保育園・幼稚園支援システムおすすめ7選

保育園・幼稚園支援システムとは、保育園や幼稚園で働く方々の業務負担軽減を目的に開発されたシステムです。保護者とのやりとりや園児の情報管理、書類作成など、多くの作業をシステムやアプリで完結します。

業務プロセスのデジタル化によって電話対応や事務作業の負担が減り、園児と向き合う時間を多く確保できます。また、請求業務や指導計画作成、職員の勤怠管理など、多くの業務を効率化できる点も魅力です。

しかし、はじめて保育園・幼稚園支援システムを導入する場合、わからない点も多いでしょう。この記事では保育園・幼稚園支援システムのメリットや選び方、おすすめのシステムに関してまとめました。

導入実績は豊富か

特別な理由やメリットがない限り、導入実績が豊富なシステムを優先的に選びましょう。導入実績が多ければ、システムの機能性や操作性、費用対効果などに関して、多くの企業から評価されていると認識できます。

ミスマッチを避けるため、ホームページから導入事例を確認しておきましょう。園児の定員数や抱えている課題が同じような施設で導入実績があった場合、システム導入後に課題を解決できる可能性が高まります。

また、補助金制度や割引制度の適用に対応しているか、確認することも重要です。対応していると、初期費用の負担額を削減できます。

導入目的に合った機能を搭載しているか

システムの選定に臨む前に、どのような課題を改善したいか、明確にしておきましょう。園児情報の一括管理や保護者とのスムーズな情報共有など、システムによって得意分野は異なります。導入目的が曖昧だとミスマッチを招く可能性が高まるため、注意が必要です。

たとえば、請求業務を効率化したい場合、登降園時間の自動連携機能を搭載したシステムを選ぶのがおすすめです。登録内容をもとに保育料やおやつ代、おむつ代などを自動計算するため、請求書作成をスムーズに進められます。

口座振替まで対応していると、入金管理の手間や盗難のリスクも削減可能です。上記のように導入目的を明確化すると、システムに求める機能が自然と絞られます。

既存のスマートフォンやタブレットの数は十分か

既存のスマートフォンやタブレットでシステムの運用ができるか、事前に確認しておきましょう。デバイスの数が不足していると業務効率が悪化し、多過ぎる場合は必要以上の費用を支払わなければなりません。

判断が付かない場合は、デバイス機器のレンタルサービスが利用できるサービスを選びましょう。システム導入後の運用状況に応じて、使用機器の個数を調整できます。また、多くの業務をスマートフォン上で完結できるか、確認しておきましょう。

欠席連絡の受付や連絡事項の配信、連絡帳作成など、多くの作業をスマートフォン上で進められると、業務効率が高まります。隙間時間を有効に活用でき、残業時間を削減できます。

職員と保護者にとって使いやすいか

職員と保護者にとって使いやすいシステムを選ぶことが重要です。操作性に乏しいシステムを導入すると、連絡帳作成や園児台帳の入力など、一つひとつの作業に時間がかかり、作業効率が低下するでしょう。

保育予約や欠席連絡もスムーズにできず、保護者からのクレームも増えます。企業側への問い合わせや資料請求をおこない、操作画面をイメージしておきましょう。また、ミスマッチを避けるため、無料トライアルを積極的に活用するのも有効な手段です。

無料トライアルとは一定期間、保育園・幼稚園支援システムを無料で利用できる制度です。費用をかけずに、機能性やユーザーインターフェースなど、自社との相性を確認できます。

サポート体制は整っているか

サポート体制が充実したシステムを選びましょう。はじめて保育園・幼稚園支援システムを導入する場合、想定外のトラブルが起きたとしても不思議ではありません。電話やチャット、Web会議など、さまざまな方法で企業側の担当者と連絡が取れれば、トラブルの早期解決が望めます。

オンラインマニュアルやFAQが充実していると、効率的に情報収集ができるため、企業側に問い合わせをする必要もありません。また、アプリの登録方法や操作方法などを記載した保護者向け資料を用意してもらえると、保護者からの理解も得られやすくなります。

セキュリティ対策は万全か

セキュリティ対策が充実しているかも重要なポイントです。園児や保護者、職員の氏名など、多くの個人情報をシステムに保存します。セキュリティレベルが低いと、サイバー攻撃や内部不正によって個人情報が流出する可能性が高まります。

仮に個人情報が流出した場合、社会的信用低下は避けられないでしょう。多額の利益損失を避けるためにも、通信の暗号化やログ情報の管理など、さまざまな対策を講じているシステム選びが重要です。

また、プライバシーマークやISMSの取得有無を確認する方法も有効です。どちらかを取得している企業は、個人情報の取り扱いやセキュリティ対策に関して、第三者機関から評価されていると判断できます。

多くの事務作業を効率化できる

保育園・幼稚園支援システムの導入によって、多くの事務作業を効率化できます。登録した登降園時間の自動連携によって、出勤簿の作成や保育料の計算、請求書の発行などをスムーズに進められます。

登降園時間の記録は、保護者にタブレットでの入力やQRコードの読み取りを依頼するだけです。多くの作業をシステム上で完結できるため、紙書類の作成や印刷の必要はありません。無駄な業務プロセスの削減によって、業務効率改善を図れます。

また、アレルギーの有無や月極保育プラン、保護者の氏名など、園児の個人情報は園児台帳にまとめて登録するかたちです。必要な情報をすぐに確認できる体制が整い、無駄な時間を抑えられます。

