ナレッジ共有は仕事に必要な知識を個人だけのものにせず、組織内で共有するための働きです。仕事の知識を共有することで生産性が上がり、効率的に動けるようになります。今回は業務効率化が可能になるナレッジ共有のポイントやおすすめツールを紹介します。
最終更新日: 2024年06月28日
ナレッジ共有とは
ナレッジ(knowledge)は知識や情報などを指す英単語です。ナレッジ共有とはそのまま、知識や情報を共有することを指します。おすすめツールやポイントを確認する前に、ナレッジ共有について詳しく確認していきましょう。
個人レベルの知識を組織レベルにするもの
ナレッジはもともと知識を意味する英単語ですが、最近のビジネスシーンでは会社や社員の経験、ノウハウを指すことが多くなってきました。個人が持つ卓越した技術や経験を組織レベルで共有し、業務を効率化しようという動きです。
ベテランや優秀な社員のノウハウが社内に行き渡ることで、組織全体の効率化やスキルの属人化を防ぐことが可能です。
またナレッジ(知識)の蓄積を重ねると、企業独自の知的な財産になります。こうしたことから現在多くの企業が、業務効率化のために取り入れているマネジメントがナレッジ共有なのです。
ナレッジ共有が求められている背景
ナレッジ共有が求められている理由はさまざまですが、大きな原因のひとつに人材が流動的になってきたことがあげられます。
以前の日本企業は終身雇用制が一般的でした。そのため職場でのノウハウは、ベテランから新人に継承される土壌があったのです。
しかし近年では、転職が一般的になりつつあります。人材の入れ替わりが激しくなると、以前のような知識の継承が難しい状況になってしまいました。
特に体系的でない知識の継承は時間がかかることから、多くの企業がナレッジ共有という形で知識や技術の属人化を防ごうと動いているのです。
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ナレッジのタイプ2種類
ナレッジ共有で対象となる知識や経験、ノウハウは大きく2種類に分類することができます。どのように分類されるか確認をしましょう。
暗黙知
暗黙知とは個人レベルが保有する「見える化されていない知識」です。
長年の勘とも呼ばれます。個人が業務経験を積んで得た、トラブル対応や営業スキルなどの言語化しにくいノウハウや、効率的なコピーの手順や社内の機械の癖といった、マニュアルには記載されない工夫から生まれた個人レベルの知識が暗黙知に当たります。
これらの知識は業務において非常に有用です。しかし本人が特別な技術と思っていないケースや、経験則に基づくノウハウのため、結果的に属人化していることが多いのが現状です。
ナレッジ共有では、これらの暗黙知をいかにして言語化するかが重要視されます。
形式知
形式知はマニュアルや図表化され、体系的に蓄積された知識のことです。ナレッジ共有では暗黙知を形式知に変換することに加え、この形式知をどれだけの社員が取得するかが重要といえます。
トラブルの対応例や営業時のセールストーク集など、個人の経験に基づくものをマニュアル化すれば、ベテラン社員や優秀な社員のスキルを多くの人が実行できることになります。またマニュアルを定期的にアップデートし、多くの社員が確認することでさらなる効率化も可能になるのです。
さまざまなノウハウを形式知として蓄積することができれば、企業独自の知的財産となるでしょう。
ナレッジ共有が重要な理由
ナレッジ共有をすることで、企業はベテランや優秀な社員の知識を知的財産として蓄積できます。そのほかにも、社員のスキルを底上げすることができます。ナレッジ共有が必要になってくる理由を具体的に確認してみましょう。
知識の蓄積による属人化防止
スキルが属人化すると、知識を持つ人が職場から去った際、その知識が企業から失われることになります。
特にトラブル対応や営業スキルが属人化されると、顧客クレームや部署内の営業成績の悪化といった問題が起こる可能性があるのです。
属人化が深刻になると、代わりが効かなくなってしまいます。組織の人材流動性の悪化にもつながるため、属人化防止は非常に重要です。また知識の属人化が行われると、知識を知らない社員が「自分は知らされていない」と不信感を抱くきっかけにもなります。
属人化を防ぐためにもスキルやノウハウの共有は、企業にとって非常に重要です。
スキルの平準化
ナレッジ共有で得られるメリットのひとつが、社員のスキル平準化です。
平準化されていない場合、社員の成長や業務の質にばらつきが発生します。質のばらつきは優秀な社員とそうでない社員のレベル差の拡大につながり、業務効率の低下や業務の属人化へつながる可能性があるのです。
特に社内教育が平準化されていないと、業務の引き継ぎがスムーズにいかないといった問題が発生するかもしれません。
