ペーパーレス会議システム比較おすすめ12選

何をしたいか明確にしておく

ペーパーレス会議システムの導入にあたり、一番大事なポイントは「システム導入でどんな目的を達成したいのか」です。導入後にどのような問題が解決されているべきなのか、まずは明確にしておきましょう。

例えばリモート会議を円滑にしたいのであれば、同時に接続できる数はいくつか、接続時に遅延はないか、一つの資料へ同時に書き込み可能か、などのポイントを確認することをおすすめします。また情報漏洩のリスク低減を目標とするならば、資料へのアクセス権限を詳細に設定できるか、システムのセキュリティは堅牢か、などのポイントが大事でしょう。

このようにペーパーレス会議システムを導入するにあたり、何を大事にしたいのか、何を達成したいのかを明確にする必要があります。これによって導入後も安心してシステム運用ができるでしょう。

参加可能人数

リモート会議なら少人数でも平気かもしれませんが、セミナーに利用するなら大人数でも参加可能なシステムを選定しましょう。500〜1,000人程度の規模感が必要な場合は、特に気をつけて選ぶのがおすすめです。

アップロード可能なサイズ

会議やセミナーでは、ほぼ必ずと言って良いほど資料を利用します。そのためペーパーレス会議システムでも、資料ファイルを事前にアップロードをしておくことがほとんどです。そのためアップロードできるファイルサイズが自社に合っているのか、しっかり確認しましょう。

例えば商品の見本や比較のため、資料に写真や動画を多く使う場合は、ファイルサイズが大きくなりがちです。システムによっては会議ごとにアップロードできるサイズが決まっていますので、確認をしておく必要があるでしょう。

ビデオ通話機能が必要か

ペーパーレス会議システムは、ビデオ通話機能がないこともあります。既に利用しているビデオ通話システムがある場合、そちらと連携するのも良いでしょう。また導入予定のシステムと既存のシステムの連携のしやすさも、しっかりと確認することをおすすめします。

逆に今は通話系のシステムを利用していないのであれば、ビデオ通話機能が入っているペーパーレス会議システムを導入しましょう。一つのシステムで会議が完結するのであれば、そのほうが楽だからです。

既存のデバイスとの親和性

パソコンならMacBookなのかWindowsなのか、スマホならiPhoneなのかAndroidなのかで、システムとの親和性が大きく異なります。直感的な操作のしやすさというのは、どのデバイスをいつも使っているかによって変わってくるからです。

そのためいつも利用しているデバイスで使いやすいかどうか、必ず確認しましょう。

システムの提供スタイル

ペーパーレス会議システムは、大きくわけて2つの提供スタイルがあります。

・クラウド上のサーバーを利用する

・自社にサーバーを構築する

どちらの提供スタイルでも、セキュリティ対策は万全ですしサポートも受けられます。

これらの大きな違いとしては、利用規模と言えるでしょう。大企業であれば自社サーバーを構築できるシステム、中小企業や一部署で導入する場合にはクラウド上のサーバーを利用するシステムおすすめします。

料金体系

先ほどの「システムの提供スタイル」にも関係してきますが、ペーパーレス会議システムにはさまざまな料金体系があります。

中でも比較的安価かつ月額制のサブスクで利用できるのは、クラウド上のサーバーを利用するシステムです。ライセンス数に応じて月額が変動しますが、10,000円から利用できるシステムもあります。

そして自社でサーバーを構築して運用するシステムの場合は、数十万〜という高額の支払いが必要です。一括で支払うシステムがほとんどですが、経理処理で資産計上しないためにサブスクでの支払いを選べるシステムもあります。

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資料の準備時間・印刷コストの削減

会議やセミナーなどの前に必ず行わなくてはいけないのが資料の準備です。資料作成だけでなく、資料の印刷や製本作業も発生します。

しかしペーパレス会議システムであれば、資料の印刷や製本のような事前準備が必要ありません。会議前に資料をアップロードしておけば良いので、即時に会議前の準備が終わります。

また資料が手元にないとメモができないと思われる方も多いですが、紙のように手書きでメモできる機能のあるシステムがほとんどです。そのため印刷コストや事務作業を削減しつつ、会議やセミナーが開催できます。

会議やセミナーの事前準備に時間を割ける

資料の印刷や製本などの時間が削減できると、資料を使った会議やセミナーへの事前準備に時間を割くことが可能です。「どのように会議を進めるのか」「どのような流れで発表を行なっていくのか」などのシミュレーションに時間を使えます。

