クラウド型文書管理システムおすすめ5選！メリットや導入事例を徹底解説

近年は書類を効率的に管理するため、クラウド型文書管理システムを導入する企業が増えています。

しかし「費用を抑えて安全な文書管理システムを導入するにはどうすれば…」「文書を初めて電子化するがうまくいくだろうか…」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

この記事では数ある製品の中から特におすすめできるクラウド文書管理システムを厳選して紹介。電子化の目的に合わせて5製品を徹底比較します。ぜひ検討する際の参考にしてみてください。

おすすめのクラウド型文書管理システム3選【社内文書の電子化や社外共有】

文書の検索や共有をスムーズに行いたい企業へ、おすすめのクラウド型文書管理システムを3製品紹介します。

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「invoiceAgent」文書の取り込みが素早くできて初めての電子化にもおすすめ

「invoiceAgent」は直感的に扱える画面設計で、電子書類の全文検索が行える文書管理システムです。誰がいつ変更したか書類の変更履歴から分かるため、内部統制の強化につながるでしょう。

AI OCR機能によって文書の電子化がスピーディーに完了するので、紙ベースでの文書管理から初めて電子化したい企業にピッタリです。

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応している点も優秀で、ペーパーレス化の促進、ひいては社員のテレワーク推進に役立つでしょう。

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「楽々Document Plus」高性能な全文検索で社内文書の所在をいつでも把握できる

「楽々Document Plus」は高い検索機能を搭載した文書管理システムです。PDF書類の全文検索ができるだけでなく、「あいまい検索」によって表記ゆれした内容の検索も可能にしています。

また社外秘の電子書類に透かし文字を入れたり、書類のダウンロード時にユーザーIDや日時を付与できたりと、セキュリティ対策も抜かりありません。

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「PROCENTER/C(プロセンターシー)」暗号化やワンタイムパスワードで社外とも安全に情報共有

「PROCENTER/C」は安心して社外関係者との文書共有を行いたい企業におすすめの文書管理システムです。ファイルの暗号化やワンタイムパスワードによる二段階認証、編集ログの記録などによって情報を安全に保ちます。

また図面や動画など大容量のファイルを転送できるため、国内外における取引先とのスムーズな情報共有が実現するでしょう。

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おすすめのクラウド型文書管理システム2選【契約書の電子化・フロー効率化】

契約書を電子化して承認フローを効率化したい企業へ、おすすめのクラウド型文書管理システムを2選紹介します。

「MyQuick」柔軟な権限設定で承認作業をペーパーレス化、電子契約システムとの豊富な連携も魅力

「MyQuick」は柔軟な権限設定のできるワークフロー機能を備えたシステムです。契約書の更新期限にアラートで知らせるなど、便利な機能で効率的な承認フローを実現します。

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「LegalForceキャビネ」契約書のPDFデータをアップロードするだけ、簡単に電子書類として保管できる

「LegalForceキャビネ」は契約書のPDFデータをアップロードするだけで、AIが締結日や契約者の名前などを自動取得してくれます。抽出した内容に基づいて作成されるデータベースは、契約書の本文も含め全文検索が可能です。

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クラウド型文書管理システムを導入するメリット

クラウド型文書管理システムを導入すると、「文書共有や検索の効率化」「文書紛失や改ざんのリスク低減」が実現します。

文書の共有や検索を効率化できる

クラウド型文書管理システムに搭載された文書の全文検索によって、目的の書類を素早く探し出せます。「あの書類どこへやったっけ？」が発生しなくなり、保管や検索のストレスが格段に軽減されるでしょう。

また文書をクラウド上で保管できるため、報告書やマニュアルなどの共有を効率よく行えます。古くなった文書を自動で削除してくれる製品もあり、管理スペースの縮小も実現可能です。

文書紛失や改ざんのリスクを低減する

多くのクラウド型文書管理システムには、ファイルへのアクセス制限やアクセスログの保管機能などが搭載されています。いつ誰が文書を利用したかが明確になり、改ざんおよび紛失のリスクを低減可能です。

製品のセキュリティ面を確認してから導入すると、マニュアルなどの社内機密や製品の設計図など、重要な文書を安心して保管できるでしょう。

大切な文書を適切に管理することで、内部統制の強化ができ、結果的に信頼される企業づくりにつながりますよ。

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クラウド型文書管理システムの導入事例

クラウド文書管理システムの導入効果や、導入に至った前後の背景などの観点から、実際に導入している企業を紹介します。

岡本株式会社

従業員約500人、各種レッグウェアの製造販売を行っている企業の例を紹介します。

この企業は導入前まで「契約過程を記録するための文書作成が大変」「外部ワークフローシステムと行き来しながらの面倒な作業が必要」など課題を抱えていたそうです。

導入事例②

従業員約400人、刃物製品などの製造販売を行っている企業の例を紹介します。

この企業は導入前まで「Excelで管理している契約書を探し出すのに時間がかかる」「グループ各社の契約内容を法務担当が把握できていない」など課題を抱えていたそうです。

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クラウド型文書管理システムの活用で業務効率化の実現を

文書管理システムの導入は、文書共有および検索の効率化や、情報漏洩のリスク抑制など多くのメリットをもたらします。

クラウド製品ならコストを抑えての導入が実現。文書の電子化を初めて行う企業でも安心して利用可能です。

自社に合った文書管理システムを導入して、文書管理業務の効率化や生産性アップを実現しましょう。