病院・クリニック向け予約システムおすすめ8選

病院、クリニック向け予約システムとは、患者がインターネット上で診察の予約をおこなえるWebシステムです。パソコンはもちろん、スマートフォンからもアクセス可能なため、思い出したときや空き時間に予約ができます。

病院やクリニックにとっては予約受付業務のアウトソーシングになり、浮いた時間にほかの業務に集中できます。さまざまな予約システムがあるため、それぞれの特徴を知ることで導入の参考になるでしょう。

Web予約型

患者がスマートフォンやパソコン、タブレット端末からWebブラウザ上で予約するシステムです。病院の公式サイトでできるWeb予約と似ているため、操作に慣れている人も多いと考えられます。

自動音声電話予約型

患者が専用の電話番号に電話をし、自動音声にしたがってプッシュボタンを押して予約をするシステムです。パソコンやスマートフォンの操作が苦手な高齢者でも扱いやすいので、比較的患者の年齢層が高い医療機関でも採用しやすいでしょう。

院内端末対応型

院内の受付付近に設置された端末を操作して診療予約をするシステムです。タッチパネル式のため、直感的に操作しやすい設計です。スタッフの手を止めずに、診療予約を受けることができます。

アプリ対応型

スマートフォンやパソコン、タブレット端末のアプリから予約ができるシステムです。予約以外にもオンライン診療が可能なシステムもあり、ITを積極的にとり入れたい病院、クリニックに向いています。

LINE対応型

クリニックのLINE公式アカウントから予約を受け付ける方法です。多くの人が新たにアプリをインストールせずに利用できるため、若年層を中心に予約へのハードルを下げることができます。若い患者を増やしたいクリニックに向いています。

受付業務対応型

自動再来受付機や電子カルテ、レセコンなどの受付業務と連携しているシステムです。事前に問診表の記録ができ、受付業務の効率化が図れます。患者の会計情報を確認できるものもあります。

予約方法は豊富か

診療予約システムには、順番制と時間制の2つの予約方法があります。順番制は早いもの順に予約を受け付ける方法です。1人にかかる診察時間が短く、スピーディーに診ていくクリニックや病院で採用されています。

時間制は診察の日時を指定できる予約方法です。1人にかかる診察時間がある程度決まっている場合に多く採用されています。病院やクリニックにあった予約方法が使えるシステムを選びましょう。

管理画面は見やすく使いやすいか

管理画面がわかりやすいと、予約状況や患者情報がひと目で把握でき、毎日使うツールとして頼もしい存在となります。管理者にとって見やすいということは、患者にとっても使いやすいということです。患者が使いやすければ予約システムの利用者が増え、増患につながる可能性もあります。

さまざまなウェブサービス、アプリがあふれる現代は、目の肥えているユーザーが増えています。操作が難しいシステムは利用につなげにくいため、省ステップ設計が採用されているなど予約システムの使いやすさは不可欠です。

他システムとの連携はできるか

予約システムと連携できれば便利なのが、電子カルテと院内ディスプレイです。電子カルテは紙のカルテを記載するより時間の短縮が期待できます。また、肉筆が読みにくくて指示を間違えるリスクを排除できる点や、保管スペースが要らない点も見逃せません。

院内ディスプレイに関しては、予約システムと連携させれば、待ち時間や現在診療中の受付番号が表示でき、今何番の診療をしているのか逐一患者から問い合わせが来ることが減ります。

導入実績は豊富にあるか

クリニック向け予約システムの中には、公式ウェブサイトに導入実績を載せているものがあります。実績が多いと、その分操作性や機能性、費用対効果に優れている可能性は高くなります。

ただし、新しいサービスの場合は、まだ実績数が少ないと考えられますので、実績はあくまでも指標の1つにとどめておきましょう。

そのほか、導入事例として予約システムをとり入れた院長のインタビューを載せているものもあります。自院に似た病院やクリニックの事例がないか見てみるのもよいでしょう。

費用は予算に見合っているか

クリニック向け予約システムの利用料は、月額5,000円台から30,000円台まで幅があります。月額が安く、導入費もかからない場合、診療予約機能だけのシンプルなシステムがほとんどです。

月額が10,000円を超えると機能や連携が増えたり、ウェブサイトの作成が可能になったりします。月額が高いものの場合、初期費用に20万円近くかかるケースも珍しくありません。

