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SaaS管理システムとは、組織で利用しているSaaSの利用状況やアカウント情報などを管理できるシステムです。各サービスの契約情報や月額料金を可視化することで、無駄なコストを削減します。
またアカウント情報の発行や削除を自動化できるシステムも多く、業務効率改善が図れます。近年、SaaSを導入する企業が増えてきました。低コストで多くの機能が利用できるため、数十種類以上のサービスを利用する企業も珍しくありません。システム管理者の負担を軽減するため、SaaS管理システムの重要性が高まっています。
この記事では、SaaS管理システムのおすすめ製品や選び方、導入メリットについてまとめました。
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おすすめのSaaS管理システムを紹介します。
dxeco(デクセコ)では、利用ツールの収集、利用状況やシャドーITの把握、契約情報やアカウント管理など、包括的で網羅的なアプローチが実現します。また、システム管理者が把握していないSaaS(シャドーIT)を可視化できるので、情報漏洩などのセキュリティリスクを未然に防げるでしょう。
利用頻度や最終アクティブ日時、アンケート結果などを通して、不要なアカウントをデクセコが検知してくれます。さらに、デクセコ上で不要なアカウントの削除もおこなえるので、手間のかからない棚卸が実現。適切なアカウント数やライセンス数を保つことができるので、無駄なコストの削減にもつながります。
SaaSだけでなく、PCやスマホなどのITデバイスの管理も可能です。SaaSの利用と同じように、利用者と紐づけて一元的に管理できます。使用者ごとに利用しているデバイスを確認できるので、システム管理者の作業効率が向上するでしょう。
Bundle by freeeは、各SaaSの管理画面にログインせずに、利用中のSaaS(クラウドサービス)アカウントをまるごと見える化できます。退職者の削除漏れアカウントや用途が不明なアカウントなどを自動で検知することも可能です。
また、入退社や異動時に必要なアカウント発行・削除・付け替えも自動で実施でき、管理部門や情シス部門の方の手間を削減します。
Goole DriveやBox、Dropboxで外部共有しているファイルも可視化するので、アクセス管理の強化をすることも可能です。
OPTiM サスマネは社内のあらゆるソフトウェア、オンプレミス、ITデバイスの統合管理が可能です。社内のSaaS、オンプレミス、ITデバイスの状況をリアルタイムで把握できる機能を搭載。さらに未使用アカウントの削除やリソースの管理を自動化することで、手間と費用を削減します。経済的な運用が実現し、経営資源の有効活用が可能です。
SaaSやオンプレミスソフトの可視化、退職者アカウントの検知、シャドーITの検知、アカウント発行、アカウント削除など、豊富な機能で多様なニーズに対応します。そのほかCSVの取り込みや出力、ブックマーク、検索なども可能です。日常的な管理業務が簡単におこなえるようサポートします。
従業員のソフトウェア使用状況を監視し、未承認ソフトウェアや高リスクなツールの利用を検知します。部署や個人で導入されたツールも監視することが可能です。未承認ソフトや情報漏えいリスクのあるツールが使用されていた場合、情シスへ通知することでリスクを減少させます。セキュリティも万全なため、安心して業務遂行できるでしょう。
GMOトラスト・ログインは会社で利用する各種サービスのIDやパスワードを一元的に管理できるSaaS管理システムです。一度のユーザ認証によって複数のシステムやアプリに追加認証なしでログインできるため、日々のパスワード入力の手間が省けます。またIdPとして認証連携することでセキュリティ強化・不正アクセス防止にもつながるでしょう。
GMOトラスト・ログインはActiveDirectoryやMicrosoft Entra ID、Bundle by freeeと連携することができ、GMOトラスト・ログインのアカウント作成・削除を自動化することができます。また、GMOグローバルサインのアカウント情報をマスタにMicrosoft 365、Google Workspaceのアカウント作成・削除を自動化することも可能です。管理者側で一元的にID管理ができるため、従業員の入退職・異動時の手間や、人為的設定ミスによる不正アクセスを削減できるでしょう。
またGMOトラスト・ログインでは多様な認証オプションが用意されているため、さらなるセキュリティ強化が期待できます。パスキーを用いたFIDOパスワードレス認証や証明書がインストールされたデバイスのみのアクセスを許可するクライアント認証、IPアドレス制限と多要素認証を組み合わせたステップアップ認証などによって、ユーザーの利便性を保つとともに外部からの攻撃を防ぎ、安全性を高めます。
導入実績:アドウェイズ、不動産SHOPナカジツなど
