社内の文書を管理するツールは、業務効率化に役立ちます。中小企業向けの文書管理システムを利用して、ペーパーレス化やオフィス空間の有効活用を進めましょう。
最終更新日: 2023年12月14日
そこで本記事では、中小企業におすすめの文書管理システムを12製品紹介します。検討の際にぜひ参考にしてください。
中小企業におすすめの文書管理システム12選
中小企業向けの文書管理システムを12製品紹介します。
| 製品 | 特徴 |
| NotePM | 知りたい情報がすぐ見つかる社内wikiツール |
| MyQuickクラウド | スモールスタートが可能 |
| CLOUD CABINET | 電子も紙媒体もまとめて管理 |
| 楽々Document Plus | 全文検索エンジンですぐに見つかる |
| Box | 容量無制限なのでストレスフリー |
| 文書管理支援ソリューション | 文書管理をまとめてサポート |
| ASTRUX2.0 | 申請・承認までスピーディーにサポート |
| Evernote | 欲しい機能で選べるプラン |
| invoiceAgent 文書管理 | 文書の自動取り込みも可能 |
| デジタルドルフィンズ | 製造業の現場から誕生 |
| Fleekdrive | 強固なセキュリティが嬉しい |
| LegalForceキャビネ | 契約管理に特化 |
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「NotePM」欲しい情報がすぐ見つかる社内wikiツール
- マニュアルをWeb上で簡単に作成できる
- 強力な検索機能で、欲しい情報がすぐ見つかる
- 外部のユーザーとの共有も可能
「NotePM」はナレッジ共有に優れた、社内文書の管理もできる社内wikiツールです。
ツリー構造で簡単な情報管理ができ、Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、ファイルの中身も全文検索可能。強力な検索機能は、NotePMの強みです。
またアクセス制限や閲覧履歴機能なども搭載されているため、セキュリティ面においても安心して利用できます。
| 料金 |
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「MyQuickクラウド」スモールスタートが可能
- 料金は月額2万2,000円からとコスパがよい
- 自動バージョンアップで管理が簡単
- APIで既存システムとの連携ができる
「MyQuickクラウド」はこれまでに約900社の企業で導入されている、文書管理システムです。少量の文書管理なら、リーズナブルなスタータープランからスモールスタートできます。
スタンダードプランからはタイムスタンプオプションがつき、カスタマーサポートやAPI連携も利用が可能です。
まずは低コストなプランから始めてみたいときでも、使いやすいサービスといえるでしょう。契約書管理や取引書類の保管・閲覧に悩んでいる場合、導入を検討してみてください。
| 料金 |
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「CLOUD CABINET」電子も紙媒体もまとめて管理
- 紙文書は寺田倉庫にて保管
- スキャン文書、電子契約書はクラウド上に
- 紙文書の保管もしてほしい、原本が必要な企業に
寺田倉庫の「CLOUD CABINET」は、ハイブリッド文書倉庫として活用できます。紙の文書を寺田倉庫に預け、必要な書類だけスキャンして電子化が可能です。
原本の保管が必要な会社や、倉庫に預けている書類をリモートスキャンしたいときに役立ちます。電子化はスキャンが必要になった書類だけなので、コスト軽減も可能です。
オフィス空間を無駄なく使えて、限りあるスペースを有効活用できます。コスト軽減とスペース確保を実現したいなら、利用を検討してみましょう。
| 料金 | 要問合せ |
「楽々Document Plus」全文検索エンジンですぐに見つかる
- 100ユーザーからのライセンスに対応
- 複合機連携で自動登録も可能
- ISO文書に対応
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」には、750社を超える導入実績(2022年8月時点)があります。中小企業から大手まで幅広い規模の企業で利用されているツールです。
検索機能では完全一致だけでなく、あいまい検索にも対応し、高速ビューワで素早く結果を表示します。
オフィスを圧迫する書類のペーパーレス化や、営業報告の管理まで広い分野で使えるシステムです。ISO文書の管理も可能で、製造・品質管理部門でも複雑な監査に対応できるでしょう。
| 料金 | 要問合せ |
「Box」容量無制限なのでストレスフリー
- 世界で10万社以上が導入
