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【2024年】文書管理システム比較15選!導入メリットやおすすめ製品の選び方

文書管理システムおすすめ15選

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文書管理システムとは

文書管理システムとは、文書データの保管から活用、廃棄までの一連の流れを一元管理できるシステムのことです。WordやPDFファイルはもちろん、スキャンして電子化した紙文書もひとつのシステムで整理できます。


契約書や請求書、見積書や納品書など、社内外で活用するありとあらゆる文書をデータ管理することで、文書管理の効率化を進められます。



文書管理システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の文書管理システムが見つかります。

文書管理システムの主な機能

文書管理システムには文書検索やアクセス権の設定など、さまざまな機能が搭載されています。


文書管理システムの機能特徴
文書保管
文書を種類別で分類してシステム内に保管する機能。階層や種別をフォルダで分けて整理可能
文書検索
システム内に保管された文書データを検索できる機能。「ファイル名検索」はもちろん、「全文検索」や「タグ検索」、「完全一致検索」や「あいまい検索」などさまざまな条件で検索できる
アクセス権設定
文書にアクセスできる従業員や操作内容を指定して制限できる機能。ファイル単位だけでなく、フォルダごとに設定できるケースも
ファイル暗号化
文書データを自動で暗号化してセキュリティを担保する機能。アクセスログの記録や集計・分析も可能
バージョン管理
文書データの更新履歴を管理する機能。更新履歴の記録や確認はもちろん、自動バックアップや更新前データの復元もできる
ワークフロー
文書の申請や承認をシステム上で行える機能。社内外にファイルを共有する際の上長承認や、契約書や稟議書などの決済がシステム内で完結する
アラート通知
文書データに通知日を設定できる機能。契約書の更新日や解約予告日などを設定しておけば、アラート通知メールを送信できる

文書管理システムを導入するメリット

必要な文書を探す時間が短くなる

文書管理システムでは、タグ検索や全文検索などの検索機能が充実しています。保管場所を正確に覚えていなくても、タイトルや内容、設定したタグ、日付といった断片的な情報さえあれば、データベースからまとめて検索可能です。


業務量が増えれば文書の量や分類項目も増えるので、オフラインですぐ必要な資料を取り出せるよう保管するのは難しいです。また部署や個人の独自ルールで保管していたら、共有や引継ぎの際に苦労します。


必要な資料を検索してすぐに取り出せれば、資料を探す無駄な時間を削減でき、業務効率も上げられます。


文書共有がしやすい

紙や会社のPCで文書を管理していると、共有するときに出社して作業する必要があります。これはテレワークの弊害になり、効率的な業務とは言えません。


文書管理システムであれば、クラウド上で文書を管理できるため、会社のPCや特定の端末でなくても文書へアクセス可能です。外出先やテレワーク時でも文書共有できるため、業務効率化やテレワークの推進にも役立ちます。


書類申請や承認をオンライン上で行える「ワークフロー機能」も備えており、上司に確認してもらうのに時間や場所の制約がある決済でも、スムーズな処理が可能です。紙や会社のPCで保管するより、柔軟な対応ができます。


ペーパレス化でコスト削減できる

文書の保管や送信、共有はすべてオンライン上で行われるため、ペーパーレスに移行できます。印刷費、電気代、プリンターの維持費といったコストをカットでき、保管場所を確保する必要もありません。


文書管理システムの導入にもコストはかかりますが、紙の出力や保管にかかる手間や費用、保管場所の確保など問題を解決できます。紙の資料が多い会社ほど、導入した時の効果は大きいです。


旧データを使用するミスが減る

文書を更新したとき、旧データと最新データを一緒のフォルダに保管していることはないでしょうか。その場合、文書ファイルの送信や参照の際、誤って旧データを選んでしまうリスクがあります。


そんな時は文書管理ソフトの「バージョン管理機能」が便利です。編集者や編集日時を自動で記録できるので、旧データを使ってしまうリスクを軽減できます。データは更新順に並べられるので、常に最新版を選択でき、必要に応じて旧データもすぐ参照可能です。


