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文書管理システムとは

文書管理システムとは、電子化した文書をクラウド上にアップロードして、閲覧や共有、廃棄といった管理ができるツールです。


紙や各自のPCで書類を保管していると、探すのに時間がかかったり、共有に手間取ったりすることがあります。文書をクラウド上に保存すれば、必要な文書を検索してすぐに抽出でき、データで共有できるため業務効率も向上します。紙の書類が必要なくなるので、ペーパーレスやテレワークへの移行に役立ちます。


「文書の管理方法が統一されていなくて困っている」「テレワークやペーパーレスに移行したい」「コストやスペースを削減したい」文書管理システムなら、こうした悩みを解決可能です。


メリットや選び方、おすすめの製品を確認し、自社にあった文書管理システムを選びましょう。

文書管理システムの比較ポイントと選び方

管理する書類は文書全般か、契約書のみか

文書全般を管理するなら、ファイルの種類や様式に関係なく保存できるタイプや、OCR機能で画像や手書きの文書でも簡単に文字起こしできるタイプがおすすめです。文書の量や種類も多くなるので、登録や検索の容易さを重視しましょう。


契約書のみなら、最優先は電子契約サービスがあることです。外出先やテレワーク時でも契約書のやり取りができ、業務効率改善やテレワーク導入に役立ちます。


目的に沿った機能の有無

文書管理システムには様々な機能があるため、選定基準を決めておきましょう。テレワーク化やペーパーレス化をしたいなら、「ワークフロー機能」や「OCR機能」が必要です。大量の文書を整理したいなら、ドラッグ&ドロップだけで文書登録できる製品がよいでしょう。


あらゆる機能に対応した製品もありますが、その分費用がかかり、従業員が使いこなすのも難しいです。オプションで後から機能を追加できる製品もあるので、優先する機能を明確にしましょう。


コストパフォーマンスの高さ

文書管理システムの料金は、1ユーザーあたりの料金で決まることが多いです。サービス内容によって料金は大きく異なり、要問合せの製品も多いため、単純な料金で比較するのは難しいでしょう。


重要なのは、ツールの機能によってどれだけ業務効率が改善されるかです。現場の要望や不満を吸い上げ、従業員にとってどの文書管理システムが使いやすいかを基準にしましょう。


セキュリティの強さ

文書をオンライン上で共有できるようになると、心配なのはセキュリティです。役職やグループごとに閲覧・編集などの権限をつけられる製品だと、機密文書を扱う際でも安心できます。


一つひとつの文書ごとに設定しなくても、グループでまとめて制限をかけられると便利です。通信が暗号化されていると、外部からの不正アクセスも対策できます。オンラインで重要書類を扱うことになるので、セキュリティの強さも重視したいです。


文書検索のしやすさ

文書管理システムに登録すると、作成者やクライアント、日付やタグなどを設定できるとよいです。詳細な設定ができると、「タイトル検索」「全文検索」「あいまい検索」など様々な検索方法にヒットしやすくなります。


文書管理システムは、クラウド上で必要な文書を共有できるから価値があります。しかし検索しにくかったら利用率も下がり、せっかく導入した文書管理システムも機能しません。文書検索のしやすさは特に重視しましょう。

無料で利用できる文書管理システム3選

Confluence
アトラシアン株式会社
Free月 0円~
Standard要お問い合わせ
Premium要お問い合わせ
Enterprise要お問い合わせ
アトラシアン株式会社
Confluence
Free月 0円~
Standard要お問い合わせ
Premium要お問い合わせ
Enterprise要お問い合わせ

  • 世界で75,000以上の企業が導入(※1)
  • ナレッジ共有やファイルの共同編集ができる
  • 連携可能ツールが豊富


世界中の企業に導入されており、信頼性の高いシステムです。文書やマニュアルを共有しナレッジベースを構築できるだけでなく、文書をリアルタイムで共同編集できます。GoogleドライブやSlackとの連携もできるため、ストレージ管理やチャット内でのファイル共有も容易です。


