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社内SNSとは、社内の従業員だけが使用できるSNSのことです。社員が自由につぶやいたり、ナレッジ共有ができたりと、タイプにもさまざまなものがあります。
各従業員が自由に発言できる場を設けることで、全社を横断した情報共有やコミュニケーションの促進、連帯感の強化に繋げられます。
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社内SNSと一口に言っても製品によって機能が多岐にわたり、何を重視するかで選ぶ製品が変わります。
導入目的ごとに必要な機能の一例を以下に示します。
導入目的 | 機能 |
コミュニケーションの活性化 | チャット機能 音声通話機能 ビデオ通話機能 個人のつぶやき機能 リアクション機能 |
業務上のやりとりの効率化 | チャット機能 ファイル共有機能 ドキュメントツールとの連携 スケジュール管理 タスク管理 |
ナレッジ共有 | データベース機能 ファイル検索機能 大容量ストレージ |
選び方をひととおり紹介した後は、導入目的に応じたタイプごとに分類して社内SNSの各製品を紹介します。
既存の外部システムで必要な機能が使える場合は、社内SNS上と既存システムとで二重管理にならないよう注意が必要です。同じ内容を別々のツールで管理すると、無駄な作業が増えるだけでなく情報の見落としにも繋がりかねません。
上手く運用するには、はっきりと棲み分けをするのが重要です。例えば、案件管理システムをすでに導入している場合、取引に関するチームをまたいだ情報は案件管理システムで、チーム内の情報共有やナレッジ共有は社内SNSで、というように差別化しましょう。また外部システムと連携ができる製品を選べば、一元管理が可能になります。
社内SNSの多くは参加する人数によって料金が変わります。例えば~25名だと9,500円、~100名になると30,000円というように、人数が多くなれば一人あたりの金額が安くなっていきます。その他、1名あたり960円など一律料金の製品もありますので、会社の規模や使用する人数によって選ぶとよいでしょう。
またいくつかの製品には無料版も存在します。チャットや音声・ビデオ通話など基本的な機能はほぼ使えますが、ストレージ容量が少なかったり作れるグループ数が決まっているといった機能の制限があります。いくら無料でも、使用目的に合った機能が備わっていないと使えません。逆に導入目的を果たせるのであれば、無料版も選択肢に入るでしょう。
せっかく導入した社内SNSでも、使い勝手が悪ければ積極的に利用しようとは思えず廃れていきます。日常的にX(Twitter)やFacebookを利用していない層でも直感的に操作ができるか、求める情報へ簡単にアクセスできるかがポイントになります。
使用環境は業種によって様々です。出先や立ち仕事中に複雑な操作はできません。モバイル端末での使用を主に想定している場合は、入力画面の操作性や検索機能の使いやすさにも注目しましょう。
いいね!やコメント機能など、日報へのリアクション方法が豊富に用意されています。SNS感覚で読めるので、日報を読む負担も軽減されます。日報を使ったコミュニケーションで、風通しのよい企業文化が実現できるでしょう。
リアルタイムなやりとりができるビジネスチャットや指定したメンバーに通知するメンション機能、Googleカレンダー連携など従業員同士のコミュニケーションや日報活用に便利な機能が充実しています。
従業員同士で日報を閲覧しコメントをしあう「日報×SNS」の仕組みで社内のコミュニケーションが活性化し、情報共有が活発になります。従業員同士のコミュニケーション不足が解消され、自社への定着率アップにもつながるでしょう。
導入実績
NTTデータ、GMOグローバルサイン、デロイトトーマツなど
数千人を超える大企業から金融機関、自治体などで多く導入されてきているため、信頼性の高い製品です。クラウド型とオンプレミス型があり、自社の導入環境に合わせたシステムを構築できるでしょう。
個人間でも部署をまたいだ連絡でもチャット感覚で伝達可能です。毎回メールで宛先や前置きなどを入力する必要はなく、端的に必要事項だけを伝えられます。またメッセージが届いた際にはプッシュ通知でお知らせしてくれるため便利です。
