SaaS管理システム比較おすすめ8選

SaaS管理システムとは、組織内で利用しているSaaSの利用状況やアカウント情報などを管理できるシステムです。各サービスの契約情報や月額料金を可視化でき、無駄なコストを削減できます。

アカウント情報の発行や削除を自動化できるシステムも多く、業務効率改善を図れます。近年、SaaSを導入する企業が増えてきました。低コストで多くの機能が利用できるため、数十種類以上のサービスを利用する企業も珍しくありません。

しかし、利用するSaaSの数が増えると、アカウント情報や権限設定などの管理負担が増大します。システム管理者の負担を軽減するため、SaaS管理システムの重要性が高まっています。

この記事では、SaaS管理システムの導入メリットや選び方、おすすめのシステムなどについて、まとめました。

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SaaS管理システムは以下の2種類に分けられます。

• 利用状況把握特化型
• セキュリティ対策強化型

自社に合ったシステムを選定するためにも、個々のタイプの特徴を正確に把握しましょう。

利用状況把握特化型

SaaSの利用状況に関する機能を多数搭載したタイプです。アカウント情報の作成や削除、契約情報の可視化などに関する機能を搭載し、システム管理者の業務負担を軽減します。

API連携によってアカウント情報を同期できるシステムも多く、従業員が入退社するたびに作業をする必要がなくなります。

セキュリティ対策強化型

セキュリティに関連する機能を多数搭載しているタイプです。二段階認証やアクセスログの取得、IPアドレス制限など、不正アクセスや内部不正による機密情報漏えいを防ぎます。

また、シングルサインオン機能があれば、1つのアカウント情報を使い回しでき、業務上のストレスを削減できます。

アカウント情報やアクセス権を一元管理できる

SaaS管理システムを導入することで、サービスの契約情報やアカウント情報をまとめて管理できます。グラフやダッシュボードで、個々のサービスの利用状況をひと目で把握できます。常に最新の情報が反映されており、契約内容を個別に確認する必要はありません。

また、アカウント情報の発行や変更を自動化できます。通常、導入したサービスごとにアカウント情報を発行しなければなりません。従業員の入退社や人事異動が起こった場合は、毎回編集作業やアクセス権の設定が必要になります。

しかし、アカウント情報の変更やアクセス権の設定をシステムへ一任できる場合も多く、業務負担を軽減できます。

無駄な費用を削減できる

SaaS管理システムを使えば不要なアカウント情報を可視化できます。使用頻度の低いサービスや退職した従業員のアカウントなど、未使用のアカウント情報を残しておいてもメリットはありません。

SaaS管理システムを導入すれば、不要なアカウント情報の可視化と削除ができ、無駄なコストを削減できます。また、新たなSaaSを導入する際、システム管理者が主導権を握れる点も魅力です。

部署ごとに管理を任せていた場合、業務に必要ないサービスを導入するケースも珍しくありません。SaaS管理システムを導入すれば、システム管理者がサービスを厳選でき、ミスマッチを防げます。

セキュリティリスクを低減できる

利用するSaaSサービス数が増えてくると、中には使われていないのに残っているアカウントも発生します。しかし、それを放置した状態が続くと、なりすましや不正アクセスを招く原因となります。未使用のアカウント情報は、すぐに削除することが重要です。SaaS管理システムが退職した従業員のアカウント情報を削除し、不正アクセスや内部不正を防ぎます。

また、シャドーITを未然に防ぐ機能を搭載している点も魅力です。シャドーITとは、企業が許可していないにもかかわらず、従業員が私物のモバイル端末やアプリを業務で利用すること、あるいは従業員が利用していることを把握できていないデバイスやサービスのことを指します。

SaaS利用によって利便性は高まる一方、同時にセキュリティ面での対策が不可欠です。SaaS管理システムを導入すればシャドーITを未然に検知し、機密情報の漏えいを避けられます。

初期登録に手間がかかる

SaaS管理システムを運用する際、社内で利用しているSaaSや従業員のアカウント情報を登録します。従業員がどのくらいのサービスを利用しているのか、調査をしなければなりません。

従業員数が多いほど業務で利用するサービスも増えるため、利用状況を把握するのに時間がかかります。スムーズな運用につなげるためにも、導入前から利用状況の調査を始めておきましょう。

