ナレッジベースツールおすすめ13選！選び方のポイントも詳しく紹介

社内に蓄積された情報の共有に役立つナレッジベースツール。データベースの素早い検索やアップデートが可能で、膨大な情報の整理と活用を促進することができます。

「ナレッジベースを構築したいけど、どのツールを使えばいいかわからない・・・」とお悩みの担当者の方もいるかもしれません。

そこで本記事ではおすすめのナレッジベースツールを一挙13製品ご紹介。選ぶ際のポイントもあわせて解説します。ぜひ、ツール選びの参考にしてください。

おすすめナレッジベースツール13選

おすすめのナレッジベースツールを13製品紹介します。

「Notion」社内の知識を1カ所に集約、自社に適したレイアウトでナレッジを見える化

• フィルターオプションが豊富で検索しやすい
• 絵文字、カバー画像で自由にデザインできる
• 同期ブロックの利用で他のページの情報も一緒に更新

「Notion」は英語やドイツ語、フランス語などの多言語に対応しており、世界中で利用されているツールです。ドラッグ&ドロップなどの基本的な操作だけで、ページを見やすくまとめられます。

カレンダーやタイムラインをはじめ豊富なレイアウトを採用しており、情報を見やすい形にカスタマイズ可能です。ドキュメントの共同編集ができたり、メンションやメッセージ機能を搭載していたりと、チームでの利用にも適しています。

※1 公式サイトの料金表はドル表記となっているため、2023年8月現在の価格で表記しています。

「Qast」誰でも直感的に利用できるシンプルなUI、社内すみずみまでナレッジが浸透

• ITに不慣れな人でも直感的に利用が可能
• ナレッジ、FAQのどちらにも利用できる
• 社内版知恵袋は質問・回答ともに匿名でもOK

「Qast」はテンプレートや表の作成が簡単に行える使いやすさが魅力です。キーワードやタグに加えて投稿者名でも検索できるため、必要な情報をすぐに見つけやすくなっています。

社内版のWikiやQ&Aも充実しているほか、匿名で利用できる知恵袋では気軽に質問や投稿が可能です。ナレッジコンサルタントによる定着支援も行われるため、初めてツールを導入するケースでも問題なく利用できます。

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「flouu」リアルタイムで同時編集・共有が可能、社内の情報を最新に保つ

• 同時編集・ドキュメントの共有がリアルタイムでできる
• シェアされたドキュメントの既読・未読機能を搭載
• flouu内のドキュメント、チャット、添付ファイルの中身まで横断的に検索可能

「flouu」はクラウド上におけるナレッジや社内情報の共有をサポートするツールです。ドキュメントの同時編集に対応しており、チャット機能で文章を見ながらリアルタイムでやりとりできます。

ドキュメントの全文検索に加えて、AIが関連ドキュメントを提案する機能も搭載しているのが特徴です。ドキュメントの公開範囲や編集可能なユーザーを設定することで、情報を共有する範囲を選択できます。

「NotePM」社内Wikiを作るなら！既読機能やアクセス権限で情報を適切にシェアできる

• マニュアル作成時にも便利な画像編集機能を搭載
• 柔軟なアクセス制限でセキュリティ管理に安心
• 変更履歴を自動記録、変更場所がハイライト表示される

「NotePM」はフォーマットを統一した社内Wikiを制作できるナレッジベースツールです。分かりやすいツリー構造を採用しており、ナレッジの共有はもちろん、初心者向けのマニュアルとしても活躍します。

ページを見た人を一覧表示できる機能を搭載しているため、情報を確認しているかどうかが一目で分かるのもポイントです。マルチデバイス対応なので、スマホやタブレットからも気軽に利用できます。

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「esa」ナレッジシェアをいち早く！社内で情報を育てるツール

• 編集途中でも公開可能で入力のハードルを下げられる
• トライアル期間が長いのでしっかり試せる
• チャットツールなどの外部サービスとも連携可能

キュートな鳥のキャラクターが印象的な「esa」は、素早い情報共有にこだわったツールです。書き途中の情報をいち早くチームに共有することで「もっと早く知りたかった」という状況を防ぎます。