グループ内の重要なメッセージが流れていかないようにする機能を多数搭載。例えばリアクション機能では誰かがファイルを共有した際などにメッセージにスタンプを押して、感謝や確認したことを伝えられます。また人数が多いグループではメンション機能を使って話題を整理しやすいです。
導入実績:テスコム、神戸市役所、宮崎銀行など
業務関連の知識や情報はもちろん、価値観の共有を行えるのがこの製品の魅力です。業務に携わった経緯や背景をグループでシェアしたり、仲間に対する賞賛をサンクス機能で伝えたりできます。社員の利用データから業務に対する意欲の高さを測り、あらかじめメンタルの不調や離職を防ぐなど、働きやすい職場づくりにも有効です。
導入実績
ヴィエリス、丸亀製麺、医療法人社団 栗原歯科医院など
日本での利用を基準に設計された純国産の製品で、国内の法律に適応しています。マニュアルなしで簡単に操作でき、スマホやパソコン、フィーチャーフォンといった多様な機器に対応しているため便利です。セキュリティ面では法廷提出用データを扱う技術力を活かし、利用端末、通信データ、サーバーと3段階の暗号化を行っています。
導入実績
大阪大学、りそな銀行、全国新聞社など
レター機能を使って感謝や賞賛のメッセージを送れる社内SNSです。テンプレートに書き込むだけで、すぐに相手へ送信できます。社員同士で送りあうのみならず、受け取ったメッセージに返信することも可能です。モチベーションの向上を感じた人は83%、人間関係の改善を実感した人は75%(※3)と、導入企業は高い効果を実感しています。
導入実績
富士フイルム、コナカ、みしまプラザホテルなど
※1株式会社シンクスマイル調べ(2021年11月現在)
※2株式会社シンクスマイル調べ(「RECOGの効果に関するアンケート」サービス利用者622名対象 2019年8月時点)
※3株式会社シンクスマイル調べ(「RECOGの効果に関するアンケート」サービス利用者622名対象 2019年8月時点)
Larkはチャット、ビデオ会議、英語や中国語への同時翻訳、共有フォルダ、ドキュメントなど業務で必要になる機能が統合された社内SNSです。業務アプリの一本化により経費も削減できるでしょう。
APIを提供しておりSalesforceなど既存で使用している外部ソフトをLark内で管理し、使用できます。経費申請、勤怠管理、届出管理、承認申請などバックオフィスで必要になるアプリを網羅しており部門横断で業務効率化が進みます。
サーバーはアメリカの国防省や東京海上日動火災保険株式会社なども使用しているAWS(Amazon Web Service)を使用しておりセキュアな環境で運用できます。ISO(国際標準化機構)規格も複数取得しておりセキュリティ対策は万全です。
人気コミュニケーションツールのLINEと似た使いやすさで、30万社以上の企業に導入されています(※1)。トーク画面は多くの人になじみのある操作感なため、導入後に「使い方が分からない」「便利な機能が使いこなせない」といった失敗がない点で魅力的です。
社員の意見を収集する際はアンケート機能が役立ちます。例えば働きやすい組織作りに向けて、社内の職場環境を調査するといいでしょう。また掲示板では画像や動画を含めた情報共有ができ、日報などをSNSに近い感覚で共有できます。コメント欄で気軽に意見交換ができる点が優秀です。
法人向けに設計された製品なため、データの保管は厳重に行われます。データセンターは日本国内に置かれ、個人情報保護法などの法令に従って情報が管理されるため安心です。
導入実績
セコム、NTTドコモ、CECなど
※1LINE WORKS株式会社調べ (2021年10月時点)
シンプルな設計で誰でも利用できる点が魅力の製品です。35万社以上に導入され(※2)、3年連続で国内利用者数No.1の実績を獲得しています。プロジェクトや部署ごとにグループチャットを作成すると、素早く情報をシェアできて便利です。
過去に送ったメッセージは、キーワード検索機能を使うと見失うことがありません。他にも相手に依頼した仕事の進捗を可視化するタスク管理機能など、報告、連絡、相談を効率化する機能がついています。
プロフィールページにアイコン画像や自己紹介を設定すると、業務外で社員同士が交流するきっかけになるためおすすめです。口頭に近い感覚のチャット機能と相まって、風通しの良く働きやすい職場環境を整えてくれるでしょう。