導入実績

アウディ、NASA、ニューヨークタイムズなど

更新日:2022-06-22
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
利用したお客様の口コミ
Documal SaaS
富士通四国インフォテック
基本プラン要お問い合わせ
富士通四国インフォテック
Documal SaaS
基本プラン要お問い合わせ
  • 書類の作成から廃棄までを自動で行える
  • 新着のドキュメントをすぐに見つけられる
  • 25年の導入実績とアップデートで使いやすい
  • 厳重なセキュリティで情報を保護できる

業務情報やマニュアルなどを含む文書ファイルすべてをシステム上で作成でき、承認作業も同時に行えます。さらに有効期限をあらかじめ設定しておくことで廃棄が自動化され、古いファイルがいつまでも存在する、といった事態の防止が可能です。

システム上に業務情報のすべてを登録しておくことで、暗黙の了解とされている情報を明確にでき、組織内での情報共有をスムーズにできます。検索機能が充実しており、全文検索はもちろん、未確認のものをソートして検索できるため、欲しい情報や見たい文書をすぐに探して閲覧できて便利です。

25年にわたる導入実績を生かし、実際のユーザーの意見を吸い上げてシステム運用に生かしているため、使いやすいシステムとなっています。セキュリティ環境は非常に安全性が高く、機密情報を扱う企業も安心です。

導入実績
東北電力など
更新日:2022-09-14
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
基本プラン要お問い合わせ
オープンソース
Knowledge
基本プラン要お問い合わせ
  • 完全無料で使えるオープンソースサービス
  • タグで情報のグループ分けが容易
  • 情報公開範囲を柔軟に設定できる

Knowledgeは無料で利用できる文書管理システムです。ダウンロードのみですぐに利用できます。システム上で直接文書を登録でき、その際タグをつけておくことで、後から情報を見つけやすくでき便利です。全体公開からグループ内公開、自分のみアクセス可能など、文書ごとに公開範囲を設定できるため、情報をしっかりと守れます。
更新日:2022-06-23
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

注目の文書管理システム8選

楽々Document Plus
住友電工情報システム株式会社
基本プラン要お問い合わせ
住友電工情報システム株式会社
楽々Document Plus
基本プラン要お問い合わせ

  • ワークフロー機能搭載で"脱ハンコ"を実現できる
  • 検索機能が充実していて情報をすぐに見つけられる
  • 電子契約対応の契約書管理・電子帳簿保存法にも対応 


楽々Document Plus(らくらくドキュメントプラス)は、業種問わず、稟議書、社内規定、図面といった企業内のあらゆる情報を安全に管理・活用できる文書管理システムです。


ファイルのみでなく作成日や契約先、製品型番などの属性情報も一緒に登録できワークフローを回すこともできます。登録した文書は素早く検索・閲覧できるため、目的の情報をすぐに探し出せます。バージョン管理やアクセス制御・持ち出し制御も可能で文書の完全性を確保できるでしょう。


電子契約サービスと連携して、契約書管理も行えます。電子帳簿保存法(スキャナ保存、電子取引)への対応も万全。JIIMA認証を取得しているので、安心して利用できます。 契約書の申請から締結、保管までを楽々Document Plusで一貫して管理できますよ。


出張先やテレワークでも、場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートしてくれるサービスです。


導入実績

株式会社エイチ・アイ・エス、シチズンファインデバイス株式会社、岡本株式会社など

更新日:2022-07-04
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
NotePM(ノートピーエム)
株式会社プロジェクト・モード
プラン8月 4800円~
プラン15月 9000円~
プラン25月 15000円~
プラン50月 30000円~
無制限プラン月 60000円~
株式会社プロジェクト・モード
NotePM(ノートピーエム)
プラン8月 4800円~
プラン15月 9000円~
プラン25月 15000円~
プラン50月 30000円~
無制限プラン月 60000円~
  • 求める情報をすぐに見つけられる高い検索性
  • 社内Wikiを構築できて知識の共有が簡単
  • 情報の属人化を防止し引継ぎを楽にできる

