電子帳簿保存システムを比較する

また電子帳簿保存法の施行により、国税関係書類を電子保存する際や電子取引情報はさまざまな要件を満たすことが必須となりました。タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の保存、検索機能の確保など複雑な要件を全て満たすには、電子帳簿保存システムが不可欠です。

電子帳簿保存システムには外部のツールと連携して帳票の作成から送信、保管、取引先への通知まで一括で行えるものもあります。既存のツールと連携する電子帳簿保存システムを選べば煩雑な経理作業がスリム化され、業務効率の向上に繋がるでしょう。

自社が扱うデータ形式に対応しているか

電子帳簿保存システムはほとんどがPDF形式に対応していますが、企業によっては取り扱う文書がPDFのみとは限りません。電子帳簿として保存するファイル形式はExcelやWord、JPG、PPTなど多岐にわたります。

他の形式の文書をPDF化することは難しくはありませんが、日々多くの業務を抱える中で少しでもファイル変換の手間を削減したいなら、よく使うファイル形式に対応しているシステムを選ぶと良いでしょう。

また取引先が電子化に対応していない場合は、紙の文書でのやり取りが発生します。全てを電子化したいなら、スキャンしたデータにタイムスタンプの付与や訂正削除履歴が残るかといった電子帳簿保存法要件に対応しているかの確認が必要です。

自社が求める範囲の国税書類を管理できるか

国税関係書類は請求書や契約書、納品書、見積書などさまざまです。自社がどの書類を電子化したいのかによって、選ぶ製品は変わってくるでしょう。たとえば請求書のみを電子化するのに全ての国税関係書類に対応したシステムを導入してしまうと、却って操作が煩雑になりシステム導入のメリットが最大限に発揮されません。

一方ですでに複数種類の書類を電子化している企業はもちろん、将来的に全ての書類を電子保存する予定がある企業なら、多くの書類をカバーできるシステムを選ぶと安心でしょう。現在の導入目的に沿った製品を選ぶほか、将来的にどのように運用していくのかを考えて選ぶのも大切です。

データの処理速度は適切か

電子書類の処理は多くの企業で毎日発生する業務です。取引先が多ければ多いほど発生する書類は多くなり、迅速な業務の遂行のためには処理スピードが重大になります。読み取りや処理に時間がかかると、その間業務が止まり大きなストレスになるでしょう。

処理速度が遅い原因には、回線の処理速度の限界やサーバ負荷の増加があげられます。回線速度の早いシステムや、サーバ負荷を軽減する機能のあるシステムを選べば処理速度が遅くなることなく快適に使えるでしょう。

たとえばデータをクラウドサーバに保存したり自動的に圧縮したり、不要なデータを削除したりといった機能が備わったシステムだと、日々発生する膨大なファイルにサーバが圧迫されることを防げます。

他のアプリやシステムとの連携は可能か

すでに請求書や領収書発行システムを導入しているなら、既存のシステムと連携できるかを確認しましょう。既存システムから直接帳票を取り込み、タイムスタンプ付与などの要件を満たせれば、電子帳簿の保存が格段に楽になります。

また経理・財務システムや勤怠管理、経費管理アプリなどと連携できるタイプなら、稟議や申請・承認ワークフローの構築が可能です。

幅広いアプリやシステムに対応している製品がある一方、同一シリーズとのシステムとだけ互換性を持つ製品もあります。すでに導入しているシステムや、今後導入を検討する可能性のあるシステムまで広い視野で検討する必要があるでしょう。

求める高さのセキュリティレベルか

国税関係書類には、企業の取引状況などの機密情報が記載されています。電子帳票保存システムで業務を効率化できても、セキュリティ対策が万全でないと情報漏洩などの大きな事故に繋がります。自社の情報を守るためには、高度なセキュリティ対策が実現できるシステムを選びましょう。

たとえば担当者が許可した人しか閲覧及びダウンロードができない閲覧制限を掛けられるものや、システムを操作した履歴が残るログ管理が可能だと安心です。中には保存したファイルを自動的に暗号化してくれるシステムもあるため、万一帳票が外部へ持ち出されたとしても情報が漏れることはありません。

データセンターに保存するタイプのシステムでは、データのバックアップや監視体制が充実している製品を選ぶと安心です。またセキュリティ規格の認証を得ているかも併せて確認しておきましょう。

書類の管理業務が効率化される

経理が扱う書類は日々発生し、膨大な量になります。紙管理の状態だと、それらをファイリングした中から探し出さなくてはなりません。いかにきちんと整理していても保管場所へ

移動し、さらにファイルをめくって探し出すのは容易ではありません。

帳票を電子化して管理することで、検索機能を使って必要な時にすぐに書類を探せるようになります。他部署や支店を跨いだ共有も簡単です。また帳票を取り込んだ際に自動で入力や仕訳けされるシステムだと、さらに効率的な管理が実現するでしょう。

ペーパーレス化に伴うコストの削減

従来の紙ベースの運用では用紙代や印刷代、印紙代、郵送費、など多くのコストがかかっていました。法令で定められた期間書類を保存しておくために、書類保管サービスを外部委託している企業も多いのではないでしょうか。

電子帳票保存システムで帳票を電子化し正しく保存できれば、原本の保管が必要なくなります。完全ペーパーレス化が実現し、これまでかかっていた印刷や保管場所にかかるコストの削減が可能です。