セキュリティを強化できる

文書管理システムでは閲覧制限をかけられます。ファイルごとに閲覧制限を設定しなくても、保存場所を分けるだけで機密ファイルとそうでないファイルの分類が可能です。


「閲覧権限」「編集権限」「ダウンロード・印刷権限」など細かい設定もでき、重要な文書の紛失や情報漏洩の対策ができます。クラウド自体にも不正アクセス防止のセキュリティが徹底されているため、社内のサーバーや端末に限定して保管する必要もありません。

文書管理システムの選び方

管理対象の文書に沿った機能が搭載されているか

管理したい文書の種類によって、必要な機能や選ぶべき製品が大きく異なります。文書管理システムを選ぶ際は、まず「どんな文書を管理したいか」を考えましょう。


〈文書の分類と対応機能〉

文書の分類対応機能
報告書
議事録・記録
マニュアル・手順書
文書保管
文書検索
アクセス権設定
バージョン管理
契約書
稟議書
文書保管
ファイル暗号化
ワークフロー
アラート通知


特に、契約書・稟議書を取り扱う場合は徹底的に管理する必要があるので、アラートやファイル暗号化といった機能が大切です。


どんな検索機能がついているか

文書管理を効率化するには、目的のデータにすばやくアクセスできる検索性の高さが欠かせません。そのため「どんな検索機能がついているか」を確認することは非常に重要です。


たとえば検索性の高くない文書管理システムでも、キーワードによる全文検索などの基本的な検索機能はついています。しかし、文書を整理する際に手動でカテゴリ分けやタグ付けを行う必要があり、余計な手間がかかる場合も少なくありません。


一方で検索性が高い文書管理システムであれば、作成者・所属部署の自動入力といった機能により、データの分類が自動で完了します。データがうまく整理されるので、目当てのデータに即座にアクセスすることが可能です。


〈文書管理システムの検索機能と特徴〉

検索機能特徴
全文検索
すべての文書についてキーワードや条件をもとに検索
あいまい検索
すべての文書についてキーワードをもとに検索、指定したキーワードと一致しない要素も表示
完全一致検索
すべての文書についてキーワードをもとに検索、指定したキーワードと完全一致した要素のみを表示
文書番号の自動カウント
文書ごとに自動で番号をつける、番号の付け方を設定することでデータ整理が可能
作成者・所属部署の自動入力
文書ごとに作成者・所属部署を自動で入力する、作成者名などをもとに後から検索可能
検索結果のサムネイル表示
検索で現れた文書をサムネイルで表示する、文書を開くことなく確認可能


アクセス権の設定機能があるか

社内文書には個人情報や機密情報が含まれており、データの流出等に注意する必要があります。データの適切な管理を実現するために、アクセス権の設定機能が搭載されているかを確認しましょう。


また製品によっては、編集権限の設定やログの管理といった機能も搭載されています。「どれほど徹底した管理をするのか」「そのためにどんな機能が必要か」を事前に検討しておくと、スムーズに製品を探せます。


アラート通知機能があるか

多くの文書を管理する中で、契約更新や申請の承認を忘れる社員は少なくありません。こういった作業漏れを未然に防ぐために、アラート通知機能がついているかを事前に確認しておきましょう。


特に契約書を多く取り扱う会社では顕著な問題なので、アラート通知機能は必須です。


セキュリティ対策は十分か

文書にはさまざまな情報が含まれており、データ流出やそれによる2次被害を防ぐことが大切です。社内の情報を保護するために、セキュリティ対策が十分か確認しておきましょう。


セキュリティ対策として、文書管理システムにはさまざまな機能が搭載されています。たとえばファイルの暗号化や、ダウンロードしたユーザーを記録するといった機能が挙げられます。