NotePMはフォルダで分けたり、タグをつけたりして文書ファイルを整理し、文書内を全文検索して探している情報を即座に見つけられるシステムです。ファイルを更新すると履歴が自動で保存され、わざわざ名前を変更する必要がなくなります。変更箇所はハイライト表示されるので一目で把握でき便利です。

テンプレートに従って共有したいノウハウやマニュアルを入力するだけで、簡単に会社のWikiを構築できます。フォーマットを統一でき、検索しやすくわかりやすいため、社内の情報共有の促成に役立つでしょう。

ファイルや知識を社内全体で共有することで、情報の属人化を防止でき、人を探したり聞いたりする手間がなくなります。こまめな伝達により新人教育や担当引継ぎにかかる時間の削減にも繋がり効率的です。

導入実績
京王、新生銀行、マルコメなど
更新日:2022-06-22
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
基本プラン要お問い合わせ
株式会社ドリーム・アーツ
SmartDB(スマートデービー)
基本プラン要お問い合わせ

  • 業界を代表する大企業からの導入実績があるシステム
  • 文書管理機能とワークフロー両方の機能を備えている
  • 大企業ならではのアクセス管理や検索機能に細かく対応


「SmartDB」は、大企業におすすめの業務デジタル化クラウドです。それぞれの現場の業務から全社共通業務まで、コード入力不要でだれもがクイックにデジタル化できます。


入力フォームもノンプログラミングで簡単に作成。必須項目や入力形式の指定など、柔軟な項目設定ができるため、利用者を迷わせない入力フォームを作れます。


ワークフロー機能と組み合わせることで、文書管理で重要な公開・改訂レビューの仕組みが簡単に実現可能です。アクセス権限が柔軟に設定できるため、閲覧者の立場や文書のステータスに応じた情報の絞り込みや、全文検索ができるようになります。


導入実績

三菱UFJ銀行、大和ハウス、リクルート、横浜ゴム、セブン&アイHD、立命館大学など

更新日:2022-09-14
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
ASTRUX SaaS
株式会社デジタルマトリックス
基本プラン要お問い合わせ
株式会社デジタルマトリックス
ASTRUX SaaS
基本プラン要お問い合わせ

  • 1,000を超えるさまざまな企業や機関への導入実績
  • 書類管理から社内マニュアル作成までできる
  • 大量の書類でも一括で登録可能


社員数数万人規模の大企業から数十人の小企業まで、多様な規模、業種に利用されています。シンプルながらさまざまな書類や情報を管理でき、ドキュメントファイルの管理はもちろん、社内マニュアルの作成も可能です。検索機能がついているので、書類管理とマニュアル検索のどちらにも役立つでしょう。サーバーのフォルダにファイルを共有するだけでシステム上に計上されるため、導入時や他製品からの乗り換え時に便利です。

更新日:2022-06-23
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
SPA
ウイングアーク1st株式会社
基本プラン要お問い合わせ
ウイングアーク1st株式会社
SPA
基本プラン要お問い合わせ

  • 高精度AIで文書認識率が高い
  • 既存のシステムを生かして文書管理できる
  • 電子帳簿保存法に対応でシステム不備なし


紙文書をスキャンするだけで文書を高精度で認識し、データ化してくれるため、手入力する必要がありません。フォーマットを統一する必要がないので、既存のシステムを大きく変えずに利用できます。電子帳簿保存法に対応しており、法対応のためのシステム整備の手間がかかりません。文書の作成から廃棄までのサイクルをシステム上で自動で管理してくれて便利です。


導入実績

マツダ、伊藤忠商事、早稲田大学など

更新日:2022-06-23
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Team要お問い合わせ
Business要お問い合わせ
Enterprise要お問い合わせ
株式会社Fleekdrive
Fleekdrive
Team要お問い合わせ
Business要お問い合わせ
Enterprise要お問い合わせ

