「電帳法の要件が緩和されたらしいがどう変わったの？」「具体的な要件緩和の内容は？」と疑問に感じていませんか。令和3年度税制改正大綱により、電子帳簿保存法の改正の方向性が示されました。
最終更新日: 2024年08月28日
当記事では、電子帳簿保存法の基礎から改正案の内容まで、網羅的にわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは？わかりやすく解説
電子帳簿保存法とは税務に関係する帳簿や書類の電子データ保存方法についてまとめた法律です。原則、紙での提出や保存が義務付けられていた書類をデジタル形式で保存できるようにすることを目的に制定されました。
会社経営者や個人事業主は、電子データを用いた企業活動のやり取りを電子帳簿保存法に基づいた方法で記録・保存する義務があります。
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電子帳簿保存法の対象者
電子帳簿保存法の対象は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」第2条4項の記載によると「国税に関する法律の規定により国税関係帳簿書類の保存をしなければならないこととされている者」と規定されています。つまり以下のような者が対象となります。
- 収益に所得税が課される個人事業主
- 法人税が課され、帳簿などの保存義務のあるすべての法人
- 寄付金の受入れ等をおこなうなどの特定団体
ただし、書類や帳簿をすべて手書きしている場合は対象外となります。
電子帳簿保存法の対象書類
電子帳簿保存法の対象書類は、大きく3つに分けられます。
| 対象 | 具体例 |
| 国税関係帳簿 |
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| 決算関係書類(国税関係書類) |
|
| 取引関係書類(国税関係書類) |
|
中でも契約書や請求書、その控えなど対象となる証憑書類は幅が広く、電子化が進んでいます。これらの書類を紙のやり取りだけで完結させ、保存するのは次第に難しくなっていくでしょう。
電子帳簿保存法に基づく具体的な義務
電子帳簿保存法で扱う電子データ3区分
電子帳簿保存法で扱う電子データは以下3つの区分に分けられます。
| 保存区分 | 詳細 |
| 電子取引データ保存 | 請求書や契約書などを電子データで送付・受領したもの |
| 電子帳簿保存 | PCで会計ソフトなどを使って作成した帳簿や決算関係書類 |
| スキャナ保存 | 紙で受領した国税関係書類をスキャナ等で電子データ化したもの |
取り扱う書類や帳簿は、どの区分で保存するかによって要件や管理方法が異なります。
電子取引データ保存でやるべきこと
電子取引データ保存を実施する際、以下のような措置をおこなう必要があります。
- 改ざん防止のための措置をおこなう
- 「日付・金額・取引先」で検索できる機能を備える
- ディスプレイやプリンタを備える
- システムの使い方がわかる書類を備え付ける
改ざん防止のための措置は、タイムスタンプの付与や訂正や削除を確認できるシステムの使用などが挙げられます。いくつか方法があるので、自社に最も合った方法を選ぶといいでしょう。
これらは「真実性の確保」「可視性の確保」の要件とも言われます。
| 参考：電子取引関係｜国税庁 |
電子帳簿保存でやるべきこと
電子帳簿保存を実施する際、以下のような措置をおこなう必要があります。こちらは会計ソフトなど特定のソフトウェアで帳簿等を作成した場合を指します。
- システムの説明書やディスプレイ等を備え付ける
- 税務職員からのデータの「ダウンロードの求め」に応じられるようにする
また、検索要件に合った検索機能や訂正削除履歴が残るシステムを使用していた場合、過少申告があった際に過少申告加算税を5％軽減できます。
スキャナ保存でやるべきこと
スキャナ保存を実施する際、以下のような措置をおこなう必要があります。
- スキャナ保存のさまざまなルールを満たせる対応ソフトを使用する
- 14インチ以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びに操作説明書を備え付ける
- 定めらえた期間内にスキャナ保存する
- スキャナデータと関連帳簿の記録事項の関連性を確認できるようにする
より詳細なルールは国税庁の資料からご確認ください。
| 参考：スキャナ保存関係｜国税庁 |
電子帳簿保存法の改正ポイント｜2024年
国税庁による2021年 (令和3年度) の税制改正にあたり、電子帳簿保存法の抜本的な見直しと改正が行われました。改正内容は2022年1月より施行されており、2024年1月からは電子取引に関するデータの保存が義務化されました。
最新の電子帳簿保存法の改正ポイントをまとめると次の6つに分類できます。
- 承認制度の廃止
- 適正事務処理要件の廃止
- タイムスタンプ要件の緩和
- 検索要件の緩和
- 電子取引でのデータ保存が義務化
- 不正に対するペナルティの強化
中でも事業者にとって重要な変更として「電子取引でのデータ保存義務化」が挙げられます。
これは請求書や契約書などに相当する電子データをやりとりした場合、電子形式で保存することを義務化したものです。従来までは紙に出力しての保存が認められていましたが、2024年1月以降は認められなくなりました。
電子帳簿保存法への対応が必要となる場面
取引記録や帳簿の作成、保存が必要な場面
仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿をPCで作成する、従業員が提出してきた領収書データをもとに経費精算する場面などで電子帳簿保存法への対応が必要となります。
Excelやスプレッドシートなどの既存システムで対応が充分な場合もありますが、要件に合っているか細かく確認するのが面倒であれば電子帳簿保存法に対応したソフトやシステムを導入することを勧めます。
請求書や契約書、帳票などの管理が必要な場面
請求書や契約書、納品書や税務申告に関する書類を電子化して管理する場合は電子帳簿保存法への対応が必要となります。
タイムスタンプの付与機能や検索機能、改ざん防止措置などが施されている文書管理システム、電子帳簿保存システムを利用すれば各業務をスムーズにこなせるようになるでしょう。
電子帳簿保存法に対応して効率的に業務を進めよう！
電子帳簿保存法は民間のペーパレス化および電子化を推進する法律です。
電子帳簿保存法に対応することはそれほど高いハードルではなく、むしろ対応することで便利になることも少なくないとお分かりいただけたのではないでしょうか。
とはいえ、細かい要件や対応が合っているか不安になる企業も多いと思います。そのような場合、電子帳簿保存法対応のシステムを導入することを勧めます。
以下の記事では、電子帳簿保存システムを一挙に紹介しています。製品の特徴や料金なども徹底比較しているので、ぜひあわせてご覧ください。
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