「契約書が増えすぎて、どれが最新かわからない」「更新期限を見逃しそうで毎回ヒヤッとする」「有料システムは高くて導入に踏み切れない。まず無料で試したい」
最終更新日: 2025年12月11日
本記事では無料で使える契約書管理システムを厳選して紹介し、無料版と有料版の違いや無料プランでできること・できないこと、さらに導入前に知っておくべき注意点まで整理しています。
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無料で使える契約書管理システムとは？
契約書管理システムとは、紙やPDF、WordやExcelなど形式が異なる契約書をクラウド上にまとめ、必要なときにすぐ検索し共有できるようにするツールのことです。
契約締結後の保管にとどまらず、更新期限のリマインド、閲覧権限の管理、ステータス確認などにも対応でき、契約書に関わる一連の業務を効率化する役割を持っています。
無料で利用できる点は導入ハードルを大きく下げるため、まずクラウド管理を試してみたい企業や、紙運用からデジタルへの移行を検討している担当者にとって魅力的です。一方で、無料といっても使える機能はサービスにより異なり、登録できる契約書の件数やユーザー数、容量に制限があるケースも少なくありません。
契約書管理システムの無料版と有料版の違い
契約書管理システムには無料版と有料版が存在しますが、両者の最大の違いは「どこまで業務を自動化し、管理精度を高められるか」という点にあります。
無料版はあくまで小規模利用や試験導入を想定していることが多く、最低限の保管や検索はできても、ワークフロー構築や期限管理、アクセス権限の細かな設定など、本格的な契約管理に欠かせない機能が一部制限されている場合があります。
一方の有料版は、契約書の登録無制限や複数部門・複数担当者での同時運用、承認フローの設計、外部サービスとの連携など、日常の契約業務を止めないための拡張機能が揃っています。
規模が大きい企業ほど、契約書の紛失や更新漏れが重大な損失に繋がるため、有料プランを選ぶ価値は高まります。
無料で使える契約書管理システム4製品
「OPTiM Contract」ファイル容量無制限で使える無料トライアルプラン
- 年間アップロード上限60で使える無料トライアル
- 全文検索やAI解析ができる
- システム1つでアウトソーシングも依頼
OPTiM Contractは、AIを活用した電子帳簿保存法に対応した契約書管理システムです。AIによる自動管理台帳作成で手作業を削減し、全文検索機能で契約書のデータ照会が簡単にできます。
さまざまなプランを提供し、予算や欲しい機能に合わせて利用ができます。月額無料で使えるプランがあり、同時利用はできませんが、ファイル容量は無制限で使えます。
電子帳簿保存法の検索要件に対応しており、スムーズに探している契約書を見つけ出すことが可能です。紙と電子を双方向から管理できるでしょう。
「Hubble」契約書のテンプレート管理などが完全無料
- 3アカウント3ドキュメントまで管理できるお試しプラン
- 契約書の編集やテンプレート利用が可能
- シンプルで使いやすいUI/UXを提供
Hubble(ハブル)は直感的で使いやすいUIが特徴の契約書管理システムです。契約書の作成や審査依頼、管理といった3つの画面で操作が可能です。
慣れ親しんだツールとAPI連携できるシステムであるため、さまざまなツールと繋いで業務を効率化できます。契約書の編集はWordでできます。
ユーザーサポートが手厚く、導入から運用開始までをチャットで説明します。本格的に導入する際は全社向け説明会も依頼することができます。
「クラウドサイン」タイムスタンプもできるフリープランを提供
- 電子契約締結業務に特化した完全無料のプラン
- 電子署名のほかタイムスタンプにも対応
- 契約書の保管から検索までを網羅
クラウドサインは契約書の送信や保管、検索などの機能を備えた電子契約サービスであり、契約書管理機能を備えています。
電子署名のほか、タイムスタンプも利用できるため、長期署名にも対応しています。紙とハンコ無しで契約をスムーズに進められるでしょう。
