社内SNSを比較する

社内コミュニケーションが円滑になる

社内SNSでは、SNSならではの特性を生かしたスムーズなコミュニケーションが可能です。例えばチャット機能はダイレクトに要件から入るのが一般的なので、メールを使ったやり取りに見られる「お疲れさまです」のような定型文は必要ありません。そのため1つひとつのやり取りもスピーディー且つ円滑に行えます。思いついた時に気軽にメッセージを送ることができるので、コミュニケーションの活性化に繋がります。

コミュニケーションの円滑さは、リモートワークが進む企業では特に重要です。社員同士が顔を合わせなくとも、活発に意見を交わせる場として社内SNSは欠かせません。また社内SNSのほとんどはマルチデバイスに対応しているのでPCやタブレット、スマホさえあればどこからでも閲覧・書き込みが可能です。出先からでも確認できるので、情報をリアルタイムに共有できます。

部門間の垣根を解消できる

普段会話をする機会がない他部門との連携も、社内SNSを使えば容易に行なえます。従来のメールや電話だと同部門内で完結することが多く、コミュニケーションが限定的になりがちでした。しかし社内SNSを使えば、部門をまたいでグループを作成できるのでリアルタイムに双方向のやり取りが可能です。

またニュースフィードやタイムラインで情報を共有すれば、他部署で今何が起きているか、何に取り組んでいるのかの周知が容易になります。リアルタイムで他部署の情報が目に飛び込んでくるので、自ずと一体感が生まれるでしょう。いいね！ ボタンやコメントでコミュニケーションが取りやすいのも大きなメリットです。

ノウハウを蓄積できる

社員一人ひとりが持つノウハウや知識は企業にとって大きな財産ですが、メールや電話では共有しにくいものです。共有できたとしても部署内のみやごく数人に留まり、全社に周知されるには至りません。せっかくの財産も、ノウハウを持つ社員が会社を去れば失われてしまいます。

社内SNS上に知識やノウハウを投稿しておけば、失われることがありません。会社全体への共有もタイムライン機能で簡単です。社員それぞれが自身の持つノウハウを投稿し蓄積されていけば、会社にとって大事なデータベースとなるでしょう。蓄積された情報は検索して取り出せるので、新たに社員が入ってきた際にも簡単にアクセスが可能です。

目的に沿った機能の有無

社内SNSと一口に言っても製品によって機能が多岐にわたり、何を重視するかで選ぶ製品が変わります。

例えばコミュニケーションの活性化を求めるならチャット機能に加え、音声通話やビデオ通話ができるなどコミュニケーションツールが充実した製品がおすすめです。

社内のナレッジ共有やデータベース機能を重視するなら、ストレージ容量の大きい製品やファイル検索のしやすさに特化した製品を選びましょう。

既存システムとの棲み分けができるかどうか

すでに外部システムで必要な機能が使える場合は、社内SNS上とで二重管理にならないよう注意が必要です。同内容を別々のツールで管理すると、無駄な作業が増えるだけでなく情報の見落としにも繋がりかねません。

上手く運用するには、はっきりと棲み分けをするのが重要です。社内掲示板がある場合、取引関係など話し合いビジネスに絡む内容は社内SNSで、社内行事などビジネス以外の内容は社内掲示板でという具合に差別化しましょう。また外部システムと連携ができる製品を選べば一元管理が可能になります。

参加人数と料金体系

社内SNSの多くは参加する人数によって料金が変わります。例えば～25名だと9,500円、～100名になると30,000円というように、人数が多くなれば一人あたりの金額が安くなっていきます。その他、1名あたり960円など一律料金の製品もありますので、会社の規模や使用する人数によって選ぶとよいでしょう。

またいくつかの製品には無料版も存在します。チャットや音声・ビデオ通話など基本的な機能はほぼ使えますが、ストレージ容量が少なかったり作れるグループ数が決まっているといった機能の制限があります。いくら無料でも、使用目的に合った機能が備わっていないと使えません。逆に導入目的を果たせるのであれば、無料版も選択肢に入るでしょう。

