ノウハウ共有ツール13選！選び方を押さえて業務効率化を図ろう

ノウハウ共有ツールとは、組織内で知識や技術を共有することを目的としたツールです。ツールの活用により組織全体のスキルを向上させ、業務の効率化を図ることが可能です。ノウハウ共有ツールの中でも特におすすめの13製品と、選び方のコツについて解説します。

シンプルな操作性のノウハウ共有ツール6選

シンプルな操作性が特徴のノウハウ共有ツールを6製品紹介します。使いやすさが考慮された製品なら、組織内への定着スピードの速さも期待できるでしょう。

「Scrapbox」気軽にアウトプット

• 単語のリンクにより簡単に検索。分類・整理が不要
• リアルタイムで同時編集
• 画像・動画・地図も添付可能

Scrapboxは誰でも気軽なアウトプットができるツールです。入力した単語はページ内で自動でリンク。検索が簡単になり、分類・整理といった煩わしい操作が要りません。

異なるデバイスから複数人による同時編集ができ、リアルタイムで情報の更新・ディスカッションが可能です。また文章以外に画像・動画・地図も添付できるので、視覚的にもわかりやすい情報を共有できるでしょう。

料金プラン

「Teachme Biz」簡単にマニュアル作成

• マニュアルの活用状況を分析
• PDF出力やQRコードで共有可能
• 16言語対応の自動翻訳機能

Teachme Bizは伝わりやすいマニュアルの作成を得意とするツールです。マニュアルの作成から運用までがシンプルなので、操作に不慣れな人でも使いやすいでしょう。

作成したマニュアルのアクセスログなど分析データを取得し、活用状況を明らかに。マニュアルはPDF出力に対応するほか、QRコード出力も可能です。

また、自動翻訳機能が付いており対応している16言語の中から目的の言語を選んで翻訳できます。

料金プラン

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「flouu」リアルタイムで同時編集

• チャットや閲覧状況把握機能、シェア機能でコミュニケーションを効率化
• AIによる関連ドキュメントの自動提案
• 他サービスとの情報連携も充実

flouuはあらゆる情報を1つにまとめて、管理を容易にするツールです。ドキュメントの内容に関連性のある情報をAIが自動的に提案するので、多角的な視点から情報を検索できます。

また、チャット・閲覧状況把握・シェアなどの豊富な機能により組織内のコミュニケーションを効率よくおこなえるでしょう。

「Slack」「Teams」など様々なサービスとの連携も可能なので情報共有を効率的に行なえます。

料金プラン

「Qiita Team」簡単に記事を投稿

• 日報・議事録はテンプレートで作成可能
• フィードで簡単共有！シンプルな設計
• コメント・メンション機能でコミュニケーションも容易

Qiita Teamは情報の記入から共有までを簡単に行えるツールです。日報・議事録は、テンプレートを使って見やすく作成できます。テンプレートを使いやすいようカスタマイズして、さらに使い勝手を高めることも可能です。

最新の情報をキャッチアップしやすいように、フィードへの共有はシンプルな設計になっています。投稿した記事に対してコメントもできるのでチーム内のコミュニケーションを容易に図れるでしょう。

料金プラン（一部）

利用人数によって料金が変わります。詳しくはサポートセンターに問い合わせください。

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「Confluence」すぐに使える豊富なテンプレート

• 最大2GBのファイルをクラウドに保存
• 必要な作業を簡単に検索可能
• ページの変更履歴を残し、変更前後を比較検討

Confluenceは導入後即座に使えるテンプレートが豊富にそろったツールです。直観的に使える構成なので設定・作成が簡単にできます。

プロジェクト内容・用途に合ったテンプレートにより運用が容易になり、チームの足並みをそろえられるでしょう。

ファイルはクラウド上で安全に保管され、最大2GBまで保存可能です。またページの編集・修正を行った場合は変更履歴が残るため、変更前と比較しながらノウハウのブラッシュアップができます。

料金プラン

Free、Standard、Premium、Enterpriseのプランがありユーザー数によって料金が変化します。詳しくはお問い合わせください。

「Stock」誰でも簡単に使える

• メンバー間でメッセージのやりとりが可能
• 手軽にチームのタスクを管理
• チーム情報をストックできて必要な情報が簡単に見つかる

Stockはシンプルかつ簡単な操作性で、誰でも使えることに力を入れたツールです。メッセージ機能により、チーム内のメンバーと手軽にメッセージのやりとりができます。

「スター機能」「通知設定」「一覧確認」などでチーム内のタスク管理が簡単になる点もポイントです。チーム情報は自動でストックされるので、古い情報もチャットのように流れてしまうことがなく容易に見つけられるでしょう。