フリープランでは月3件までは無料で送信等できます。ユーザー数も1人までと制限ありますが、クラウドサインの基本的な機能を使うことが可能です。
「WAN-Sign」紙と電子の契約書を一元管理できて無料で使える
- 文書管理と契約管理機能が基本無料
- 暗号化やIPアドレスの制限がオプションなしで使用できる
- 既存の紙契約書の電子化や原本保管にも対応
WAN-Signはクラウド型の電子契約・契約管理サービスで、無料で10件まで契約書の送信ができます。有料のサービスと遜色ない、セキュリティ機能を備えており、安心して利用できます。
初めて電子契約を導入する企業でも、PCなどの機材のセットアップが不要なので、すぐに使い始められるでしょう。
また契約締結は電子証明書かメール認証で選択でき、自社と取引先の要望に合わせられます。
無料で使える契約書管理システムの選び方
無料で使える契約書管理システムの選び方を3つ解説します。
運用規模に合った契約書数やユーザー数の上限を確認
契約書管理システムの無料版は、登録できる契約書の件数やアップロード容量、利用できるユーザー数に制限があることが一般的です。
現在の契約書数は少なくても、毎月締結が発生する企業であれば一年後には枠が逼迫することもあります。小規模スタートには問題がなくても、将来的に管理対象が増えるペースや、契約管理に関わる担当者の数を踏まえながら、無料枠でどの程度運用できるのかを見積もる必要があります。
無料だからこそ、想定より早く上限に達してしまい、有料化や乗り換えを急がされるケースも珍しくありません。
必須機能が無料プランで使えるか
契約書管理で最も重要な機能は検索・保管だけではなく、更新期限の通知やアクセス権限のコントロール、承認フローの設定といった管理機能にあります。
しかし無料プランでは、これらの機能が部分的にしか利用できない場合があり、結果的に契約書が「保管庫」に留まってしまう可能性があります。
クラウドで管理する意味を最大化するためには、どの機能が無料で使えるのかを事前に確認し、自社の業務で欠かせないものが揃っているかどうかを判断材料にすることが欠かせません。
将来的な拡張性・有料版への移行のしやすさ
無料の段階から安定して運用できていても、チーム全体で利用するタイミングが来たときに移行コストが高かったり、エクスポート機能が制限されていたりすると、スムーズな乗り換えができません。
最終的に有料プランを前提にした運用に発展する可能性も踏まえ、成長フェーズに合わせて段階的に拡張できるかどうかを見ておくことで、無駄のない導入設計につながります。
無料で使える契約書管理システムの注意点
無料で使える契約書管理システムの注意点を3つ解説します。
容量・登録数・利用人数に制限がある
運用開始直後は余裕があっても、新規契約の増加や書類の追加に伴い、短期間で容量を使い切ってしまうケースは少なくありません。
無料プランは利用できるユーザー数も限られていることが多く、担当者が増えたタイミングで共有が進まなくなる可能性もあります。契約書は年次で増える性質を持つため、将来の運用を見据えた枠の余裕があるかどうかは事前に確認したいポイントです。
無料だと権限管理・ワークフロー・承認フローが制限されやすい
無料版では承認ルートの設定数や権限の細かい割り振りが制限される場合が多く、意図しない閲覧や確認漏れが発生する可能性が残ります。
利用人数が増えた時に、どこまでワークフローを構築できるのか、通知機能やアラートがどこまで利用できるのかを理解しておかないと、無料版のままでは管理統制が取り切れず、結局は手作業が残ってしまいます。
データ移行に費用が発生する
無料プランで運用を始め、管理対象が増えたことで有料プランへ移行しようとした際、エクスポート機能が制限されている、形式が特殊で移行に手間がかかる、有料プラン契約が必須になるなど、切り替えに追加コストが発生するケースがあります。
無料の段階では気付きにくいポイントですが、長く使うほどデータ量は増え、移行の負担も大きくなります。将来の拡張やプラン変更を考えるのであれば、導入前から移行のしやすさや対応範囲を確認しておくことで、後のトラブルや無駄な出費を防げます。
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