スキルのばらつきや属人化防止のためにも、ナレッジ共有によるスキルの共有、マニュアル化を行うことは大切です。
社内情報の共有による業務効率化
ナレッジ共有は個人が持つスキルや、ノウハウなどの暗黙知が注目されがちです。しかし社内情報や部署の動きなど、さまざまな情報もナレッジとして共有することができます。
たとえばナレッジ共有で使用するツールを活用し、業務で必要な申請方法や社内文書の雛形を一箇所にまとめれば業務の効率化が可能になります。社員間の問い合わせ業務の削減とともに、社内ルールやフォーマットの確認先が明確になるでしょう。
形式化されていても社内でバラバラになっている情報も、ナレッジ共有で明確にすることで知識の整理が可能になるのです。
知識の共有が難しい理由は？
メリットが大きいナレッジ共有ですが、共有しようとしてもうまくいかないケースが多いとされています。ナレッジ共有が難しい理由と対策を見ていきましょう。
ツールを導入していない
ナレッジ共有が難しい理由のひとつに、「情報は体系的な管理が難しい」ということが挙げられます。
特にノウハウや経験則に基づくナレッジは、言語化が難しい情報です。仮にナレッジ共有を行い情報を体系化したとしても、把握しづらい情報となる可能性があります。またスキルを持つ忙しい社員に対し、通常業務と同時にナレッジ共有をしてもらうのは難しいといえるでしょう。
そのため最近では、ナレッジ共有を効率的に行うツールが登場しています。効果的に実施できていない場合、ナレッジ共有のためのツールを使用するとよいでしょう。
共有文化が浸透していない
ナレッジ共有を車内で運用する際は、社内への情報共有文化を浸透させることが必要です。
特に社員がナレッジ共有の重要性を把握していない場合や、成果主義を採用している場合では、情報共有の文化を根付かせるのは難しいといえるでしょう。
共有文化が薄い企業ではナレッジ共有を実施するにあたり、まずは社内教育で共有の重要性を浸透させる必要があります。どこに何が書かれているか把握できない場合や、社員が体系化されている情報を把握していない場合、それは暗黙知と同じです。
成果主義の企業の場合、ナレッジを提供した社員に報酬を与えるなどの施策を行うとよいでしょう。社内に情報を共有する文化を浸透させることが大切です。
ナレッジ共有ツールの種類
ナレッジ共有はツールを使用しないと非常に難しいとされます。また業種や企業風土によって最適なツールが異なるため、ツール選びは非常に重要です。おすすめツールを確認する前に、まずはツールの大まかな分類を確認しましょう。
ノート共有型
ノート共有型のナレッジ共有ツールは、noteやWikipediaのように知識の確認や蓄積に特化したツールです。
このタイプのメリットは、情報の蓄積に特化していることです。システムの把握が簡単で、操作性も良い製品が多くなっています。情報の格納方法もツリー方式を採用している製品が多いため、確認のしやすさも魅力です。
社内情報やマニュアル、顧客ごとに情報をまとめるケースで活躍します。しかしノート型は日常的に確認しない可能性があります。このタイプを活用する場合は、共有先や蓄積先を周知することが大切といえるでしょう。
複合型
複合型のナレッジ共有ツールはノート共有型の機能だけでなく、コメント機能や案件管理機能、ファイル格納機能などさまざまな機能を搭載したツールを指します。
このタイプのメリットは知識の共有と同時に、案件やタスクごとの情報共有が可能なことです。特に案件ごとにチームで別れて動く業種で活躍します。日常業務で使用するため、常に情報が見られるのも大きなメリットです。
日常的に確認ができ、業務で獲得した知識をスムーズに共有できるメリットがありますが、さまざまな機能を搭載しているため操作性が複雑になる傾向があります。導入の際は社内環境に適しているか確認することが大切です。
ファイル共有型
ファイル共有型ツールは、クラウドでのファイル管理が主目的のツールです。ナレッジ共有にも使用することが可能です。
このタイプのメリットは、ナレッジ共有専用のツールを導入することなくナレッジ共有が行えることです。ナレッジを記載したファイルを保存する際、ワードやエクセルといった形式での保管が可能になります。現在業務でファイル共有ツールを使っているのであれば、検討してもよいでしょう。
しかしファイル共有型ツールは、ナレッジ共有が主目的ではありません。そのため効率的なナレッジ共有の運用が難しい場合があります。明確な運用ルールや管理者を設定し、的確に管理することが成功の秘訣です。
ナレッジ共有でおすすめなツール5選
今回はさまざまなツールの中からタイプごとにおすすめなツールを5製品紹介します。タイプごとにツールを確認し、自社にあった製品を選ぶとよいでしょう。
ノート共有型「NotePM」
