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金額や機能を比較して、ぴったりの製品を選びましょう
契約書管理システムとは契約書の作成から進捗管理、検索機能、すべての契約書が一元管理できる機能を兼ね備えたシステムのことです。契約書の管理に関する問題をすべて解決できる高い利便性を持っています。まだ導入していない企業は導入の検討をおすすめします。
この記事では編集部が厳選した契約管理システムを紹介。製品の特徴や機能を徹底比較しました。ぜひ比較検討の参考にしてください。
契約書に必要な署名や取引先、契約期間などの契約情報を読み取り、自動で契約台帳を作成します。すべての契約書情報が管理できて項目のカスタマイズも可能です。契約書更新の通知機能もあるので更新漏れも防げるでしょう。
クラウドサインをはじめとする電子契約サービスだけでなくSlackやTeams、Chatworkといったビジネスチャットツールと連携が可能です。正確で素早い契約が進行できるでしょう。
シングルサインオンや二段階認証、IPアドレス制限などのセキュリティ対策が充実しています。自社内でのアクセス権限設定も可能です。
契約書を作成した際、社内でのリーガルチェックや承認作業をシステム上でやりとりができます。完成度の高い契約書が効率的に作成できるでしょう。
古い契約書から新しい契約書に変更した部分を色分けして表示します。変更した箇所が可視化され、確認の抜け漏れやチェック時間を大幅に短縮できるでしょう。
契約書の申請から締結・保管までを一元管理できるため、社内全体のペーパーレス化を実現します。
LegalForceキャビネは締結後の契約書をAIが自動で管理するため管理者の負担を軽減します。契約書から必要な情報を選別し、契約台帳入力作業をAIが自動的に行います。
MyQuickでは契約書の更新期限が近づいてくると、自動的にメールでアラート通知が送られてきます。業種や業態に合わせ通知回数を設定したり、通知条件の追加、通知先の条件など状況に応じた柔軟な通知を実現します。
電子契約サービスで契約した契約情報やタイムスタンプ付きの契約書を自動で取り込みます。電子契約サービスで入力した管理情報を再入力する必要もありません。クラウドサインやGMOサインといった電子契約サービスで電子契約が可能です。
契約書情報入力代行サービスにより、自動で管理台帳を作成してくれます。契約書のタイトルや取引先名、契約開始日や満了日といった多くの項目を入力する必要がなくなるため、台帳業務の簡略化が可能です。
OPTiM Contractを導入することで、今まで行っていた手作業の台帳記入業務をAIが行うため、台帳記入業務にかかる時間を大幅に短縮してくれます。
スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化できます。埋め込み文字がない画像形式のPDFもOCR処理でテキストデータ化します。
今まで紙やExcelで照合したデータの添付、契約書データの照会、契約の期限管理、契約書のデータ管理で約755時間が、OPTiM Contractの導入で30時間まで削減できます。費用も紙やExcelだと契約書管理に約210万円かかっていたのが、OPTiM Contractの導入で約75万円まで減らすことができます。(※)
※ オプティム実績(2022年12月時点)
Legaledgeは契約書更新アラート機能により更新期限が近づいたとき自動的に知らせ、更新漏れを防ぐことが可能です。対応内容の記録も管理できるので、スムーズな契約書更新ができるでしょう。
機密性が高い契約書へのアクセス制限を適切に管理する機能がついています。従業員のアクセス権限を管理するため、データ登録や閲覧削除のコントロールが簡単にできます。
法務部門で蓄積されたナレッジをテンプレートとして作成・保存します。条文テンプレートとして活用することができるので、契約書作成がスムーズにできるようになるでしょう。
契約書管理システムの主な機能は、以下の通りです。
契約書管理システムは主に以上の機能を搭載しているため、契約書管理が改善されるでしょう。とくに紙の契約書が大量にある場合は、電子化するのはとても時間がかかります。しかし、書類を送るだけでデータベース化してくれるサービスを利用することで効率良く契約書が管理できるようになります。
