Chatwork(チャットワーク)の使い方｜使いこなしてビジネスを円滑に

Chatwork(チャットワーク)はビジネスにおけるコミュニケーションの円滑化に役立つチャットツール。チャットワークを使いこなしたいあなたのために、使い方の基本から応用まで徹底解説します。

Chatwork(チャットワーク)とは

Chatwork(チャットワーク)とは、ビジネスに利用できるチャットツールです。

2011年の3月に登場して以来、企業のコミュニケーションツールとして、右肩上がりに利用者数を延ばしてきました。その数は、2021年2月末時点では利用企業数39万社を突破しているほどです。

もともと電話やメールに代わる新しいコミュニケーションツールとして注目されていましたが、テレワークの導入に伴って、離れた社員同士の意思疎通のために採用する企業も増えています。

ビジネス用途に特化した多機能ツール

チャットワークはビジネスで使える多数の機能を実装しています。社内の部署やプロジェクトごとにグループチャットを作成し、リアルタイムで情報共有ができる機能を基本として、タスク管理機能やファイル管理機能も利用可能です。

タスク管理機能では、業務で発生したタスクを各担当者に割り振ることができます。さらに自動リマインド機能を利用すれば、担当者は自らにアサインされたタスクを忘れずに遂行できるでしょう。

ファイル管理機能では最大5GBまでの容量のファイルを送信でき、ファイルはクラウド上で保管されるので、後からグループ内で共有も可能です。

これら3つの機能に加えて、画面共有や音声通話、ビデオ通話も行えます。社内の情報共有に必要な機能を、網羅しているといえるでしょう。

料金プランの種類

チャットワークは無料で使える「フリー」、企業向けの「ビジネス」、さらに高度な機能が使える「エンタープライズ」の三つのプランを利用できます。

それぞれの料金と利用できる機能は次の通りです。

フリープランでも14までグループチャットを作成でき、1対1でのビデオ通話や音声通話が利用できます。少人数のグループでコミュニケーションを取るならば、無料のプランでも問題ないでしょう。

複数人での通話に加えて、厳格なユーザー管理やアクセス管理をしたい場合は、エンタープライズプランを利用することになります。

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チャットワークの始め方【初心者編】

チャットワークは会員登録をするだけで、手軽に始められます。アカウント認証のためのメールアドレスさえ持っていれば、5分も掛からずに登録は完了するでしょう。グループチャットはアカウント登録後に作成可能です。

それではアカウントを準備しましょう。アカウント作成は、チャットワークの公式ホームページ上にある「新規登録」から無料で行うことができます。

メールアドレスを登録し、いくつかの必要事項を入力するだけで、手続きは簡単に完了します。所属する組織の管理者によってアカウントを付与されている場合は、新たなアカウント作成は不要です。管理者によって新たなユーザーとして追加されると、メールで利用手続きの案内が届きますので、案内に従ってログインします。

アカウントの作成方法

チャットワークの登録・アカウント作成手順は次の通りです。

1. チャットワークの公式サイトにアクセスする
2. 任意のメールアドレスを入力後に「新規登録(無料)」のボタンをクリック
3. 入力したメールアドレスに登録用のメールが届いているか確認
4. メール中央の「アカウント登録」をクリック
5. 本登録画面が表示されるので、必要事項を入力する
6. メンバー招待の画面が表示されるので、誰かに招待メールを送りたい場合は送信する
7. 登録完了

登録が完了すれば、チャットワークのメイン画面に入れます。登録画面では「事業形態」「会社名」「名前」「パスワード」などを入力しましょう。パスワードは8文字以上で、他者から推測されないものがおすすめです。

メンバー招待は後からでも可能なので、この時点で必要なければ「スキップして始める」をクリックすれば問題ありません。

利用開始の準備

アカウントを登録してメイン画面に入ったら、まずは「チャットワークID」を登録しましょう。

画面右上にある人物アイコンをクリックし、「プロフィール」を選択します。チャットワークIDの部分に任意のIDを入力し、所属や役職などのプロフィール情報を登録します

チャットワークIDを設定すれば、IDを使って簡単にコンタクトの検索や追加が可能です。プロフィール画像も用意しておけば、チャットワーク上の発言が誰のものか分かりやすくなり便利になります。

