モバイル端末で利用できる文書管理システムは、各文書ファイルを適切に管理・配布・保管したいときに役立ちます。営業やテレワーク、出張時などに文書管理ができれば、業務がスムーズに進みます。アプリに対応したおすすめの文書管理システムと、システムの選び方を見ていきましょう。
最終更新日: 2024年06月28日
アプリ対応の文書管理システムおすすめ7選
アプリに対応したおすすめの文書管理システムを7製品紹介します。
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「Handbook」モバイル端末向けシステム
- モバイル端末向けのコンテンツ管理システム
- 会議・社内資料のペーパーレス化に貢献
- 管理者からの一括配信、閲覧状況の確認で伝達ミスを予防
「Handbook」はアステリア株式会社が提供する文書管理アプリです。2021年9月時点で1,633社への導入実績があり、累積ユーザー数は33万人を突破しています。
主に業務で使うモバイル端末向けのコンテンツ管理に対応し、営業・会議・社内で使う資料や研修教材などを一括で管理可能です。資料やカタログをアプリにまとめることで、ペーパーレス化に貢献します。
各資料は管理者から各モバイル端末に一括配信ができ、社員への連絡や配布がすぐに完了します。閲覧状況を確認する機能もあり、伝達ミスや確認漏れを防げるのも特徴です。資料の取り出しや検索が簡単で、多くの資料を管理したいときに役立ちます。
「WisebookONE」カタログを簡単に作成
- PDFを電子ブックとして共有できる
- 社内文書の共有、データ分析が可能
- クラウド型・モバイルアプリ両方に対応
「WisebookONE」は株式会社ビーガルが提供する、文書管理サービスです。社外・社内を問わず、カタログや資料の電子化を進めたいときに役立ちます。
アプリを利用すればWisebookONEで電子化された文書に簡単にアクセスでき、カタログや資料を管理できます。アカウントを分けることなく、社外向けと社内の限定配信を切り替えられるのも特徴です。
クラウド上でカタログや資料などの文書を配布したいときや、研修資料の共有をしたいときに活用しましょう。配布した文書の閲覧履歴をデータ分析し、注目された内容を振り返ることもできます。
iPhone・Android向けのモバイルアプリもあるので、アプリでの文書管理を考えている企業におすすめです。
「DocuWorks」紙媒体と同じ感覚で利用できる
- 文書に関する一連の業務をサポート
- スマホ専用アプリで閲覧・編集が可能
- マークした領域を抽出できる機能が便利
「DocuWorks」は富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する、文書管理サービスです。「DocuWorks Desk」と「DocuWorks Viewer」で構成され、文書の閲覧と編集ができます。
WordやExcelなど、異なる形式のファイルをDocuWorks文書として一括管理できるのが特徴です。スキャンして取り込んだ紙媒体の文書も、合わせて管理できます。複数のファイルをまとめて1つのファイルとして扱えるため、各会議資料をグループ分けして管理したいときに便利です。
マークした領域を抽出できる機能も役立ちます。手書き文書をスキャンしてマークするだけで、一部分を抜き出したドキュメントとしてまとめられる機能です。アンケート結果の抜き出しや、資料の大事な部分をピックアップするときにも役立つでしょう。
スマホ専用アプリ「DocuWorks Viewer Light」では、外出先での閲覧・編集に対応しています。
「SharePoint」常に最新ツールの利用が可能
- ワンクリックで探したいファイルが見つかる
- ファイルが共有できる
- アクセス権限が設定できる
SharePointはMicrosoftが提供する文書管理システムです。iPhone・Android向けのモバイルアプリにも対応し、外出先でもファイルの閲覧や作業ができます。
文書を探すときは検索機能を使用し、探したいファイルの名前やサイズなどを入力しましょう。すぐに探したいファイルが見つかります。
Microsoft365とも連携しているため、ファイルを共有する際も便利です。アクセス権限を設定でき、必要な社員のみに閲覧権限を付与するといった使い方もできます。一部に限定してファイルを公開すれば、重要なファイルも適切に管理できるでしょう。
「invoiceAgent 文書管理」業務や部署に縛られない
- 連携アダプターやWeb APIの活用により、他システムと連携できる
- iPad対応のアプリ「invoiceAgent Tablet」が使える
- 請求書の発行・受領に活用できる