契約書管理システムを導入のメリットは、契約書の管理業務が効率化することです。
契約書の管理は企業を運営するにあたって必要不可欠ですが、紙の契約書が多いと管理が乱雑になりがちです。保管場所で目的の契約書を探す手間や時間がかかり煩わしい作業になるでしょう。
契約書管理システムのOCR機能を活用すれば、紙の契約書データを読み取り、自動で電子化できるので管理がやりやすくなります。OCRとは「Optical Character Recognition」の略称で、紙の契約書に印刷された文字を読み取ってテキストデータに変換する機能です。
さらに、契約書を管理する上で欠かせないのが契約書の更新ですが、契約書管理システムには契約書の更新期限を通知してくれる機能が活用できます。手作業で契約書を更新していくのは大変ですし、すべての契約書の更新期限を把握するのは数が多いほどミスやモレが発生しやすくなるでしょう。契約書管理システムを活用すれば、更新期限を見過ごしてうっかり契約終了になるのを事前に防ぐことができます。
紙の契約書を管理する場合、注意したいのがセキュリティ対策です。紙の契約書は厳重に管理する必要があります。仮に社外の方に情報を見られてしまうと、重大な情報漏洩に繋がる恐れがあります。
契約書管理システムを導入することで、情報管理に伴うリスクを軽減することができます。セキュリティ強化ができるため、安心して契約書を管理することが可能です。
部署や個人単位でアクセス権限が設定できるほか、ログも記録されるので誰がいつどんな契約書を閲覧して操作したのかどうかも分かります。すぐれたセキュリティ対策ができるため、情報漏洩防止やプライバシー保護に強いと言えるでしょう。万が一災害が起きたときの紛失リスクがなくなるのも大きなメリットです。
契約書管理システムを導入することで、ペーパーレス化による管理コストを大幅に削減できるのが大きなメリットです。紙の契約書の場合、用紙代や印刷費用、切手代、インク代、発送費、収入印紙といったさまざまな費用が発生します。
とくに負担になるのが、紙の契約書の保管費です。契約書の枚数が多くなるほどまとまった用紙を保管できるスペースを用意しなければなりません。契約書管理システムであれば、電子化することでクラウド上に保管できるので、保管スペースの必要ありません。
契約書管理システムは利便性が高いですが、機能を使いこなすには一定の時間がかかるでしょう。契約書管理システムを導入した日から運用できるわけではないので、スケジュールを組んだり、勉強会を実施するなどの運用体制を整えましょう。
契約書管理システムを導入するにあたって、業務要件がズレる可能性に注意しなければなりません。契約書管理システムは同じ機能が搭載されているわけではないので、自社に合ったシステムを導入する必要があります。自社がどんな機能があると契約書管理が手軽にできるのかを洗い出しましょう。必要としている機能から管理システムをよく比較して選ぶ必要があります。
契約書管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、初期費用や利用料がかかるのでしっかり確認しましょう。クラウド型の場合、初期費用は発生しないケースも多く、利用料は月々利用した従業員数に応じて発生します。一方オンプレミス型はサーバー構築やネットワーク構築、パッケージ料などでクラウド型より高額になりやすいのが特徴です。
契約書管理システムを導入することにより、紙の契約書に関するセキュリティ対策ができますが、データで契約書を管理する際もセキュリティ対策が必要になります。
契約書管理システムはパソコン上で管理する以上、外部に情報漏洩してしまう可能性もゼロではありません。機密情報や取引情報、個人情報などさまざまな情報が漏洩する恐れがあるため、自社のセキュリティ対策を怠らないようにしましょう。
契約書管理システムを選ぶときは、自社に必要な機能が揃っているかどうかを確かめましょう。一般的な機能としては、OCR機能や文書検索機能、期限リマインダー、AI機能、更新期限通知、バージョン管理といった機能です。
