数のみの利用で、ある程度情報を溜めておいてから社内展開するとよいでしょう。「欲しい情報はツールで検索すれば見つかる」という状況作りが大切です。

マルチデバイスには対応しているか

オフィス外で情報をメモしておきたかったり確認したかったりする場合、スマホやタブレットで記入や閲覧できると便利です。パソコン以外の端末で操作可能かどうか、試しに使ってみましょう。

自社が求めるセキュリティを備えているか

社内のノウハウを蓄積していくツールであることから、情報漏えいには注意しなければなりません。特に公的機関や金融機関の方は、高いセキュリティ性を持つツールを選択する必要があります。情報セキュリティが認証されているかどうか確認しましょう。

ノウハウの属人化を防げる

ナレッジマネジメントをおこなう目的そのものといえますが、知識をツール上で共有することでノウハウの属人化を防げるのは大きなメリットです。働き方が多様化した現在、従業員が数年で組織を去ることも少なくありません。そのため属人化しがちであった情報を、より意識的にデータとして残すことが重要です。

ナレッジマネジメントツールは従業員のための情報ツールとして、使いやすい設計や機能が豊富に施されています。勤続年数の短い方であってもすぐに利用できるため、スムーズな引継ぎや教育が可能です。

元データが取り出しやすくなり管理の精度が上がる

口頭や部署間の共有シートのみでおこなわれてきた伝達方法を、ひとつのツールに集約することで、ツール内で検索すれば必要な情報にたどり着けるようになります。過去の情報を探し出すためにあらゆるファイルを確認する、といった無駄な苦労が発生しません。

製品によっては自動で関連情報を探し出し、通知してくれる機能もあります。膨大なデータの中から調べたい知識の取得をスムーズにおこなえることで、本来おこなうべき業務に時間を割けます。

既存のコードを参照する必要があるシステム開発者や、似たような質問と回答がないか検索したいヘルプデスクの方には特に役立つでしょう。また自主的に情報を確認できるので、社員のスキルアップにもつながります。

社内Wiki

テキストで自由に情報を投稿できる機能です。テキスト入力画面は製品によって仕様が変わります。ナレッジマネジメントツールと呼ばれるツールは、この社内Wikiに特化した製品も多いです。議事録、成功事例集、仕様書、マニュアルなどさまざまな用途に活用できます。

Q&A

社内のメンバー同士で疑問を解決できる機能です。Yahoo知恵袋のような形式で、質問内容に対し複数人が自由に回答できます。社内全体への疑問の投稿や、特定の部署に向けた質問が可能です。また顧客からのお問合せと回答内容を蓄積できるため、カスタマーサポート業務で特に役立ちます。

フォルダ分け

格納した情報はフォルダ分けできます。URLでファイルの格納先を階層化したり、ドラッグ＆ドロップでフォルダ分けしたりと手段はさまざまです。添付ファイルの内容をフォルダの外から確認できる製品もあり、検索に役立ちます。

動画作成

動画でナレッジをシェアすることに長けたツールの場合、動画作成をツール内で行おこなえる製品もあります。動画共有も可能なため、eラーニングとして社内研修に活用可能です。

自動検索

ドキュメントを立ち上げて記入していく際、関連情報をAIが自動で検索してくれる機能です。自身の意識下にない知識を引っ張ってきてくれるので、新たな気づきにつながります。

外部システム連携

外部のシステムとサーバーを横断して連携できる機能です。ビジネスチャットやオンラインストレージなどと連携できると便利でしょう。

チャット内容をそのままナレッジマネジメントツールに投稿したり、オンラインストレージに格納した容量の大きなデータを横断検索できます。

一貫した管理にはツールの運用担当者が必要になる

ナレッジマネジメントツール導入後は運用担当者がツール使用中に生じたトラブル、課題に対して対応したり、活用方法を組織内で共有することが必要になります。現場でツールを使用する従業員に定期的にヒアリング調査をおこない、定期的に調整するようにしましょう。

レギュレーションはあまり細かく運用方法を決めすぎないほうが情報共有のハードルは下がります。ナレッジ共有ツールに気軽に情報共有がおこなえる仕組み作りも大切です。

ツールの定着が課題になるケースもある

社内の情報やノウハウをまとめている場所がバラバラになっているとツールを導入してもなかなか活用が進まないケースもあります。会議などの際にドキュメントやスプレッドシートに一時記入することをやめて、直接ツールに書き込んでいくと良いでしょう。

製品のなかには投稿に応じてポイントを付与できる製品もあり、ポイント数を行動目標に落とし込むなどして浸透に向けて取り組めます。導入時はなぜナレッジマネジメントツールに情報を集約するのかを伝えたうえで、積極的に担当者や周囲の人から活用して「使うと便利」という状況を作り出しましょう。

ナレッジマネジメントは終身雇用制が薄れてきた現代のビジネス社会において重要な経営手法です。社内ノウハウをデータとして蓄積し、属人化を防ぐだけでなく、意思決定スピードを速め事業を加速化させます。

情報共有の効率を上げるためには、ナレッジマネジメントツールを活用するのがおすすめです。ただし、ナレッジマネジメントツールには検索機能に長けたタイプ、大企業向け、ITに詳しくない人でも使いやすいタイプなどさまざまな製品とプランが存在します。

その中から最適なナレッジマネジメントツールを選ぶためにも平均2分でできる自動診断を試してみましょう。従業員数や業種、希望するナレッジの蓄積・共有方法、導入目的などの簡単な質問に答えるだけで、自社の条件にマッチするナレッジマネジメントツールと料金プランがわかります。もちろんすべての見積もり費用は無料です。