  • フォルダ階層がすぐに分かるインターフェース
  • 細やかな管理機能で簡単に情報を制御できる
  • 機密情報を守る厳重なセキュリティ環境


使用者も管理者も使いやすいインターフェースを特徴とする文書管理システムです。複雑なフォルダの構造を一目で把握できるようなビューページとなっており、求めている文書をすぐに見つけられます。


管理者はユーザーやフォルダごとに権限を細かく設定でき、企業内での情報統制が可能です。24時間管理されているデータセンターを利用しているほか、ファイルのバックアップが取られるため、データ紛失の恐れがありません。


導入実績

ブラザー工業株式会社、ベネッセコーポレーションなど

更新日:2022-06-23
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
セキュアSAMBA
Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社
フリープラン要お問い合わせ
ライトプラン要お問い合わせ
ビジネスプラン要お問い合わせ
Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社
セキュアSAMBA
フリープラン要お問い合わせ
ライトプラン要お問い合わせ
ビジネスプラン要お問い合わせ
  • 中小企業でのシェア三年連続No.1(※1)
  • 見やすい画面で操作が簡単
  • 人数無制限で利用できる

主に従業員100人未満の中小企業から支持を受けています。システム上で文書を編集できたり、ドラッグ&ドロップの簡単操作でファイルを移動できたりと、直感的に扱える操作性の高さが魅力です。有料プランでは人数に制限がなく利用できるため、企業の規模に関わらず導入できます。

※1 ITR調べ(2018年-2020年)
更新日:2022-06-23
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
ConTrack
株式会社ベリサーブ
基本プラン要お問い合わせ
株式会社ベリサーブ
ConTrack
基本プラン要お問い合わせ

  • 開発文書の管理に特化したシステム
  • 成果物同士の関連性が一目でわかる
  • 既存のファイルをそのまま登録できる


ConTrackは開発時に発生する文書をまとめて管理できるシステムです。企画段階でプロジェクトの情報を揃えられ、追跡可能になります。実際の開発や設計の前に疑問点をすぐに解消でき、不具合の早期発見に繋がるでしょう。操作画面はたいへん見やすく、文書同士の関連性が一目でわかるので、文書の変更による開発への影響が簡単に把握可能です。幅広いファイル形式に対応しており、既存のファイルを登録できて、導入時に新しいフォーマットでの文書を作成する手間がかかりません。

更新日:2022-05-27
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

契約書管理向けの文書管理システム3選

クラウドサインSCAN
弁護士ドットコム株式会社
Light要お問い合わせ
Corporate要お問い合わせ
Enterprise要お問い合わせ
弁護士ドットコム株式会社
クラウドサインSCAN
Light要お問い合わせ
Corporate要お問い合わせ
Enterprise要お問い合わせ
  • 書類のスキャンとデータ入力を代行できる
  • 即時に契約書の検索や参照が可能
  • 契約書管理を自動でできて便利

今までの書類や契約書をまとめて発送するだけで、スキャンや契約日の入力などの業務をすべて代行できます。スキャンされた書類はクラウドサインのシステム上で管理可能です。

設定された契約書の締結日や更新日、担当者などに応じて検索でき、紙の書類を整理したり、探したりする手間が省けます。自動更新の有無でも検索ができるので、人の手で更新するべきものをすぐに見つけられて便利です。

アラート機能も搭載されており、更新日や終了日が近付くと自動でメール通知が届くため、対応漏れを防げます。

導入実績
株式会社タイトー、東急ハンズなど
更新日:2022-05-25
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
基本プラン要お問い合わせ
株式会社Legalforce
LegalForceキャビネ
基本プラン要お問い合わせ
  • 当事者の名前や締結日などを自動で抽出できる
  • 全文検索できて契約内容をすぐに見つけられる
  • 契約書をソートできて更新が必要な書類を一目で把握

