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文書管理システムとは、文書データの保管から活用、廃棄までの一連の流れを一元管理できるシステムのことです。WordやPDFファイルはもちろん、スキャンして電子化した紙文書もひとつのシステムで整理できます。
契約書や請求書、見積書や納品書など、社内外で活用するありとあらゆる文書をデータ管理することで、文書管理の効率化を進められます。
文書管理システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の文書管理システムが見つかります。
文書管理システムには文書検索やアクセス権の設定など、さまざまな機能が搭載されています。
文書管理システムの機能 | 特徴 |
文書保管 | 文書を種類別で分類してシステム内に保管する機能。階層や種別をフォルダで分けて整理可能 |
文書検索 | システム内に保管された文書データを検索できる機能。「ファイル名検索」はもちろん、「全文検索」や「タグ検索」、「完全一致検索」や「あいまい検索」などさまざまな条件で検索できる |
アクセス権設定 | 文書にアクセスできる従業員や操作内容を指定して制限できる機能。ファイル単位だけでなく、フォルダごとに設定できるケースも |
ファイル暗号化 | 文書データを自動で暗号化してセキュリティを担保する機能。アクセスログの記録や集計・分析も可能 |
バージョン管理 | 文書データの更新履歴を管理する機能。更新履歴の記録や確認はもちろん、自動バックアップや更新前データの復元もできる |
ワークフロー | 文書の申請や承認をシステム上で行える機能。社内外にファイルを共有する際の上長承認や、契約書や稟議書などの決済がシステム内で完結する |
アラート通知 | 文書データに通知日を設定できる機能。契約書の更新日や解約予告日などを設定しておけば、アラート通知メールを送信できる |
文書管理システムでは、タグ検索や全文検索などの検索機能が充実しています。保管場所を正確に覚えていなくても、タイトルや内容、設定したタグ、日付といった断片的な情報さえあれば、データベースからまとめて検索可能です。
業務量が増えれば文書の量や分類項目も増えるので、オフラインですぐ必要な資料を取り出せるよう保管するのは難しいです。また部署や個人の独自ルールで保管していたら、共有や引継ぎの際に苦労します。
必要な資料を検索してすぐに取り出せれば、資料を探す無駄な時間を削減でき、業務効率も上げられます。
紙や会社のPCで文書を管理していると、共有するときに出社して作業する必要があります。これはテレワークの弊害になり、効率的な業務とは言えません。
文書管理システムであれば、クラウド上で文書を管理できるため、会社のPCや特定の端末でなくても文書へアクセス可能です。外出先やテレワーク時でも文書共有できるため、業務効率化やテレワークの推進にも役立ちます。
書類申請や承認をオンライン上で行える「ワークフロー機能」も備えており、上司に確認してもらうのに時間や場所の制約がある決済でも、スムーズな処理が可能です。紙や会社のPCで保管するより、柔軟な対応ができます。
文書の保管や送信、共有はすべてオンライン上で行われるため、ペーパーレスに移行できます。印刷費、電気代、プリンターの維持費といったコストをカットでき、保管場所を確保する必要もありません。
文書管理システムの導入にもコストはかかりますが、紙の出力や保管にかかる手間や費用、保管場所の確保など問題を解決できます。紙の資料が多い会社ほど、導入した時の効果は大きいです。
文書を更新したとき、旧データと最新データを一緒のフォルダに保管していることはないでしょうか。その場合、文書ファイルの送信や参照の際、誤って旧データを選んでしまうリスクがあります。
そんな時は文書管理ソフトの「バージョン管理機能」が便利です。編集者や編集日時を自動で記録できるので、旧データを使ってしまうリスクを軽減できます。データは更新順に並べられるので、常に最新版を選択でき、必要に応じて旧データもすぐ参照可能です。
文書管理システムでは閲覧制限をかけられます。ファイルごとに閲覧制限を設定しなくても、保存場所を分けるだけで機密ファイルとそうでないファイルの分類が可能です。
「閲覧権限」「編集権限」「ダウンロード・印刷権限」など細かい設定もでき、重要な文書の紛失や情報漏洩の対策ができます。クラウド自体にも不正アクセス防止のセキュリティが徹底されているため、社内のサーバーや端末に限定して保管する必要もありません。
管理したい文書の種類によって、必要な機能や選ぶべき製品が大きく異なります。文書管理システムを選ぶ際は、まず「どんな文書を管理したいか」を考えましょう。
〈文書の分類と対応機能〉
文書の分類 | 対応機能 |
報告書 議事録・記録 マニュアル・手順書 | 文書保管 文書検索 アクセス権設定 バージョン管理 |
契約書 稟議書 | 文書保管 ファイル暗号化 ワークフロー アラート通知 |
特に、契約書・稟議書を取り扱う場合は徹底的に管理する必要があるので、アラートやファイル暗号化といった機能が大切です。
文書管理を効率化するには、目的のデータにすばやくアクセスできる検索性の高さが欠かせません。そのため「どんな検索機能がついているか」を確認することは非常に重要です。