資料がいくら良い出来でも、流れのイメージができていなくて時間が無駄になってしまう経験をされた方も多いでしょう。ペーパーレス会議システムは、事前準備時間を確保できるという意味で効率化が可能です。

資料の差し替え作業がなくなる

事前準備を終えた資料にも関わらず、その後に資料のミスが見つかることもあるでしょう。そんな時に紙の資料ですと、差し替え作業が発生します。たった1枚差し替えするだけだったとしても、配布数が多ければ作業時間は膨大です。

しかしペーパーレス会議システムであれば、差し替え作業が発生しません。資料のデータそのものを書き換え、データをアップロードし直せば終わりです。

このように資料改善への負担が減るので、より良い資料を作りやすくなります。取引先でも使うような資料であれば、より大きなメリットと言えるでしょう。

どこでも臨場感のあふれた会議ができる

リモート会議での情報共有の円滑化は、スムーズな会議を行うためのポイントの一つです。そこでペーパーレス会議システムでは、同一の資料を表示するのはもちろん、発言者が行う操作も参加者画面に表示できます。そのためセミナーや営業のような発信者メインの場合でも、円滑で臨場感の溢れた発表が可能です。

リモートでの会議やセミナーが増えているからこそ、インターネット環境のみでどこでも同じ情報を共有できるシステムはメリットが大きいと言えます。

録音・録画データで振り返れる

ほとんどのペーパーレス会議システムは、録音や録画データを保持可能です。これにより会議を行っている間は、会議だけに集中できます。白熱した議論を行っているとなかなか結論が出ず、出たとしても「あれって結局どうなったっけ？」となることも多いでしょう。そんな時にも録音・録画データがあれば安心です。

ペーパーレス会議システムを導入すれば、会議に集中できるだけでなく、後々の振り返りが簡単になります。振り返りをすれば会議内容への理解がより深くなるので、意思疎通がうまくいきやすくなるメリットもあるでしょう。

資料の流出を防止できる

ペーパーレスで会議を行うと、会議後の資料の置き忘れや紛失を防止できます。さらにペーパーレス会議システムであれば、参加者のみの資料閲覧とするだけでなく、資料によっては持ち出し厳禁とすることも可能です。

もちろんシステム内の資料は、さまざまなアクセス制限や対策を行なっています。そのためペーパーレス会議システムを利用すれば、紙での資料作成・配布よりも情報流出リスクを低くできると言えるでしょう。

ビデオ電話

会議システムですから、ビデオ電話ができるシステムがほとんどです。ただしビデオ電話機能がついていないシステムもあるため、その場合には別のシステムでリモート通話を行う必要があります。

資料の配布・保存機能

会議・セミナーの資料を、ファイル形式にて参加者に配布可能です。資料のファイルをアップロードし、さらにアクセス制限やダウンロードの可否、閲覧期限などを細かく設定できます。

画面の共有

資料の共有だけでなく、画面の共有も可能です。画面の拡大や縮小、ポインタなどの操作もリアルタイムに共有できるため、円滑な会議ができます。

録画・録音

会議やセミナーなどをペーパーレス会議システムを通して行うと、録画・録音が可能です。録画・録音機能があると会議では議事録をとる必要がないため、とても重宝できます。

1つの画面で複数のことができる

複数の資料を一つの画面に並べて表示したり、資料を見ながら画面共有したりすることが可能です。スマホでは画面が小さすぎるのでなかなか難しいですが、タブレットやパソコンであれば一つの画面でも複数の資料・画面を同時に閲覧できます。

デバイスを選ばない

パソコンが一番使いやすいですが、外出先や出張先などでスマホやタブレットしかない場合でも、ペーパーレス会議システムで会議に参加可能です。いつでもどこでもネットさえ繋がっていれば良いので、リモート会議がしやすいと言えるでしょう。

メモ機能

手書きでメモを書き込めたり、一つの資料に複数人でメモを書いたりできる機能です。マーカーのようにライン引きしたりもできるので、配布された資料を自分だけの資料にでき、後から資料を確認した時にもわかりやすい資料となります。

アンケート機能

会議やセミナー後、参加者にアンケートの配布が可能です。あらかじめアンケートを作成しておき、配布するだけなので事前準備も手間がかかりません。集計結果はシステム内で確認したり、エクセルでダウンロードしたりできるので、アンケートを配布して回答してもらったにも関わらず、うまく利用できないというシーンが減ります。

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