契約書管理システムを比較する

契約書管理システムとは契約書の作成から進捗管理、検索機能、すべての契約書が一元管理できる機能を兼ね備えたシステムのことです。契約書の管理に関する問題をすべて解決できる高い利便性を持っています。まだ導入していない企業は導入の検討をおすすめします。

この記事では編集部が厳選した契約管理システムを紹介。製品の特徴や機能を徹底比較しました。ぜひ比較検討の参考にしてください。

契約書管理システムの主な機能は、以下の通りです。

• 契約書管理に特化（法務専用）
• 電子契約システム
• 幅広い文書管理
• 紙の契約書の電子化
• 契約書管理台帳の情報入力
• 契約書の検索
• 契約書の更新期限通知
• 契約書のバージョン管理

契約書管理システムは主に以上の機能を搭載しているため、契約書管理が改善されるでしょう。とくに紙の契約書が大量にある場合は、電子化するのはとても時間がかかります。しかし、書類を送るだけでデータベース化してくれるサービスを利用することで効率良く契約書が管理できるようになります。

契約書の管理業務が効率化する

契約書管理システムを導入のメリットは、契約書の管理業務が効率化することです。

契約書の管理は企業を運営するにあたって必要不可欠ですが、紙の契約書が多いと管理が乱雑になりがちです。保管場所で目的の契約書を探す手間や時間がかかり煩わしい作業になるでしょう。

契約書管理システムのOCR機能を活用すれば、紙の契約書データを読み取り、自動で電子化できるので管理がやりやすくなります。OCRとは「Optical Character Recognition」の略称で、紙の契約書に印刷された文字を読み取ってテキストデータに変換する機能です。

さらに、契約書を管理する上で欠かせないのが契約書の更新ですが、契約書管理システムには契約書の更新期限を通知してくれる機能が活用できます。手作業で契約書を更新していくのは大変ですし、すべての契約書の更新期限を把握するのは数が多いほどミスやモレが発生しやすくなるでしょう。契約書管理システムを活用すれば、更新期限を見過ごしてうっかり契約終了になるのを事前に防ぐことができます。

情報管理に伴うリスク軽減をする

紙の契約書を管理する場合、注意したいのがセキュリティ対策です。紙の契約書は厳重に管理する必要があります。仮に社外の方に情報を見られてしまうと、重大な情報漏洩に繋がる恐れがあります。

契約書管理システムを導入することで、情報管理に伴うリスクを軽減することができます。セキュリティ強化ができるため、安心して契約書を管理することが可能です。

部署や個人単位でアクセス権限が設定できるほか、ログも記録されるので誰がいつどんな契約書を閲覧して操作したのかどうかも分かります。すぐれたセキュリティ対策ができるため、情報漏洩防止やプライバシー保護に強いと言えるでしょう。万が一災害が起きたときの紛失リスクがなくなるのも大きなメリットです。

ペーパーレス化による管理費削減につながる

契約書管理システムを導入することで、ペーパーレス化による管理コストを大幅に削減できるのが大きなメリットです。紙の契約書の場合、用紙代や印刷費用、切手代、インク代、発送費、収入印紙といったさまざまな費用が発生します。

とくに負担になるのが、紙の契約書の保管費です。契約書の枚数が多くなるほどまとまった用紙を保管できるスペースを用意しなければなりません。契約書管理システムであれば、電子化することでクラウド上に保管できるので、保管スペースの必要ありません。

運用が安定するには時間がかかる

契約書管理システムは利便性が高いですが、機能を使いこなすには一定の時間がかかるでしょう。契約書管理システムを導入した日から運用できるわけではないので、スケジュールを組んだり、勉強会を実施するなどの運用体制を整えましょう。

業務課題と製品の機能にズレが発生する

契約書管理システムを導入するにあたって、業務要件がズレる可能性に注意しなければなりません。契約書管理システムは同じ機能が搭載されているわけではないので、自社に合ったシステムを導入する必要があります。自社がどんな機能があると契約書管理が手軽にできるのかを洗い出しましょう。必要としている機能から管理システムをよく比較して選ぶ必要があります。