アプリをダウンロードすればさらに便利に

スマートフォンからチャットワークにアクセスしたい場合は、スマホにチャットワークのスマホ版アプリをダウンロードしましょう。アプリを使用することで、チャットが更新されたことをスマホへの通知で知ることができたり、スマホからメッセージを送信できたりするなど、便利な使い方が可能。アプリはApp Store(iOS)もしくはGoogle Play(Android)からダウンロードできます。

メンバーの追加

チャットワークでメンバーを追加する際は「コンタクトの追加」ボタンより行います。招待したい相手がアカウントを持っている場合と持っていない場合で追加方法が異なります。

【相手がアカウントを持っていない場合】

1. 左側タブの「すべてのチャット」右横にある「＋」ボタンをクリック
2. 表示の中から「コンタクトを追加」をクリック
3. 「メールで招待」タブのメールアドレス入力欄に、招待したい人のメールアドレスを入力
4. 「招待メールを送信」ボタンをクリック

相手がチャットワークのアカウントを持っていない場合は、登録を通じてメンバー追加が完了します。

【相手がアカウントを持っている場合】

1. 左側タブの「すべてのチャット」右横にある「＋」ボタンをクリック
2. 表示の中から「コンタクトを追加」をクリック
3. 「ユーザーを検索」タブをクリック
4. 「名前」や「チャットワークID」、「メールアドレス」のいずれかを検索窓に入力
5. 追加したいメンバーの表示から「コンタクト追加」をクリック

追加されたメンバーはコンタクト追加の承認が必要です。承認が完了したら「ユーザー名一覧」にユーザー名が追加されます。

チャットワークの基本的な使い方

チャットワークを利用する準備ができたら、基本的な機能の使い方を覚えましょう。メインとなるグループチャット機能やタスク管理機能などは、日常業務で使う機会も多いはずです。

グループメンバーと音声、あるいは映像でコミュニケーションを取りたいのであれば、音声通話やビデオ通話の方法も知っておく必要があります。

メッセージ機能の使い方

チャットワークの最も基本的な使い方として、メッセージの作成と返信の方法について解説します。メッセージを作成するときは、画面下部にある「ここにメッセージ内容を入力」と表示された枠の中にメッセージを記入し、「送信」をクリック。

するとメッセージがチャット内に反映され、チャットの参加者全員がメッセージを見られる状態になります。メッセージに返信する場合は、該当メッセージにカーソルを合わせたときに表示される「返信」アイコンをクリックしてから、メッセージ作成欄に記入しましょう。

チャット機能の使い方

ここからはチャットワークのチャット機能の使い方とそれぞれの特徴を解説。チャット機能は次の3つに分類されます。

グループチャット

チームメンバーとチャットでコミュニケーションをするために、まずはグループチャットを作成しましょう。グループチャットでは、参加しているメンバーがチャットを通じて、リアルタイムでコミュニケーションができます。

複数人でのチャットはプロジェクトの進行やチームの連絡などに活用できます。無料プランでも14つまでのグループチャットが作成できるので、目的や組織別でグループを作成するのもよいでしょう。

マイチャット

マイチャットは自分だけが内容を確認できる自分専用のチャットです。メモに使って考えていることを整理したり、作成途中のメッセージの下書きやファイルの一時保管場所として使用したりすることができます。

ダイレクトチャット

ダイレクトチャットは1対1で他のユーザーと直接やり取りができるチャットです。

タスク管理機能の使い方

タスク管理機能を使えば、チャット内で簡単にメンバーにタスクの依頼ができるようになり、30分単位で締め切りも設定可能です。

【タスクの追加方法】

「タスクを追加」ボタンをクリックすれば、相手にタスクが割り当てられたことを知らせるメッセージが届きます。依頼を受けたメンバーがタスクを完了したら、画面右上にある「タスク管理」から「完了」をクリックすれば、依頼元のメンバーにタスクが完了した旨の通知が届く仕組みです。

