Web会議ブース比較おすすめ11選

「会議室が常に満室で、1日に何度もWeb会議難民が発生している」

「人事面談や機密性の高い商談を、ほかの従業員に聞かれずにおこなえる個室空間がない」

「自席でのWeb会議が周囲の集中を妨げ、本人も会話内容を気にして集中できない」

こうした課題を解決できるのが、Web会議ブースです。防音性の高い個室空間や予約システム連携まで、企業のオフィス環境や規模に合わせて柔軟に導入できます。この記事では、おすすめのWeb会議ブースを比較し、選び方のポイントを解説します。

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Web会議ブースとは、オフィス内にオンライン会議や集中作業用の個室空間を設置できる設備です。1人用の簡易的な電話ボックス型が主流でしたが、現在では消防法改正により最大6名まで対応する大型タイプも選択できるようになっています。

高い防音性を備えたクローズタイプや、開放感のあるセミクローズタイプ、専用エアコンや換気システムを搭載したモデルなど多様な選択肢があります。

会議室不足を補うだけでなく、情報漏洩の防止や周囲への騒音配慮、従業員の集中環境の確保といった、オフィス全体の生産性向上の役割を担っています。

ブースはどの形状か

形状によって遮音性やデザイン、製品のサイズが異なります。それぞれの特性を考慮して、自社の予算に見合ったブースを選びましょう。

形状は完全個室タイプで遮音性の高いクローズ型、半個室タイプで天井が空いているセミクローズ型、扉がなく天井と足元が空いたデザインのオープン型にわかれます。

自社の会議は重要度の高いweb会議が多いのか、もしくは社内の打ち合わせが多いのかなど、利用状況をイメージしたうえで選ぶとよいかもしれません。用途や設置場所、予算にあったものを選ぶことで最適なブースの設置がかなうでしょう。

消防法や建築基準法に抵触しないか

web会議ブースの中には、居室とみなされ消防法や建築基準法が適用となるものがあり、条件によって消防署への届出やスプリンクラーなどの設置が義務づけられるため、確認が必要です。

たとえば、フルクローズ型の固定式web会議ブースには消防法が適用されます。可動タイプの場合、条件を満たせば火災報知器などの設置は免除されます。

そのほか、居室の数を増やしすぎると建築基準法に抵触するおそれがあるため、注意が必要です。法的要件を遵守することで、安全かつ適切なweb会議ブースを選べるでしょう。

ブースにはどのような素材が使われているか

web会議ブースは遮音性や居住性の向上を目的として、さまざまな素材が使われています。遮音性に関しては、吸音ウレタンやグラスウールが採用されていることが多く、ブース内の音漏れを軽減します。吸音することで室内の音声の反響を抑えられるため、円滑なコミュニケーションにも寄与するでしょう。

居住性に関しては、内部の椅子にやわらかい素材を使用しているブースもあります。長時間の作業などで座り心地を重視している場合におすすめです。どのような素材が使われているかも重要な選定基準となるでしょう。

設置予定のスペースにブースの大きさは合っているか

クローズ型のweb会議ブースを導入する際は、あらかじめ設置場所の寸法を測っておくのが賢明です。設置後に問題なく人が通れるかも確認しておくことで、購入後の利用がスムーズになるでしょう。

また、出荷形態のチェックも欠かせません。ワークブースの中には完成品の状態で出荷するものもあります。購入品によっては設置場所だけでなくエレベーターや階段など、搬入経路の幅や高さも確認が必要です。設置場所や搬入経路のスペースにあったweb会議ブースを選びましょう。

抗菌処理が施されているか

web会議ブースは複数の人が使用するため、抗菌処理が施されているかも重要な要素です。手で触れることが多い机や手すりに抗菌処理が施されていることで、衛星的な状態の維持や感染症対策につながります。

もし抗菌処理がされていなくても、掃除がしやすいシンプルな構造のブースを採用すれば、除菌しやすくなります。安心してweb会議ブースを利用するために、感染症対策の観点から比較検討してみるのもよいでしょう。

