座席管理システムを比較する

座席管理システムとは、オフィス内の座席の利用状況可視化や座席管理ができるシステムです。座席表には空席が表示され、利用状況を見ながら座席を予約できます。予約方法はQRコードやアプリ、Webブラウザなどさまざまです。

座席表には従業員の所在地や勤務状況が反映されており、探したい相手を社内を歩き回らずに見つけられます。システムによっては会議室予約や備品管理など、便利な機能を搭載しています。

座席管理システムの選択肢は多く、選び方がわからない方もいるでしょう。この記事では、座席管理システムを導入するメリットや選び方、おすすめのシステムなどについて解説します。

座席管理システムの主な種類

座席管理特化型と多機能型の2種類から選択するのが基本です。座席管理特化型は利用状況の確認や座席予約など、座席管理に特化した機能のみを搭載しています。機能が少ない分、多機能型より安く導入できる点が魅力です。

一方で多機能型は、会議室予約や備品管理、決済機能などを搭載しています。受付システムと連携している場合もあり、顧客との商談にも活用できる点が魅力です。

座席の使用状況をすぐに把握できる

座席の使用状況がリアルタイムで画面に反映されるため、人を探す時間を削減できます。フリーアドレス制を採用している場合、座席の使用状況は日々異なります。

座席管理システムを導入すれば、画面上で誰がどこに座っているかを素早く把握できるため、社内を探し回る必要がありません。電話の取次ぎや相談ごとをする場合も、すぐに相手を見つけられます。

またハイブリッドワークを導入している場合も、オフィスワークと在宅勤務のどちらの出勤形態か、素早く確認できます。複数の勤務形態を採用している場合も安心です。スムーズに情報共有ができ、トラブルが発生しても早期解決につなげられます。

オフィス稼働率向上により柔軟な働き方を実現できる

多機能型座席管理システムを導入すると、働き方の柔軟性が高まります。会議室予約や受付管理、出退勤時刻の打刻などを搭載しており、業務効率化や利便性向上が望めるためです。働きやすい職場環境を整備でき、一定水準以上のオフィス稼働率が望めます。

コスト削減につながる

座席管理システムには、過去の座席の利用実績をデータ化する機能が搭載されています。座席の利用状況からオフィスのスペースが適正か、フリーアドレスの座席数を調整すべきか、正確な判断が下せます。

空席が目立つ場合は、小さいオフィスへ移転しても従業員に与える影響は小さいでしょう。スペースの縮小によって、オフィス賃料を削減できます。従業員の意向次第では、フルリモートを導入するのも有効な選択肢です。

一方利用実績が多い場合、座席利用率が高い部署のスペースを広く確保すると、コミュニケーションの活性化につなげられます。情報共有や意見交換がスムーズに進められ、生産性向上が期待できます。

コミュニケーションの活性化

座席の使用状況によって、オフィスに出社しているかどうかをすぐに把握できます。タイムカードやチェックイン機能は、座席の使用状況をシステムで共有する機能です。利用開始〜終了までの予定時刻が表示されるため、打ち合わせの予定が立てやすくなります。

また部署内ミーティングをする場合は事前にグループ予約をしておけば、人数分の座席を確保できます。開始間際に座席を探す必要はありません。

そして多機能型システムの場合、会議室を予約する機能が搭載されています。会議室でミーティングをすれば、周囲の視線や雑音を気にせず情報共有を進められます。

座席表作成や新型コロナウイルス関連の機能を搭載しているか

Web座席表作成や新型コロナウイルス対策の機能有無をチェックしましょう。Web座席表作成機能を搭載していると、既存のオフィスレイアウト図面を活用できます。システムに取り込めば、画面上に座席表が反映されるかたちです。

一方、システム上で利用できない座席をシステム上で設定すると、ソーシャルディスタンスを確保できます。職場内クラスターのリスクを最小化し、従業員に安心感を与えられます。

