電子帳簿保存法対応の文書管理システム10選！選び方から徹底解説

文書管理システムを選ぶ際に「電子帳簿保存法」対応のものを選ぶと、電子取引データの電子保存の義務化に対応できます。

本記事では電子帳簿保存法の要件に対応した文書管理システムのみをピックアップして10製品紹介します。ぜひ比較・検討の参考にしてみてください。

そもそも電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは税務に関係する帳簿や書類の電子データ保存方法についてまとめた法律です。原則、紙での提出や保存が義務付けられていた書類をデジタル形式で保存できるようにすることを目的に制定されました。

より詳しい内容を知りたければ以下の記事をご覧ください。

電子帳簿保存法対応に必要な機能

電子帳簿保存法対応の文書管理システムの選び方

電子帳簿保存法対応の文書管理システムを選ぶときは、サーバーの形式やJIIMA認証の有無などをあらかじめ確認しておくことが大切です。

クラウドかオンプレミスか

まず確認すべきは、文書管理システムが「クラウド」か「オンプレミス」のどちらであるかという点です。

クラウド型なら保守管理などはベンダー側が担当してくれます。電子帳簿保存法やインボイス制度など将来的な法改正には無償で自動アップデートが施されるため、非常に便利です。今後、法的コンプラインも遵守できて安心といえます。

オンプレミス型の場合、労働法など法改正に対してシステムのアップデート・改修を自社で担当しなければなりません。技術やノウハウのある人材が必要になるため、細かな法改正へのキャッチアップは小規模組織には負担になりやすいでしょう。

JIIMA認証を取得しているか

JIIMA認証とは、市販のソフトウェアやサービスが電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断されていることをいいます。

JIIMA認証を取得した製品であれば、使用時に個々の法的要件をチェックする手間がかかりません。電子帳簿保存法を深く把握していなくとも、法令に準拠して税務処理業務を行えます。

電子データの不備が発生するリスクに備えるという点でもJIIMA認証取得済みの製品がおすすめです。認証を受けた製品は、パッケージや紹介ページにロゴがあるため簡単に見分けられます。

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電子帳簿保存法対応の文書管理システム10選

電子帳簿保存法の要件を満たしている文書管理システムを10製品紹介します。

「TOKIUM電子帳簿保存」関連書類の紐付けが簡単

• 請求書と納品書など、関連書類の紐付けが簡単にできる
• 専任オペレーターによる、精度の高いデータ入力代行の利用が可能
• 原本の代理保管にも対応

「TOKIUM電子帳簿保存」は、書類件数による従量制のクラウド文書管理システムです。紙・メール・PDFなど、どのような形式で受け取った書類でもシステム上で管理が可能です。

書類の中には請求書と契約書・請求書、納品書が紐付いているものもあります。書類同士の相互確認も行いやすい仕組みです。

オンラインでの管理に移行しても紙の原本を保管しておきたい場合は、代理保管のサービスも利用できます。必要なときに取り出すことができ、10年間保管可能です。

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「invox電子帳簿保存」国税関係書類の電子保存を低価格で任せられる

• メールやクラウドストレージと連携でき、既存の業務フローのまま利用可能
• 業界最安水準の低コストで使い始めやすい
• データ化はセルフ・AI OCR・オペレーターの3種類から選べる

「invox電子帳簿保存」は、業界最安水準の低コストで、電子帳簿保存法に対応した電子保存ができる文書管理システムです。取り込んだ書類は変更履歴も含め、法律で定められている10年間の保管ができます。

取り込みは専用のメールアドレスや専用フォルダを利用すれば、自動で実施が可能です。取り込んだ書類のデータ化は、セルフ・AI OCR・オペレーターのいずれかを選べます。

請求書受け取りサービスとしての導入社数はNo.1の実績を誇り、利用継続率は99.5%を実現。信頼と実績に裏打ちされた安心安全の文書管理システムで、初めて導入する場合にも心強いでしょう。

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「楽々Document Plus」セキュアな機密性やパフォーマンスの安定性が魅力

• 電子帳簿保存法に対応しているのはもちろん、ISO文書管理も可能
• 高性能の検索エンジンを搭載しており、必要な情報を即座に表示
• オンプレミス型のシステムで機密性と高速性を担保

楽々Document Plusは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により提供されている文書管理システムです。法律の要件を満たすために、必要な機能を備えているため、個々にチェックする必要はありません。

自社にサーバーを設置するオンプレミス型のシステムなので、セキュアな機密性と安定したパフォーマンスを発揮する高速性が担保されているのも特徴のひとつです。

自動通知や自動更新などの期限管理機能により、更新手続き忘れなどの業務ミスを防止できます。契約更新時も承認ワークフローを行え、契約先や契約内容による検索や版管理も可能です。

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「UC＋ドキュメント」利用ユーザー数無制限

• 既存システムとの連携が可能
• データ保存容量による従量制で、無駄のない料金プラン
• 利用ユーザー数は無制限

「UC＋ドキュメント」は、データ保存容量による従量制の文書管理システムです。電子データが原本であることや変更がなされていないことを証明するタイムスタンプの付与は、文書のアップロードにより自動で行われます。

クラウド型のシステムはユーザー数に上限があるケースが多いですが、「UC＋ドキュメント」はユーザー数が無制限なのもうれしいポイント。検索機能も充実しており、取引年月日、取引先、取引金額のほか、任意で付けたタグ情報を活用して柔軟に管理できます。

