2024年1月から電子帳簿保存法が義務化されますが、導入しないことによって何が起きるのかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。すべての規則を満たすためにはシステムを利用した早めの対応をおすすめします。電子帳簿保存法を導入しない場合のリスクと、便利なシステムを紹介します。
最終更新日: 2024年10月31日
電子帳簿保存法を導入しないとどうなる？
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電子帳簿保存法を導入しない場合、紙のみでやりとりを行う事業者としか、取引ができなくなります。また、規則に反するとみなされ、罰則の対象となる可能性もあるので注意が必要です。
ビジネスの多くの場面で電子取引が行われており、紙媒体のみでのやりとりは現実的とはいえません。これまで通りの取引をするために、そしてリスクを回避するためには電子帳簿保存法を導入することをおすすめします。
電子帳簿保存法を導入しない場合のリスク
電子帳簿保存法を導入しない場合、会社や業務にはどのようなリスクがあるのでしょうか？業務が非効率的になる点のほか、ペナルティを受ける可能性についても解説します。
青色申告が取り消される可能性
電子帳簿保存法を導入せずに確定申告を行うと、青色申告の事前承認を取り消されるケースがあります。必要書類を紙形式でのみ保管していると、税法上の保存義務を満たしていないと捉えられる可能性があるためです。
ただし、電子帳簿保存法が改正されて間もないため、しばらくの間は帳簿を紙で保存しても違反にはなりません。すぐに承認を取り消されるわけではないかもしれませんが、青色申告による特別控除を受けられなくなる可能性がある点において、大きなリスクといえるでしょう。
必要以上に納税しなければならない可能性
帳簿・書類のデータ保存が正しく行われていない場合、ペナルティが発生する恐れがあります。電子帳簿保存法に違反する場合は、35%の追徴課税を支払わなければならず、本来払うべきはずの税金よりも上乗せされた税金を納めなければならなくなります。また、申告漏れ・データの改ざんといったミスが見つかると、重加算税が課されるため注意しましょう。
重加算税とは、通常の追徴課税35%に10%が加重されたものです。スキャナを利用したデータ保存において、隠蔽・金額の改ざんなどの不正が見つかった際に課税されます。
青色申告が承認されず白色申告になると、推計課税が適用されて、より多くの税金を支払うことになる点もデメリットです。推計課税は、税務署の推定で納税額が定められるため、高額の税金を納めなければならない場合もあります。電子帳簿保存法に違反すると、税制上のペナルティがあると覚えておきましょう。
100万円以下の罰金が科されるケースも
電子帳簿保存法を導入せずにいると、会社法にも違反していると判断されるケースがあります。
会社法第976条で、『国税関係の帳簿・書類を適切に保存する』旨が定められているため気を付けましょう。会社法に違反すると、ペナルティとして100万円以下の罰金が科されることになります。
罰則を受けずに会社を運営するためにも、電子帳簿保存法の内容を理解し、正しく対応する努力が必要です。
電子帳簿保存法に対応するために必要なこと
これまで通りの業務を行うためにも、電子帳簿保存法を遵守することが大切です。法律に則って帳簿・書類をデータ保存するために、覚えておきたいポイントを解説します。
必要書類の洗い出し
電子帳簿保存法は名前の通り、帳簿のデータ保存に関する法律ですが、すべての文書を電子保存する必要はありません。電子保存が義務付けられているものは何かを確認し、作業の手間を減らしましょう。
主に対応しなければならないのは、電子取引に関係のある文書です。電子取引にはメール・FAXなどで受領したものはもちろん、クラウドサービスを利用した請求書も含まれます。
また、ICカード・クレジットカードによる決済もデータ保存の対象です。電子取引を行っている事業において、経費として処理する場合、領収書やレシートも対象となるため注意が必要です。スキャナ保存を行うなら、タイムスタンプの付与や色調・解像度などの細かい要件にも気を配りましょう。
電子帳簿保存法に対応したシステムの導入
電子帳簿保存法にはさまざまな要件がある上、違反した際のペナルティも発生します。守るべき要件をカバーするためには、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することをおすすめします。
システムを導入せずに自力で対応する場合、請求書などの電子化業務・チェックなどで、従業員の負担が大きくなります。システムを利用することで、複雑な業務を簡便化できるでしょう。しかし、慣れない業務に取り組んでいると、自然と見落としなどのミスも多くなると考えられます。