設定したタスクは一覧管理が可能で、納期によってフォルダ分けされるので、必要に応じてタスクのリマインドも流しやすいのが特徴です。

またチャットワークではメッセージ内容のタスク化も可能です。

【メッセージのタスク化方法】

ファイル管理機能の使い方

チャットワークではひとつのファイルにつき、最大5GBまでのデータをアップロードでき、グループメンバーで共有可能です。WordやExcelなど、業務で頻繁に利用されるファイルはもちろん、画像・動画・音声ファイルなども共有できます。

アップロードしたファイルは、メイン画面の右上にある「ファイル管理」ウィンドウからアップロード順に確認でき、プレビュー表示も可能です。管理ウィンドウではファイルの削除や名前の変更、ダウンロードなどの基本操作ができます。

さらに、それぞれのファイルとチャットがリンクしているので、どういう流れでファイルがアップロードされたかも確認できるのが特徴です。

音声通話・ビデオ通話(Chatwork Live)の使い方

音声通話やビデオ通話もチャットワーク上で行うこともできます。チャットワークに搭載されている「Chatwork Live」機能を使うことで、音声や映像によるコミュニケーションや画面共有が可能です。

【Chatwork Liveの使い方】

このとき通話相手のメッセージ欄にも「Chatwork Liveを開始」と表示され、相手がアクセスするとビデオ通話や音声通話が開始されます。

Chatwork Live起動中にできること

Chatwork Live起動中は、参加者に自分の見ている画面を共有しながら通話するという使い方ができます。資料を見せながら話すことによって、チャットワークでのミーティングがより円滑にできるでしょう。

画面共有を行うには、通話画面の右下に表示されているスクリーン選択アイコンをクリック。すると共有する画面を選択できるようになり、選択した画面が参加者に共有されます。

またChatwork Live起動中にこちらの音声が相手に聞こえないようにしたり、ビデオをオフにしたりする使い方も可能です。音声ミュートは、チャットワークの通話画面下部の左側にあるマイクのアイコンで設定できます。

同じく通話画面下部の右側にあるビデオのアイコンをクリックすると、ビデオオフになります。参加人数が多いときや雑音のある場所からアクセスするときには、音声ミュートやビデオオフを適宜使用することで、円滑なミーティングが行えます。

Chatwork Liveの注意点

Chatwork Liveのビデオ通話は、プランによって参加人数の上限が異なるため使い方に注意が必要です。無料でチャットワークが使えるフリープランでは１対１でしか通話できません。

一方有料のビジネスプランやエンタープライズプランであれば、最大14名まで通話に参加できます。ビデオ通話中に参加人数の上限を超えた場合は、自動で音声通話に切り替わります

Chatwork Liveはチャットワークのグループチャット内で通話が行える機能です。無料プランのユーザーと有料プランのユーザーの両方がグループチャットに参加している場合、有料プランの条件が適用され、最大14名まで通話できます。

グループチャットに参加していないユーザーは通話に参加できませんので、使い方に気を付けましょう。

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覚えておきたい便利な使い方

チャットワークでは、基本となるグループチャット機能やタスク管理機能、ファイル管理機能に加えて、業務で使える多くの便利機能が実装されています。

メッセージの相手を指定する機能やタグによる装飾、引用メッセージなどは、日頃のコミュニケーションの活性化に役立つので、この機会に使い方を覚えておきましょう。

TOの活用による作業効率化

グループチャットでメッセージを投稿する際には「TO機能」によってメッセージを送る相手を指定できます。チャットメッセージの入力画面にある「TO」アイコンをクリックすると参加メンバーが一覧表示されるので、送信相手を選択しましょう。

相手を選ぶと、メッセージ入力欄に「[To:(7桁の数字)](相手の名前)さん」と表示されるので、そのままメッセージを入力して送信すれば完了です。

「TO機能」によってメッセージを受け取った相手は、画面左側のツリーアイコンに青丸が表示されるので、自分に来たメッセージだと判断できます。

メッセージの編集と削除

チャットワークでは送信したメッセージを後から編集したり、削除したりできます。送信後のメッセージを編集する場合は、入力画面にある「編集」をクリックし、テキストを編集して「送信」をクリックすれば完了です。

