無料の文書管理システム15選！フリープランと無料トライアルの各製品を紹介

文書管理を電子化・自動化すれば、業務効率アップ・ペーパーレス化の実現が可能です。システムの導入に不安のある企業は、お試し&フリープランのある文書管理システムでスモールスタートするのがおすすめです。

本記事では完全無料のフリープランがあるシステムや、無料トライアル期間が設けられている文書管理システムを15製品紹介します。

フリープランがある文書管理システム6選

無料で使えるフリープランがある文書管理システムを6製品紹介します。

「freeeサイン」契約書の作成から保管までがワンストップ

• 契約業務で発生する書類の作成から承認・保管まで対応
• 電子署名の利用ができ、オンラインで契約締結を行える
• 契約書をグループ分けして管理

freeeサインは主に契約業務の文書管理をスムーズにするツールです。契約書を作成したいときは、テンプレートを利用できます。決済から承認・押印・電子署名までシステム上で対応でき、紙や対面でのやりとりが発生しません。

作成した文書はフォルダごとに分類でき、ステータスを付けて管理可能です。リマインダー機能を利用すれば、確認待ち・作成中の書類も見落とす心配がありません。

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「バクラク電子帳簿保存」 シンプルなUIでマニュアル不要

• アップロードするだけで書類を自動読取
• 電子取引・スキャナ保存対応でペーパーレスを実現
• 充実した導入サポートで初めてでも安心

バクラク電子帳簿保存は、累計導入企業5,000社の人気サービスです。シンプルで使いやすいUIを備えており、マニュアルを見なくてもスムーズな操作が可能です。

システムは書類の自動読取機能を搭載しており、書類種別・書類区分などを手入力する必要がありません。電子取引・スキャナ保存では、タイムスタンプの付与機能も利用できます。なお導入や運用についての不安・疑問は、無料サポートに相談できます。

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「モチカケ」バックオフィス業務を一気通貫でサポート

• 行政書類から契約書の整理まで幅広く対応
• 業務手続きをマニュアル化して共有できる
• フォルダビューで書類検索も簡単

モチカケは必要な業務の提案から、書類の作成・保管までを一気通貫でサポートするツールです。タスクの進行管理機能・割り振り機能も付属しており、バックオフィス業務全般を効率化できます。

文書管理画面には必要書類がすぐに見つかる、フォルダビューが採用されています。書類はタグ付けしてアップロードできるため、検索もスムーズです。マニュアル作成機能を使えば、各種マニュアルの電子化と共有にも対応できます。

無料で利用できるのは、書類管理ストレージ1GBのフリープランです。

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「WAN-Sign」実績豊富なNXワンビシアーカイブズが提供

• 電子の契約書をセキュアな状態で管理
• 紙の原本書類保管にも対応
• 電子契約が月3件まで無料

WAN-Signは4,000社以上の情報資産管理実績のある「株式会社NXワンビシアーカイブズ」が提供するサービスです。

電子契約・契約管理に特化しており、秘匿性の高い電子契約書をセキュアな状態で保管できます。一方紙で保管したい契約書は、高度なセキュリティ体制の情報管理センターを利用可能です。

運用コストをかけたくない企業は、電子契約締結が月3件までの無料プランを選択できます。有料プランに移行した場合でも、初期費用とサポート費用は無料です。

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「セキュアSAMBA」法人向けならではの堅牢なセキュリティで安心

• 導入実績4,000社以上の信頼
• 純国産ならではのきめ細かいサポート
• Windowsエクスプローラーのような使用感

セキュアSAMBAは導入実績4,000社以上の純国産オンラインストレージです。ファイルに保管した書類にアクセス権を設定すれば、特定のメンバーと共有・編集できます。

操作画面はWindows エクスプローラーに類似しており、ビジネスパーソンならマニュアルなしでスムーズに操作できるでしょう。

またシステム導入前後は、電話または専用ヘルプサイトを利用したきめ細かいサポートを受けられます。容量5GB・ユーザー数3人までなら、フリープランを選択可能です。

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「Confluence」最大10ユーザーまで完全無料のフリープラン

• 1つのワークスペースで共同編集から情報共有まで可能
• コメント・メンションでメンバー間のコミュニケーションを活性化
• Slack・Googleドライブなどとの連携が可能

Confluenceは全世界で7万5,000以上のユーザーが使用する、ナレッジ・ノウハウの一元管理ツールです。1つのワークスペースで、複数のメンバー文書を編集・共有できます。

メンバー同士はコメント・メンション機能で、意思疎通を図れます。プロジェクトから企業ポリシーまで同じスペースで整理・管理でき、チーム間の連帯を保ちながら必要な作業に取り組むことが可能です。