ペナルティの発生を防ぐためにも、研修を設けるなどして、従業員が電子帳簿保存法についての知識を深められるよう工夫が必要です。また、従業員が利用しやすいシステムを導入しましょう。
電子帳簿保存法対応システム5選
改正された電子帳簿保存法に対応するには、要件を網羅したシステムを利用するのが効果的です。電子帳簿保存法に対応した、おすすめのシステムを紹介します。
「invox電子帳簿保存」国税関係書類すべてに対応
- 電子取引・スキャナ保存どちらも対応
- AI-OCRとオペレータの組み合わせで高精度を実現
- 分かりやすい料金設定
費用が安く、セキュリティも安心できるサービスや、実際に扱う社員の意見を聞くためにトライアル期間が設けられているサービスを探している人に最適です。
| 無料プラン | 〇(10件まで可能) |
| 初期費用 | – |
| 月額料金 | 1,980円～ |
「バクラク電子帳簿保存」外貨対応・海外との取引にも安心
- 直感的に操作できる使いやすいUIにこだわっている
- ユーザー閲覧・カテゴリ別で権限付与ができる
- 36種類の外貨に対応
他の「バクラク」シリーズと連携することで、請求書の発行・申請などの支払い作業が効率的に行えます。書類の保管に特化しているため、既存業務のフローを大きく変更する必要がなく、マニュアルを読まなくても利用できるくらいわかりやすいため、初めて電子帳簿保存法に対応したソフトを導入する場合も安心して利用できるでしょう。
| 無料プラン | 〇 (ユーザー数5名、200件まで可能) |
| 初期費用 | – |
| 月額料金 | 9,800円～ |
「楽楽電子保存」無料・有料プランが選べる
- 「楽楽明細」で受領した請求書は保存費用0円
- AI‐OCR機能付きで、紙媒体の書類も手軽にデータ化できる（有料版）
- 直感的な操作で使いやすい
有料版ではPDFデータの自動読み込みにも対応しており、クリックだけのシンプルな操作でデータ化が完了するのが特徴です。気軽に始められるため、電子帳簿保存法に対応したソフトを初めて導入する会社にも適しています。
| 無料プラン | 〇 |
| 初期費用 | 50,000円 |
| 月額料金 | 18,700円～ |
「TOKIUMインボイス」スキャンも代行してくれる
- 紙媒体の書類に必要なスキャンをTOKIUMが代行
- コンサルタントが導入から運用までしっかりサポート
- データ入力精度が高い
株式会社TOKIUMによる「TOKIUMインボイス」は、電子帳簿保存法だけでなく、インボイス制度にも対応した請求書受領システムです。クラウド上で請求書の受領代行から支払い申請までをこなし、ペーパーレス化に活躍します。請求書の形式にかかわらず管理できるほか、スキャン代行にも対応しているので紙の書類も保存可能です。
| 無料プラン | – |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 月額料金 | 基本利用料1万円～ (＋請求書の件数に基づく従量制費用) |
「sweeepキャビネット」書類保存に特化
- sweeep発行のアドレス・URL宛であれば自動で取り込み
- 取り込んだ帳票類の内容を半自動で入力可能
- 紙媒体の書類もスマホでスキャン・取り込みOK
注文書・納品書など国税関係の書類を保管するだけでなく、自宅からも閲覧できるなどテレワークにも対応しています。「開発、販売、支援が一社で完結していて、連携部分の機能開発に関するコミュニケーションをスムーズに行うことができた」「ミーティングを重ね、こちらの声を反映してくれるため着実に使いやすくなっている」などのお喜びの声が寄せられています。
| 無料プラン | – |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 月額料金 | 要問合せ |
電子帳簿保存システムについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
電子帳簿保存法に早めの対応を
電子帳簿保存法の改正により、国税に関係する帳簿・書類をデータとして保存することが義務化されました。従来のように紙で書類を保存していると、法律に違反すると見なされ、不必要なリスクを負う恐れがあるため注意が必要です。
電子帳簿保存法を導入しない場合、メールやクラウドサービスを使わずに紙の形式で書類をやりとりする必要があります。ビジネスに欠かせない電子取引を利用するためにも、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入してみましょう。
要件を満たしたシステムを利用することで、従業員も新たな制度に対応しやすくなります。罰金などのペナルティを避けるためにも、システムを活用して電子帳簿保存法に対応しましょう。
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