操作画面の使いやすさ

せっかく導入した社内SNSでも、使い勝手が悪ければ積極的に利用しようとは思えず廃れていきます。日常的にInstagramやFacebookを利用していない層でも直感的に操作ができるか、求める情報へ簡単にアクセスできるかがポイントになります。

使用環境は業種によって様々です。出先や立ち仕事中に複雑な操作はできません。モバイル端末での使用を主に想定している場合は、入力画面の操作性や検索機能の使いやすさにも注目しましょう。

セキュリティの安全性

リモートワークやサテライトオフィスのように、会社外でも便利に使えるのが魅力の社内SNSですが、その分セキュリティの安全性には気をつけなくてはいけません。セキュリティ対策としては、権限の付与を場面に応じて行うのが大切です。管理者権限はもちろん、書き込みや閲覧の制限が細かくできるかを確認しましょう。

また社内SNS自体がSSL暗号化されているか、使用されているデータセンターのセキュリティレベルが高いかどうかもチェックポイントに入ります。さらには端末によるアクセス制限やアプリロック、遠隔からのログアウト機能があれば尚安心でしょう。

また次のボタンから「業種、従業員数、導入目的」といった簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリの社内SNSを無料で診断することもできます。

チャット・グループチャット

社内SNSではチャット機能を備えている製品が多く、チャット内でタスク管理ができます。目的に応じてグループを設定すればそれぞれの進捗や情報共有を簡単に追えるので、業務の効率化に役立つでしょう。

メールだと送信後に内容の編集はできませんが、社内SNSのチャットでは送信済メッセージの編集や削除を行えます。宛先や内容、添付ファイルに間違いがないかの確認が必要なく、ミスを恐れずにやり取りが行えるので迅速な対応が可能です。

• ダイレクトチャット・グループチャット

ダイレクトチャットは1対1でやり取りを行う機能、グループチャットは複数名が同時に参加できる機能です。グループチャットの作成や削除、メンバーの追加権限は、特定のメンバーにのみ付与することもできます。

• 個人チャット

TwitterやFacebookのホームのような形で、個人でチャットを作成することも可能です。「分報」と呼んで運営する会社もあります。

分報とは公開した個人チャットでタスクを分刻みに投稿する情報共有方法のことです。投稿に対し各々リアクションをとることで、社内コミュニケーションが活性化します。

• メンション

グループ内の特定の相手にメッセージを送る際には、「メンション」機能が便利です。メンションを付けて送ると相手には通知が強調されて届くので、見落としが起こりません。

• 未読・既読

メッセージの未読・既読が表示される製品もあり、誰がまだメッセージを読んでいないかがひと目で分かります。

タイムライン・ニュースフィード

トップ画面やホーム画面に、告知や社内ニュースが時系列で流れてくるのがタイムラインです。製品によってはニュースフィードとも言います。

従来の社内ポータル・社内掲示板といったシステムではわざわざ見に行くという習慣付けが難しく、見ない人も多くなっていました。しかし社内SNSのタイムラインではアプリにアクセスすれば最新の社内ニュースが流れてくるので、スキマ時間に覗くだけで常に情報がアップデートされます。

• 公開範囲指定・ウォッチ機能・フィルタ機能

タイムラインに上げる記事には公開範囲の設定も可能です。また「ウォッチ機能」に注視したい案件を設定しておけば、関連する情報が更新された際にトップへ上がってくるので見逃すことはありません。条件で振り分けたい時にはフィルタ機能が便利でしょう。

• いいね！ ボタン・コメント機能

FacebookやTwitterと同じ様に、いいね！ ボタンやコメント機能もあるので、社内コミュニケーションの発展にも繋がります。

ビデオ通話機能

テキストだけでは伝わりにくい内容も、対面だと解決できる場面が多々あるでしょう。そんな時にはビデオ通話機能のある製品がおすすめです。トーク画面内から通話を行えるので、難しい設定は必要ありません。

