文書管理システム比較おすすめ16選

「1現場あたり500枚の施工写真を図面と紐付けて整理するのに丸1日かかる」

「月末の現場報告書作成に1人月8時間以上取られ、本来の施工管理ができない」

「紙の契約書に印紙代が年間60万円以上、かつExcel管理で更新モレが発生している」

こうした課題を解決できるのが、文書管理システムです。請求書や契約書の電子化から承認フローの自動化、全文検索まで、企業の規模や業務フローに合わせて導入できます。この記事では、おすすめの文書管理システムを比較し、選び方のポイントを解説します。

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文書管理システムとは、契約書や請求書、図面などの文書を電子的に保管や管理し、検索することができるシステムです。かつては紙文書のスキャン保存が主な用途でしたが、現在では電子帳簿保存法対応やワークフロー統合、AI活用による業務自動化まで担う基盤へと進化しています。

複数拠点からアクセスできたり、誰がいつ閲覧したかを記録する操作ログの管理、文書内の文字まで検索できる全文検索、AIによる属性情報の自動抽出などの機能があります。

印紙税や郵送費の削減、検索時間の短縮による生産性向上、法的要件への確実な対応といった経営課題を包括的に解決します。

文書管理システムには文書検索やアクセス権の設定など、さまざまな機能が搭載されています。

必要な文書を探す時間が短くなる

文書管理システムでは、タグ検索や全文検索などの検索機能が充実しています。保管場所を正確に覚えていなくても、タイトルや内容、設定したタグ、日付といった断片的な情報さえあれば、データベースからまとめて検索可能です。

業務量が増えれば文書の量や分類項目も増えるので、オフラインですぐ必要な資料を取り出せるよう保管するのは難しいです。また部署や個人の独自ルールで保管していたら、共有や引継ぎの際に苦労します。

必要な資料を検索してすぐに取り出せれば、資料を探す無駄な時間を削減でき、業務効率も上げられます。

文書共有がしやすい

紙や会社のPCで文書を管理していると、共有するときに出社して作業する必要があります。これはテレワークの弊害になり、効率的な業務とは言えません。

文書管理システムであれば、クラウド上で文書を管理できるため、会社のPCや特定の端末でなくても文書へアクセス可能です。外出先やテレワーク時でも文書共有できるため、業務効率化やテレワークの推進にも役立ちます。

書類申請や承認をオンライン上で行える「ワークフロー機能」も備えており、上司に確認してもらうのに時間や場所の制約がある決済でも、スムーズな処理が可能です。紙や会社のPCで保管するより、柔軟な対応ができます。

ペーパレス化でコスト削減できる

文書の保管や送信、共有はすべてオンライン上で行われるため、ペーパーレスに移行できます。印刷費、電気代、プリンターの維持費といったコストをカットでき、保管場所を確保する必要もありません。

文書管理システムの導入にもコストはかかりますが、紙の出力や保管にかかる手間や費用、保管場所の確保など問題を解決できます。紙の資料が多い会社ほど、導入した時の効果は大きいです。

旧データを使用するミスが減る

文書を更新したとき、旧データと最新データを一緒のフォルダに保管していることはないでしょうか。その場合、文書ファイルの送信や参照の際、誤って旧データを選んでしまうリスクがあります。

そんな時は文書管理ソフトの「バージョン管理機能」が便利です。編集者や編集日時を自動で記録できるので、旧データを使ってしまうリスクを軽減できます。データは更新順に並べられるので、常に最新版を選択でき、必要に応じて旧データもすぐ参照可能です。

セキュリティを強化できる

文書管理システムでは閲覧制限をかけられます。ファイルごとに閲覧制限を設定しなくても、保存場所を分けるだけで機密ファイルとそうでないファイルの分類が可能です。

「閲覧権限」「編集権限」「ダウンロード・印刷権限」など細かい設定もでき、重要な文書の紛失や情報漏洩の対策ができます。クラウド自体にも不正アクセス防止のセキュリティが徹底されているため、社内のサーバーや端末に限定して保管する必要もありません。

管理対象の文書に沿った機能が搭載されているか

管理したい文書の種類によって、必要な機能や選ぶべき製品が大きく異なります。文書管理システムを選ぶ際は、まず「どんな文書を管理したいか」を考えましょう。

〈文書の分類と対応機能〉

特に、契約書・稟議書を取り扱う場合は徹底的に管理する必要があるので、アラートやファイル暗号化といった機能が大切です。

どんな検索機能がついているか

文書管理を効率化するには、目的のデータにすばやくアクセスできる検索性の高さが欠かせません。そのため「どんな検索機能がついているか」を確認することは非常に重要です。

たとえば検索性の高くない文書管理システムでも、キーワードによる全文検索などの基本的な検索機能はついています。しかし、文書を整理する際に手動でカテゴリ分けやタグ付けを行う必要があり、余計な手間がかかる場合も少なくありません。

一方で検索性が高い文書管理システムであれば、作成者・所属部署の自動入力といった機能により、データの分類が自動で完了します。データがうまく整理されるので、目当てのデータに即座にアクセスすることが可能です。

〈文書管理システムの検索機能と特徴〉

アクセス権の設定機能があるか

社内文書には個人情報や機密情報が含まれており、データの流出等に注意する必要があります。データの適切な管理を実現するために、アクセス権の設定機能が搭載されているかを確認しましょう。

また製品によっては、編集権限の設定やログの管理といった機能も搭載されています。「どれほど徹底した管理をするのか」「そのためにどんな機能が必要か」を事前に検討しておくと、スムーズに製品を探せます。

アラート通知機能があるか

多くの文書を管理する中で、契約更新や申請の承認を忘れる社員は少なくありません。こういった作業漏れを未然に防ぐために、アラート通知機能がついているかを事前に確認しておきましょう。

特に契約書を多く取り扱う会社では顕著な問題なので、アラート通知機能は必須です。

セキュリティ対策は十分か

文書にはさまざまな情報が含まれており、データ流出やそれによる2次被害を防ぐことが大切です。社内の情報を保護するために、セキュリティ対策が十分か確認しておきましょう。

セキュリティ対策として、文書管理システムにはさまざまな機能が搭載されています。たとえばファイルの暗号化や、ダウンロードしたユーザーを記録するといった機能が挙げられます。

ユーザー単位のアクセス制御など、文書管理システムに搭載されたセキュリティ対策機能を確認するようにしてください。

〈文書管理システムのセキュリティ対策機能と特徴〉

ワークフロー機能があるか

業務を効率的に進めるには、契約書や稟議書の承認や回覧がうまくいっているか確認することが重要です。文書管理システムで契約書などを扱う際は「ワークフロー機能が搭載されているか」は必ずチェックしましょう。

ワークフロー機能を活用すると承認状況や閲覧履歴がわかるので、どこで書類が滞っているのかをすばやく把握できます。またアクセス制限と組み合わせることで、情報漏えいの原因を特定することも可能です。

文書管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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