- 月額ライセンスは1ID1,000円台からと低コスト
- Businessプラン以上はストレージ容量が無制限
「Box」は文書の作成・保管に対応するプラットフォームです。プランによっては無制限のストレージが付与されるため、容量を気にせずにファイルを保存できます。
ファイルの検索・共有も可能。多くの文書から該当のファイルを探し出すことや、複数人で必要な文書を共有するなど、幅広い使い方ができます。
ビジネス向けプランは既存の3プランに加えてカスタムプランもあり、規模や必要な機能に合わせた契約が可能です。
| 料金 |
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「文書管理支援ソリューション」文書管理をまとめてサポート
- コンサルティングから文書管理までトータルサポート
- システム上で電子データと電子化データの一元管理が可能
- 紙文書の預かりにも対応
日立ドキュメントソリューションズの「文書管理支援ソリューション」は、文書管理のコンサルティングから、保管・管理・電子化までをサポートするサービスです。文書を保管するだけでなく、前後のサービスも求める企業に向いています。
電子化に対応した専用工場で紙文書の電子化を行い、PC上で検索・管理できる文書管理システムの提供も行います。紙文書と電子化文書が入り交じっている部門でも、効率よく作業ができるでしょう。
紙の文書をトランクルームに保管し、必要なときの出庫や廃棄も任せられます。電子化後の原本を保存したいときに活用できるサービスです。
| 料金 | 要問合せ |
「ASTRUX2.0」申請・承認までスピーディーにサポート
- ワークフロー管理で業務効率化に最適
- 持ち出し制限やログ管理が可能
- 予算に合わせてオプション追加もできる
「ASTRUX2.0」は文書の閲覧・検索・編集だけでなく、申請・承認にも使えるシステムです。書類のチェックや承認作業をシステム上で行うことで、効率化が図れます。
電子化によって書類を持ち運ぶ手間や、承認・否認の通知の手間が省けるうえに、よく使うルート設定も可能です。
アクセス権の設定やログ管理にも対応し、情報の持ち出しや不正な閲覧も防げます。データの一括登録にも対応しており、導入時のデータ移行もスムーズに行えるでしょう。
| 料金 | 要問合せ |
「Evernote」欲しい機能で選べるプラン
- TEAMSプランならプロジェクト管理ができる
- 無料のFREEプランで使い勝手を試せる
- 紙文書をスキャンで電子化できる
「Evernote」は文書管理からノート作成まで、文書を使った作業を効率化できるツールです。紙文書をスキャンして、Evernote上に保管できます。Webページをクリップしておき、資料や参考として残すことも可能です。
文書管理システムとしてだけでなく、メモ機能やアーカイブとして利用したい層に向いています。プランは個人向けからチーム利用向けまであり、TEAMSプランではプロジェクト管理もできます。
少人数の中小企業なら、PROFESSIONALプランでも十分に文書管理が可能です。
| 料金 | 要問合せ |
「invoiceAgent 文書管理」文書の自動取り込みも可能
- 月額利用料3万3,000円～とリーズナブル
- 10ユーザーから利用できる
- 電子帳簿保存法に対応
「invoiceAgent 文書管理」は文書検索や文書保存に適した、文書管理システムです。文書検索機能では、フリーワードやファイル名やアーカイブ日時など、詳細な検索に対応しています。
取り込んだファイルは指定したルールにのっとって、自動仕分けが可能。請求書や契約書などの文字列による仕分けもできるので、業務がスムーズに進みます。
セキュリティ対策として、仮想PDF内でのパスワード設定や印刷制限も可能です。少人数でペーパーレス化を進めたい中小企業でも使いやすい、リーズナブルな料金設定も魅力といえるでしょう。
| 料金 | 要問合せ |
「デジタルドルフィンズ」製造業の現場から誕生
- キーワード検索で書類探しの手間を削減
- モバイル端末でどこでも書類が閲覧できる
- 自動バックアップでデータを保護
「デジタルドルフィンズ」は文書だけでなく、図面の管理にも対応する高機能な文書管理システムです。
図面を扱う工場や製造現場では、紙の書類の持ち運びやコピーで時間が取られてしまいます。デジタルドルフィンズを使うと、モバイル端末から簡単に図面のチェックが可能です。文章を記載した書類にも対応し、電子データや紙の書類を管理できます。
書類探しに時間を取られる事務の現場でも、キーワード検索によって素早く書類を見つけられるのが特徴です。製造系の中小企業やバックオフィスまで、広い分野で活躍します。
| 料金 | 要問合せ |
「Fleekdrive」強固なセキュリティが嬉しい
- 1ユーザー550円からでリーズナブルな月額料金
- 10ユーザーからの利用に対応