相手側のメッセージ欄では、編集したメッセージにテキストが修正表示されます。

自分が投稿したメッセージを削除したい場合は、まず対象となるメッセージ入力画面の「編集」「リアクション」「引用」などと表示されている右側の「…」をクリックしましょう。

すると選択ボックスが表示されるので、その中から「削除」を選択すれば、当該メッセージを削除できます。

タグを使った装飾

特定のタグを使用することでメッセージを装飾することも可能です。チャットワークで使用できる主な装飾コードは次の5つです。

これらのタグを使うことで、送信するメッセージが見やすくなります。相手側もメッセージのどこに注目すればよいかが分かりやすくなるので、積極的に活用しましょう。

またチャットワーク上で「？」キーを押せば、ショートカットキーと一緒にタグを一覧確認可能です。

引用メッセージの使い方

メッセージの引用はタグを使用することもできますが、対象のメッセージをドラッグで選択し「メッセージに引用」を選ぶことで、メッセージ入力欄に引用部分を自動表示させることも可能です。

あるいは、メッセージボックスにカーソル当てると表示される「返信」「リアクション」などの中から、「引用」を選択すればメッセージ全体を引用できます。

ほかのチャットで引用したメッセージを再度引用して送信も可能です。引用を効果的に使用すれば、より文面が整理され、読みやすい文章が作れるでしょう。

ショートカットキー

チャットワークの便利な使い方としてショートカットキーの活用があります。以下の表にあるショートカットキーを覚えておくと、操作をよりスピーディに行えます。

メッセージのログを残す方法

チャットワークでのやり取りが増えてくると、大切なメッセージがほかのメッセージに埋もれてしまい、見逃してしまうことがあります。見逃しを防ぐための使い方の例を以下にまとめました。

1.チャットにピンを立てる

チャット一覧で、特にメッセージを見逃したくないグループやユーザーにピンを立てておくと、そのチャットを一覧の上部に固定させることができます。チャットワークにログインしたときに該当のチャットを開きやすくなり、見逃しを防ぐ使い方です。

2.メッセージを未読にする

見返したいメッセージを未読に戻しておくという使い方です。チャットワークに投稿されたメッセージを未読にすると、該当のチャットに印がつくため、確認を忘れないために役立つでしょう。未読に戻すには、対象のメッセージにカーソルを合わせ、「･･･」アイコンから「未読」を選択。ただし、未読にしたメッセージ以降が全て未読扱いになります。

3.マイチャットにログを残す

見返したいメッセージをマイチャットにコピー・引用する、もしくはリンクを貼っておくという使い方です。このひと手間で、チャットワークのどの場所に投稿されたメッセージも、マイチャットから簡単に確認が可能。

対象のメッセージにカーソルを合わせて「･･･」アイコンから「リンク」を選択するとメッセージ作成欄にURLが表示されます。このURLをマイチャットにコピーして投稿しておきましょう。

複数アカウントの登録や切り替え

異なるメールアドレスで登録すれば、チャットワークのアカウントを複数持つ使い方ができます。複数のアカウントを持っている場合、デスクトップ版、モバイル版、ブラウザ版のいずれでもアカウントの切り替えが可能です。

複数アカウントから同時にチャットワークに入る使い方をしたいときは、複数ブラウザを利用してそれぞれ異なるアカウントにログインします。

Google Chromeであれば、ユーザーを切り替える、もしくはシークレットウィンドウを使うという方法もあります。Googleのアカウントを切り替えるか、新しいシークレットウィンドウを開くと、別ウィンドウから新たにチャットワークに入ってみてください。

それぞれのウィンドウでチャットワークの異なるアカウントにログインすれば、複数アカウントを同時に利用できます。

メッセージの検索機能

メッセージの検索機能をうまく活用すると、チャットワーク上の過去のメッセージを素早く見つけることができます。メッセージ検索は、チャット画面上部の「チャット名、メッセージ内容を検索」という枠にキーワードを入れて検索するのが基本的な使い方です。