製品形態(タイプ)によって導入コストが変動する

契約書管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、初期費用や利用料がかかるのでしっかり確認しましょう。クラウド型の場合、初期費用は発生しないケースも多く、利用料は月々利用した従業員数に応じて発生します。一方オンプレミス型はサーバー構築やネットワーク構築、パッケージ料などでクラウド型より高額になりやすいのが特徴です。

セキュリティ対策を怠らない

契約書管理システムを導入することにより、紙の契約書に関するセキュリティ対策ができますが、データで契約書を管理する際もセキュリティ対策が必要になります。

契約書管理システムはパソコン上で管理する以上、外部に情報漏洩してしまう可能性もゼロではありません。機密情報や取引情報、個人情報などさまざまな情報が漏洩する恐れがあるため、自社のセキュリティ対策を怠らないようにしましょう。

必要な機能が揃っている

契約書管理システムを選ぶときは、自社に必要な機能が揃っているかどうかを確かめましょう。一般的な機能としては、OCR機能や文書検索機能、期限リマインダー、AI機能、更新期限通知、バージョン管理といった機能です。

紙の契約書を読み取り、電子化することで保管スペースに困らなくなりますし、文書検索機能ががあれば目的の契約書が簡単に見つかりやすくなります。更新期限の通知機能を設定することで期限を逃しにくくなります。バージョン管理もできるなら、バージョンを更新することでさらにシステムが使いやすくなります。

事前に自社で契約書に関する課題の洗い出しを行い、その課題が解決できる機能を搭載した契約書管理システムを選ぶのがおすすめです。

幅広い文書管理や電子契約機能がある

契約書管理システムはひとつの契約書しか管理できないわけではなく、複数の契約書を管理することができます。たとえば、以下の契約書を管理できます。

• 売買契約書
• 業務委託契約書
• 機密保持契約書
• ひな型文書
• 契約締結文書

文書管理の幅が広がれば社内全体の管理ができるようになり、業務効率化も図れます。自社で電子化したい文書に合わせて契約書管理システムを選ぶことで、社内規定も管理できるでしょう。電子契約機能の有無も確認しましょう。電子契約機能があれば、取引先の企業まで出向いて契約する必要がなくなるため、時間やスケジュールに余裕がないときでもスムーズに契約ができます。

管理画面や操作がしやすい

契約書管理システムを導入したときに利用する従業員に浸透しなければ意味がありません。従業員が製品について理解でき、使いやすさを重視した方がよいでしょう。無料トライアル期間を設けている製品が多数ありますので、実際に操作してもらい、使いやすいと思ったシステムを候補にするのがおすすめです。

また実際に操作していく中で社内に安定運用させるにはどうすればよいのか、という課題の洗い出しもできるので、初めての導入される方にはおすすめのサービスです。

他メーカーとの外部システム連携ができる

契約書管理システムを導入するにあたって、既に導入している他システム連携ができるかどうかが大切です。他システムと連携することによって、スムーズに管理ができるでしょう。たとえば電子契約システムを導入している企業の場合、契約書管理システムと連携できれば電子契約による契約書の管理が格段に効率化します。

予算に見合っている

ランニングコストが高いと費用対効果が合わず、一方安さを意識しすぎるると必要な機能が搭載されていない可能性があるでしょう。トータルコストを比較検討した上で自社に合った契約書管理システムを導入するのがおすすめです。また、無料トライアル期間が設けられている場合は、トライアル期間を経てから導入を検討する使いやすさなども確認できます。

導入・運用サポート体制が充実している

導入サポートや導入後の運用サポート体制がしっかりしているかどうかを確認しましょう。契約書管理システムを導入したとしても、導入後の運用がなかなか上手くいかないことがあります。

サポート体制がしっかりしている製品であれば、安心して使いこなすことができるでしょう。運用実績はもちろん、どこまでサポートしてくれるのかチェックする必要があります。自社に最適な運用フローをカスタマイズして構築・運用できるようにサポートしたり、運用ノウハウをもとに管理システムを活用できるところまでサポートしたりと製品によってさまざまです。

契約書管理システムはさまざまな種類があるので、どのシステムが自社に合っているのか、予算の範囲内で導入できるシステムがあるのかなど、簡単に選ぶことができません。「サービスが多くて、どのシステムを選べばいいかわからない…」といった方も多いのではないでしょうか。

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