より便利に使いたい場合は、Slack・Googleドライブなどと連携できます。無料で利用できるのは、最大2GBのファイルストレージが付属するFreeプランです。

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無料トライアルがある文書管理システム9選

文書管理システムの多くは、本格導入にあたっての試用期間を設けています。システムとの相性を試しやすい、無料トライアルがある文書管理システムを見ていきましょう。

「DocuWorks Cloud」大手・富士フイルムグループによる運用で信頼性が高い

• 文書を開かずに内容を確認できる
• 複合機連携もスムーズ
• ブラウザ操作でインストール不要

DocuWorks Cloudはブラウザ型のワークスペースです。文書をワークスペースに保管することで、メンバーは自由に閲覧・編集できるようになります。ファックスやスキャナとの連携を行えば、紙ベースの文書もワークスペースに保管できます。

ワークスペースの文書は、サムネイルで表示される仕組みです。いちいち文書を開く必要がなく、文書を探す手間がかかりません。カーソルを合わせるだけで中身が分かるクイックビュー機能も搭載しており、検索性に優れているのが魅力です。

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「NotePM」文書作成から社内共有までサポート

• 高機能エディタ・画像編集機能でマニュアル作成もスムーズ
• 強力な検索機能であらゆるファイルをチェック可能
• 社内FAQ・質問箱で社内の問い合わせを管理

NotePMは社内にちらばるノウハウ・マニュアル・各種レポートを一元管理できるシステムです。

必要なナレッジ・マニュアルを定型化して保管・共有することで、知識の属人化と周知漏れを防げます。社内FAQ・質問箱として利用すれば、社内問い合わせの効率化にも有益です。

またシステムには高機能エディタ・画面編集機能が搭載されており、マニュアル作成の手間がかかりません。キーワード検索も搭載しており、検索性にも優れています。

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「invoiceAgent 文書管理」電子帳簿保存法に対応、安全な管理が可能

• 誰でも簡単に使えるシンプルなUI
• 文書の自動取込・保存が可能
• 文書ごとのライフサイクルに合わせて管理

invoiceAgent文書管理は電子帳簿保存法に対応した、文書管理システムです。タイムスタンプ機能・高度な検索機能・証跡管理を備え、電子文書保存に必要な真正性・検索性・見読性を担保できます。

システムのUIはWindows画面に類似しており、操作に迷いにくい仕様です。文書の自動取込・自動保存に対応しており、人手が介入するフェーズを減らせます。

また保管方法が法律によって定められている文書は、文書ごとのライフサイクルに合わせて管理することが可能です。廃棄可能な期間になれば、削除操作まで自動化できます。

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「eValue V Air」社内ナレッジを共有しやすい環境を構築

• スキャンした紙文書をPDFで自動保存
• 堅牢なセキュリティで重要な情報を保護
• 充実した検索機能

eValue V Airはスケジュール管理・文書管理・共有をスムーズにするクラウド型のツールです。社内で共有したい文書は、CSVファイル化してフォルダ内に格納する流れです。

紙ベースの文書を保管したいときは、スキャナ読込とPDF化で対応できます。属性検索・全文検索などの検索機能も備わっており、検索性にも不足はありません。

保管文書は印刷・持出制限をかけられる上、フォルダごとに閲覧者を限定できます。重要な情報も、セキュアな環境での保管が可能です。

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「@Sign」技術力のある三菱電機グループが提供するサービス

• 電子保存のみにも対応
• 利用開始まで最短2週間
• 既存のシステムと連携可能

@Signは電子帳簿保存法に則った文書管理を実現できるシステムです。ファイル授受・タイムスタンプ・ファイル保存機能を有し、企業間の取引や電子契約を最適化します。

システムのポイントは、必要な機能のみを選択して利用できる点です。「電子保存のみ」というニーズにも対応できるため、業務フローを大きく変更したくない企業にも適しています。

API連携機能付きで、各種既存システムとの連携もスムーズです。導入の申し込みを行えば、最短2週間で利用できます。

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「All Gather Smart」スマホでの利用が可能、出先でもすぐに対応

• 社内のファイルをフォルダ分けして一元管理
• 顧客の名刺もアップロード可能
• 顧客情報管理にも対応

All Gather Smartは顧客管理に必要な各種データ・文書を一元管理できるシステムです。スマホアプリもリリースされており、外回りが多いビジネスパーソンの利用に適しています。

システムでは顧客情報のほか、名刺データも保存・閲覧が可能です。社内にちらばるExcel・各種PDFファイルもフォルダ分けして一元管理でき、知りたい情報にすぐにアクセスできます。