編集中の情報をチームで協力しながら更新できるため、まだ不完全な状態でも投稿しやすくなるのがメリットです。タイトルを編集するだけでページのカテゴリ分けが完了するなど、使い勝手にも優れています。

「Confluence」豊富なテンプレートを使って簡単に情報共有

• あらゆるチーム、プロジェクトに適したテンプレートが選べる
• メンバーへタグ、タスクを割り振ると通知が送信されるので見逃しにくい
• 強固なセキュリティで安全に情報を蓄積できる

「Confluence」は、ナレッジや会社のポリシーなど大切な情報をまとめて管理できるツールです。テキスト以外にも表やコードなどを作成できるほか、スマホやタブレットでの利用にも対応しています。

コメントやメンションなどの機能も搭載しているほか、通知があるため更新を見落としにくいのも便利です。ユーザーの人数や機能に応じた3種類の料金プランが存在するので、会社の規模に合ったプランを選びましょう。

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「Kibela」画像・動画もコピペで簡単貼り付け、すぐ共有できる

• コピー&ペーストで画像や動画も貼り付けられるので編集が簡単
• 「いいね」ができ、忙しくてもコミュニケーションが図れる
• 無料サポートがあるので導入後も安心

「Kibela」はシンプルなUIと検索のしやすさにこだわっています。外部ツールから情報をインポートできるため、議事録やマニュアルとしても利用可能です。

互いに「いいね」をつけ合うことで、コメントを書く時間がなくても相手に気持ちを伝えられます。セキュリティ対策も充実しており、4段階ものユーザー権限で情報を管理できるのもメリットです。

「Scrapbox」単語リンクで情報が自動的につながる、整理の手間なし

• 単語のリンクで自動でページ同士がつながり、整理しなくても検索で探し出せる
• お絵かき機能でまるでノートに手描きしているような感覚
• 手厚い導入サポート、ユーザーコミュニティもある

「Scrapbox」は単語同士のリンクが自動でつながるのが特徴的なツールです。関連する情報を見つけやすくなるため、カテゴリや階層を分けなくてもページを管理できます。

地図や動画を貼り付けられるだけでなく、手描きの画像を添付できるのもうれしいポイントです。ツール上での議論が可能になるため、リモートワークでの会議や、ミーティングの代わりとしても役立ちます。

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「Qiita Team」コメント機能でドキュメントごとに意思疎通が取りやすい

• コメントでやりとりができるので、チャットのように流れていかない
• アップロード画像のアクセス制御あり
• 共有リンク機能で社外への共有も可能

「Qiita Team」はテキストでの情報共有を中心としたナレッジベースツールです。ツール上で日報を書いたり、スライドモードを利用して資料を作成したりと、幅広い場面で活躍します。

IP制限はもちろん、ログインしていない状態では画像が見られないなど、セキュリティ面に配慮されているのも特徴です。30日間のトライアル期間を設けているため、実際に使い勝手を確かめてみましょう。

「DocBase」登録実績1万社以上、リアルタイムで情報共有するなら

• 大手から中小まで豊富な登録実績
• TeX記法による数式の記述に対応
• メモに関わる機能が豊富、スライド表示や自動リンクまで

「DocBase」は、テレワーク向けの機能を搭載したナレッジベースツールです。ツール上にメモを差し込んだり、大事なメモをピン留めしたりと、情報を見やすく整理できます。

編集中のカーソルがリアルタイムで見えるため、誰が何をしているかが分かりやすいのも便利なポイントです。議事録や日報など、いくつものテンプレートを利用して、決まった形式のメモを作成できます。

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「Helpfeel」強力な検索システムを搭載、欲しい情報がサクサク見つかる

• 単語、スペルミス、曖昧な検索でも強力にヒット
• 社内問い合わせの削減に効果的
• 運用中の改善活動にも手厚いサポートあり

「Helpfeel」は検索のしやすさにこだわった情報共有ツールです。スペルミスや人によって微妙に異なる表現にも対応しているため、自力で必要な情報にアクセスしやすくなります。

問い合わせの回数が自然と減少することで、業務負担の軽減にもつながるのが大きなメリットです。よくある質問をまとめたり、最新のマニュアルを更新したりと、重要な情報を分かりやすく管理できます。