複数人のグループで会話が出来る製品や画面共有が可能な製品もあるので、対面と変わらないビデオ会議が実現します。

ファイル共有機能

ファイルをアップロードし、情報を蓄積、共有することが可能です。プロジェクトのグループにデータをアップロードしておけば、全員がすぐに閲覧でき共有漏れが起こりません。アップロードしたデータはシステム上から直接ダウンロードできるので、ファイルの受け渡しもスムーズです。

またファイルのプレビュー機能がある製品を選べば、ダウンロードせずにその場で内容を確認できます。スマホでしか確認出来ない際にも助かる機能です。

検索機能

活発にコミュニケーションが取れる社内SNSだからこそ、検索機能は重要です。発言を後で見返す際や、アップロードされたファイルを探す際に1つひとつのチャットや投稿を覗いて遡っていくのは現実的ではありません。

調べたい会話のキーワードが分かっているなら、該当のキーワードを入れて発言を検索すれば欲しい情報にアクセスできます。

他にもフィルタリング機能を使えば特定の人物やチャンネル、投稿時期に絞って検索が可能です。例えば部長の発言だけを見返したい場合や、調べたい内容を発言した日時が明確になっている場合に便利でしょう。

利用されない

満を持して導入したのに、利用されないと意味がありません。なぜ利用されないのかには、いくつかの理由が考えられます。

• 導入目的がはっきりしていない

何のために導入するかをはっきりさせず、とりあえずやってみようという見切り発車では失敗の可能性は高いでしょう。社内SNSを上手く活用するには、導入目的に沿った製品の選定が必要です。目的がコミュニケーションの活性化とナレッジの蓄積とでは、必要とする機能も違ってきます。

何を目的として導入するのか、そのためにはどんな機能が必要かをまずははっきりとさせましょう。目的を定めた上で導入すれば、運用に躓いた際にも改善点を探すのが容易になります。

• 活用方法が浸透していない

社内でSNSを活用するには、全社員に活用方法が浸透している必要があります。一口にコミュニケーションの為と言っても、プライベートな会話を想定するのか業務上のやり取りなのかが明確にされていないと混乱を招きます。結果、徐々に使用されなくなり廃れていってしまいます。

「なぜ」導入したのかに加え、「何を」「どうやって」投稿するのかを全社員に周知しましょう。一部の社員のみが理解しているだけでは、浸透しているとは言えません。

• 使い勝手が悪い

「便利だと思って入れてみたが、使い勝手が悪くて結局使っていないアプリがある」。個人では良く聞く話ですが、社内SNSでも同じことが言えます。どんなに魅力的なコンテンツでも、操作が億劫になれば使ってもらえません。

製品によっては画面のカスタマイズが可能なものもあります。カスタマイズによって劇的に操作性がアップする場合もあるので、試してみるのも1つの手です。ただし、頻繁なインターフェイスの変更は使用者に混乱を与えるので、計画的に進めましょう。

• 既存のコミュニケーション手段と分断される

すでにチャットツールやグループウェアを使っている企業が、新たに社内SNSを導入した場合に陥りやすい状況です。慣れ親しんだツールでも同様のことができるなら、わざわざ新しいシステムを使う社員は多くありません。また一旦は社内SNSを使い始めても、既存のシステムとの棲み分けができていないとどちらも平行して使うことになり、情報が分散されてしまいます。使用目的によってきっちりと棲み分けをするか、新システムへの完全な移行を進めるのが肝心です。

決まったメンバーしか利用しなくなる

使われてはいるが、特定のメンバーしか利用していない状況もよく見られる失敗例です。それでは社内SNSの趣旨から離れ、上手く活用できているとは言えません。いくつかの要因を紹介します。

• 私的な使用が目立つ

全社で使用する社内SNSに私的な内容ばかり投稿されている状況は、「SNS疲れ」を引き起こす原因になり得ます。

コミュニケーションのために社内SNSでプライベートな投稿をOKとする方針もありますが、あまりに私的利用ばかりだと面倒に思う社員がいても不思議ではありません。仕事とプライベートを分けたい社員もいるでしょう。そういった社員にとって、私的な内容ばかりの社内SNSはストレスとなります。結果、特定のメンバーのみが投稿するようになりSNSの使用に偏りが出るのです。