メッセージ機能を利用すれば、メンバーとのコミュニケーションもスムーズです。

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「Final Document」社外へのファイル転送もスムーズ

• ドキュメントの共有と転送をセキュアな環境で実施
• 大容量ファイルも転送可能
• 必要なドキュメントへのアクセスが容易

Final Documentはドキュメントの管理・共有・転送までが、ワンパッケージ化されたシステムです。電子帳簿保存法に対応した「電帳法キャビネット」を搭載しており、各種帳票の適切な保管・タイムスタンプの付与に対応できます。

ファイル保管では、フォルダ分けやタグ付けが可能です。期限切れファイルを知らせる通知機能もあり、ファイル管理の手間が軽減されます。

またファイル転送機能を使えば、最大10GBまでの大容量ファイルの転送もスムーズです。情報漏えいが不安なときは、各種アクセス制限を設定できます。

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「Hubble」契約書の一元管理・ナレッジ共有が可能

• サービス利用継続率99.9%
• 直感的に使えるUI/UXで社内定着が期待できる
• 多彩なツールとの連携が可能

Hubbleは契約書の作成から承認・管理までを、一気通貫で行える契約管理システムです。契約業務を定型化することで、契約フローの属人化防止とスピードアップを実現します。

システムは直感的に利用できるシンプルなUI/UXを備えており、マニュアルを読み込む必要がありません。Word・Slack・Gmail・クラウドサインなどとAPI連携でき、自社の業務フローに合わせた運用が可能です。

システムの使いやすさ・品質は高く評価され、サービス利用継続率は99.9%にも上っています。

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「RAQCABI」電子契約書類を管理台帳で保管

• 紙も電子契約書も一元管理
• 管理台帳でキーワード検索が可能
• DocuSignとシームレスな連携ができる

RAQCABIは契約書のペーパーレス化と、一元管理を実現できるシステムです。電子契約で交わした契約書はもちろん、紙で締結した契約書もファイル化して保存できます。

システムの特徴は、保管文書と紐付いた管理台帳を作成できる点です。文書を探したいときは、管理台帳から簡単に検索できます。検索できる条件は、取引先・日付・金額などと多彩です。

契約フェーズを自動化できる「DocuSign」と連携すれば、一連の契約業務をより一層効率化できます。

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無料で使える文書管理システムの注意点

無料で文書管理システムが使えるのは大幅なコストカットに繋がりますが、中にはデメリットもあるようです。フリープランのある文書管理システムを利用するときの注意点について見ていきましょう。

機能制限がある場合がある

文書管理システムのフリープランでは、人数やストレージに制限がある場合が多いです。

企業が無料プランを設ける目的の1つは、制限でもどかしさを抱えるユーザーに有料プランを導入してもらうことです。プランで管理できる文書の数に達してしまうと、有料プランへの移行をすすめられることも。

制限を超えなければ無料で使えますが、それでストレスを感じたり、より規模を拡大して導入したいと感じたりした場合は、有料プランへの移行も検討するとよいでしょう。

広告表示があることも

無料プランを導入しているシステムの目的の1つに、広告による収入があります。各種操作をするにあたって広告を見なければ使えない仕様になっている製品では、それによる収入でシステム構築費を賄っています。

広告が表示されるシステムは機能制限が少ないことも多いですが、やはり操作をするたびに広告を見る時間がかかってしまうと作業効率が落ちてしまいます。タイムパフォーマンスを踏まえて選択するとよいでしょう。

セキュリティに注意

文書管理システムにおいてセキュリティは非常に重要です。しかし無料プランでは十分なセキュリティ環境を構築できない場合もあります。

無料プランの多くは権限設定に制限があったり、セキュリティの強化に追加料金がかかったりと、セキュリティ面がおろそかになりがちです。コストパフォーマンスはもちろん重要ですが、情報漏洩が起こった場合、賠償問題などでより高い金額を要求されかねません。セキュリティは重視してシステムを選びましょう。

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無料の文書管理システムで効率化の第一歩を

労働生産性の向上を目指すなら、文書管理もデジタル化してアナログからの脱却を目指しましょう。

評判のよいシステムでも、自社の組織形態や業務フローにマッチするとは限りません。まずはフリープラン・無料お試し期間のあるシステムを導入し、自社との相性を確認しましょう。

フリープランのある文書管理システムを導入して、文書管理を効率化し、生産性を高めましょう。

以下の記事では有料版の文書管理システムを、各製品の特徴や機能で比較しています。将来的に有料版の導入も検討するなら、ぜひあわせて参考にしてください。

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