電子帳簿保存法が義務化されたことにより、すぐに対応したいけれど、コストを最小限に抑えたいという方もいらっしゃるのではないでしょうか。 本記事では、無料で利用できるおすすめの電子帳簿保存システムを機能や特徴を含めて紹介します。
無料で利用できる電子帳簿保存システム比較表
無料プランのある電子帳簿保存システム2製品を比較しています。
| 項目 | バクラク電子帳簿保存 | SATSAVE(サットセーブ) |
|---|---|---|
| 無料期間 | 無制限 | 無制限 |
| 利用人数 | ― | 無制限 |
| 保存容量 | 200件/月 | 500MB |
無料プランは月間の書類数が少ない小規模事業者や、導入前の試用に向いています。バクラクはAI-OCRによる自動読み取りを5件までお試しできます。
書類数が増えてきた場合や、ワークフロー機能を使いたい場合は有料プランを検討しましょう。
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バクラク電子帳簿保存(株式会社LayerX)
- 設定項目が少なく、誰でも使いやすい
- 書類のアップロードで検索要件項目を自動読取
- ウェビナー等、導入サポートあり
「バクラク電子帳簿保存」は累計1万5,000社以上が導入した、電子帳簿保存法に対応できるサービスです。事前の設定項目が少なく、マニュアルも不要で誰でも使いやすいのが特徴です。 アップロード後に検索の要件項目を読み取るため、ユーザーの入力の手間を削減できます。電子取引やスキャナ保存にも対応しており、企業のペーパーレス化を効率的に実現できるでしょう。 さらにベンダーによる導入サポートも用意されています。サービスの利用に関して、不明点や疑問点があれば、問い合わせサポートやヘルプページ、無料で視聴できるウェビナーなどを、積極的に活用するとよいでしょう。
SATSAVE(アイテック阪急阪神株式会社)
- 取引先も無償で使える。安全なやり取りを実現
- 受領帳簿への返信で、帳簿の関連を自動紐づけ
- 無料プランでも約2年分の帳票を保存可能(月100件想定)
「SATSAVE(サットセーブ)」は自社に加え、取引先も無償で使える電子帳簿保存システムです。帳簿の受け渡しをクラウド上で行えるのでパスワード付きのzipファイルをメールで送る方法を取る必要がなく、PPAP対策にもなります。 また、受領帳簿に返信したり、受領見積もりで注文したりすることで、システム上で関連ある他の帳簿と自動で紐づけてくれる機能もあります。帳簿管理の手間暇が削減され、担当者の負担を減らせるでしょう。
電子帳簿保存システムとは?
電子帳簿保存システムは、請求書や領収書などの国税関係書類を電子データで保存し、法定期間(原則7年)管理するためのサービスです。2024年1月から電子取引データの電子保存が完全義務化され、メールで受け取った請求書PDFなどは紙に印刷して保存することが認められなくなりました。
「無料で法対応できるのか?」という疑問に対する答えは「条件付きでYES」です。今回紹介する2製品はいずれもJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしています。ただし無料版には保存件数や容量に制限があるため、月間の書類数が少ない小規模事業者や、本格導入前の試用に向いています。
無料の電子帳簿保存システムの注意点
無料版を選ぶ前に、以下の3点を必ず確認してください。「無料だから」と安易に導入すると、事業拡大時に対応が追いつかなくなるリスクがあります。
保存件数と容量の上限
バクラクは月間200件まで、SATSAVEは500MBまでという制限があります。月間の書類数が数十枚程度であれば問題ありませんが、取引先が増えて書類数が急増すると、すぐに上限に達する可能性があります。月間100件を超えたら有料版を検討しましょう。
OCR機能の制限と手入力の負担
電子帳簿保存法では「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できることが求められます。OCR(自動読み取り)機能があれば、書類をアップロードするだけでこれらの項目が自動入力されます。しかし無料版ではOCRの利用枚数が制限されており、バクラクの場合は月5件までです。毎月数十件の手入力が発生しているなら、OCR無制限の有料版に切り替えた方が総合的な費用は下がります。
サポート体制の有無
電子帳簿保存法への対応は、設定ミスがあると税務調査時に問題になる可能性があります。「検索要件を満たす設定になっているか」「タイムスタンプは正しく付与されているか」など、初期設定の段階で専門的な判断が必要になる場面があります。設定に不安がある場合は、サポート付きの有料版を検討しましょう。
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