ユーザー単位のアクセス制御など、文書管理システムに搭載されたセキュリティ対策機能を確認するようにしてください。


〈文書管理システムのセキュリティ対策機能と特徴〉

セキュリティ対策機能特徴
データの暗号化
文書データを暗号化して管理、データ流出のリスクを削減
ユーザー単位のアクセス制御
特定の文書にアクセスできるユーザーをシステム上から設定、情報漏洩のリスクを低減
バックアップの自動取得
文書のバックアップを自動で取得、契約書などの紛失リスクを低減
透かし文書の表示
文書に「社外秘」などの透かし文字を表示、データ共有時のリスクを低減


ワークフロー機能があるか

業務を効率的に進めるには、契約書や稟議書の承認や回覧がうまくいっているか確認することが重要です。文書管理システムで契約書などを扱う際は「ワークフロー機能が搭載されているか」は必ずチェックしましょう。


ワークフロー機能を活用すると承認状況や閲覧履歴がわかるので、どこで書類が滞っているのかをすばやく把握できます。またアクセス制限と組み合わせることで、情報漏えいの原因を特定することも可能です。

文書管理システムおすすめ15選

楽々Document Plus
楽々Document Plus
住友電工情報システム株式会社

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レビュー数
0
円
要お問い合わせ

  • ワークフロー機能搭載で"脱ハンコ"を実現できる
  • 検索機能が充実していて情報をすぐに見つけられる
  • 電子契約対応の契約書管理・電子帳簿保存法にも対応 


楽々Document Plus(らくらくドキュメントプラス)は、業種問わず、稟議書、社内規定、図面といった企業内のあらゆる情報を安全に管理・活用できる文書管理システムです。


ファイルのみでなく作成日や契約先、製品型番などの属性情報も一緒に登録できワークフローを回すこともできます。登録した文書は素早く検索・閲覧できるため、目的の情報をすぐに探し出せます。バージョン管理やアクセス制御・持ち出し制御も可能で文書の完全性を確保できるでしょう。


電子契約サービスと連携して、契約書管理も行えます。電子帳簿保存法(スキャナ保存、電子取引)への対応も万全。JIIMA認証を取得しているので、安心して利用できます。 契約書の申請から締結、保管までを楽々Document Plusで一貫して管理できますよ。


出張先やテレワークでも、場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートしてくれるサービスです。


導入実績

株式会社エイチ・アイ・エス、シチズンファインデバイス株式会社、岡本株式会社など

更新日:2024-01-26
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
TOKIUM電子帳簿保存
TOKIUM電子帳簿保存
株式会社TOKIUM

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レビュー数
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円
11000円~

  • 書類の電子化をすべて代行
  • 取引関係書類を相互に関連付けて管理できる
  • 原本を10年間代理で保管


スキャンやデータ入力といった書類の電子化に必要な作業をすべて代行できるため、社内での書類管理作業が不要になります。電子帳簿保存法とインボイス制度に対応した形で書類の保存・管理が行われるので、法改正に不安を持っている方におすすめです。

電子化された書類はクラウド上で関連する書類ごとに紐づけ管理できます。書類を探す場合は、取引先名や書類の種類、書類名で検索することが可能です。ファイルごとに書類を探す必要がなくなり、業務を効率化できるでしょう。

取引関係書類の原本は10年間代理で保管され、必要になった際には取り出すことが可能です。社内で紙を保管する必要がなくなるので、ペーパーレス化を一段と推し進めることができます。
更新日:2024-02-01
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
RAQCABI(ラクキャビ)
RAQCABI(ラクキャビ)
C-design株式会社

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レビュー数
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円
10780円~
  • 文書管理台帳で企業の業務効率化を実現できる
  • クラウド上で契約締結し、完了証明書で改ざん防止
  • 電子署名で経費の削減と保全の確実性が高まる

文書管理台帳を作成すると、法定文書の管理が容易、不測の事態が起こった場合に必要な書類を迅速に見つけられるなど、企業の業務の効率化を実現させることができるでしょう。