- 全プラン30日間無料トライアルあり
「Fleekdrive」はリーズナブルな料金で、少人数からの利用に対応するオンラインストレージサービスです。ファイルの保管や共有に活用でき、事務職員の少ない中小企業でも最低限のコストで導入が可能です。
ビジネスに特化したオンラインストレージサービスのため、多くのセキュリティ対策が施されています。ファイルアップロード時にはウイルスチェックを行い、BusinessプランではPDFの印刷制限も可能です。
Enterpriseプランには不審なアクセスを見つけ出すための監査オプションもあり、ファイルの保護ができます。
| 料金 |
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「LegalForceキャビネ」契約管理に特化
- 600社以上の導入実績
- AIによる契約管理が可能
- リマインド機能で更新タイミングも管理
「LegalForceキャビネ」は契約書管理向けのシステムです。AIによる自動情報登録によって、契約書の台帳登録の作業を簡素化します。
契約の更新期限をリマインドする機能もあり、更新忘れや不要な更新継続も防げるのもメリットです。
IPアドレスによる閲覧制限も可能で、セキュリティにも気を配っています。個人や会社同士での契約処理が多く、定期的なチェックが必要になる企業では、導入によって業務効率化を促進できるでしょう。
| 料金 | 要問合せ |
中小企業向け文書管理システムを選ぶポイント
中小企業が文書管理システムを導入する際は、操作性や共有のしやすさ、現在のワークフローとの相性などを確認するようにしましょう。
直感的に扱えるか
中小企業ではITツールの導入時にかけるコストが限られます。直感的に扱える文書管理システムは、研修や社員教育の時間を削減でき、コストカットが可能です。
専門的なツールを使いこなせる人材が少ない場合は、できるだけシンプルで、誰でも使えるシステムを導入する方が効率化につながります。
業務効率化を意識し、保管したファイルやデータをすぐに見つけたい場合は、検索機能がシンプルなものを選びましょう。見ただけで使い方が想像できる検索窓タイプや、ヘルプが充実したツールもおすすめです。
情報共有がしやすいか
中小企業では全社で情報共有を行うのが一般的です。全員に通達しなければならない連絡事項が多いときは、情報共有に特化した文書管理システムを選択しましょう。
社員間の共有機能を重視する場合は、レビューやチャットで共同編集に対応するものも適しています。連携によって確認作業がスムーズに進み、ミスの予防にもつながるはずです。
現状のワークフローを保ちつつ導入できるか
現状のワークフローへの影響が最小限で、スムーズに導入でそうな文書管理システムを選ぶことも大切です。
仮にワークフローが完全に新しくなってしまった場合、今までの方法で慣れている従業員が混乱し、かえって業務の効率化下がる恐れがあります。
そのため現在のワークフローを保ちながら導入できる文書管理システムを選択するようにしましょう。
中小企業が文書管理システムを導入するメリット
中小企業が文書管理システムを導入するメリットは「検索・共有が簡単になり、業務が効率化する」「コスト削減につながる」「文書の紛失・漏洩のリスクが削減される」などが挙げれあれます。
検索・共有が簡単になり、業務が効率化する
文書管理システムは検索や共有の手間を省くことができるため、大幅な業務効率化の実現につながります。
フリーワードやファイル名、アーカイブ日時など、詳細な検索に対応している文書管理システムも多いため大変便利です。
またクラウド上に書類を保存できれば、社内共有が簡単。そのためリモートワークを推進している企業でも円滑に業務を進めることができます。
コスト削減につながる
文書管理システムの導入は、用紙代や印刷代などのコストが不要になるため、コスト削減につながります。
1枚のコストは少なくても、何枚も積み重なった場合大きなコストに…。経費削減を目指している中小企業は積極的に文書管理システムを導入しましょう。
文書の紛失・漏洩のリスクが削減される
文書管理システムはグループやユーザーごとにアクセスや作業権限を設定できるため、文書の紛失や漏洩のリスクを削減できます。
さらにシステムで管理していれば、文書の復元も可能。そのため誤った操作をした場合でも安心して使用できます。
文書管理システムを活用し、業務効率化の実現を
オフィスの文書は電子化によって、保管場所や検索の手間が省けます。文書管理システムを使えば、スムーズな検索で書類を探す時間を短縮できるでしょう。
中小企業向けのシステムを導入すれば、業務効率化が低コストでかないます。まずは、必要な機能と予算からシステムを検討しましょう。
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