文書管理システムを比較する

文書管理システムとは、電子化した文書をクラウド上にアップロードして、閲覧や共有、廃棄といった管理ができるツールです。

紙や各自のPCで書類を保管していると、探すのに時間がかかったり、共有に手間取ったりすることがあります。文書をクラウド上に保存すれば、必要な文書を検索してすぐに抽出でき、データで共有できるため業務効率も向上します。紙の書類が必要なくなるので、ペーパーレスやテレワークへの移行に役立ちます。

「文書の管理方法が統一されていなくて困っている」「テレワークやペーパーレスに移行したい」「コストやスペースを削減したい」文書管理システムなら、こうした悩みを解決可能です。

メリットや選び方、おすすめの製品を確認し、自社にあった文書管理システムを選びましょう。

文書管理システムの主要製品の料金と機能を比較しました(比較表は右にスクロールできます)。

製品名	Confluence	Knowledge	NotePM	SmartDB	SPA	Fleekdrive	LegalForceキャビネ	MyQuick
ロゴ
初期費用	0円～	0円	0円	要問合せ	0円	0	要問合せ	0円
月額料金	0円～	0円	0円	要問合せ	33,000円～/月	5,500円～/月	要問合せ	22,000円～/月
無料トライアル	○	○	30日間	－	30日間	30日間	－	○
アクセス権限管理	○	○	○	○	－	○	○	○
外部ユーザー権限管理	－	－	○	○	－	－	－	－
ワークフロー機能	－	－	－	○	－	－	－	○
電子帳簿保存法対応	－	－	－	－	○	○	－	○
自動破棄/削除機能	－	－	－	－	○	○	－	○
コメント機能	○	○	○	○	－	○	－	－
通知/アラート機能	○	○	○	－	－	－	－	○
外部システム連携	○	○	○	○	○	○	○	○

※ミツモア調べ(2022年10月)

また次のボタンから「業種、従業員数、導入目的」といった簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリの文書管理システムを無料で診断することもできます。

管理する書類は文書全般か、契約書か

文書全般を管理するなら、ファイルの種類や様式に関係なく保存できるタイプや、電子帳簿保存法に対応しているタイプがあります。また電子契約サービスがあれば、外出先やテレワーク時でも契約書のやり取りができ、業務効率改善やテレワークにも役立ちます。

目的に沿った機能があるか

文書管理システムには様々な機能があるため、要望を整理して選定基準をしっかりと決めておきましょう。テレワーク対応やペーパーレス対応をしたいならワークフロー機能があると便利です。大量の文書を整理したいなら、ドラッグ&ドロップだけで文書登録できる製品がよいでしょう。

あらゆる業務に対応した多機能な製品もありますが、機能に比例して費用がかかります。オプションで後から機能を追加できる製品もあるので、スモールスタートで開始するのもおすすめです。

予算にあった機能が付いているか

文書管理システムの料金は、1ユーザーあたりの料金で決まることが多いです。サービス内容によって料金は大きく異なり、要問合せの製品も多いため、単純な料金で比較するのは難しいでしょう。

重要なのは、ツールの機能によってどれだけ業務効率が改善されるかです。現場の要望や不満を吸い上げ、従業員にとってどの文書管理システムが使いやすいかを基準にしましょう。

セキュリティ対策がされているか

文書をオンライン上で共有できるようになると、心配なのはセキュリティです。役職やグループごとに閲覧・編集などの権限をつけられる製品だと、機密文書を扱う際でも安心できます。

各文書ごとに設定しなくても、グループでまとめて制限をかけられると便利です。通信が暗号化されていると、外部からの不正アクセスも対策できます。オンラインで重要書類を扱うことになるので、セキュリティ対策について社内で説明ができるよう、しっかりと理解しておきましょう。

文書検索がしやすいか

製品によっては文書登録すると作成者やクライアント、日付やタグなどを設定できるタイプがあります。詳細な設定ができると「タイトル検索」「全文検索」「あいまい検索」など様々な検索にヒットしやすくなり、目的の文書を探すことができます。

文書管理システムは、クラウド上で必要な文書を大量に管理し共有できます。検索しずらく、思うように資料を探せないと利用率も下がってしまい、せっかく導入したシステムも機能しません。文書検索のしやすさは重視したいポイントの1つです。

①必要な文書を探す時間が短くなる

文書管理システムでは、タグ検索や全文検索などの検索機能が充実しています。保管場所を正確に覚えていなくても、タイトルや内容、設定したタグ、日付といった断片的な情報さえあれば、データベースからまとめて検索可能です。

業務量が増えれば文書の量や分類項目も増えるので、オフラインですぐ必要な資料を取り出せるよう保管するのは難しいです。また部署や個人の独自ルールで保管していたら、共有や引継ぎの際に苦労します。