クラウド上で契約締結が可能。スマートフォンやPCから文書に署名、押印することで契約が締結できます。完了証明書を発行しPKI(公開鍵暗号基盤)の仕組みで、改ざんやなりすましを防ぎます。

電子署名なら今まで紙の契約書でかかっていた郵送代や紙代、印紙代がかかりません。自動保存で人的ミスなく、保全の確実性を高めます。またクラウド上で管理することで物理的な紛失や災害に備えることもでき、安心につながるでしょう。

更新日:2023-03-13
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
楽楽電子保存
楽楽電子保存
株式会社ラクス 楽楽電子保存事業統括部

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レビュー数
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円
18700円~
  • あらゆる書類の電子保管に対応
  • 書類発行を自動化し経費を削減できる
  • 取引先に確認を促せる通知機能を搭載

楽楽電子保存はあらゆる形式の書類の電子化に対応している文書管理システムです。メール添付や電子請求システム、紙で受領した書類などを電帳法やインボイス制度にも対応し保管できます。

WEB、メール、郵送、FAXの中から発行方法を選択し書類各種を自動発行できます。請求書の印刷や封入、発送にかかる手間も軽減するでしょう。

取引先の書類の確認状況を把握でき、対応が遅い場合は指定した頻度で通知設定も可能です。郵送を希望している場合は1通169円と低価格から依頼可能です(※)。

※株式会社ラクス(2024年1月時点)
更新日:2024-02-13
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
SPA
SPA
ウイングアーク1st株式会社

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0
円
要お問い合わせ

  • 高精度AIで文書認識率が高い
  • 既存のシステムを生かして文書管理できる
  • 電子帳簿保存法に対応でシステム不備なし


紙文書をスキャンするだけで文書を高精度で認識し、データ化してくれるため、手入力する必要がありません。フォーマットを統一する必要がないので、既存のシステムを大きく変えずに利用できます。電子帳簿保存法に対応しており、法対応のためのシステム整備の手間がかかりません。文書の作成から廃棄までのサイクルをシステム上で自動で管理してくれて便利です。


導入実績

マツダ、伊藤忠商事、早稲田大学など

更新日:2023-05-29
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Fleekdrive
Fleekdrive
株式会社Fleekdrive

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円
要お問い合わせ

  • フォルダ階層がすぐに分かるインターフェース
  • 細やかな管理機能で簡単に情報を制御できる
  • 機密情報を守る厳重なセキュリティ環境


使用者も管理者も使いやすいインターフェースを特徴とする文書管理システムです。複雑なフォルダの構造を一目で把握できるようなビューページとなっており、求めている文書をすぐに見つけられます。


管理者はユーザーやフォルダごとに権限を細かく設定でき、企業内での情報統制が可能です。24時間管理されているデータセンターを利用しているほか、ファイルのバックアップが取られるため、データ紛失の恐れがありません。


導入実績

ブラザー工業株式会社、ベネッセコーポレーションなど

更新日:2023-07-03
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
MyQuick
MyQuick
インフォコム株式会社

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円
22000円~
  • 29年間の信頼ある導入実績
  • あらゆる資料を分類してデータベース化できる
  • 契約書の作成から締結までをシステムで行える

29年間と長期のシステム導入実績があり、安心して利用できます。さまざまな文書に種類、日付、担当者などの情報を付与して分類可能です。情報をすっきりと整理することですぐに見つけられるようになり、業務の効率化に繋がります。またクラウドサインとの連携により、作成した契約書の送信、締結をシステム上で行えて便利です。契約書の更新日が近付くと自動で知らせてくれるので対応漏れを防げます。


電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証と電子書類ソフト法的要件認証を取得しており、電子帳簿保存法に対応してた取引関係書類の管理にお悩みの方におすすめです。

更新日:2023-01-27
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
NotePM(ノートピーエム)
NotePM(ノートピーエム)
株式会社プロジェクト・モード

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0
円
4800円~
  • 求める情報をすぐに見つけられる高い検索性
  • 社内Wikiを構築できて知識の共有が簡単
  • 情報の属人化を防止し引継ぎを容易に