紙の契約書を読み取り、電子化することで保管スペースに困らなくなりますし、文書検索機能ががあれば目的の契約書が簡単に見つかりやすくなります。更新期限の通知機能を設定することで期限を逃しにくくなります。バージョン管理もできるなら、バージョンを更新することでさらにシステムが使いやすくなります。
事前に自社で契約書に関する課題の洗い出しを行い、その課題が解決できる機能を搭載した契約書管理システムを選ぶのがおすすめです。
契約書管理システムはひとつの契約書しか管理できないわけではなく、複数の契約書を管理することができます。たとえば、以下の契約書を管理できます。
文書管理の幅が広がれば社内全体の管理ができるようになり、業務効率化も図れます。自社で電子化したい文書に合わせて契約書管理システムを選ぶことで、社内規定も管理できるでしょう。電子契約機能の有無も確認しましょう。電子契約機能があれば、取引先の企業まで出向いて契約する必要がなくなるため、時間やスケジュールに余裕がないときでもスムーズに契約ができます。
契約書管理システムを導入したときに利用する従業員に浸透しなければ意味がありません。従業員が製品について理解でき、使いやすさを重視した方がよいでしょう。無料トライアル期間を設けている製品が多数ありますので、実際に操作してもらい、使いやすいと思ったシステムを候補にするのがおすすめです。
また実際に操作していく中で社内に安定運用させるにはどうすればよいのか、という課題の洗い出しもできるので、初めての導入される方にはおすすめのサービスです。
契約書管理システムを導入するにあたって、既に導入している他システム連携ができるかどうかが大切です。他システムと連携することによって、スムーズに管理ができるでしょう。たとえば電子契約システムを導入している企業の場合、契約書管理システムと連携できれば電子契約による契約書の管理が格段に効率化します。
ランニングコストが高いと費用対効果が合わず、一方安さを意識しすぎるると必要な機能が搭載されていない可能性があるでしょう。トータルコストを比較検討した上で自社に合った契約書管理システムを導入するのがおすすめです。また、無料トライアル期間が設けられている場合は、トライアル期間を経てから導入を検討する使いやすさなども確認できます。
導入サポートや導入後の運用サポート体制がしっかりしているかどうかを確認しましょう。契約書管理システムを導入したとしても、導入後の運用がなかなか上手くいかないことがあります。
サポート体制がしっかりしている製品であれば、安心して使いこなすことができるでしょう。運用実績はもちろん、どこまでサポートしてくれるのかチェックする必要があります。自社に最適な運用フローをカスタマイズして構築・運用できるようにサポートしたり、運用ノウハウをもとに管理システムを活用できるところまでサポートしたりと製品によってさまざまです。
契約書管理システムはさまざまな種類があるので、どのシステムが自社に合っているのか、予算の範囲内で導入できるシステムがあるのかなど、簡単に選ぶことができません。「サービスが多くて、どのシステムを選べばいいかわからない…」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせください。従業員数や欲しい機能など項目を画面上で選択するだけの自動診断で、契約書管理システム候補が見つかります。もちろん費用はかかりません。
さらに最大で5サービスの診断結果をお届けします。検討していたサービスだけでなく、思わぬサービスとの出会いもあるかもしれません。ミツモアなら、あなたにぴったりの契約書管理システムがすぐに見つかります。
無料で利用できる製品はありませんが、契約書管理システムの中には無料トライアル期間が設けられています。例えば「OPTiM Contract」や「Hubble」などは、無料トライアル期間が設けられていますので比較検討に役立てください。
中小企業や個人事業主向けの契約書管理システムもあります。中小企業や個人事業主でも直感的に操作できるシステムがあるので、そちらの導入を検討するのがおすすめです。「ContractS CLM」や「GVA assist」などのシステムは中小企業やスタートアップ企業の導入実績も豊富です。
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