たとえば検索性の高くない文書管理システムでも、キーワードによる全文検索などの基本的な検索機能はついています。しかし、文書を整理する際に手動でカテゴリ分けやタグ付けを行う必要があり、余計な手間がかかる場合も少なくありません。
一方で検索性が高い文書管理システムであれば、作成者・所属部署の自動入力といった機能により、データの分類が自動で完了します。データがうまく整理されるので、目当てのデータに即座にアクセスすることが可能です。
〈文書管理システムの検索機能と特徴〉
検索機能 | 特徴 |
全文検索 | すべての文書についてキーワードや条件をもとに検索 |
あいまい検索 | すべての文書についてキーワードをもとに検索、指定したキーワードと一致しない要素も表示 |
完全一致検索 | すべての文書についてキーワードをもとに検索、指定したキーワードと完全一致した要素のみを表示 |
文書番号の自動カウント | 文書ごとに自動で番号をつける、番号の付け方を設定することでデータ整理が可能 |
作成者・所属部署の自動入力 | 文書ごとに作成者・所属部署を自動で入力する、作成者名などをもとに後から検索可能 |
検索結果のサムネイル表示 | 検索で現れた文書をサムネイルで表示する、文書を開くことなく確認可能 |
社内文書には個人情報や機密情報が含まれており、データの流出等に注意する必要があります。データの適切な管理を実現するために、アクセス権の設定機能が搭載されているかを確認しましょう。
また製品によっては、編集権限の設定やログの管理といった機能も搭載されています。「どれほど徹底した管理をするのか」「そのためにどんな機能が必要か」を事前に検討しておくと、スムーズに製品を探せます。
多くの文書を管理する中で、契約更新や申請の承認を忘れる社員は少なくありません。こういった作業漏れを未然に防ぐために、アラート通知機能がついているかを事前に確認しておきましょう。
特に契約書を多く取り扱う会社では顕著な問題なので、アラート通知機能は必須です。
文書にはさまざまな情報が含まれており、データ流出やそれによる2次被害を防ぐことが大切です。社内の情報を保護するために、セキュリティ対策が十分か確認しておきましょう。
セキュリティ対策として、文書管理システムにはさまざまな機能が搭載されています。たとえばファイルの暗号化や、ダウンロードしたユーザーを記録するといった機能が挙げられます。
ユーザー単位のアクセス制御など、文書管理システムに搭載されたセキュリティ対策機能を確認するようにしてください。
〈文書管理システムのセキュリティ対策機能と特徴〉
セキュリティ対策機能 | 特徴 |
データの暗号化 | 文書データを暗号化して管理、データ流出のリスクを削減 |
ユーザー単位のアクセス制御 | 特定の文書にアクセスできるユーザーをシステム上から設定、情報漏洩のリスクを低減 |
バックアップの自動取得 | 文書のバックアップを自動で取得、契約書などの紛失リスクを低減 |
透かし文書の表示 | 文書に「社外秘」などの透かし文字を表示、データ共有時のリスクを低減 |
業務を効率的に進めるには、契約書や稟議書の承認や回覧がうまくいっているか確認することが重要です。文書管理システムで契約書などを扱う際は「ワークフロー機能が搭載されているか」は必ずチェックしましょう。
ワークフロー機能を活用すると承認状況や閲覧履歴がわかるので、どこで書類が滞っているのかをすばやく把握できます。またアクセス制限と組み合わせることで、情報漏えいの原因を特定することも可能です。
楽々Document Plus(らくらくドキュメントプラス)は、業種問わず、稟議書、社内規定、図面といった企業内のあらゆる情報を安全に管理・活用できる文書管理システムです。
ファイルのみでなく作成日や契約先、製品型番などの属性情報も一緒に登録できワークフローを回すこともできます。登録した文書は素早く検索・閲覧できるため、目的の情報をすぐに探し出せます。バージョン管理やアクセス制御・持ち出し制御も可能で文書の完全性を確保できるでしょう。
電子契約サービスと連携して、契約書管理も行えます。電子帳簿保存法(スキャナ保存、電子取引)への対応も万全。JIIMA認証を取得しているので、安心して利用できます。 契約書の申請から締結、保管までを楽々Document Plusで一貫して管理できますよ。
出張先やテレワークでも、場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートしてくれるサービスです。
導入実績
株式会社エイチ・アイ・エス、シチズンファインデバイス株式会社、岡本株式会社など
電子署名なら今まで紙の契約書でかかっていた郵送代や紙代、印紙代がかかりません。自動保存で人的ミスなく、保全の確実性を高めます。またクラウド上で管理することで物理的な紛失や災害に備えることもでき、安心につながるでしょう。
「SmartDB」は、大企業におすすめの業務デジタル化クラウドです。それぞれの現場の業務から全社共通業務まで、コード入力不要でだれもがクイックにデジタル化できます。
入力フォームもノンプログラミングで簡単に作成。必須項目や入力形式の指定など、柔軟な項目設定ができるため、利用者を迷わせない入力フォームを作れます。
ワークフロー機能と組み合わせることで、文書管理で重要な公開・改訂レビューの仕組みが簡単に実現可能です。アクセス権限が柔軟に設定できるため、閲覧者の立場や文書のステータスに応じた情報の絞り込みや、全文検索ができるようになります。
導入実績
三菱UFJ銀行、大和ハウス、リクルート、横浜ゴム、セブン&アイHD、立命館大学など
