契約書管理を成功させる方法やツールを紹介！必要な情報をまとめました

企業が業務を進める中で必ず発生する数多の契約書。

膨大な数の契約書があるにも関わらず、部署内で属人的に管理している、詳しい条件を確認するには時間がかかるなどの課題を持つ企業は意外とあるのではないでしょうか？

当記事では、そんな契約書を適切に管理する方法や利用できるツールについて紹介していきます。契約書管理を成功させ、業務の効率化を達成しましょう。

契約書管理とは

契約書管理とは企業が取引先や顧客との間で交わした契約書について、取引状況や期限、条件などを管理し、適切に整理して保管しておく一連の業務プロセスを指します。

契約書管理のおおまかな目的は以下の通りです。

契約管理が適切にできていない場合、契約書に基づいた業務に滞りが発生するため、業務効率性が低下します。

また最悪、紛失したり破損させてしまうと契約内容が法的に保証できなくなってしまったり、ステークホルダーからの信頼を大きく失ってしまいます。

契約書は取引関係における権利義務を明確にし、トラブルを防止するための重要な法的文書です。したがって、契約書を適切に管理することは、企業にとって非常に重要な業務となります。

契約書管理と関連する電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子的に保存する際の要件を定めた法律です。2022年1月の改正により、契約書を含む幅広い書類が電子保存の対象となりました。この改正は、契約書管理のデジタル化を後押しするものとなりました。

そのため、紙の契約書から電子契約書に需要が移っていく見込みとなっています。契約書管理もオンラインと紙の両面から適切に管理する必要性が生じています。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

契約書管理を適切にする手順

効果的な契約書管理を実現するには、社内での明確な手順とルールの確立が不可欠です。ここでは、契約書管理の基本的な手順を3つのステップに分けて解説します。

原本を特定部署に集約する

契約書管理の第一歩は契約書原本の集約です。各部署で個別に契約書を管理している場合、法務部や総務部など、一括して管理できる特定の部署を決め、契約書を集約します。

この際、以下の点に注意が必要です。

集約された契約書原本は、一元的に管理されることで、紛失や散逸のリスクを軽減できます。

ファイリング、契約書管理台帳を作成する

集約された契約書原本を適切にファイリングし、保管する必要があります。契約書の種類(契約相手、内容、期間、形式)や保管場所に応じて保管場所は適宜、決める必要があります。

あわせて契約書管理台帳を作成し、各契約書の情報を記録します。

台帳を社内で情報共有

作成した契約書管理台帳は、社内の関連部署で共有される必要があります。情報共有の方法はいくつかあり、自社にとって適切な方法を選ぶ必要があります。

情報共有により、各部署は必要な契約情報にタイムリーにアクセスできるため、契約書の適切な保管と業務効率化を共に進められます。

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契約書の管理方法はおもに3つ

エクセルやスプレッドシートによる管理

契約書の管理方法として、エクセルやスプレッドシートを使用して管理している企業は少なくありません。

エクセルを使用すれば、契約書の一覧表を作成し、契約先、契約期間、契約金額などの情報を一元管理することができます。また、広く使われているツールであるため、導入費用が改めて掛からず使いやすいことも選ばれる理由でしょう。

ただし、エクセルやスプレッドシートを利用した管理の場合、契約書の内容まで詳細に管理することは難しく、また電子署名や契約書フォーマットを作成する作業などはできません。

紙の契約書が主体で、枚数も多くない場合は十分ですが、電子契約書メインの企業では利用に課題が多いでしょう。

他サービスに業務委託する

あえて自社内で管理せず、契約書の管理業務を代行サービスに委託する管理方法もあります。

契約書の管理に関する専門知識をもった専門の業者に委託することで、何もせずとも効率的な管理が可能になります。また、セキュリティ対策も専門業者に任せることができるため、安心して利用できるでしょう。

電子契約書と紙の契約書が混在し、過去の分も遡って適切化したいときなどにおすすめのサービスとなります。一方で、委託費用がそれなりにかかるため予算感を明確化する必要があるでしょう。

契約書管理システムによる管理

3つ目の方法として、契約書管理システムを導入する方法があります。

契約書管理システムは、契約書の作成、保管、検索、更新などの機能を備えており、契約書の管理業務の効率化に特化しています。さらに、契約書の内容を詳細に管理できるため、契約内容の把握や分析が容易になります。

電子署名機能がある製品もあり、電子契約書の管理には最も向いているシステムと言えるでしょう。

ただし、システムは導入費用や月額費用がかかります。契約書の種類や枚数をみて、費用対効果を検討する必要があるでしょう。

適切な契約書管理で業務効率化を促進しよう！

企業が適切な契約書管理をおこなうことはとても大切なことです。電子契約書の範囲もどんどんと広がっている今、物理的にも法的にも契約書を守る必要性が高くなっているのです。

だからこそ、自社の契約書管理に少しでも不十分な面を見つけたら、本当に管理方法として適切なのか振り返ってみましょう。契約書管理システムなどを検討してみてもいいかもしれません。

下記に製品の機能や価格を比較した記事を紹介しています。ぜひ参考にしてください。

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