社内wikiおすすめ6選！メリットや選び方も紹介

社内の知識を一か所にまとめるのに便利な社内wiki。検索機能もあり、業務や手続きで困った際、人に聞かずともすぐに解決することができます。

本記事ではおすすめの社内wikiを6製品紹介します。メリットや選び方のポイントも解説するので、ぜひ導入検討の一助にしてください。

社内wikiとは

社内wikiとは、名前の通り「社内専用のWikipedia」のことです。「業務ツールの使い方」などの業務上の知識はもちろん、各種手続きの仕方や社内の資料などを階層ごとに掲載でき、ナレッジの共有を簡単に行えます。

社内wikiを使うことにより、上司が部下に説明したり、人事部が手続きの方法を周知したりする手間がなくなります。無駄な業務を減らせることで、本来の業務に注力しやすくなるでしょう。

社内wikiのメリット

社内wikiを利用すると、「社内に散らばる情報を一括管理できる」「情報の属人化を防止できる」などのメリットがあります。

情報の一括管理ができる

社内wikiを導入するメリットの1つに、社内に散らばった情報やノウハウ、書類や議事録などを1カ所で管理できることがあります。

社内wikiで一括管理すれば、カテゴリ分けやタグ付けで整理ができたり、キーワードで検索できたりするため、知りたい情報に辿り着きやすくなります。

情報の保存場所を社内wikiに統一することで、情報の共有漏れを防ぐことにもつながります。また、常に社内wikiで情報を追加・更新していくと、古い情報を参照する事態を未然に防止できるでしょう。

情報の属人化を防止できる

社内wikiを利用してマニュアルやノウハウを社員間で共有できると、業務の属人化を防げるでしょう。

特定の社員だけが業務フローやノウハウを把握している状況では、その担当者が不在の際や部署を異動する際、業務をカバーするのが難しくなります。教育コストがかかったり、ミスの誘発に繋がったりと、企業としてのリスクも大きいです。

社内wikiを使って情報を常に分かりやすく共有していくことで、情報を全員のものにし、会社の財産として使えます。

社内の問い合わせ対応を削減できる

事務担当者が、事務処理に関する同じ質問を複数の社員からされることも珍しくありません。事務処理に関する手順や注意事項なども社内wikiにまとめておくと、社員が自己解決できるようになります。

各社員が問い合わせ窓口を探したり、対応を待ったりする時間の短縮に繋がります。事務職の社員も同じ仕事に何度も時間を取られることがなくなり、本来の業務に注力できるようになるでしょう。

社内wikiへの情報の集約によって、問い合わせ業務にとられていた時間を短縮させることが可能です。

社内文書やフォーマットを統一できる

社内文書の書式やフォーマットが統一されていない場合、作成しにくい・読みにくいといったデメリットがあります。

議事録や報告書を全て社内wikiで管理すれば、テンプレートなどの利用により、書式の統一化が可能になります。

またテンプレートが用意してあれば、雛形に沿って必要事項を書き込めばよくなるため、作成スピードも上がるでしょう。

社内wikiツールの選び方

自社に適した社内wikiツールを選ぶ際のポイントは、大きく分けてコストと使用感の2点です。

コストは適切か

社内wikiツールにはさまざまな種類が存在しますが、その機能やサービスは多岐にわたります。

wiki内の検索範囲の違いや、他社ツールとの連携が可能かどうか、運用面のサポート体制の有無などにより、初期費用・月額料金は大きく変わってきます。

社員数や使いたい機能、他社ツールへのカスタマイズ性など、自社が何を求めているのかをはっきりさせ、それに見合ったツールを選ぶのが大切です。高ければ良いというわけでも、安ければいいというわけでもありません。複数社で見積もりをとり、コストと内容を比較して、自社の規模感や目的に合ったツールを選びましょう。

検索機能が充実しているか

社員全員が使えるような操作性かどうかも、社内wikiを選ぶ際の重要なポイントです。

検索機能の性能は社内wikiの重要なポイントになります。検索しにくいツールでは結局どこに情報があるのかが見つけづらく、結局使われないまま終わる……ということにもなりかねません。

単にキーワード検索ができるだけでなく、タグ検索や階層式表示など、どこにどの情報があるのかをすぐに見つけられるような機能があると便利です。

モバイル端末で利用できるか

スマートフォンやタブレットなどで出先でもアクセスできるかどうかチェックしておきましょう。

外回り中や出張中など、オフィスにいないタイミングで社内wikiにアクセスしたくなった際、モバイル端末で利用できるととても便利です。

中にはモバイル端末対応をうたいながらも、画面表示が完全には対応していない製品もあります。無料トライアルなどでアプリの使用感を同時に確かめておくのがおすすめです。

おすすめの社内wikiツール4選

特に人気の社内wikiツールを3製品紹介します。

「NotePM」ファイル内の文章まで検索できる

NotePMは登録企業約5,000社を突破した社内wikiツールです。書き込みやすく見やすい文書作成画面で、ツール利用が苦手な方にも使いやすくなっています。

マニュアル作成やルール作りなどに便利な画像編集機能を搭載し、矢印や吹き出しなどの装飾が可能です。検索機能にも優れていて、Word・Excel・PowerPoint・PDFなどのファイルの中身まで全文検索が可能です。

情報の共有範囲を柔軟に設定でき、ゲスト権限付与が可能なため、社外メンバーとの情報共有も可能です。全ての機能を30日間お試しできる無料トライアルもあります。

201人〜1000人まで、100人増えるごとに料金プランがあります。1001人以上は問い合わせが必要です。

「flouu」細かな権限設定で情報統制が簡単

複数人でのリアルタイム同時編集と共有が可能なflouuは、テレワークでも快適な情報共有を可能にします。文書ごとのリアルタイムチャット機能やslack、chatworkとの連携機能を備え、情報共有作業の効率化が図れます。

