契約書を作成・参照する頻度が高い状況では、管理する契約書が増えるにつれて業務が煩雑になることが予想されます。
最終更新日: 2024年04月25日
契約書管理システムは煩雑化する業務に対応し、効率的な業務処理を可能にします。しかし、それだけではエクセルと何が違うのか、具体的にどのような機能があるのか疑問が生じるでしょう。
本記事では、契約書管理システムとエクセルの相違点や移行のメリット、業務効率化に役立つ機能について詳しく解説しています。ぜひご参考にしていただければと思います。
契約書管理システムとは
契約書管理システムは契約書の一元管理だけでなく、契約書の作成から管理、検索や更新までを一貫しておこなえるツールです。
紙ベースの契約書管理からデジタル化への移行を支援し、組織の効率性を向上させると同時に契約違反やリスクを最小限に抑えることが可能です。
近年の契約書管理システムではAIとの連携が進んでいます。とくにAI光学文字認識システム（AI‐OCR）を用いることで、スキャンされた契約書のテキストを自動的に読み取り、データベースに情報を入力することが可能です。
自動化技術の導入により、契約書管理システムはより効率的で正確なデータ管理を実現できるようになっています。
エクセルとの比較
エクセルは一般的なデータ処理ツールとして優れているため、契約書管理のツールとして使われることも多いです。管理台帳によって契約書の管理ができ、初期費用もかからずに済みます。費用面や直観的に操作ができるという面で優れたツールです。
しかし契約書管理システムに比べて大量のデータを扱うのには向いていなかったり、データの自動化が限定的であったりします。またエクセルでは契約書にタイムスタンプなどを付与できません。したがって契約書によっては紙での保管が必須になります。
維持費用がかかりスペースも必要となるため、契約書管理システムに比べて劣っている部分も大きいでしょう。
文書管理システムとの比較
契約書管理システムに類似するシステムとして文書管理システムがあります。文書管理システムは契約書のみならず仕様書や報告書、営業資料など多岐にわたる文書を整理し保管や検索できるシステムです。
1つのシステムで複数の文書を管理できる点が優れています。しかし契約書管理のために使用する場合、文書管理システムでは情報の整理や検索が困難になるなど、情報の煩雑化を引き起こす恐れがあります。
また文書管理システムでは契約更新の通知、期限の追跡など契約書管理に特化した機能が備わっていないため、契約書管理とは分けて使う方がいいでしょう。
文書管理システムについてさらに詳しく知りたい場合、以下の記事をご参考にしてください。
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契約書管理システムの主なタイプ
契約書管理システムの中でもいくつかの種類が存在します。大きく分けて3つのタイプについて紹介していきます。
契約書管理に特化したタイプ
契約書管理に特化したシステムは、紙媒体やエクセルでの煩雑な管理業務を解消するために最適です。手作業でのデータ入力ではなく、PDFやスキャンデータから自動的にデータ化できます。
契約書の保存から検索、期限管理などもシステム上でおこなえるため業務全体を効率化できるでしょう。
電子契約に対応可能なタイプ
電子契約の締結から管理までをカバーするシステムも存在します。手続きを簡略化し、書類作成から署名、管理までをオンラインでおこなえるため効率性の向上が見込めます。
同時に印刷や郵送費用の削減も可能です。不動産業や建設業などの契約書類の扱いが多い業界やDX化を推し進めたい企業にとって最適なタイプとなるでしょう。
しかし、取引先が電子契約に対応できる体制が整っているか確認する必要があります。
その他の文書も管理できるタイプ
契約書以外の文書も管理できるタイプです。たとえば納品書、請求書、報告書などを契約書類と共に一括管理できます。社内のあらゆる文書を一元管理することで、経費を削減しペーパーレス化を推進できます。
法務担当だけでなく、営業部門、総務部門など、多数の部門での業務効率の向上が目指せるでしょう。
エクセル管理から契約書管理システムに移行するメリット
契約書をエクセルで管理している企業は多いです。そこで、契約書管理システムに移行するとどのようなメリットがあるかを解説していきます。
紙媒体での契約書類を管理する手間や費用を削減できる
契約書管理システムは契約書をデジタル化し、オンライン上で一元管理できる仕組みを持っています。エクセルでは電子上での管理はできません。
そのため、契約書類を紙媒体で管理する手間や費用を省けるという魅力があります。具体的には契約書の管理に必要となる保管スペース、印刷コスト、ファイリングの手間、保守管理にかかる費用を削減できます。
契約書管理システムではデジタルデータの保護やバックアップをおこなえるため、データの損失や情報漏洩のリスクを軽減できるようになるでしょう。
データ化や検索がスムーズにおこなえる
契約書管理システムではスキャンするだけでデータを読み取れるなど、データ化が容易にできます。利便性に加えて、データに対してエクセル以上に高度な検索が可能です。
たとえばキーワード検索だけでなくタグ付けやカテゴリをもとにした検索が可能です。
ワークフローの自動化が可能な点もエクセルより優れています。特定の条件やワークフローを設定し、承認者や承認フローを自動的に設定することで、手作業で行っていた契約書の承認や期限管理などの作業時間を短縮できます。
契約書の取引から承認、更新、期限管理に至るまでのプロセスを自動化し、企業の業務プロセス効率化が期待できるでしょう。
期限管理におけるトラブルを未然に防げる
更新期限管理機能やリマインダー機能は、契約書管理システム特有のものです。期限が近づくと従業員に通知が送られるため、契約の期限切れを見逃すリスクを低減できます。
機能を活かせば、法的な紛争や損害賠償請求のリスクや業務やプロジェクトの停滞リスクを抑制できます。
従業員は期限に迫る契約に対して、迅速かつ適切な処理ができるようになり、組織全体のリスク管理を向上できるでしょう。
アクセス権の付与によりセキュリティ強化につながる
契約書管理システムではアクセス権の付与により、閲覧や編集をコントロール可能です。エクセルにもパスワード保護や編集を一部制限する機能はあるものの、契約書管理システムに比べるとセキュリティ面で劣ります。
必要な情報に対して適切なアクセス権を与えることで、機密性を保護し、権限を持つ者だけが必要な情報にアクセスできるようになります。
認証情報の記録や監査ログの作成を通じて、契約書のアクセス履歴も追跡・確認可能です。契約書管理システムの導入により、セキュリティ強化が期待できるでしょう。
契約書管理システムで業務を効率化しよう
契約書管理システムを導入すると、契約書管理業務の煩雑さを解消することが可能です。更新期限やリマインダー機能を活用することで、期限の見落としなどの人為的ミスを減らすこともできます。
自社に合った契約書管理システムを活用することで、セキュリティ強化を可能にしながら業務プロセスを効率化できます。エクセルや紙媒体による契約書管理に限界を感じたら、需要予測システムの導入を検討してみましょう。
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