従業員の所属先や役職などをシステムが自動判定した後、各種SaaSのアカウント情報を自動で発行します。利用状況やアカウント情報の管理も一任できるため、システム管理者の負担を大幅に軽減できます。
また、さまざまなSaaSへシングルサインオンを適用可能です。スマートフォンやタブレットを使用する際も適用されるため、ログイン作業をおこなう必要はありません。複数サービスへのシングルサインオン適用によって、利便性や快適性を高められます。
さらに二段階認証や生体認証を活用して、なりすましによる不正アクセスを避けられます。アクセスログを取得すればSaaSの利用状況を可視化でき、不正行為を素早く発見できます。
IdP Editionでは、SaaSへの認証に関するさまざまなセキュリティ機能が搭載されています。アクセス制御やアクセスログ管理、マルチアプリ制御などにより、情報漏えいを防ぎます。サービスへのログイン時には生体認証を活用するため、外部からのデータの識別は困難な状態です。
また、Active Directoryとの連携で、複数のシステムやWebサイトで単一パスワードの使い回しができます。一方、E-Mail Security Editionでは、送信メール一時保留や監査フィルタリングなどを搭載し、誤送信による機密情報漏えいを防ぎます。
どちらの機能を制限なく利用できるプランを選んでも、1人あたり月額1,100円で利用可能です。
※ HENNGE株式会社(2023年4月時点)
社内で使用中のSaaSに関する情報をシステム上でまとめて管理できます。オンプレミス型やAPI未対応のサービスも含めて管理が可能です。利用中のサービスに関するアカウント情報をひと目で把握でき、管理コスト削減や業務負担軽減につなげられます。
労務システムや人事システムなど、各種システムに保存されている情報を集約できます。人事情報や組織図など、過去の変更履歴を含めて必要な情報をシステム上からいつでも確認が可能です。
自社で利用中のSaaSに関するコスト比較ができます。過去と現在の利用料金に関して比較でき、コストが増大している場合は要因を正確に把握できます。料金の推移は組織別や部署別、製品別など、さまざまな単位から分析が可能です。
jugaa(ジュガー)にログインしなくても、システムやアプリのログインフォームへ自動入力可能です。何度もアカウント情報を入力する必要がないため、ストレスを抱えることなく作業を進められます。
API未連携のSaaSとも連携できるかを確認しましょう。各サービスのアカウント情報は、API連携によって管理するのが基本です。API未連携のサービスに対応できない場合、アカウント情報や契約情報を別の方法で管理しなければなりません。
業務で利用中のサービスに関する情報を一元的に管理するためにも、対応力に優れたシステムの選定が重要になります。また、自社開発のシステムやアプリなどを利用している場合は、上記への対応可否もあわせて確認が必要です。
労務管理システムとスムーズに連携ができるかも重要なポイントです。SaaSアカウントの作成には、従業員の氏名や所属先、メールアドレスなど、さまざまな情報を登録する必要があります。
労務管理システムと連携できれば、入退社の手続きの情報に基づいてアカウントの作成や削除を自動化できます。システム管理者は従業員の入退社が発生するたびに、システムでの編集作業をおこなう必要がありません。
また、Active Directoryと連携していれば、シングルサインオンやユーザー認証を適用でき、安全性と利便性を向上できます。
導入目的に無駄なコストの削減を掲げている場合、コスト管理機能が充実したシステムを選定しましょう。利用金額が把握できれば、サービスごとのコストパフォーマンスを算定できます。
利用頻度が低く割高なサービスがあった場合、契約停止や乗り換えなど、コスト削減に向けて素早い対応が可能です。組織や部署、個人単位など、さまざまな角度からデータ分析できると、判断の精度を高められます。
また、グラフやダッシュボードで分析結果がレポート化されると、利用状況をひと目で把握できます。
ユーザビリティの高いシステムの選定が求められます。SaaS管理システムは、従業員自身が登録情報の内容を変更する場合もあります。ITリテラシーの高さを問わず、操作できることが重要です。
管理画面の見やすさやボタンの配置など、直感的な操作が望めるかを見極めましょう。また、有料プランを選択する前に、無料トライアルを活用するのも有効な選択肢です。無料トライアルは1カ月前後、SaaS管理システムを無料で利用できる期間です。
コストをかけずにユーザーインタフェースや機能性を確認できるため、ミスマッチを避けられます。
セキュリティ関連の機能が充実したシステムを選びましょう。SaaS管理システムのセキュリティレベルが低いと、従業員のアカウント情報が流出し、データファイルへの不正アクセスを許します。
顧客情報や取引先とのやりとりなど、機密情報の漏えいが発生した場合、社会的信用低下やイメージダウンは避けられません。信頼を回復するまでには長い時間が必要となるため、今後の企業経営が厳しい状況に追い込まれます。
二段階認証やアクセスログの取得、パスワードの定期更新など、不正アクセスへの対策が万全かを確認しましょう。また、シャドーITを検知する機能を搭載していると、内部統制を強化できます。