中には、患者の疑問に答えるボットが搭載されている高機能なシステムもあります。予算にマッチする予約システムを選ぶことで、長期的に運用できるでしょう。

セキュリティ体制は万全か

クリニック向け予約システムにはさまざまなセキュリティーリスクがあります。サーバーへの不正アクセス、電力喪失によるサーバーダウン、故意の情報漏えい、人為的ミスによるデータ消失などが挙げられるでしょう。

これらのリスクを防ぐには、プログラムの定期点検、サーバーへのセキュリティパッチ適用、メールサーバーの管理、耐震と防火設計のデータセンターの運用、サーバールームへの入退室管理、データのバックアップといった対策が考えられます。

クリニック向け予約システムを検討する際には、事前に公式サイトをチェックして、セキュリティ対策に取り組んでいる予約システムを選びましょう。

予約業務の効率化が実現し、受付業務に集中できる

病院、クリニック向け予約システムを導入すると、スタッフが予約対応に時間を取られなくなるというメリットがあります。予約漏れやダブルブッキングなどのミスが発生するリスクも極力減らせます。スタッフは受付業務の負担が軽減され、会計や案内に集中できるでしょう。

また、患者側からしても毎回電話をかけて予約が取れるか確認する必要がなくなります。電話がつながらずにイライラすることもなくなるでしょう。予約がスムーズに取れれば、診療の満足度向上が期待できます。

予約方法の拡充で患者のアクセス向上が見込める

電話やメールといった従来の方法では、診療時間内にしか予約を受けることはできませんでした。予約システムを導入することで、患者がパソコンやスマートフォンから24時間365日予約できるようになり、思い立ったときに受診のスケジュールが立てられます。

また、予約システムを見れば診察スケジュールが空いている日付が一目瞭然のため、患者が希望の日に予約可能か逐一受付に聞く必要もありません。スムーズに受診しやすくなるため、増患が期待できるでしょう。

電子カルテとの連携で診察業務の効率化につながる

紙のカルテの場合、受付がカルテを探して医師に渡し、医師が記入したものを受付に返して算定をおこなうため、受付から清算までに時間がかかっていました。電子カルテと会計業務を連携させた場合、診療報酬の清算がすぐにできます。

電子カルテの場合は同時に複数人でも見られるため、1人が見ている間にほかの人が手持ち無沙汰になることもありません。診療予約システムに搭載されている電子カルテを使用することで予約から診療、会計までの流れがスムーズになるでしょう。

患者が待合状況を把握できるようになり、ストレスを軽減できる

病院で予想以上に待たされると、患者は次回の受診を控えるおそれがあります。患者の再診率を下げないためには、あとどれくらいで受診できるかわかるようにすることが有効です。

病院、クリニック向け予約システムの中には、ディスプレイに待合番号表示ができるものや待ち時間が表示されるものがあります。これにより、患者が診察を待つ際のストレスを軽減できます。

また、院内だけでなく、院外からもスマートフォンで順番が確認できる予約システムもあるため、待合室の混雑緩和にも役立つでしょう。

ネット予約が苦手な患者対策が必要となる

高齢者など、パソコンやスマートフォンの操作が苦手な層はネット予約の仕方がわからない可能性があります。ネット予約の仕方を受付で何度も聞かれてしまっては、受付業務の妨げとなってしまうでしょう。

病院、クリニック向け予約システムによっては、ポスターやパンフレットなど、案内ツールを製作しているものもあります。院内で患者に見せることができれば、操作説明のサポートになるでしょう。

ただし、操作が難しい患者には、これまで通り電話や受付での予約を勧めるのも1つの選択肢です。臨機応変な対応が求められます。

診察ペースが崩れることがある

患者が病院、クリニック向け予約システムを使う場合、直接スタッフとやりとりをしないためか、キャンセルへの心理的ハードルが低い傾向にあると考えられます。そのため、問題になりやすいのが無断キャンセルの存在です。無断キャンセルが起こると、医院にとっては機会損失になりかねません。

予約システムの中には、受付1件につきシステム利用料が発生するものもあります。この場合、無断キャンセルでは料金が発生します。そのため、契約プランを把握し、メリットとデメリットを考慮したうえで予約システムを導入することが肝心です。

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