契約書管理台帳とは？基本事項や作成する手順、便利なツールを紹介

契約書の種類や取り扱い方法が多種多様になっている現在、契約書管理は欠かせない作業です。

「いつ」「誰と」「いくらの」取引をしたのかなどをしっかりと管理し、どこに契約書があるのかすぐに分かる状態にしておく必要があります。この契約書管理業務を効率化するために契約書管理台帳の作成が重要です。

当記事では、契約書管理台帳とは何か？なぜ必要か？作成手順や必要なツールなどを紹介します。

契約書管理台帳とは？

契約書管理台帳とは、企業が取引先や顧客との間で交わした契約書を一元的に管理するための台帳です。

台帳には「契約日」「契約期間」「契約者」「契約金額」「支払条件」「解約条件」などの基本情報を記録します。また、契約書のファイル名や保管場所、担当者などの管理情報も記載し、速やかな管理に活かします。

契約書管理台帳を使用するメリット

契約書管理台帳を使用すると、契約書の探索時間や更新管理にかかる時間を削減できるため、業務効率化につながります。また契約内容を明確に記録するため、法的トラブルの発生時に適切な対応ができ、コンプライアンスを強化しやすいでしょう。

契約書の情報も可視化され、更新時期や不備も防止しやすくなります。

契約書管理台帳に記す内容

契約書管理台帳には、契約に関する様々な情報を記録します。ここでは、主要な記録内容である契約日や更新タイミング、担当者や契約者、保管場所や保管期間について詳しく説明します。

契約日や更新タイミング

契約日とは契約が成立した日付を指します。この日付をもとに契約期間や支払い期日などを定めます。

台帳には契約期間がいつ終了し、更新タイミングがいつになるかを明確に記しておく必要があります。自動更新条項がある場合も、更新タイミングを記録しておくことで、不要な確認や契約更新の手続きをせずにすみます。

担当者や契約者

契約書管理台帳には、契約に関わる担当者や契約者の情報を記録します。

担当者とは社内で契約を主導する責任者を指し、契約内容について真っ先に問い合わせるべき人物になります。契約者は取引先や顧客など、契約の相手方を指します。

担当者と契約者の氏名や所属だけでなく、連絡先を台帳に記録しておくことで、契約に関する問い合わせや交渉がスムーズに行えます。

保管場所や保管期間

契約書は紙媒体、電子データなど異なる形式で保管されているものがあります。

契約書管理台帳には、これらの契約書の保管場所や保管期間を記録します。紙か電子かによって保管場所や期間が異なるため、それぞれの管理方法を分けて記録するといいでしょう。

法律で定められた保管期間のほか、社内規定で定められた保管期間もそれぞれ記しておきましょう。廃棄が必要な条件などもまとめておく必要があります。

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契約書管理台帳の作成手順

必要な情報の整理

契約書管理台帳を作成する前に、契約書の種類と分類方法を決める必要があります。

取引先ごと、プロジェクトごと、または契約期間ごとなどに分類するといいでしょう。現在、契約書を整理するときにまとめているブロックを使うと運用しやすいです。

次に、管理台帳に記載する情報項目を洗い出します。一般的には、契約書番号、契約名、契約先、契約期間、契約金額、支払条件などを記載するケースが多いです。

情報項目を企業内で標準化することで、誰もが同じ基準で契約書を管理できるようになります。

台帳に記載するフォーマット作成

情報項目が決まったら、契約書管理台帳のフォーマットを作成します。フォーマットには、洗い出した情報項目を列として設定し、各契約書の情報を行として入力していきます。

フォーマットを設計する際は、入力例を作成して、実際に使用する際のイメージを作っておきましょう。

契約書管理台帳への情報入力

フォーマットが完成したら、新規の契約書から必要な情報を抽出し、管理台帳に入力していきます。

入力する際は情報の正確性を確認し、誤りがないように気を付けましょう。また過去の契約書から入力しだすと網羅しきれなくなるため、新規契約書から記載した方がいいでしょう。入力が完了したら、データの検証を行い、入力ミスがないことを確認します。

運用ルールの設定

契約書管理台帳ができあがったら、運用ルールを定めましょう。

まず、台帳の更新頻度と担当者を決定します。また、台帳の保管方法とアクセス権限を設定します。台帳には機密情報が含まれるため、アクセス権限を限定し、セキュリティを確保することが重要です。

最後に、台帳を活用した契約書管理プロセスを確立し、組織内で周知・徹底を図ることも大事です。

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台帳の作成・管理に必要なツール

契約書管理台帳を作成・管理するにはツール選びが重要です。契約書管理台帳を作成するにあたり、よく使われる2つのツールについて、それぞれメリットとデメリットを解説します。

エクセルやスプレッドシートなどの表作成ソフト

一般的に契約書管理台帳の作成に広く使用されているツールとして、エクセルやスプレッドシートなど表計算ソフトが挙げられます。表計算ソフトを使うと契約情報を表形式で整理し、まとめることができます。ソートや絞り込み機能が搭載されているため、検索しやすく、一覧性も高いです。

エクセルは多くの企業で既に導入されているため、従業員の習熟度が高く、導入コストが掛からない点が大きなメリットです。

ただし、手動で入力しなければいけないことから、抜け漏れや入力ミスが生じる可能性があります。契約書数が多い企業では現実的に運用は難しいでしょう。

契約書管理システム

契約書管理システムは、契約書の作成や管理、検索、更新などを一元管理できるツールです。契約書管理システムは契約の自動更新や期限切れをアラートで通知する機能や、承認フローの設定機能があり、台帳作成以外にも契約書管理に必要な機能が揃っています。

大量の契約書や抜け漏れの通知、一括して入力できる体制が整っているため、作成と管理を効率的に実施できる点がメリットとなります。

一方で、導入には一定のコストがかかります。運用には専門的な知識が必要となるケースもあるため、従業員の教育が必要になる可能性もあります。契約書枚数がそれほど多くなく、電子契約をほとんどしない企業は、費用対効果があまり高くならないかもしれません。

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契約書管理システムを利用して契約書管理台帳を作成しよう

契約書を適切に管理するにあたって、契約書管理台帳の作成は必要不可欠です。また契約書管理台帳を上手に使いこなすためには適切なツール選びが重要になります。

エクセルなどの表作成ソフトでの契約書管理に限界を感じた際は、専門の契約書管理システムについて検討してみてもいいでしょう。

以下は契約書管理システムの製品や機能を比較した記事です。検討する際は参考にしてみてください。

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