NotePM(ノートピーエム)はフォルダで分けたり、タグをつけたりして文書ファイルを整理します。それにより文書内を全文検索して、探している情報を即座に見つけられるシステムです。ファイルを更新すると履歴が自動で保存され、わざわざ名前を変更する必要がなくなります。変更箇所はハイライト表示されるのでひと目で把握でき便利です。

テンプレートに従って共有したいノウハウやマニュアルを入力するだけで、簡単に企業のWikiを構築できます。フォーマットを統一でき、検索しやすくわかりやすいため、社内の情報共有の促成に役立つでしょう。

ファイルや知識を社内全体で共有することで、情報の属人化を防止でき、人を探したり聞いたりする手間がなくなります。こまめな伝達により新人教育や担当引継ぎにかかる時間の削減にもつながり効率的です。

導入実績
京王電鉄、住信SBIネット銀行、マルコメ、ラクス、名古屋大学、アスクル、識学、など


関連記事:Note PMの評判・口コミを紹介!ユーザーが実際に感じたメリットとデメリット

更新日:2023-08-07
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
SmartDB(スマートデービー)
SmartDB(スマートデービー)
株式会社ドリーム・アーツ

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円
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  • 業界を代表する大企業からの導入実績があるシステム
  • 文書管理機能とワークフロー両方の機能を備えている
  • 大企業ならではのアクセス管理や検索機能に細かく対応


「SmartDB」は、大企業におすすめの業務デジタル化クラウドです。それぞれの現場の業務から全社共通業務まで、コード入力不要でだれもがクイックにデジタル化できます。


入力フォームもノンプログラミングで簡単に作成。必須項目や入力形式の指定など、柔軟な項目設定ができるため、利用者を迷わせない入力フォームを作れます。


ワークフロー機能と組み合わせることで、文書管理で重要な公開・改訂レビューの仕組みが簡単に実現可能です。アクセス権限が柔軟に設定できるため、閲覧者の立場や文書のステータスに応じた情報の絞り込みや、全文検索ができるようになります。


導入実績

三菱UFJ銀行、大和ハウス、リクルート、横浜ゴム、セブン&アイHD、立命館大学など


関連記事:Smart DBの評判・口コミを紹介!ユーザーが実際に感じたメリットとデメリット

更新日:2022-11-01
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
ASTRUX SaaS
ASTRUX SaaS
株式会社デジタルマトリックス

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  • 1,000を超えるさまざまな企業や機関への導入実績
  • 書類管理から社内マニュアル作成までできる
  • 大量の書類でも一括で登録可能


社員数数万人規模の大企業から数十人の小企業まで、多様な規模、業種に利用されています。シンプルながらさまざまな書類や情報を管理でき、ドキュメントファイルの管理はもちろん、社内マニュアルの作成も可能です。検索機能がついているので、書類管理とマニュアル検索のどちらにも役立つでしょう。サーバーのフォルダにファイルを共有するだけでシステム上に計上されるため、導入時や他製品からの乗り換え時に便利です。

更新日:2023-05-31
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
ConTrack
ConTrack
株式会社ベリサーブ

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円
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  • 開発文書の管理に特化したシステム
  • 成果物同士の関連性が一目でわかる
  • 既存のファイルをそのまま登録できる


ConTrackは開発時に発生する文書をまとめて管理できるシステムです。企画段階でプロジェクトの情報を揃えられ、追跡可能になります。実際の開発や設計の前に疑問点をすぐに解消でき、不具合の早期発見に繋がるでしょう。操作画面はたいへん見やすく、文書同士の関連性が一目でわかるので、文書の変更による開発への影響が簡単に把握可能です。幅広いファイル形式に対応しており、既存のファイルを登録できて、導入時に新しいフォーマットでの文書を作成する手間がかかりません。

更新日:2023-05-29
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
LegalForceキャビネ
LegalForceキャビネ
株式会社LegalOn Technologies