利用しているサービスを事前にリスト化しておけば、システム導入後の登録作業もスムーズに進められます。

システムにトラブルがあった際の影響が大きい

SaaS管理システムが利用停止となった場合、業務遂行に多大な支障をきたします。アカウント情報がわからないため、システムやアプリにログインできません。復旧するまで各種サービスを利用できず、顧客や取引先にも迷惑をかけることになります。

トラブルを回避するためにも、セキュリティ対策が万全なベンダーを選びましょう。サイバー攻撃やマルウェアへの対策が充実しており、システムダウンのリスクを最小限に抑えられます。

また、導入実績が多いベンダーを選ぶと、経営不振や事業撤退での利用停止を回避できる確率が高まります。

導入費用がかかる

SaaS管理システムに限らず、新たなサービスやシステムを導入する際は一定の費用がかかります。しかし、SaaS管理システムはクラウド型が多く、全体的にコストを抑えられます。初期費用が無料な場合も多く、導入時にインフラ環境を構築する必要もありません。

月額費用は数百円〜数千円に設定されており、中小企業でも導入しやすい価格設定となっています。メンテナンスやアップデートはベンダーへ一任できるため、ランニングコストも大幅に削減可能です。

一定の費用はかかる一方、コストメリットも見込める料金体系となっています。ミスマッチを避けるためにも、機能と費用のバランスが釣り合ったシステムを選びましょう。

対応するSaaSの種類は十分か

API未連携のSaaSとも連携できるかを確認しましょう。各サービスのアカウント情報は、API連携によって管理するのが基本です。API未連携のサービスに対応できない場合、アカウント情報や契約情報を別の方法で管理しなければなりません。

業務で利用中のサービスに関する情報を一元的に管理するためにも、対応力に優れたシステムの選定が重要になります。また、自社開発のシステムやアプリなどを利用している場合は、上記への対応可否もあわせて確認が必要です。

アカウント情報の連携機能はあるか

労務管理システムとスムーズに連携ができるかも重要なポイントです。SaaSアカウントの作成には、従業員の氏名や所属先、メールアドレスなど、さまざまな情報を登録する必要があります。

労務管理システムと連携できれば、入退社の手続きの情報に基づいてアカウントの作成や削除を自動化できます。システム管理者は従業員の入退社が発生するたびに、システムでの編集作業をおこなう必要がありません。

また、Active Directoryと連携していれば、シングルサインオンやユーザー認証を適用でき、安全性と利便性を向上できます。

SaaSのコスト管理機能はあるか

導入目的に無駄なコストの削減を掲げている場合、コスト管理機能が充実したシステムを選定しましょう。利用金額が把握できれば、サービスごとのコストパフォーマンスを算定できます。

利用頻度が低く割高なサービスがあった場合、契約停止や乗り換えなど、コスト削減に向けて素早い対応が可能です。組織や部署、個人単位など、さまざまな角度からデータ分析できると、判断の精度を高められます。

また、グラフやダッシュボードで分析結果がレポート化されると、利用状況をひと目で把握できます。

システムの使いやすさ

ユーザビリティの高いシステムの選定が求められます。SaaS管理システムは、従業員自身が登録情報の内容を変更する場合もあります。ITリテラシーの高さを問わず、操作できることが重要です。

管理画面の見やすさやボタンの配置など、直感的な操作が望めるかを見極めましょう。また、有料プランを選択する前に、無料トライアルを活用するのも有効な選択肢です。無料トライアルは1カ月前後、SaaS管理システムを無料で利用できる期間です。

コストをかけずにユーザーインタフェースや機能性を確認できるため、ミスマッチを避けられます。

セキュリティに関する機能はあるか

セキュリティ関連の機能が充実したシステムを選びましょう。SaaS管理システムのセキュリティレベルが低いと、従業員のアカウント情報が流出し、データファイルへの不正アクセスを許します。

顧客情報や取引先とのやりとりなど、機密情報の漏えいが発生した場合、社会的信用低下やイメージダウンは避けられません。信頼を回復するまでには長い時間が必要となるため、今後の企業経営が厳しい状況に追い込まれます。

二段階認証やアクセスログの取得、パスワードの定期更新など、不正アクセスへの対策が万全かを確認しましょう。また、シャドーITを検知する機能を搭載していると、内部統制を強化できます。

SaaS管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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