文書やコメント、添付ファイル名から情報を横断的に検索し、細かな公開権限の設定が可能です。文書を読んでほしい人への閲覧リクエスト機能が、効率的なナレッジ共有に役立ちます。

14日間の無料トライアルがあります。1ユーザーあたり550円/30日(1GB)という良心的な価格設定も魅力です。

「esa」段階的な文書作成で早めの情報共有が可能

約3,000社以上に導入実績があるesaは「最初から完璧を目指さない」というコンセプトで作られた社内wikiツールです。自律的なチームを目指すための鍵が「早めの情報共有にある」という考えから、不完全な情報でも「書き途中」なのがわかる状態で公開できる仕様です。

マークダウン記法を採用しています。ほかにも豊富な入力補助機能で簡単に文書作成が可能です。

無料トライアルは申し込みから2カ月後の月末まで可能です。初期費用はなく、1ユーザーあたり500円/30日とコスパがよいのも魅力です。

無料プランのある社内wikiツール3選

無料トライアルのある社内wikiツールを3製品紹介します。

「Kibela」好みのスタイルで文書の作成ができる

Kibelaは無駄を削ぎ落としたシンプル設計で、編集画面は直感的に操作が可能です。リッチテキストエディタとマークダウン記法、PlantUMLに対応し、好みのスタイルで文書作成が可能です。

さまざまな条件検索で絞り込みができ、情報を探す手間を省いてくれます。文書ごとのコメント機能はスレッド型のため、文書への評価などコミュニケーションの活性化にも役立ちます。

有料プランでは、月に一度も利用しなかった(ログインしなかった)ユーザーの利用料をポイントで付与し、翌月の料金をポイントから自動で支払う良心的な料金体制です。

「welog」スマホでも使えて出先でも検索が可能

welogはわかりやすくシンプルな操作画面で、使う人を選びません。同時編集が可能なため、テレワークでの議事録作成もスムーズです。リアルタイムの自動保存機能を搭載し、文書の保存忘れが発生しません。

業務の抜け漏れを防ぐタスク管理機能が備わっています。またスマホのブラウザからも閲覧・編集が可能です。

無料トライアルは30日間、人数制限なしで全機能がお試し可能です。

「DokuWiki」無料で使えるオープンソースツール

DokuWikiは世界中で利用されている、データベースを必要としないオープンソースのwikiツールです。

全て無料で利用でき、80以上のテンプレートと900を超えるプラグインの追加で、自由にカスタマイズが可能です。文書の記法はマークアップ記法ですが、プラグインの追加でマークダウン記法でも文書作成が可能になります。

料金は無料なので、気になった人は一度サイトを覗いて使用感を試してみるのもよいでしょう。

社内wikiの導入を成功させるポイント

社内wikiを導入しても、社内でうまく活用されず失敗に終わるという事例も少なくありません。社内wiki活用のメリットは大きいため、成功させるためのポイントを紹介します。

社内にWikiを浸透させる

社内wikiを導入したら、導入をアナウンスするだけでなく、その運用方法も周知して社内にwikiを浸透させる必要があります。

どんなに便利なツールも、社内に運用方法が浸透しなければ、社員はその効果を実感できず利用されなくなってしまいます。

日々忙しく働く社員に新しいツールの利用を定着させるためには、社内wikiに日常的に触れる機会を作る、説明会を開くなどの工夫が必要です。

社内wiki導入の検討を始めたら、どのように活用するのかをあらかじめ想定し、社内に浸透させるための取り組みを考える必要があります。

導入目的を明確にして情報をまとめる

社内wikiを自社の業務でどのように生かすのか、導入前にその目的を明確にすることはとても重要です。

社内で起きている非効率な作業や問題点を洗い出し、社内wikiでどう解決し、どんな効果を期待するのかを具体的にしましょう。

例えば以下のように洗い出します。

• 社内に点在する業務マニュアルをまとめて、他の社員に聞く・教える時間を削減する
• 社内に散らばった文書を社内wikiにまとめ、書類を探す時間を削減する
• 社員間でばらつきのあるナレッジを社内wikiに集約し、社員のレベルを一定に保つ

社内wikiを導入する目的を明確にしたら、社員にもアナウンスして必要性を理解してもらいましょう。

社員が見る仕組みを作る

社内wiki活用のメリットを理解できても、運用イメージがわかないと、社員が自ら社内wikiに触れる機会を作れないかもしれません。

社内wiki導入初期は、社員にとって利用価値のある業務マニュアルや情報を、あらかじめwikiに投稿して見本を用意しておくとよいでしょう。

また社員へのお知らせを社内wikiで告知するなど、社内wikiにログインする機会を意識的に作るという方法もあります。社内wikiを生かすためには、社内全体で活用され始めるまで工夫して浸透させることが必要です。

効率よく運用する

運用の仕方を工夫することも重要です。効率が悪い運用の仕方だと、ナレッジ共有が滞ってしまい、結果として社内wikiを使うメリットを最大限生かせなくなってしまいます。

• 責任者を明確にする
• ルールを設定し運用する
• 定期的な更新をする

上記のようなポイントを押さえ、効率よく運用していくのがおすすめです。

社内wikiを導入して業務の効率化を目指そう

業務効率化による生産性の向上が期待できる、社内wikiについて解説しました。社内wikiはうまく社内に浸透すれば、社内情報が一元化され組織の資産となります。

導入の検討を始めたら、自社の目的に合った社内wikiサービスを比較し、運用面での準備もしっかり行なって、社内wikiの導入を成功させましょう。