SaaS管理システムは以下の2種類に分けられます。
自社に合ったシステムを選定するためにも、個々のタイプの特徴を正確に把握しましょう。
SaaSの利用状況に関する機能を多数搭載したタイプです。アカウント情報の作成や削除、契約情報の可視化などに関する機能を搭載し、システム管理者の業務負担を軽減します。
API連携によってアカウント情報を同期できるシステムも多く、従業員が入退社するたびに作業をする必要がなくなります。
セキュリティに関連する機能を多数搭載しているタイプです。二段階認証やアクセスログの取得、IPアドレス制限など、不正アクセスや内部不正による機密情報漏えいを防ぎます。
また、シングルサインオン機能があれば、1つのアカウント情報を使い回しでき、業務上のストレスを削減できます。
SaaS管理システムを導入することで、サービスの契約情報やアカウント情報をまとめて管理できます。グラフやダッシュボードで、個々のサービスの利用状況をひと目で把握できます。常に最新の情報が反映されており、契約内容を個別に確認する必要はありません。
また、アカウント情報の発行や変更を自動化できます。通常、導入したサービスごとにアカウント情報を発行しなければなりません。従業員の入退社や人事異動が起こった場合は、毎回編集作業やアクセス権の設定が必要になります。
しかし、アカウント情報の変更やアクセス権の設定をシステムへ一任できる場合も多く、業務負担を軽減できます。
SaaS管理システムを使えば不要なアカウント情報を可視化できます。使用頻度の低いサービスや退職した従業員のアカウントなど、未使用のアカウント情報を残しておいてもメリットはありません。
SaaS管理システムを導入すれば、不要なアカウント情報の可視化と削除ができ、無駄なコストを削減できます。また、新たなSaaSを導入する際、システム管理者が主導権を握れる点も魅力です。
部署ごとに管理を任せていた場合、業務に必要ないサービスを導入するケースも珍しくありません。SaaS管理システムを導入すれば、システム管理者がサービスを厳選でき、ミスマッチを防げます。
利用するSaaSサービス数が増えてくると、中には使われていないのに残っているアカウントも発生します。しかし、それを放置した状態が続くと、なりすましや不正アクセスを招く原因となります。未使用のアカウント情報は、すぐに削除することが重要です。SaaS管理システムが退職した従業員のアカウント情報を削除し、不正アクセスや内部不正を防ぎます。
また、シャドーITを未然に防ぐ機能を搭載している点も魅力です。シャドーITとは、企業が許可していないにもかかわらず、従業員が私物のモバイル端末やアプリを業務で利用すること、あるいは従業員が利用していることを把握できていないデバイスやサービスのことを指します。
SaaS利用によって利便性は高まる一方、同時にセキュリティ面での対策が不可欠です。SaaS管理システムを導入すればシャドーITを未然に検知し、機密情報の漏えいを避けられます。
SaaS管理システムを運用する際、社内で利用しているSaaSや従業員のアカウント情報を登録します。従業員がどのくらいのサービスを利用しているのか、調査をしなければなりません。
従業員数が多いほど業務で利用するサービスも増えるため、利用状況を把握するのに時間がかかります。スムーズな運用につなげるためにも、導入前から利用状況の調査を始めておきましょう。
利用しているサービスを事前にリスト化しておけば、システム導入後の登録作業もスムーズに進められます。
SaaS管理システムが利用停止となった場合、業務遂行に多大な支障をきたします。アカウント情報がわからないため、システムやアプリにログインできません。復旧するまで各種サービスを利用できず、顧客や取引先にも迷惑をかけることになります。
トラブルを回避するためにも、セキュリティ対策が万全なベンダーを選びましょう。サイバー攻撃やマルウェアへの対策が充実しており、システムダウンのリスクを最小限に抑えられます。
また、導入実績が多いベンダーを選ぶと、経営不振や事業撤退での利用停止を回避できる確率が高まります。
SaaS管理システムに限らず、新たなサービスやシステムを導入する際は一定の費用がかかります。しかし、SaaS管理システムはクラウド型が多く、全体的にコストを抑えられます。初期費用が無料な場合も多く、導入時にインフラ環境を構築する必要もありません。
月額費用は数百円〜数千円に設定されており、中小企業でも導入しやすい価格設定となっています。メンテナンスやアップデートはベンダーへ一任できるため、ランニングコストも大幅に削減可能です。
一定の費用はかかる一方、コストメリットも見込める料金体系となっています。ミスマッチを避けるためにも、機能と費用のバランスが釣り合ったシステムを選びましょう。
SaaS管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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