ConTrackは開発時に発生する文書をまとめて管理できるシステムです。企画段階でプロジェクトの情報を揃えられ、追跡可能になります。実際の開発や設計の前に疑問点をすぐに解消でき、不具合の早期発見に繋がるでしょう。操作画面はたいへん見やすく、文書同士の関連性が一目でわかるので、文書の変更による開発への影響が簡単に把握可能です。幅広いファイル形式に対応しており、既存のファイルを登録できて、導入時に新しいフォーマットでの文書を作成する手間がかかりません。
スタートアップ企業から大企業までシリーズ累計20,000社以上(※1)の導入実績があり、継続率が99.8%と信頼性の高い製品です。初期費用は0円で料金形態が月額制で導入しやすいプランや初期設定から運用までサポートしてくれるプランもあります。
請求書や契約書、領収書などの様々な国税関係書類のデータ化が可能です。書類に応じて管理するシステムを変える必要がなく、invox電子帳簿保存で一括管理できます。また電子帳簿保存法に対応していて、書類の訂正時には変更履歴の保存とタイムスタンプの付与が行われるため安心です。
書類のデータ化はスキャン、AIによるOCR、オペレーターによる入力から自社で選べます。コストや精度、スピードなど企業ごとに優先したい項目に合わせてデータ化の方法を選べるのが特徴です。
※1 株式会社invox調べ(2024年2月時点)
ナレカンは、社内のあらゆるナレッジに瞬時にアクセスできる文書管理システムです。社内のさまざまなデータソースから情報を一元化し、簡単に検索できます。メール操作ができれば誰でも迷わず利用できる直感的なインターフェースを備えていて、日常業務の効率化をサポートします。また、100人から数万人規模の企業にも適用可能です。
生成AI機能によりナレッジ管理が効率化され、情報の検索と利用が活発化します。超高精度検索機能を活用することで、必要な情報に瞬時にアクセスすることも可能です。「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって検索できるため、上司に質問するような感覚で情報を探せます。これにより、業務効率の向上にもつながるでしょう。
Excelなどのファイルを添付するだけで、生成AIが自動で「内容の要約」を書き起こす機能もあります。テキスト情報と元のファイルをノート形式にまとめられるので、クラウドストレージでファイル管理するよりもファイルを見つけやすく、更新も簡単です。
紙文書をスキャンするだけで文書を高精度で認識し、データ化してくれるため、手入力する必要がありません。フォーマットを統一する必要がないので、既存のシステムを大きく変えずに利用できます。電子帳簿保存法に対応しており、法対応のためのシステム整備の手間がかかりません。文書の作成から廃棄までのサイクルをシステム上で自動で管理してくれて便利です。
導入実績
マツダ、伊藤忠商事、早稲田大学など
使用者も管理者も使いやすいインターフェースを特徴とする文書管理システムです。複雑なフォルダの構造を一目で把握できるようなビューページとなっており、求めている文書をすぐに見つけられます。
管理者はユーザーやフォルダごとに権限を細かく設定でき、企業内での情報統制が可能です。24時間管理されているデータセンターを利用しているほか、ファイルのバックアップが取られるため、データ紛失の恐れがありません。
導入実績
ブラザー工業株式会社、ベネッセコーポレーションなど
電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証と電子書類ソフト法的要件認証を取得しており、電子帳簿保存法に対応してた取引関係書類の管理にお悩みの方におすすめです。
社員数数万人規模の大企業から数十人の小企業まで、多様な規模、業種に利用されています。シンプルながらさまざまな書類や情報を管理でき、ドキュメントファイルの管理はもちろん、社内マニュアルの作成も可能です。検索機能がついているので、書類管理とマニュアル検索のどちらにも役立つでしょう。サーバーのフォルダにファイルを共有するだけでシステム上に計上されるため、導入時や他製品からの乗り換え時に便利です。
世界中の企業に導入されており、信頼性の高いシステムです。文書やマニュアルを共有しナレッジベースを構築できるだけでなく、文書をリアルタイムで共同編集できます。GoogleドライブやSlackとの連携もできるため、ストレージ管理やチャット内でのファイル共有も容易です。また無料プランがあるため、機能を確かめてから導入を検討できます。
導入実績
アウディ、NASA、ニューヨークタイムズなど
文書管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの文書管理システムが見つかります。
従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な文書管理システムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。
希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。
最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。
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