「Teachme Biz」マニュアルの整備ならお任せ！多言語対応で幅広い従業員が使える

• 16の言語に対応しているので外国人労働者の育成にも有効(オプション)
• 画像を豊富に使ってマニュアルのステップ表示も可能
• 閲覧・検索状況を確認でき、情報の浸透状況や分かりにくい情報を見える化

「Teachme Biz」はマニュアルの作成・共有に特化したシステムです。テンプレートに従って画像や文字を入力するだけでマニュアルが完成し、PCスキルに自信のない人でも簡単に利用できます。

アクセス状況を分析できるログを搭載しているので、どのマニュアルがよく見られているかを確認できるのが特徴です。マニュアルをタスク配信することで、従業員が閲覧したかどうかをチェックできます。

「OfficeBot」AIチャットbotがナレッジ共有をお助け、自動で素早く”知りたい”を解消

• 知識を持つ社員を探して半自動的にナレッジベースを構築
• 最短翌日からの利用が可能
• FAQがなくてもドキュメントの状態で登録が可能

「OfficeBot」はAIを利用したナレッジベースツールです。AIがドキュメントの内容を学習し、ユーザーの質問に対して適切なFAQを探し出します。

質問の仕方に揺らぎがあっても同じ回答ができるため、従業員の問い合わせに24時間対応可能です。自動翻訳機能を備えており、英語や中国語などの言語にも対応しています。

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ナレッジベースツールの選び方

ナレッジベースツールを選ぶ際は「ツールの種類」や「従業員にとっての使いやすさ」「必要な機能の有無」に注目しましょう。自社のセキュリティ水準に合った製品を選ぶことも重要です。

ツールの種類で選ぶ

ナレッジベースツールには3つの種類があります。自社の目的に合った形の製品を選ぶことが大切です。

従業員にとって使いやすいツールを選ぶ

ナレッジベースツールは会社に必要な情報を蓄積するツールなので、小まめに内容を更新していく必要があります。すべての従業員が気軽にツールを利用できるよう、使いやすさを重視することが大切です。

専門性の高いツールを選んだ場合、PCスキルに自信のある従業員が持つナレッジしか集まらない可能性も考えられます。見やすさや更新のしやすさを考えると、幅広い人が使えるシンプルなツールがおすすめです。

また検索しやすいかどうかも重要なポイントといえます。ナレッジベースツールを選ぶ際は、トライアル版を利用するなどして、必要な情報にアクセスできるか事前に確認しておきましょう。

必要な機能があるか確認する

ナレッジベースツールには従業員同士でコミュニケーションがとれるものや、進捗が確認できるものなど、幅広いタイプが存在します。ツールによって機能は異なるため、自社に必要な機能が何か把握しておきましょう。

ツールを導入する理由も会社によって異なります。利用する目的が曖昧なままだと効果が出ない可能性も考えられるため、ナレッジベースツールをどのように役立てたいかを明確にしておくのもポイントです。

ナレッジベースツールの中には、いくつかの機能をオプションで追加できるものも存在します。使いたい機能が搭載されているか確認し、いくつかのツールを見比べて検討しましょう。

自社のセキュリティ水準を満たしたツールを選ぶ

会社で共有するナレッジベースには、顧客の個人情報などの機密情報も含まれています。情報漏洩のリスクもあるため、セキュリティ対策が充実しているかどうかも選ぶ上でのポイントです。

アクセス制限を行うためのBasic認証や、不正アクセスを防ぐIP制限など、基本的な機能を搭載したツールも数多く存在します。会社で利用しているIPアドレスにのみアクセスを許可するのも、一般的な方法です。

クラウド型のツールを利用するなら、サーバー・システム障害による情報漏洩のリスクは高くなります。ユーザーごとに閲覧制限をかけられるツールを選ぶのも、セキュリティ対策の一つです。

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ナレッジベースツールで情報活用を効率化しよう

従業員が毎日の仕事の中で得たナレッジは、会社全体にとって大切な資産です。ナレッジベースツールを利用することで、自社に役立つ情報の整理や検索、アップデートをスムーズに行えます。

ツールを選ぶ際は、使い勝手や操作性の良さを重視して選びましょう。会社のニーズに合った機能を把握するのも、ツール選びのポイントです。

ナレッジベースツールを導入して、社内の情報活用を効率化しましょう。

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