検索対象のチャットが特定されている場合は、該当のチャットを開いた状態で右上の虫眼鏡アイコンから検索画面を開き、キーワードを入力します。

メッセージ検索画面に表示される「検索オプション」に検索条件を入力すると、検索結果がより絞り込まれます。具体的には、「除外キーワード」「発言者」「発言日」での絞り込みが可能です。特定の人に宛てたメッセージを検索したいときは、対象のユーザー名で検索をかけます。さらに検索オプションに条件を適宜入力するという使い方をすると、目的のメッセージを見つけやすくなります。

移動せずにGoogleドキュメント・スプレッドシートが編集できる

チャットワーク内での資料共有にGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを活用すると、チャットワークの中で資料の編集が行えます。ファイルを開く手間がかからないので、特に複数人で資料を更新する際に便利な使い方です。

資料を共有する人は、まずGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを作成し、チャットでURLを投稿。更新する人がURLの横に表示される「プレビュー」をクリックすると、チャットワーク内で資料が開き、編集を加えることができます。

位置情報を送る機能

チャットワークのスマホ版アプリから、位置情報を投稿することができます。外出先から現在地や集合場所をピンポイントで知らせたいときに便利な使い方です。

位置情報を送信するには、まずスマホ版アプリのメッセージ作成欄に表示されている「＋」アイコンから、「位置情報」を選択。するとマップが開くので、送信したい場所を選択して「この位置を送信」をタップすると、メッセージ作成欄に位置情報が追加されます。

アプリ連携でさらに便利に

チャットワークは、さまざまな外部のアプリと連携させて業務効率向上に役立つ使い方をすることができます。連携できるアプリは多岐にわたりますが、以下に一部例を挙げてご説明します。

• Googleカレンダー

Googleカレンダーに登録された予定の開始時刻前や、新しい予定が追加された際、チャットワークに通知するという使い方ができます。

• Gmail

有料版Gmailを利用していれば、Gmailにメールが届いたときにチャットワークに通知し、チャットワーク内で内容を確認する使い方が可能です。通知の条件を設定することで、重要な案件のみをチャットワークに知らせることもできます。

• zoom

チャットワークからzoomミーティングを開始したり、ミーティングに参加したりする使い方ができます。モバイル版ではミーティングの開始はできませんが、送られてきたリンクからミーティングに入ることができます。

• smartHR

従業員がsmartHRで手続きを行った際、チャットワークに通知することができます。労務管理の効率化に役立つ使い方です。

チャットワークと連携できるアプリは、そのほかにもBacklog、X-point、マネーフォワード クラウド経費、boxなど多数あります。チャットワークは、さまざまなアプリとの連携によってさらに使い方が広がるよう設計されています。

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チャットワークをスマホで利用するポイント

チャットワークをスマホで使いたい場合は、アプリストアからチャットワークのスマホ版アプリをダウンロードします。使い方は簡単です。

開始するにはアプリを開き、iPhoneなら「サインアップ」、Android端末なら「アカウントの新規登録」からアカウントを作成。

すでにPC版でチャットワークを利用している場合は、アプリからPC版と同じアカウントにログインすることができます。アプリの使用前には、OSが最適化されているかどうか確認しておきましょう。

スマホ版アプリのみの機能

チャットワークのスマホ版アプリならではの便利な機能が「プッシュ通知」です。プッシュ通知をオンにしておくと、アプリを閉じていてもチャットワークの通知を受け取れるので、情報をタイムリーにキャッチできます。

またPC版にはない機能として、休日設定ができます。例えば週末や深夜などを休日に指定しておくと、その間は通知が来ないので、業務中と業務時間外を切り分ける使い方も可能です。

チャットワークで効率的に組織を管理しよう

チャットワークを導入することで、チームのコミュニケーションが円滑になり、さまざまなビジネスシーンにおいて、業務効率化を図れます。

法人利用には、管理機能を強化できるエンタープライズ版がおすすめですが、まずは無料で試せるフリー版の導入がおすすめです。実際の使い勝手を確かめてから、本格導入を検討するのもよいでしょう。

メッセージ送信機能だけでなく多彩な使い方ができるチャットワークを、よりスムーズなコミュニケーションや組織管理に活かしてみてはいかがでしょうか。