• 内輪の雰囲気が形成されている

いつも同じメンバーによる投稿で、内輪で盛り上がっていると他のメンバーは疎外感を覚えます。垣根を超えたコミュニケーションが社内SNSの魅力ですが、これでは逆効果です。利用頻度の低い社員がいざ活用しようとしても、書き込んでも大丈夫なのか判別がつきにくく、タイミングが掴めない懸念があります。どんな話題であっても内輪ノリは控え、あくまでビジネスの話であるという空気作りが大切です。

• 上司の叱責による委縮

社内SNSは上下左右の隔たりを少なくし、幅広いコミュニケーションを取るためのツールです。社内の様々な部署・役職の人間が利用しているので、役職者や上司は対面で接する以上に注意深くならなければなりません。

社内SNS上での叱責は、全社員の面前での叱責と同じになります。叱責された本人だけでなく、目にした社員全員が萎縮し今後の投稿を控える結果となるでしょう。役職者や上司にあたる人間は、社内SNSの使用には特に注意する必要があります。

社内SNSの導入目的を事前に周知する

社内SNSの導入目的が社員に周知されていないと、いつどの様に使えばいいか分かりません。導入を決める際には、社内SNSに何を求めるのか、使用してどのようなゴールを目指すのかを明文化しておきましょう。

「誰が」「どのような目的で」「誰との」「何に対する情報を」「どのように」共有するのかというように、具体的に設定します。規模の大きな企業で細分化が難しい場合にはまずは部署ごとで考え、それぞれを統括するイメージを持つとよいでしょう。

一定の投稿ルールを設ける

あらかじめ一定の投稿ルールを設けておくと、導入がスムーズになります。例えばチャットの投稿時間帯に制限を設ける。終業時間を過ぎてからの社内SNSの通知は気が休まりません。ひいてはSNS疲れを引き起こし、距離を置きがちになってしまいます。プライベートと仕事の時間を分ける意味でも、使用時間を決めるのは大切です。

スムーズなやり取りを目的としたツールなので挨拶文や定型文は省く、誰が発言しているのかひと目で分かるようにプロフィールは正確に設定するといったルールも効果的です。既存のツールを併用しているなら、使い分けを明確にしておかなくてはいけません。またメールとSNSとで連絡方法が二重にならないよう、社内の連絡にメールを使用しないと決めてしまうのもよいでしょう。

投稿しやすい雰囲気を企業側が作りだす

開かれたオープンな空気を作り出すのには、企業側の努力が必要です。若手社員や消極的な社員は「自分が投稿してもいいのだろうか」「こんな些細なことは投稿しても仕方ない」と気後れしがちです。彼らの発言に対する不安を取り除くことができれば、活発な意見交換が可能になるでしょう。

リーダーや上司から発言を褒められたり、前向きなフィードバックをもらえると社内SNSに対する垣根も低くなります。くれぐれもダメ出しになってはいけません。いつも同じ人物ばかり発言しているようなら、あまり発言しない社員にそれとなく声を掛けるといった細やかな対応も時には必要です。いいね！ やスタンプで反応を示すよう働きかけるのも効果的でしょう。

感染症の拡大によるリモートワークの推進で社員同士のコミュニケーションに危惧をいだき、社内SNSを利用する企業が増えています。対面でなくともスピード感のあるやり取りができる社内SNSは、時には情報戦ともなるビジネスの現場においては重宝されるツールでもあるでしょう。

ただし、社内SNSの中にもチャット機能が主な製品や、社内wikiのようにデータベース機能に特化したもの、社員同士広く交流することを目的としたタイムライン機能を主にしているものなど様々な製品があります。社内SNSを上手く活用するためには、導入目的に合った製品の選定が重要です。

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