料金プラン

20人以上のチームで利用する場合、人数によって料金が変わります。詳細はお問い合わせください。

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機能が豊富なノウハウ共有ツール4選

ノウハウ共有ツールには、使いやすい機能が豊富にそろっているものも多くあります。機能が豊富なノウハウ共有ツールを4製品紹介します。

「Evernote Teams」スケジュール管理も可能

• スケジュール管理・タスクの割り当てなどを一元管理
• さまざまなツールと連携可能
• ナレッジを蓄積して社内Wikiを構築

Evernote Teamsは個別のスケジュール管理・タスクの割り当て・ノートを一元管理できるツールです。情報をひとまとめに管理でき、必要なときにすぐ引き出せる点がメリットです。

また「Slack」「Google Suite」をはじめとする各種ツールとも連携可能で、業務の効率化に一役買ってくれるでしょう。

社内の重要な情報は共有ノートブックなどを使ってナレッジを蓄積することで、社内Wikiを構築できます。

料金プラン

「tebiki」動画でノウハウを共有

• スマホで撮影した動画で簡単にマニュアル作成
• 100カ国以上の言語に対応する自動翻訳機能
• 習熟度・教育効果を見える化

tebikiは見る人に伝わりやすい動画を通して、ノウハウの共有を行うツールです。スマホで撮影するだけで簡単に動画マニュアルの作成ができます。ツールの扱いに慣れていない人でも使いやすい点が魅力です。

また、自動翻訳機能が付いており100カ国以上の言語の中から即座に翻訳できます。作成した動画の視聴ログなどの分析データから業務の習熟度・教育効果を明確にできるのもポイントです。

料金プラン

エントリープラン、ビジネスプラン、エンタープライズプランがあります。運用方法やユーザー数によって価格が変わるので詳しくはお問い合わせください。

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「Dropbox Paper」フィードバック機能で楽しくやりとり

• タスクの割り当て・締切の追加が可能
• フィードバック機能でやりとりを楽しく
• 簡単に議事録作成

Dropbox Paperはあらゆるデータを1カ所にまとめて、共同での編集が可能なツールです。便利なタスク管理ツールにより、タスクの割り当て・締切の追加をドキュメント上で簡単にできます。テンプレートを使えば議事録の作成も手間なく行えます。

さらに、フィードバック機能で絵文字を含んだコメントの追加・確認ができる点も特徴です。絵文字を使うことで文字だけではできない「気持ちの意思伝達」もしやすくなり、社内のコミュニケーションを円滑にしてくれるでしょう。

料金プラン（一部）

利用人数によって料金が変わります。詳しくはお問い合わせください。

「Kibela」導入後のサポートも充実

• 必要な情報を簡単検索
• どんな職種にも対応できる
• インポートから記事投稿まで対応！情報資産を残すのに便利

Kibelaは充実したサポートで導入後の安定した運用を可能にするツールです。「複数条件での検索」など高度な検索機能を使い、必要な情報をピンポイントで見つけられます。

ITリテラシーの高くない人でも使えるシンプルなUIが特徴で、職種を問わずに利用できるため社内の情報格差をなくせるのも魅力です。

外部ツールからのインポートや記事投稿などノウハウ作成に必要な一連の流れをこれ1つで完結でき、情報資産を残すのに役立つでしょう。

料金プラン

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カスタマイズ可能なノウハウ共有ツール3選

ノウハウ共有ツールを活用するためには、自社の使い方に合った機能がそろっていたり使い方に応じてカスタマイズできたりすることが大切です。カスタマイズが可能なツールを3製品紹介します。

「kintone」仕事に合わせて自分だけのキントーンに

• チーム案件の見える化で業務効率アップ
• 100種類以上のサービスと連携可能
• 場所を選ばないマルチデバイス対応

kintoneはサイボウズ株式会社が開発・販売を行う業務改善のためのツールです。散らばりがちなデータを一画面にまとめ、案件を見える化して業務効率を上げられます。

プラグイン・APIなど、100種類以上の外部サービスと連携可能なので、無駄なコストを省き、活用の幅を広げます。またマルチデバイス対応なので、スマホ・タブレットからの利用も可能です。