周りの音や目線を気にせずにweb会議が可能

オフィスの自席でweb会議をおこなうと、周囲が気になって集中できない場合があるでしょう。たとえば、社内が賑やかで相手の声が聞こえにくい、面談を始める際に周りから視線が集まるのが気になるなど、さまざまな場面が想定できます。

web会議ブースを導入することで、自分だけの空間で周りの音や目線を気にせずにweb会議やオンライン面談、商談が可能になります。周囲の影響を受けにくいため集中力が向上し、効果的な会議がおこなえるでしょう。

社外への情報漏えいを防止できる

web会議ブースを導入することで、社外への情報漏えいを防げるでしょう。オフィスの自席でweb会議をすると、背後の人や空間が画面に映ったり、周囲の声を拾ってしまったりする可能性があるため、自社の様子を意図せず取引先などに知らせてしまうことになります。

web会議ブースの導入によって、オフィス内の背景や周囲の音が画面に入る心配がありません。ブースは外部の視線や音を遮断し、安全なweb会議環境が確保できるので、社内の機密情報を守ることにつながります。

オフィス内に手軽に会議用の場所を確保できる

オフィス内に会議室や集中スペースをつくる場合、内装工事が必要です。規模によっては数百万円かかることも考えられるほか、固定資産税がかかる場合もあります。経営を圧迫するリスクを取らずに1人から4人程度が入れる会議室を設けるには、web会議ブースが有用です。

たとえばセミクローズ型やオープン型のブースは、家具のように取り入れられるため手軽に導入できます。これにより大がかりな工事が不要なため費用削減が可能です。ブースを導入することでスペースを有効活用し、効果的な会議をおこなえます。

個人作業のための集中ブースとしても活用できる

web会議ブースはオンラインミーティングにとどまらず、さまざまな用途に使うことができます。静かな場所で業務に集中したいときなどにも最適です。

たとえば取引先との電話や個人面談、じっくりと考えて案を出す作業、文章の作成、短期間で集中しておこなう作業などが考えられます。web会議ブースでじっくりと作業にあたることができれば、よいアイディアの考案やミスの少ない結果につながり、効率や生産性の向上が期待できるでしょう。

複数で使う会議室と使い分けができる

社内に大きな会議室しかない場合、1人でオンライン商談をする場合でもそこを使うしか選択肢がありません。その間、社内会議をしたい人たちは利用できなくなってしまいます。

web会議ブースであれば1人用から4人用のものまであるため、広い空間を少人数で持て余すことはありません。複数人の会議では会議室を、少人数でのミーティングではワークブースを使うというように使い分けができます。これにより業務がスムーズに進み、生産性の向上にもつながるでしょう。

事前に安全確認したうえでブースを設置する

オフィス内にブースを設置する際は、避難経路や動線を妨げないよう注意が必要です。避難経路や動線が妨げられていると、緊急時に迅速な避難をすることが難しくなります。動線や避難経路を妨げず、安全に運用できる場所を事前に把握しておきましょう。

また定期的な訓練を実施し、避難経路が十分に確保できているか確かめることも重要です。これらを考慮したうえで、ブースを設置する必要があります。

ブースの種類によっては消防署への届出が必要

クローズ型の中には、消防署への届出が必要なブースもあります。たとえば、高層階または地下に設置している場合や、フロアーにスプリンクラーが設置されている場合は、消防法により特例申請が必要になります。

消防法とは火災を予防し、被害を軽減させるための法律です。消防法に違反すると、罰金や懲役の対象となる可能性があるため、気をつける必要があります。不明点がある場合は、メーカーや所轄の消防署に相談し、適切な手続きをおこないましょう。

利用時のマナーやルールをあらかじめ決めておく

web会議ブースを社内に導入する際は、事前にルールを決めておくことで気持ちのよい利用につながります。たとえば、中で食べ物を食べない、休憩に利用しない、使用後は最初の状態になるよう片づけること、使用後にドアノブや机の上を除菌をすることなど、さまざまなルールが考えられます。

ルール違反が続くと導入の是非が検討されてしまうこともあるでしょう。あらかじめルールを決めておき、マナーを守って運用することが大切です。

web会議ブースは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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