文書の紛失リスクが低減

書類を紙で保存している場合、紛失のリスクは避けられません。他の書類に挟んだのを忘れて紛失したり、間違えてシュレッダーにかけてしまったりといった過失はどの企業でも

あり得ます。

帳簿を電子保存していれば、紛失リスクが大幅に低減されます。受け取った書類がどこへ行ったか分からなくなったとしても、検索機能を使えば探し出すのは容易でしょう。また紙の文書は災害時に焼失してしまう可能性が大いにあります。クラウド上や堅牢なデータセンターに文書を電子保存するシステムなら、災害時も安全にデータが守られます。

内部統制とセキュリティの強化に繋がる

紙の管理ではセキュリティを高めようとした場合、キャビネットに鍵を掛けたり監視カメラを設置したりといった対策しか取れませんでした。電子帳簿保存法では、文書の真正性の担保が問われます。そのため、タイムスタンプ付与や訂正・削除履歴の保存が必須です。電子帳簿保存システムの導入で、文書の不正改ざんや差し替えが実質不可能となるでしょう。

また閲覧や編集の権限を細かく設定できるシステムでは、さらに安全性が確保されます。暗号化やデータセンターでの監視など、外的要因から文書を守れる製品もあり、セキュリティ強化が実現します。

導入や運用にコストがかかる

印刷代や保管コストは削減されますが、電子帳簿保存システムを導入するには月々の利用料が必要になります。製品によっては導入時に初期費用がかかることもあるでしょう。またオプション機能の追加で価格が上がるかどうかも確認が必要です。導入の際には削減できるコストと今後かかってくるランニングコストを比較し、検討する必要があります。

費用をあまり掛けられないならまずは無料のシステムで試し、段階的に導入するのもひとつの手でしょう。

業務フローの見直しが必要

これまで慣れ親しんだ業務フローを変更するのは、担当者に大きなストレスがかかります。業務フローを変えずに導入できれば良いですが、紙で管理していたものを電子化する際に全くフローが変わらないということはありえません。

なるべく混乱を少なくするためには、操作性がシンプルなものや業務工数が少なくて済むものを選ぶといいでしょう。多少フローが変わっても、工程が減ればそれだけ早く慣れることができます。今よりも良い方向への変更であれば、担当者のストレスを最小限に抑えられます。

システム障害やセキュリティリスクに備えなくてはいけない

紙保管よりもセキュリティを担保しやすいとは言え、データが破損したりハッキングにあってしまえばひとたまりもありません。またシステム障害が起こった際には復旧まで書類にアクセスできなくなります。

これらのリスクを防ぐため、バックアップ体制がしっかりしているシステムやセキュリティ認証を受けている製品を選びましょう。サービスを提供する会社が倒産した際もデータの復旧が困難になるため、実績や運営会社を調べておくと安心です。

帳票登録機能

取引先から送られてきた帳票や、作成した帳票をシステムへ登録します。登録方法はフォルダへ入れるだけで良いものやアップロードページへのアクセス、メール送信など製品によってさまざまです。

登録する際に必要な取引先名や取引日、金額などをAIｰOCRで自動入力できる製品や、オペレーターに任せられるものもあり登録作業の手間が省けます。さらに自動でフォルダ分けされる機能を搭載したシステムだと、より業務の効率化が進むでしょう。

タイムスタンプ付与機能

スキャンした文書や電子取引情報を、電子帳簿保存法の要件を満たして保存するにはタイムスタンプの付与が必要です。タイムスタンプは刻印された日時より以前に文書が存在し、スタンプ刻印後に改ざんされていないことを証明するものです。

Adobe Readerを用いてタイムスタンプを付与する方法がありますが、個別の設定や改ざんの検証など大きな手間がかかります。電子帳簿保存システムに備わっているタイムスタンプ機能は、多くが文書の登録と同時に自動的に付与されるため業務を大幅に削減します。

帳票管理機能

登録された帳票を、種類別や取引先別などに分けて管理します。電子帳簿保存法に定められた保存要件に基づいて管理されるためデータの可視性が保たれ、詳細な検索機能が備わっています。

検索機能は取引先や取引日、金額などの項目ごとにできるほか、串刺し検索や全文検索に対応しているシステムもあります。必要な書類がすぐに見つかるため、業務時間の短縮に繋がるでしょう。

セキュリティ機能

文書を改ざんや漏洩から守るため、閲覧やダウンロードの制限がかけられます。中にはデータを暗号化して保存するシステムも存在し、より高度なセキュリティが実現するでしょう。他にも操作ログを取得して、不正に対する監視体制を強化できる製品もあります。

電子帳簿保存法の施行により、電子化した文書や取引情報を扱う企業には電子帳簿保存システムは必須のシステムです。また電子化によるセキュリティ不安の解消やさらなるペーパーレス化の促進で、今後電子帳簿保存システムはますます注目されるでしょう。

ただし、全ての電子帳簿保存システムが自社に合うとは限りません。電子帳簿保存システムには請求書に特化したものや全ての国税関係書類に対応するもの、保存できるデータ形式に制限があるものなどさまざまな製品が存在します。

多くの製品の中から自社にとって最適な電子帳簿保存システムを選ぶためには、平均2分でできる無料の相見積もりを試してみるのがおすすめです。従業員数や業種、利用目的などの簡単な質問に答えるだけで診断ができ、希望する条件にぴったりな電子帳簿保存システムがわかります。