データベース機能とコミュニケーション機能が備わった「アプリ」を必要な数だけ追加して使えるので、自分だけのツール作成が可能な点も魅力です。

料金プラン

「monday.com」自由自在にアレンジ

• あらゆる作業を一元管理
• 自動化機能・リアルタイム通知でチームの足並みをそろえる
• カスタマイズ可能なダッシュボードで状況把握

monday.comは日本国内だけでも500社以上の企業に利用されているツールです。顧客管理・タスク管理・マーケティングなど、業務におけるあらゆる作業を一元管理し、業務効率を高めます。

自動化機能により、自分に必要な情報だけを集めてオリジナル仕様にカスタマイズ可能です。

リアルタイムで最新情報を把握できるため、チームの足並みがそろいます。カスタマイズはダッシュボード上で直観的にでき作業に時間を取られません。

料金プラン

エンタープライズプランもあります。詳細はお問い合わせください。

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「GROWI」テーマ・レイアウトを自由に設定

• テーマ・レイアウトを自由にカスタマイズ
• 図表を直感的に作成可能
• コミュニケーションに役立つコメント機能

GROWIは情報共有を素早く・効率よく行えるツールです。「ElasticSearch」を使ってのインクリメンタルサーチ・全文検索を高速で行えます。

用意されたテーマ・レイアウトを使って、チーム・業務内容に応じた設定にカスタマイズできるのも特徴です。

「draw.io連携機能」を使えば図表をドラッグ&ドロップで直観的に作成・編集できます。コミュニケーションに役立つコメント機能も搭載されており、ノウハウ共有がスムーズになるでしょう。

料金

体験版もあります。詳細についてはお問い合わせください。

ノウハウ共有ツールの選び方

ノウハウ共有ツールの効果的な選び方を解説します。

操作はシンプルか

社内でノウハウ共有ツールを使うには、誰でも使いやすい操作性であることが重要です。ノウハウの共有は多くの人の情報が集まることで、初めて効率よく活用できます。

いくら高機能なツールであっても、操作が難しく構成が複雑なものだと現場が混乱し対応に時間を取られてしまうでしょう。ツールを利用する人の年代・就業年数を問わず、誰もが直観的に操作できるツールを選ぶのがポイントです。

自社に合っているかどうか

「リモートワークが多い」「営業向けのツールとして使いたい」など、会社の業務形態・目的によって最適なツールは異なります。

ツールによっても、少人数での利用に長けているものや大規模での利用がしやすいもの、動画の共有が可能なものなど、さまざまな特色があります。

自社が必要としている機能とツールが得意とする機能がマッチしているものを選びましょう。

セキュリティが高いかどうか

データ管理にネットワークを利用するツールも多いため、セキュリティの高さも重要な選定ポイントです。

ノウハウ共有ツールは業務効率化に役立ちますが、セキュリティが甘いと自社の重要なデータが流出したり、ウィルスが侵入してデータが消失したりするといったリスクもあります。

ツールを選定するときは操作性・機能性だけでなくセキュリティ対策の内容についてもしっかりチェックしましょう。

ノウハウ共有ツール導入のメリット

ノウハウ共有ツールの導入には、人材教育の効率化やコミュニケーションの活性化など様々なメリットがあります。

人材教育の効率化

ノウハウ共有ツールを用いてマニュアルを作成しておけば、新人研修や外国人研修などの人材教育にかける時間が削減でき研修の効率化が期待できます。

また新人はノウハウを自ら検索して解決できるので、より主体的で早い育成にもつながるでしょう。

活発なコミュニケーション

ノウハウ共有ツールを用いることで誰でも気軽に情報の投稿や閲覧が可能になります。チャットツールと連携しているサービスも多く、部署や世代を超えたコミュニケーションの活発化が図れるでしょう。

場所や時間を問わずに利用できるため、リモートワークやオンライン業務でもコミュニケーションがとれる点も魅力です。

ノウハウの蓄積・検索

情報が共有されないと業務の属人化を招いてしまい、引き継ぎや伝達がスムーズに進まないことがあります。

ノウハウを社内に公開し誰もがいつでも検索できるようにすることで、社内全体の知識や技術を上げることができるでしょう。

ノウハウ共有ツールを導入して業務の効率化を

ノウハウ共有ツールは蓄積・共有・検索などを容易にし、新人教育やチーム内のコミュニケーション活性化にも役立ちます。

自社にぴったりのノウハウ共有ツールを用いて業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

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