主に契約書の管理に特化したシステムです。書類をスキャンしたデータを取り込むだけで契約者の氏名や締結日、更新日、終了日などを自動で抽出しリスト化してくれます。手入力する手間が省けて効率的です。

スキャンした書類を自動でテキストデータにして保存してくれます。契約書の文章をすべてキーワード検索でき、探したい書類を見つけるのが容易です。知りたい内容を直接調べられるため、書類を見つけてからさらに該当箇所を探す必要がありません。

更新期限や終了日順に並び替えできるため、期限の迫っている契約書をすぐに確認でき、対応漏れを防げます。閲覧者の権限管理や電子契約連携など便利な機能も多数搭載されており、自社に合わせて運用可能です。

導入実績
大創産業など
更新日:2022-09-14
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
MyQuick
インフォコム株式会社
基本プラン要お問い合わせ
インフォコム株式会社
MyQuick
基本プラン要お問い合わせ
  • 29年間の信頼ある導入実績
  • あらゆる資料を分類してデータベース化できる
  • 契約書の作成から締結までをシステムで行える

29年間と長期のシステム導入実績があり、安心して利用できます。さまざまな文書に種類、日付、担当者などの情報を付与して分類可能です。情報をすっきりと整理することですぐに見つけられるようになり、業務の効率化に繋がります。またクラウドサインとの連携により、作成した契約書の送信、締結をシステム上で行えて便利です。契約書の更新日が近付くと自動で知らせてくれるので対応漏れを防げます。
更新日:2022-06-23
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

文書管理システムの導入メリット5選

必要な文書を探す時間が短くなる

文書管理システムでは、タグ検索や全文検索などの検索機能が充実しています。保管場所を正確に覚えていなくても、タイトルや内容、設定したタグ、日付といった断片的な情報さえあれば、データベースからまとめて検索可能です。


業務量が増えれば文書の量や分類項目も増えるので、オフラインですぐ必要な資料を取り出せるよう保管するのは難しいです。また部署や個人の独自ルールで保管していたら、共有や引継ぎの際に苦労します。


必要な資料を検索してすぐに取り出せれば、資料を探す無駄な時間を削減でき、業務効率も上げられます。


文書共有がしやすい

紙や会社のPCで文書を管理していると、共有するときに出社して作業する必要があります。これはテレワークの弊害になり、効率的な業務とは言えません。


文書管理システムであれば、クラウド上で文書を管理できるため、会社のPCや特定の端末でなくても文書へアクセス可能です。外出先やテレワーク時でも文書共有できるため、業務効率化やテレワークの推進にも役立ちます。


書類申請や承認をオンライン上で行える「ワークフロー機能」も備えており、上司に確認してもらうのに時間や場所の制約がある決済でも、スムーズな処理が可能です。紙や会社のPCで保管するより、柔軟な対応ができます。


ペーパレス化でコストを削減できる

文書の保管や送信、共有はすべてオンライン上で行われるため、ペーパーレスに移行できます。印刷費、電気代、プリンターの維持費といったコストをカットでき、保管場所を確保する必要もありません。


文書管理システムの導入にもコストはかかりますが、紙の出力や保管にかかる手間や費用、保管場所の確保など問題を解決できます。紙の資料が多い会社ほど、導入した時の効果は大きいです。


旧データを使用するミスが減る

文書を更新したとき、旧データと最新データを一緒のフォルダに保管していることはないでしょうか。その場合、文書ファイルの送信や参照の際、誤って旧データを選んでしまうリスクがあります。


そんな時は文書管理ソフトの「バージョン管理機能」が便利です。編集者や編集日時を自動で記録できるので、旧データを使ってしまうリスクを軽減できます。データは更新順に並べられるので、常に最新版を選択でき、必要に応じて旧データもすぐ参照可能です。


セキュリティを強化できる

文書管理システムでは閲覧制限をかけられます。ファイルごとに閲覧制限を設定しなくても、保存場所を分けるだけで機密ファイルとそうでないファイルの分類が可能です。


「閲覧権限」「編集権限」「ダウンロード・印刷権限」など細かい設定もでき、重要な文書の紛失や情報漏洩の対策ができます。クラウド自体にも不正アクセス防止のセキュリティが徹底されているため、社内のサーバーや端末に限定して保管する必要もありません。