また無料プランから選べるため導入のハードルが低く、初めて社内SNSを利用する企業や、他の製品と比較したい場合におすすめです。
導入実績
スクエアエニックス、KDDI、大和証券など
※1 nielsen netview調べ(2019年~2021年時点)
※2 株式会社kubell調べ(2022年3月末日時点)
・Chatwork(チャットワーク)の評判・口コミを紹介!ユーザーが実際に感じた機能や料金の特徴
Slack(スラック)はソフトバンクをはじめとした世界中の企業に利用されている製品です。ビジネスチャットとして有名ですが、チャンネルで「分報」を作成すると社内SNSとしても活躍します。業務中の不明点をつぶやいて迅速な解決につなげたり、チーム内でアイデアを気軽に共有できたりと、組織内の円滑なコミュニケーションを促してくれるでしょう。
メッセージの送受信はもちろん、ファイル共有やビデオ通話など、社内コミュニケーションに必要な機能が1か所に集約するため便利です。Slack内に蓄積した情報や知識はキーワード検索で簡単に探し出せます。社内のナレッジをオープンに共有し、組織全体の連携力を高めたい企業におすすめの製品です。
安全に社内の情報を取り扱うために、管理者は従業員のアクセス権限をコントロールできます。通信データや保存データは暗号化することで、情報漏洩のリスクを低減するため安心です。
導入実績
パナソニック、スターバックス、BBCなど
現場とのやり取りに便利な機能が多数あり、特に建設業に人気のある製品です。図面や工程表をリアルタイムでチャットに送ったり、写真に直接指示を書き込んで添付したりできます。チャットボットを活用することで勤怠管理や帳票作成、翻訳などを簡単におこなえるため、業務の効率化につながり便利です。最大10名まで無料で使えるフリープランが用意されており、社内SNSが初めての企業でも安心して試せます。(※2)
導入実績
ダスキン、ANAエアポートサービス、テレビ朝日、大林組、竹中工務店、ダスキンなど
※1,2 株式会社L is B(2024年6月時点)
誰でも使える操作性で社内に定着しやすく、リピート率は99%に及びます。手軽なトーク機能や通話機能、情報を社内全体に共有できる掲示板機能などがあり、業務が効率化されて便利です。タスク管理機能で社員の仕事を可視化すると、連携の必要な業務をよりスムーズに行えます。
導入実績
セブン銀行、船橋市、佐川急便など
※1 ワウテック株式会社調べ(2021年11月現在)
グループチャットを得意とするMicrosoft Teamsとは異なり、Yammerは1対大勢の情報共有を得意としています。ライブイベント機能を使うと、手持ちのデバイスやパソコンから最大10,000人の人々がディスカッションに参加でき便利です。メッセージや動画の投稿、またアナウンス機能を使うと、SNSと似た感覚で上層部からの情報を素早く共有できます。組織全体と管理者のつながりを強くしたい企業におすすめです。
導入実績
Thermo Fisher Scientific、British Airways、FRUIT OF THE ROOMなど
※1Microsoft調べ(2021年11月現在)
チャット形式でリアルタイムな会話ができ、社員同士のコミュニケーションを促進します。タスクの進捗度合いを可視化するプロジェクト管理機能は、チームで効率的に業務を行いたいときに便利です。世界中で利用されるファイルストレージサービス「Box®︎」と連携して、重要な情報を高度なセキュリティ対策のもとで管理できます。
導入実績
高島屋、東京医科歯科大学、富士電機など
日報や議事録をテンプレート機能で用意し、日常的に新規作成する手間を省きます。プレーンテキストのみで文書の装飾を行うマークダウン記法に対応していて、手軽に文字配置や段落を整えられるため便利です。Slackと連携すると知識の共有と蓄積が1か所で行えて、社内の生産性アップにつながります。
導入実績
理化学研究所、リクルート、朝日新聞など
社内SNSでは、SNSならではの特性を生かしたスムーズなコミュニケーションが可能です。例えばチャット機能はダイレクトに要件から入るのが一般的なので、メールを使ったやり取りに見られる「お疲れさまです」のような定型文は必要ありません。そのため1つひとつのやり取りもスピーディーかつ円滑に行えます。思いついた時に気軽にメッセージを送ることができるので、コミュニケーションの活性化に繋がります。