約5,000社以上の企業が導入する「NotePM」は、社内wiki型のナレッジ共有ツールです。
インターネット辞書のWikipediaのように、社内の情報を簡単にまとめることが可能です。また、文書だけでなく画像や動画なども保存や共有が可能で、マニュアルを確認したユーザーの把握や特定の個人に更新をお知らせできるなど多機能なのも特徴といえます。
誰もが簡単に情報を記載できるよう、多くのテンプレートが存在しています。テンプレートに沿って記入することで、スムーズに情報を蓄積できるのも魅力といえるでしょう。マルチディバイス対応なので、どこの場所からでも情報にアクセスできます。
NotePM
複合型「Notion」
アメリカのNotion Labsが提供するコラボレーションソフトウェア「Notion」はナレッジ共有に最適なツールのひとつです。
主となる機能は文書管理ですが、数多くのワークフローをひとつにまとめることを目的に開発されています。そのため「Notion」一つでファイル管理やタスク管理など、様々なことの管理が可能です。
世界的に注目をあつめIT業界を中心に話題となっていましたが、2021年10月に日本語版がリリースされました。リリースから半年もたたないうちに、すでに多くの大企業も取り入れています。注目度の高いナレッジ共有ツールです。
Notion
複合型「kintone」
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は業務改善プラットフォームです。
厳密にはナレッジ共有ツールではありませんが、さまざまな機能を連携させることで強力なナレッジ共有ツールとして活用ができます。特に社内FAQや名刺管理といったほかのナレッジ共有ツールがカバーしていない情報を管理できることが魅力です。
また「kintone」は業務改善プラットフォームです。給与計算や案件管理、請求書作成などさまざまな機能も搭載ができます。ナレッジ共有と同時に、社内業務の効率化も可能なツールです。
kintone
ファイル共有型「Google Workspace」
アメリカの大手IT会社Googleの「Google Workspace」は日本でも多くの企業が使用するビジネスツールです。そのため、すでにGoogle Driveを導入している場合、すぐにナレッジ共有をはじめることができます。
特にクラウドファイル管理機能であるGoogle Driveはストレージ容量が大きく、マニュアル動画や社内映像といった大きなファイルの保存が可能です。またドキュメントは複数人が同時に編集が可能なため、ナレッジ共有ノートとして運用ができます。
ルールを設定し効果的に運用すれば、リーズナブルにナレッジ共有が可能でしょう。
Google Workspace
ファイル共有型「Microsoft 365」
アメリカMicrosoft社の「Office」シリーズは業務に欠かせないツールのひとつです。特に多くの企業で導入されている「Microsoft 365」搭載の、ファイル共有サービスのOneDriveを使用すれば、手軽にナレッジ共有をはじめることができます。
「Microsoft 365」をナレッジ共有に使用する最大のメリットは、使い慣れたワードやエクセルが使用できることです。新たなツールの使用方法や操作方法を覚える必要がないのは非常に大きなポイントといえます。
また「Microsoft 365」にはワードやエクセルのほか、さまざまな機能があります。ファイル管理が可能な「SharePoint」はナレッジ共有におすすめの機能です。
Microsoft 365
ナレッジ共有で社内を効率化しよう
ナレッジ共有は個人レベルの有用な知識を、社内で共有する動きです。ベテランや優秀な社員が持つ個人的なスキルやノウハウを社内で共有できれば、業務の効率化ができます。
しかし現実的にナレッジ共有を行おうとするといくつかの壁があり、ツールなしでは効率的な運用は難しいといえます。
今回はナレッジ共有を効率的に行うポイントやおすすめのツールを紹介しました。
ミツモアでは今回紹介したツールのほかにも、数多くのツールを比較することが可能です。2分で行える簡単な質問項目に答えるだけで、さまざまなツールを比較できるので、自社にあった最適なシステムを賢く導入しましょう。
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ナレッジ共有ツールを導入すれば、業務効率化や属人化防止を図れます。とはいえ、ナレッジ共有ツールは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりのナレッジ共有ツールが見つかります。
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