無料で使える電子帳簿保存システム5選！特徴や機能で徹底比較

電子帳簿保存法が義務化されたことにより、すぐに対応したいけれど、コストを最小限に抑えたいという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、無料で利用できるおすすめの電子帳簿保存システムを機能や特徴を含めて紹介します。

電子帳簿保存システムとは

電子帳簿保存システムは請求書や納品書、見積書などこれまで紙で管理していた文書を電子化し、専用サーバーやクラウドストレージへ保存するサービスです。書類の電子化が進むと用紙や印刷、郵送費の削減につながります。保管場所の確保も不要になり、国税関係書類の保管期限にも対応できます。

電子帳簿保存法を導入しない場合、必要以上に納税しなければならない危険性や罰金が科されるケースもあります。そのため、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することをおすすめします。

電子帳簿保存法を導入しないことによるリスクについて詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。

電子帳簿保存システムの主な機能

ぴったりの電子帳簿保存システムを無料で診断する

無料で使える電子帳簿保存システム5選！特徴や機能で徹底比較

無料で使える電子帳簿保存システムを5製品紹介します。いずれもJIIMA認証を取得しているので、電子帳簿保存法における法的要件を個別に確認する手間がなく、安心して使い続けられます。

「バクラク電子帳簿保存」累計1万社以上が導入！誰でも使いやすい高い操作性

• 設定項目が少なく、誰でも使いやすい
• 書類のアップロードで検索要件項目を自動読取
• ウェビナー等、導入サポートあり

「バクラク電子帳簿保存」は累計1万社以上が導入した、電子帳簿保存法に対応できるサービスです。事前の設定項目が少なく、マニュアルも不要で誰でも使いやすいのが特徴です。

アップロード後に検索の要件項目を読み取るため、ユーザーの入力の手間を削減できます。電子取引やスキャナ保存にも対応しており、企業のペーパーレス化を効率的に実現できるでしょう。

さらにベンダーによる導入サポートも用意されています。サービスの利用に関して、不明点や疑問点があれば、問い合わせサポートやヘルプページ、無料で視聴できるウェビナーなどを、積極的に活用するとよいでしょう。

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「マネーフォワード クラウドBox」保存容量・期間の制限なし。安心して使い続けられる

• 容量・利用人数ともに制限なしで利用可能
• 金額・日付などの条件で簡単検索
• クラウド会計・請求書等との連携でさらに効率化

「マネーフォワード クラウドBox」は容量・利用人数に制限のない無料の電子帳簿保存サービスです。

豊富な機能の中でも、とりわけ検索機能が充実しています。改正電子帳簿保存法に対応し、取引先名や金額、日付で検索できます。またアップロードした帳票をプレビューで確認できるので、何を保存しているか迅速に確認することも可能です。

同シリーズの「クラウド会計」や「クラウド請求書」などと連携すれば、経理業務全般を効率化できる点もポイントです。法律準拠の業務効率化ツールとして安心して使えるでしょう。

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「SATSAVE(サットセーブ)」取引先も無償で利用でき、帳簿のやり取りがより安全に

• 取引先も無償で使える。安全なやり取りを実現
• 送信・保管前の複数チェックでミスを最小限に
• 受領帳簿への返信で、帳簿の関連を自動紐づけ

「SATSAVE(サットセーブ)」は自社に加え、取引先も無償で使える電子帳簿保存システムです。帳簿の受け渡しをクラウド上で行えるのでパスワード付きのzipファイルをメールで送る方法を取る必要がなく、PPAP対策にもなります。

ワークフロー設定により、帳簿の送信・保管前には複数人でチェックできる体制も構築可能です。ヒューマンエラーを最小限に抑えられます。

また、受領帳簿に返信したり、受領見積もりで注文したりすることで、システム上で関連ある他の帳簿と自動で紐づけてくれる機能もあります。帳簿管理の手間暇が削減され、担当者の負担を減らせるでしょう。