Web APIを使用することで、すでに導入済みのほかのシステムとの連携も可能です。連携すれば会計システムに入力した内容をもう一度入力するような手間がかかりません。

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「Documal SaaS」文書の作成から廃棄・削除までが全て自動

• 作成から廃棄までを自動化
• 顧客のフィードバックをもとに改善し続けた、高い機能性・操作性
• アプリケーションを共有するパブリックと、独立した個別環境のプライベートがある

「Documal SaaS」は、文書に保管期限を設けられる文書管理システムです。文書の作成から廃棄・削除までを自動的に行えます。作成した文書は適切なタイミングで廃棄や削除が必要です。

クラウド型のシステムですが、独立した個別環境でシステムを使えるプライベートSaaSを選ぶことも可能。カスタマイズ性や柔軟性に優れた製品といえます。

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「MOT文書管理」リーズナブルな利用が可能

• 月1,100円(税込)からリーズナブルに使える
• BPOプラン利用で書類の代理受領からシステム登録まで完了
• 担当者の業務負担を約70％削減

「MOT文書管理」は10ユーザーまでなら月1,100円(税込)の低価格で利用できる文書管理システムです。より多くのユーザーが利用する場合は10ユーザーごとに月550円(税込)追加されます。

大量にある過去の書類の電子化代行はもちろん、毎月送付される取引先からの請求書なども電子化センターが代理受領。面倒なスキャン作業も代行し、無駄な時間と労力を省きます。

経理担当者の業務を大幅に削減して負担を軽減するには、月39,600円(税込)から利用できるBPOプランがおすすめです。請求書などの書類の代理受領はもちろん、システムへの登録まで任せられます。

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「ReportFiling」画面・操作性がシンプルで、他システムとの連携もスムーズ

• 監視フォルダに置くだけでファイル名や定義に従った自動登録ができる
• シングルサインオン機能による他システムとの連携が可能
• 所属グループ単位で閲覧を制限するセキュリティ機能

 「ReportFiling」は、オンプレミス型の文書管理システムの中でもスムーズに利用を開始しやすい電子帳票・文書管理システムです。

画面も操作性もシンプルなため、初めてシステムを使う人も簡単に使い始められます。CSV出力機能、既読管理機能、査閲・承認機能、管理者機能など管理を容易にする便利機能が満載です。

すでに導入済みの複数のシステムから出力される書類も監視フォルダに置くだけで、簡単に自動登録して一括管理できます。

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「MyQuick」作業漏れを防ぐアラート機能搭載

• 電子契約サービスとの連携でタイムスタンプ付きの契約書を自動取り込み
• 作業漏れを防ぐようアラート通知ができる
• スムーズな業務依頼や承認依頼を可能にするワークフローの高度化

「MyQuick」は、稼働中のシステムと連携できるオンプレミス型・クラウド型両対応の文書管理システムです。すべてのシステムに一度にログインできるようシングルサインオンの機能を利用できます。

作業漏れを防ぐためのアラート機能も充実。期日に合わせて設定するのはもちろん、キーワードによる条件設定やメール通知の有無も操作が可能です。

オプション機能は、並列承認依頼や代理承認設定、否認時の戻し先指定などに対応し、さらに柔軟で拡張されたワークフローを組むことができます。

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「invoiceAgent 文書管理」手書き文書のデータ化も簡単

• 手書き文書を高い精度でデータ化可能
• 英語・中国語・フランス語・チェコ語・タイ語・韓国語の文書読取にも対応
• 無料トライアルあり

「invoiceAgent 文書管理」は、手書き文書のデータ化もできる文書管理システムです。古い書類が多い企業の利用にも向いています。

新しい書類はもちろん、過去の書類もデータ化し、いつでも参照できる状態に整理可能です。保存はもちろん保存期間を過ぎた書類の破棄も自動化できます。ユーザー権限の管理やアクセス制御などもできるためセキュリティ面でも安心です。

オプション機能を利用すれば、操作ログを可視化して文書単位でアクセス状況を把握できます。また、文書内の明細情報をデータ化することで、今まで部分的で曖昧だった傾向値が分析の分析が可能です。

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「FileBlog」ファイルサーバーに特化

• Webブラウザで利用可能
• シンプルな操作性で簡単に扱いやすい
• 社内ネットワークのイントラネットでも検索できる

「FileBlog」は、ファイルサーバー上に文書を保存できる文書管理システムです。保存した文書はインターネットからはもちろん、社内ネットワークのイントラネットを利用しても検索できます。

Webブラウザで使うシステムのため、専用のソフトやアプリのダウンロードといった準備は不要。シンプルで使いやすい操作性の高さにより、従業員への教育に手間がかかりません。

ファイルサーバーに特化しているため、スピーディーに検索できるのも魅力です。ファイル一覧・検索結果をサムネイルで一覧できるほか、フォルダ/ファイルのタグ付けも可能。効率的な管理を実現します。

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電子帳簿保存法対応の文書管理システム10製品の比較表

電子帳簿保存法に対応している文書管理システム10製品を各製品の特徴で比較しました。

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電子帳簿保存法対応の文書管理システムで業務効率化の実現を

文書管理システムを選ぶ上では電子帳簿保存法に対応していることがポイントです。法律で定められた要件に対応していれば、業務効率化やコスト削減だけでなくコンプライアンス遵守による長期的な経営に繋がります。

ぜひ本記事を参考に製品を比較して、自社に適した文書管理システムを導入してみてください。

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