「invoiceAgent 文書管理」はウイングアーク1st株式会社が提供する文書管理システムです。自動仕分けに対応し、帳票などの管理に役立ちます。
タイムスタンプや検索機能がついているため、電子帳簿保存法にも対応可能です。検索方法は全文・明細など細かく分かれており、目的の文書を素早く見つけることに特化しています。
帳票出力やOCR対応の他システムとも連携でき、文書の保管や管理以外にも活用できるのが特徴です。iPadアプリに対応しているため、タブレットから気軽に利用できます。
郵送代行サービスや書類のスキャン読み取り機能で、請求書の発行や受領が紙でも行えます。
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「Evernote」欲しい機能がオールインワン
- 紙文書のスキャンからWebページのクリップまで対応
- 検索手段が豊富
- 少人数ならモバイルアプリで文書管理が可能
「Evernote」には紙文書のスキャン取り込みや、Webページのクリップ機能などがあるため、文書類の管理に役立ちます。ノートにはファイルの添付もでき、Word・Excel・領収書画像など幅広い文書を管理できます。
検索機能も充実し、手書き文字の検索からドキュメント内検索まで可能です。モバイルアプリでは、EVERNOTE PERSONALとEVERNOTE PROFESSIONALを利用できます。
PROFESSIONALプランは少人数向けですが、小規模なオフィスやチームなら問題なく文書管理ツールとして利用できるでしょう。
「Fleekdrive」承認や共有を自動化できる
- セキュリティが強固なビジネス向けオンラインストレージ
- モバイルアプリはデバイスごとにリモート管理できる
- Androidのモバイルアプリに対応
「Fleekdrive」は企業向けに開発されたオンラインストレージです。ファイルの管理・閲覧・編集・共有に対応しています。ビジネス向けに特化し、セキュリティ対策が充実しています。
アクセス制限や定期的なウイルスチェックなど、オンラインストレージを使う上で欠かせない機能が整い、リスク管理は万全です。
Androidアプリに対応し、社外からでもアクセスができます。それぞれの端末をリモート管理でき、ファイルを持ち出せないよう設定することも可能です。
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文書管理のアプリを選ぶ際のポイント
文書管理のアプリを選ぶときは、各アプリの特徴をしっかり確認しましょう。選ぶときに注目したいポイントを解説します。業務で使うサービスだからこそ、チェックしておきたい重要項目を見ていきましょう。
セキュリティが厳重かチェック
アプリで文書管理を行う場合、セキュリティ対策が重要です。外部へ持ち歩くデバイスでは、情報漏えいのリスクが高まります。
パスワードや2段階認証、サーバーの仕組みなど、文書管理システムのセキュリティ対策を確認しておきましょう。
利用する側の意識も大切な要素です。パスワード管理やアプリを使う社員の選択、ファイルのアクセス権限設定など、機能を生かしてセキュリティの向上に努めましょう。
重要書類は外出先で閲覧しない、管理する文書の種類を限定するといった、ルールの取り決めも必要です。
トライアルの有無
文書管理システムの使い勝手によっては、導入したものの取り扱いがうまくいかない場合もあります。高額な初期費用を払ってから、使いにくいということが判明しないよう、トライアルの有無を確認しましょう。
トライアル期間中に社員の感触を確認すれば、今後使っていけるのか判断する時間を設けられます。トライアル期間の長さや、トライアル中にかかる費用も選ぶときのポイントです。
無料で使えるものや、カスタマーサポートがついているものなど、導入時に役立つサービスを展開しているかチェックしましょう。
外出先でも必要な文書にアクセス！
アプリやスマホブラウザー対応の文書管理システムを利用すれば、外出先でも文書の閲覧や編集ができます。パソコンがない環境で文書管理をしたいなら、アプリ対応サービスがおすすめです。
業務効率化やペーパーレス化を進めるために、使い勝手のよい文書管理システムを見つけましょう。
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文書管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのシステムを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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