必要な資料を検索してすぐに取り出せれば、資料を探す無駄な時間を削減でき、業務効率も上げられます。

②文書共有がしやすい

紙や会社のPCで文書を管理していると、共有するときに出社して作業する必要があります。これはテレワークの弊害になり、効率的な業務とは言えません。

文書管理システムであれば、クラウド上で文書を管理できるため、会社のPCや特定の端末でなくても文書へアクセス可能です。外出先やテレワーク時でも文書共有できるため、業務効率化やテレワークの推進にも役立ちます。

書類申請や承認をオンライン上で行える「ワークフロー機能」も備えており、上司に確認してもらうのに時間や場所の制約がある決済でも、スムーズな処理が可能です。紙や会社のPCで保管するより、柔軟な対応ができます。

③ペーパレス化でコスト削減できる

文書の保管や送信、共有はすべてオンライン上で行われるため、ペーパーレスに移行できます。印刷費、電気代、プリンターの維持費といったコストをカットでき、保管場所を確保する必要もありません。

文書管理システムの導入にもコストはかかりますが、紙の出力や保管にかかる手間や費用、保管場所の確保など問題を解決できます。紙の資料が多い会社ほど、導入した時の効果は大きいです。

④旧データを使用するミスが減る

文書を更新したとき、旧データと最新データを一緒のフォルダに保管していることはないでしょうか。その場合、文書ファイルの送信や参照の際、誤って旧データを選んでしまうリスクがあります。

そんな時は文書管理ソフトの「バージョン管理機能」が便利です。編集者や編集日時を自動で記録できるので、旧データを使ってしまうリスクを軽減できます。データは更新順に並べられるので、常に最新版を選択でき、必要に応じて旧データもすぐ参照可能です。

⑤セキュリティを強化できる

文書管理システムでは閲覧制限をかけられます。ファイルごとに閲覧制限を設定しなくても、保存場所を分けるだけで機密ファイルとそうでないファイルの分類が可能です。

「閲覧権限」「編集権限」「ダウンロード・印刷権限」など細かい設定もでき、重要な文書の紛失や情報漏洩の対策ができます。クラウド自体にも不正アクセス防止のセキュリティが徹底されているため、社内のサーバーや端末に限定して保管する必要もありません。

文書登録

文書管理システムでは、文書の作成者やクライアント名、日付などを登録することで検索性を高めます。WordやExcel、PDFなど様々な規格のファイルをそのまま登録できるため、手間もかかりません。また、登録した文書はフォルダ分けできて便利です。

文書データ化

紙文書や文書画像をクラウド上へ保存するとき、直接文字を打ち込むのは面倒です。そこで「OCR(光学文字認識)」を活用すれば、画像データからテキストを抽出できます。手書きの書類でも簡単に登録できるので便利です。

タイトル・全文・タグ検索

登録した文書は、「タイトル検索」「全文検索」「タグ検索」が可能です。検索手段が多いことに加えて「あいまい検索」にも対応しており、文書の内容を正確に覚えていなくても検索できます。関連性の高い文書は一覧で表示できてスピーディーです。

バージョン管理

文書を更新したとき、編集者や時間を自動で記録します。最新順に並べ変えられているので、間違えて更新前の文書を扱ってしまうミスを対策できます。万が一最新版が紛失したり問題が起こったりしても、バックアップで過去の文書を参照可能です。

ワークフロー

申請書の提出や承認といった作業も、ワークフロー機能でオンライン化が可能です。誰がいつ承認したかの履歴が残り、電子承認とはいえ正式な文書と同等の信頼性があります。押印のために出社せずに済むのは大きなメリットです。

ライフサイクル自動化

文書には、「作成→保管→検索→更新→廃棄」といったライフサイクルがあります。保存期限のアラートや廃棄の自動化を設定すれば、確認や手作業の手間を省けます。「とりあえずフォルダに保存しておく」という管理方法の改善が可能です。

文書編集

文書管理システムで文書編集を行った場合、いつ誰が編集したかという情報や、バックアップのログが残ります。複数メンバーで文書を管理する場合、誰がどの文書を編集したのかを管理しにくいです。文書管理システムなら編集情報が自動で記録されます。

電子契約

電子契約では、オンラインで契約書の作成から締結まで行えます。電子契約には法的根拠があり、テレワーク移行に伴って導入する企業も増えてきました。電子契約に対応している製品、または電子契約サービスと提携している製品を選ぶとよいです。

文書管理システムは、クラウド上で文書を管理できるシステムです。書類保管や決済をオンライン上で完結できるため、ペーパーレスやテレワークの導入にも役立ちます。

文書管理システムを新しく導入すれば、運用コストがかかったり明確なルールを作らなければならなかったりと、デメリットとなる部分もあります。しかしうまく運用できれば業務効率を改善でき、場所を問わない文書管理も可能です。

文書管理システムには様々な種類があり、料金体系も要相談の製品が多いです。あらゆる製品を自分で比較するのは骨が折れます。そこで平均2分でできる無料の自動診断を試してみましょう。参加人数、セキュリティの堅牢さ、必要な機能などの質問に回答すると、文書管理システムが見つかります。