労働時間を削減できる

保育士や先生の労働時間を削減できる点も大きなメリットです。請求業務や書類作成、保護者とのやりとりなど、多くの作業をスムーズに進められるため、残業時間を削減できます。長時間労働にともなう休職者や離職者の数を減らせるでしょう。

また、保育園・幼稚園支援システムは、勤怠管理関連の機能を多数搭載しています。労働時間や残業時間はシステムが自動集計するため、担当者が手動で集計する必要がありません。

画面上には最新の勤怠データが反映されており、個々の勤務状況をすぐに確認できます。国の職員配置基準や園児の数を考慮しながらシフトを作成できるため、特定の職員に業務が偏る事態も避けられます。

園児に向き合う時間を増やせる

システム導入によって園児と一緒に過ごす時間を増やせます。欠席連絡や登園時間の変更など、保護者とのやりとりはアプリやシステム上で交わします。連絡窓口の集約によって、電話対応の頻度を削減できます。

また、指導計画や保育日誌、年間行事計画など、多くの書類をシステム上で作成可能です。すでにテンプレートが用意されており、一からフォーマットを作成する必要はありません。項目やレイアウトを自由にカスタマイズできるシステムも多いです。

必要な情報を入力していくだけで書類が完成するため、事務作業にかかる工数を削減できます。保護者対応や事務作業の効率化によって、園児と過ごす時間をより多く確保できます。

保護者とスムーズに情報を共有できる

保育予約や欠席連絡、延長申請など、保護者からの連絡はアプリやシステム上で受けるため、スムーズにコミュニケーションが取れます。今後の行事予定や保護者面談など、保護者への連絡事項はメールで一斉送信するため、情報発信の手間を省けます。

メールには文書を添付できるため、口頭での伝達ミスや書類の紛失にともなうトラブルが発生する心配はいりません。また、園児の体温や睡眠時間、食事内容などは連絡帳に記入し、保護者と共有します。

保護者は子どもが体調を崩していないかをアプリ上で素早く確認でき、安心感が持てます。スマートフォン上で連絡帳を作成できるため、保育士や先生に大きな負担はかかりません。

ペーパーレス化とキャッシュレス化を促進できる

保育園・幼稚園支援システムを導入すると、多くの書類をシステム上で作成できます。保護者向けの書類はメール添付やアプリ上で共有できるため、印刷した書類を保護者へ配布する必要はありません。

ペーパーレス化の促進によって、印刷費や消耗品購入費、OA機器のメンテナンス代などを削減できます。作成した書類データはシステム上に保存しておけるため、園内に保管スペースを確保しておく必要もありません。

また、園内で現金を扱う頻度を減らせる点も魅力です。保育料計算〜口座振替まで、一連の作業をまとめて処理できるため、紛失や盗難の不安を軽減できます。

補助金制度が充実しており金銭的負担を減らせる

国や自治体の補助金制度が充実しており、保育園・幼稚園支援システムの導入にかかる初期費用を削減できます。たとえば、企業主導型保育事業費補助金や保育所等におけるICT化推進補助金を利用すると、最大100万円の補助金が得られます。

補助金は金融機関からの融資と異なり、返済義務は課せられません。施設運営への影響を気にせず、システムの導入を検討できます。また、多くのシステムはクラウド型のため、メンテナンスやアップデートは企業側が対応するかたちです。システムの運用負担を軽減しつつ、常に最新の機能を搭載したシステムを利用できます。

業務マニュアルやルールの見直しが必要になる

職員がシステムの操作方法や新たな業務の進め方に慣れるまで、一定の時間が必要です。スマートフォンやPCの操作に苦手意識を持つ方もいます。早期の安定運用を実現するためには、研修の実施や勉強会を開催するなど、組織全体でバックアップしましょう。

従来とは業務の進め方が変わるため、業務フローや業務マニュアルの見直しも必要です。システムの導入にともない、勤務時間中にスマートフォンを操作する頻度が増えます。業務に関係ない用途への使用や個人情報漏えいなど、さまざまなリスクが発生するため、新たなルール作りが必要です。

一定の費用と準備が発生する

保育園・幼稚園支援システムの導入には、一定の初期費用と事前準備が発生します。システムの導入によって業務プロセスのデジタル化が進み、多くの作業はオンライン上で進めるかたちになります。

これまでタブレットやスマートフォンを使用していなかった場合、業務用デバイスを新たに購入しなければなりません。職員がスムーズに業務を進められるよう、十分な数を用意しましょう。

システムの導入前に通信環境が整っているか、確認することも重要です。通信環境が整っていないと、通信障害や速度遅延が発生し、業務に多大な支障が生じます。保護者からの連絡も受けられなくなるため、事前に確認を済ませておきましょう。

保護者からの理解を得なければならない

保育園・幼稚園支援システムの安定運用には、保護者からの協力が欠かせません。タブレットへの入力やスマートフォンへのアプリ導入、操作方法の習得など、保護者にも一定の負担がかかります。

事前説明を十分重ねずにシステムの導入を進めると、保護者との信頼関係が悪化します。トラブルを避けるため、システム導入に至った経緯や目的を丁寧に説明しましょう。また、システム導入によって、保護者にとっては時間管理のルールが従来よりも厳しくなります。

たとえば、お迎えの時間に1分でも遅れた場合、システムで管理すると延長保育料金が自動的に加算されます。どの程度の遅れまでを認めるか、あらかじめルールを明確にしておくことが重要です。

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