また仮に感染者が発生しても座席予約利用状況から濃厚接触者を特定可能です。素早い対応によって、業務への影響を最小限に抑えられます。

座席管理特化型と多機能型のどちらを選ぶか

座席管理以外の機能が必要かを明確化することも重要です。機能座席管理システムは、座席管理特化型と多機能型、2種類から選定します。座席管理特化型は、座席予約や離席状況表示など、座席管理に必要な機能しか搭載していません。

機能が少ない分、多機能型より低コストで導入できる点がメリットです。一方多機能型は会議室予約や備品管理など、オフィスでの利便性を高める機能が搭載されています。業務効率化や無駄な時間の削減が望める一方、導入費用は座席管理特化型より高くなります。

コストと利便性のどちらを優先するのか、システム選定の前に決めておくことが重要です。

従業員が利用しやすいかシステムか

ユーザビリティに優れたシステムを選びましょう。座席管理システムは、全従業員が利用対象となるシステムです。座席予約に面倒な手続きが必要な場合、かえって業務効率が悪化します。

従業員のモチベーションも低下し、フリーアドレス制の継続は難しくなるでしょう。ミスマッチを回避するため、無料トライアルを活用することが重要です。無料トライアルは2週間〜1カ月間、座席管理システムを無料で利用できる制度です。

コストを掛けずに機能性や操作性を確認できます。仮に自社と合わなかったとしても、コストは掛かっておらず大きなダメージとはなりません。

外部システムとの連携性に優れているか

拡張性や連携性に優れたシステムを選択することが重要です。座席管理システムは単体で使用するよりも、複数のシステムと連携した方がより多くの業務を効率化できます。

グループウェアやオフィス製品など、業務での使用頻度が高いシステムとの連携性を確認しましょう。クラウド型の座席管理システムは拡張性に優れたタイプが多く、外部システムとのスムーズな連携も期待できます。

また他システムとの連携強化を最優先に掲げる場合、開発力に優れたベンダーを選ぶのも有効な選択肢です。カスタマイズによって、機能性や操作性を最大限追求できます。

予算に見合っているか

機能と費用のバランスが取れたシステムを選ぶためにも、優先順位を明確化することが大切です。コストを優先しすぎると求めていた機能を搭載しておらず、想定していたような効果は得られません。

一方、座席管理に必要な機能だけで十分にもかかわらず多機能型を選ぶと、導入後に持て余します。多機能型は導入費用が高く、会議室予約や決済機能などを使わない場合、無駄な費用となる可能性が高くなります。

座席予約やスケジュール管理など、自社が座席管理システムに求める機能を明確化しましょう。必要な機能が明確になれば、座席管理特化型と多機能型どちらにするか、自然と絞られます。

サポート体制は充実しているか

ベンダーから手厚いサポートが望めるかも重要なポイントです。システムを使いこなすまでには、一定の時間が必要です。とくに初めて座席管理システムを導入する場合、不安やわからないことも多いでしょう。

ベンダーと素早く状況を共有できれば、困りごとやトラブルの早期解決が望めます。メールや電話、チャットなど、複数の方法でコミュニケーションが取れるかを確認しましょう。

連絡手段の選択肢が多いと、トラブルの内容に応じて使い分けができ、回答内容を早期に理解できます。24時間365日体制で問い合わせができると、安心感が増すでしょう。またオンラインヘルプが充実していると、効率的に情報を収集できます。

フリーアドレス制やハイブリッドワークの導入に伴い、座席管理システムを導入する企業が増えています。会議室予約や備品管理など、便利な機能を搭載しているシステムも多く、働きやすい環境を整備できます。

ただし、座席管理システムは選択肢が多く、外部システムとの連携やサポートの充実性など、多くの点をチェックしなければなりません。どのように選定作業を進めるべきか、迷っている方も多いでしょう。

自社に合った座席管理システムを選ぶためには、平均2分でできる無料の自動診断を試すのがおすすめです。事業形態や従業員数、必要な機能などの質問に回答すると、自社に合った座席管理システムを見つけられます。