コミュニケーションの円滑さは、リモートワークが進む企業では特に重要です。社員同士が顔を合わせなくとも、活発に意見を交わせる場として社内SNSは欠かせません。また社内SNSのほとんどはマルチデバイスに対応しているのでPCやタブレット、スマホさえあればどこからでも閲覧・書き込みが可能です。出先からでも確認できるので、情報をリアルタイムに共有できます。
普段会話をする機会がない他部門との連携も、社内SNSを使えば容易に行なえます。従来のメールや電話だと同部門内で完結することが多く、コミュニケーションが限定的になりがちでした。しかし社内SNSを使えば、部門をまたいでグループを作成できるのでリアルタイムに双方向のやり取りが可能です。
またニュースフィードやタイムラインで情報を共有すれば、他部署で今何が起きているか、何に取り組んでいるのかの周知が容易になります。リアルタイムで他部署の情報が目に飛び込んでくるので、自ずと一体感が生まれるでしょう。いいね! ボタンやコメントでコミュニケーションが取りやすいのも大きなメリットです。
社員一人ひとりが持つノウハウや知識は企業にとって大きな財産ですが、メールや電話では共有しにくいものです。共有できたとしても部署内のみやごく数人に留まり、全社に周知されるには至りません。せっかくの財産も、ノウハウを持つ社員が会社を去れば失われてしまいます。
社内SNS上に知識やノウハウを投稿しておけば、失われることがありません。会社全体への共有もタイムライン機能で簡単です。社員それぞれが自身の持つノウハウを投稿し蓄積されていけば、会社にとって大事なデータベースとなるでしょう。蓄積された情報は検索して取り出せるので、新たに社員が入ってきた際にも簡単にアクセスが可能です。
社員が社内SNSを業務報告用のツールとして利用するルールづくりや仕組みづくりを行うと、SNS内の情報共有が活発になります。
例えば日報を投稿したり目標達成率の報告をしたりと、社内SNSへの投稿を業務の一環として位置づけるのも一つです。
さらに投稿に対して積極的にコメントをするような雰囲気が醸成されると、社員間の連帯意識も高まるでしょう。また顧客からの要望や意見を社内SNSで共有するという文化が、自社商品の潜在ニーズ発見につながったという成功事例もあります。
社内SNSを導入する際には、課題と目的を事前に設定しておくのもポイントです。社内SNSの活用でどのような課題を解決したいのか、どのような変化をもたらしたいのかをできるだけ明確に言語化しましょう。
課題と目的を定めておくと、社員間で社内SNSに対しての認識や位置づけが一致します。
例えば「部署間での情報共有を通して社内の連携を強化する」など具体化すると、目指すべき方向性が一致しやすくなるはずです。また社内SNSを「悩みを打ち明けられる場」にして、管理職が社員の声に耳を傾ける体制を作りだした例もあります。
「投稿したい内容が社内SNSにふさわしいか分からない」といった迷いも生じにくく、より活発な利用が促進されます。
それでも「何を投稿すべきか分からない」という声が多い場合には、利用方法を指導するのも一案です。具体的にどのような投稿が望ましいのか、社員向けに事例を交えて説明をする場を設けましょう。
社内SNSは基本的に自由度の高いツールのため、トラブル回避のためにはルール設定の明確化が重要です。
投稿内容の禁止事項がない状態だと、投稿が業務とは無関係な内容ばかりになってしまう可能性もゼロではありません。またコメントのルールがないと、社員間で生じた議論が建設的とはいえない言い争いに発展してしまう危険もありえます。
翌日の業務に支障をきたさないためには、深夜の投稿を制限するなどのルールも必要でしょう。
またメーリングリストなどすでに別のコミュニケーションツールがある場合には、利用シーンの区別をはっきりと明示しましょう。すみ分けが曖昧だと必要な情報が分散するなど、混乱につながるかもしれません。
例えば業務に直結するやり取りかどうか、緊急性の高い内容かどうかで区別するのも一案です。
社内SNSは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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