証憑書類とは？保存期間のルールや電子化するメリットも併せて解説

証憑は企業経営においてなくてはならない書類です。管理に多くの手間をかけている企業も多いはずです。しかし企業経営におけるデジタル化が進む昨今、証憑の管理を手作業で行うのは非効率だと思いませんか？電子化を進めて無駄を省きましょう。

証憑書類とは

保存期間のルールや電子化のメリットを解説する前に、まずは証憑書類とは何なのかを解説します。知識がある人もこれを機会に確認しておきましょう。

取引の成立を証明する書類

証憑書類とは取引の証拠となる文書です。取引や契約が互いの合意の下で交わされた事実を証明するもので、企業で扱われる証憑書類には、例えば以下のようなものがあります。

他にも人事や労務に関する書類にも、証憑に分類される文書があります。従業員と雇用契約を結ぶときや、給与を支払うときなどに発行される文書です。

また税法上では、貸借対照表や損益計算書などの会計書類も証憑となります。取引を記録した証憑を管理することで、会計処理の正確性や真実性を証明します。

帳票との違い

証憑と似た言葉として「帳票」があります。帳票とは、証憑も含んだ会計関連の書類全般を指しますが、会計上では「伝票」「帳簿」の総称です。帳票の一部には以下のようなものがあります。

取引の証拠となる証憑書類をもとに伝票を起こしてお金の流れや取引を記録し、その伝票の内容を各帳簿に反映させていく流れとなるわけです。

ただし、入出金伝票は帳票の一種ではありながら証憑にも該当するなど、帳票と証憑が混在するケースもあります。

証憑書類の種類

証憑には売上関係・仕入関係・従業員関係・その他の4種類があります。売上関係の証憑には契約書や請求書があり、金銭のやり取りが行われた事実を証明する目的で発行されます。企業の経営と関連性の高い重要な書類で、紛失しないよう厳重な保管・管理が大切です。

仕入関係の証憑には発注書や納品書があり、物品のやりとりが確かに行われたと証明する目的で発行されます。大量の在庫を管理する企業において、発注書や納品書は在庫数を把握するために欠かせない書類です。

従業員関係の証憑には履歴書や雇用契約書があり、従業員を雇い入れるときの条件を証明する目的で発行されます。個人情報が含まれる書類が多いため、きめ細やかな管理が重要です。その他の証憑にはクレジットカードの利用明細や賃貸借契約書などがあります。

証憑書類の保存期間

証憑書類には法人税法や会社法により、一定の保存期間が定められています。どのような書類が何年の保存を義務付けられているのかよく確認しましょう。

7年間の保存が基本

保存期間は法人税法に定められている7年が基本です。欠損金(年度中に発生した送金が益金を超える場合の超過部分)が生じた場合には、その年度の証憑の保存期間が10年に延長されます。

また一部は会社法の定めにより10年の保存が必要です。株主や債権者などからの閲覧希望に答える必要がある「備置き書類」については、5年間の保存が定められています。

保存期間を守らなかった場合のペナルティは？

代表的なペナルティは、青色申告の承認が取り消されてしまうことです。青色申告では帳簿保管が義務付けられているため、証憑の保管を怠った場合には申告が不可能になり、控除などの特例が受けられなくなります。

また仕入の消費税額控除が受けられなくなることも、保存義務を破った場合の不利益といえるでしょう。消費税は支払った消費税と受け取った消費税の差額を納付します。帳簿がそろっていなければ控除が認められないため、受け取った消費税をまるまる支払う事態となるでしょう。

さらには、会社法により100万円以下の過料が科されるケースもあるため注意が必要です。

証憑書類の長期管理は電子化がおすすめ

紙で証憑を管理する場合には種類ごとにファイリングする必要があり、日々増える書類を7年間も保存するのは大変です。ツールを賢く利用して、証憑書類を電子化しましょう。

保管方法に決まりはあるの？

これまでの書類保存は、基本的に紙で行われてきました。しかし「電子帳簿保存法」の制定により、電子データでの保存も認められるようになっています。

電子帳簿保存法とは一定の条件を満たした国税関係の書類について、電子データでの保存を認めた法律です。紙で受領した書類に関してはスキャンしてデータ化し、データで受領した書類についてはデータのままでの保存を認めています。

電子帳簿保存法は2021年に改正されました。税務署長による事前承認制度がなくなる、電子取引においてはデータをプリントアウトしての保存ができなくなるなどの変更がなされています。

証憑を電子化するメリット

証憑を電子化するメリットは、管理コストの削減です。証憑を書面で管理するには、印刷代やファイル代だけでなく、物理的なスペースが必要です。企業間で交わされる書類には、郵送代もかかります。

電子化すれば印刷や管理にかかっていたコストがカットでき、業務に費やしていた人的コストの削減にもつながります。

検索性の向上も証憑の電子化によるメリットです。証憑は税務調査や監査のときに提出が求められる書類です。電子化して検索性をアップしておけば、必要なときに必要なデータをすぐにピックアップできるでしょう。

証憑を電子化するならツールを導入しよう

証憑の電子化を試みるならツールの導入がおすすめです。ツールを使えばルールに則った電子化が簡単に実現できます。

証憑の電子化は電子帳簿保存法に則した方法で行う必要があります。真実性や可視性、検索機能の確保など、証憑に法的効力を持たせるにはさまざまな要件をクリアしなくてはなりません。

証憑を電子化できるツールの例として「RICOH証憑電子保存サービス」があります。改正電子帳簿保存法に対応していて、取引先名や取引日などで検索可能な形でクラウド上に証憑を保管します。入力代行サービスもあるので、導入しやすいツールといえるでしょう。

次の記事では電子帳簿保存システム各製品を特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。

証憑書類の電子化で無駄をカット

証憑書類は取引や契約の正当性を裏付ける重要な書類です。電子化により管理やコストの無駄を削減できます。ツールを賢く活用して、業務のスリム化を図りましょう。

保存期間が過ぎた証憑には適切な処分が求められます。特に個人情報やマイナンバーが記載されたものは、厳重な処理が必要不可欠です。シュレッダーにかけたり溶解処理を依頼したりするなど、情報が漏えいしないように徹底した処分を心がけましょう。