文書管理システムの基本機能

文書登録

文書管理システムでは、文書の作成者やクライアント名、日付などを登録することで検索性を高めます。WordやExcel、PDFなど様々な規格のファイルをそのまま登録できるため、手間もかかりません。また、登録した文書はフォルダ分けできて便利です。


文書データ化

紙文書や文書画像をクラウド上へ保存するとき、直接文字を打ち込むのは面倒です。そこで「OCR(光学文字認識)」を活用すれば、画像データからテキストを抽出できます。手書きの書類でも簡単に登録できるので便利です。


タイトル・全文・タグ検索

登録した文書は、「タイトル検索」「全文検索」「タグ検索」が可能です。検索手段が多いことに加えて「あいまい検索」にも対応しており、文書の内容を正確に覚えていなくても検索できます。関連性の高い文書は一覧で表示できてスピーディーです。


バージョン管理

文書を更新したとき、編集者や時間を自動で記録します。最新順に並べ変えられているので、間違えて更新前の文書を扱ってしまうミスを対策できます。万が一最新版が紛失したり問題が起こったりしても、バックアップで過去の文書を参照可能です。


ワークフロー

申請書の提出や承認といった作業も、ワークフロー機能でオンライン化が可能です。誰がいつ承認したかの履歴が残り、電子承認とはいえ正式な文書と同等の信頼性があります。押印のために出社せずに済むのは大きなメリットです。


ライフサイクル自動化

文書には、「作成→保管→検索→更新→廃棄」といったライフサイクルがあります。保存期限のアラートや廃棄の自動化を設定すれば、確認や手作業の手間を省けます。「とりあえずフォルダに保存しておく」という管理方法の改善が可能です。


文書編集

文書管理システムで文書編集を行った場合、いつ誰が編集したかという情報や、バックアップのログが残ります。複数メンバーで文書を管理する場合、誰がどの文書を編集したのかを管理しにくいです。文書管理システムなら編集情報が自動で記録されます。


電子契約

電子契約では、オンラインで契約書の作成から締結まで行えます。電子契約には法的根拠があり、テレワーク移行に伴って導入する企業も増えてきました。電子契約に対応している製品、または電子契約サービスと提携している製品を選ぶとよいです。

平均2分!ミツモアで文書管理システムを相見積もり


文書管理システムは、クラウド上で文書を管理できるシステムです。書類保管や決済をオンライン上で完結できるため、ペーパーレスやテレワークの導入にも役立ちます。


文書管理システムを新しく導入すれば、運用コストがかかったり明確なルールを作らなければならなかったりと、デメリットとなる部分もあります。しかしうまく運用できれば業務効率を改善でき、場所を問わない文書管理も可能です。


文書管理システムには様々な種類があり、料金体系も要相談の製品が多いです。あらゆる製品を自分で比較するのは骨が折れます。


そこで平均2分でできる無料の相見積もりを試してみましょう。参加人数、セキュリティの堅牢さ、必要な機能などの質問に回答すると、文書管理システムが見つかります。

文書管理システムについて

文書管理システムの導入メリットは何ですか?

書類や契約書などの文書を探す手間が省ける点です。文書すべてをシステムでデジタル化することで、検索して必要な箇所だけを見つけたり、日付順に並び変えたりできます。紙ベースの保存よりも簡単に求める文書を探し出すことが可能です。

文書管理システムの比較ポイントは何ですか?

自社でどの種類の文書を管理したいかをまず確認しましょう。文書全般を管理したいのであれば、検索機能が充実していて、ファイルの種類を問わず保存ができるシステムを選ぶのがおすすめです。契約書をメインで管理したい場合、電子契約機能やワークフロー機能が搭載されていると、契約締結から管理までシステム上で行えます。

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