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「楽楽電子保存」請求書の受取・管理が効率化！経理の業務を減らせる

• 「楽楽明細」で受け取った帳票を保存・管理
• 請求書・領収書・納品書など、あらゆる帳票に対応
• 書類を自動読取できるOCR機能も実装済み

「楽楽電子保存」は電子請求書発行システム「楽楽明細」でやり取りする帳票を一元的に管理できるサービスです。すでに「楽楽明細」を導入・運用している企業なら無料で導入・利用が可能で、スムーズに電子帳簿保存法に対応できます。

請求書のみならず、領収書や納品書等、幅広い帳簿の電子保存に対応します。電子帳簿保存法に則りタイムスタンプの自動付与も行われるので、安心して使えるでしょう。

請求書データを数クリックで取り込み、プレビューを確認しながら情報を入力できるのも特徴です。加えて書類を自動読取できるAI-OCR機能も実装されたので、帳簿の保存がグッと楽になるシステムです。

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「Bill One」あらゆる請求書の受取をオンラインで。経営の意思決定スピードも向上

• あらゆる請求書を99.9%※の精度でデータ化
• 画面上で請求書の申請や承認が可能
• 従業員が100人以下なら、利用は無料！

「Bill One」はさまざまな形式・方法で送付される請求書を受領し、99.9%※の精度でデータ化するシステムです。

データー化された請求書はクラウド上で保管され、必要なときに素早く検索ができます。また請求書の申請・承認では「社内アナウンス・リマインド」「コメントの付与」「ステータス管理」等の便利な機能が活用できるため、社員間での齟齬が生じにくくなるでしょう。

従業員が100人以下の法人または個人事業主は「スモールビジネスプラン」を選択できます。月の受領件数が100件以内であれば初期費用・月額料金はかかりません。

※ Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

「もっと多くの電子帳簿保存システムを見てみたい」という方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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無料の電子帳簿保存システムの選び方

無料の電子帳簿保存サービスを選ぶ際には、以下の点に気を付けましょう。

利用期間、保存容量が十分か

無料の電子帳簿保存システムを選ぶ際は、利用可能期間や保存容量が十分かどうか確かめましょう。

有料版とは異なり、多くの無料版には機能制限がつけられています。そのためアップロードした書類がどの程度の期間保存できるか、何枚保存できるかはきちんと確認したうえで、システムを導入する必要があります。

対応書類の種類と豊富さ

対応書類の種類や範囲はシステムによって異なります。幅広い書類のペーパーレス化を促したいと考えている方は特に、対応書類の範囲を確認する事をおすすめします。

領収書や契約書、請求書、預金通帳、納品書などが対象となるため、業務フローを見直し、自社の求める文書が保存可能か確認することが必要です。

基本機能が不備なく備わっているか

データの電子入力機能やOCR機能があるかどうかも、無料の電子帳簿保存システムを選ぶ上でポイントとなります。

OCR機能があれば、取引先や取引年月日などから必要な情報をすぐに取り出せるようになります。無料のサービスでも簡単なOCR機能が実装されている製品があるので、選択基準の1つにしておきましょう。

また、紙ベースの帳簿管理から電子へ移行する場合は、紙に記載された情報を電子データにする必要があります。スマートフォンやスキャナを使って電子データ化し、自動的にタイムスタンプを付与できるものがおすすめです。

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無料の電子帳簿保存システムで改正電子帳簿保存法への適切な対応を

基本無料で使える電子帳簿保存サービスを紹介しました。導入するサービスを選ぶ際には、対応している帳票や、スキャナ保存の可否などの確認が必要です。電子帳簿保存法に準拠するための要件を理解し、必要な機能が実装されているか、必ずチェックしましょう。

また、無料のサービスは、サポートが受けられなかったり、将来的に有料になったりする可能性もあるので、注意が必要です。複数のサービスを比較検討し、自社の環境に合ったものを選びましょう。

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