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  • 当事者の名前や締結日などを自動で抽出できる
  • 全文検索できて契約内容をすぐに見つけられる
  • 契約書をソートできて更新が必要な書類を一目で把握

主に契約書の管理に特化したシステムです。書類をスキャンしたデータを取り込むだけで契約者の氏名や締結日、更新日、終了日などを自動で抽出しリスト化してくれます。手入力する手間が省けて効率的です。

スキャンした書類を自動でテキストデータにして保存してくれます。契約書の文章をすべてキーワード検索でき、探したい書類を見つけるのが容易です。知りたい内容を直接調べられるため、書類を見つけてからさらに該当箇所を探す必要がありません。

更新期限や終了日順に並び替えできるため、期限の迫っている契約書をすぐに確認でき、対応漏れを防げます。閲覧者の権限管理や電子契約連携など便利な機能も多数搭載されており、自社に合わせて運用可能です。

導入実績
大創産業など
更新日:2023-01-27
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
invox電子帳簿保存
invox電子帳簿保存
株式会社invox

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円
2178円~
  • 業界最安水準の料金プランで、はじめやすくやめやすい月契約
  • 安くても本格的な文書管理に必要十分な機能を備える高いコストパフォーマンス
  • 低コストなAI OCRと99.9%精度保証のオペレータ入力を使い分けられる
  • 電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応

スタートアップ企業から大企業までシリーズ累計15,000社以上(※1)の導入実績があり、継続率が99.5%と信頼性の高い製品です。初期費用は0円で料金形態が月額制で導入しやすいプランや初期設定から運用までサポートしてくれるプランもあります。


請求書や契約書、領収書などの様々な国税関係書類のデータ化が可能です。書類に応じて管理するシステムを変える必要がなく、invox電子帳簿保存で一括管理できます。また電子帳簿保存法に対応していて、書類の訂正時には変更履歴の保存とタイムスタンプの付与が行われるため安心です。


書類のデータ化はスキャン、AIによるOCR、オペレーターによる入力から自社で選べます。コストや精度、スピードなど企業ごとに優先したい項目に合わせてデータ化の方法を選べるのが特徴です。


※1 株式会社invox調べ(2023年11月時点)

更新日:2024-02-11
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
Confluence
Confluence
アトラシアン株式会社

4.0
レビュー数
1
円
0円~

  • 世界で75,000以上の企業が導入(※1)
  • ナレッジ共有やファイルの共同編集ができる
  • 連携可能ツールが豊富


世界中の企業に導入されており、信頼性の高いシステムです。文書やマニュアルを共有しナレッジベースを構築できるだけでなく、文書をリアルタイムで共同編集できます。GoogleドライブやSlackとの連携もできるため、ストレージ管理やチャット内でのファイル共有も容易です。また無料プランがあるため、機能を確かめてから導入を検討できます。


導入実績

アウディ、NASA、ニューヨークタイムズなど

更新日:2023-05-19
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。
職種
職種名
情報システム
業種
業種
IT・インターネット
企業規模
企業規模
大企業(100%)
非公開ユーザー

導入時に構成やルールをしっかり整理することで、部署や会社全体といった大きな単位でもファイルや情報の一元管理が可能です。
Knowledge
Knowledge
オープンソース

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レビュー数
0
円
要お問い合わせ
  • 完全無料で使えるオープンソースサービス
  • タグで情報のグループ分けが容易
  • 情報公開範囲を柔軟に設定できる

Knowledgeは無料で利用できる文書管理システムです。ダウンロードのみですぐに利用できます。システム上で直接文書を登録でき、その際タグをつけておくことで、後から情報を見つけやすくでき便利です。全体公開からグループ内公開、自分のみアクセス可能など、文書ごとに公開範囲を設定できるため、情報をしっかりと守れます。
更新日:2023-05-29
※本ページは、公表されている情報を元にミツモアが作成したものです。

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文書管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。


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