ハイブリッドワークとは？国内状況や必要なツールについて解説

新型コロナウイルスの感染拡大を発端に一気に増加したテレワーク。完全なリモート勤務を選ぶ企業は減少しましたが、状況に応じてテレワークとオフィス勤務を組み合わせるハイブリッドワークを採用する企業は増加しています。

当記事では、ハイブリッドワークの概要から導入にあたって必要なツールまでわかりやすく説明します。

ハイブリッドワークとは

ハイブリットワークとは、オフィスに出社して勤務する従来の勤務形態と自宅やシェアオフィスなどオフィスと異なる場所で働くテレワーク(リモートワーク)を組み合わせた働き方です。

従業員は会社の方針や個人の働き方に合わせて、オフィス勤務とテレワークを選択しながら仕事を進めます。

オフィス勤務とテレワークの割合は企業によって異なり、オフィス勤務が主体で、業務内容によって在宅勤務も可能にする場合もあれば、テレワークが主体で会議やミーティングのタイミングだけ出社を勧める企業もあります。

テレワークとの違い

ハイブリッドワークとテレワークの主な違いは、勤務場所の柔軟性にあります。

テレワークとは、従業員が自宅やコワーキングスペース、シェアオフィスなどオフィス外の場所で仕事を行うことを指します。リモートワークとも言い、オフィスへの出勤は基本的に要らず、コミュニケーション手段はWeb会議やチャットツールになります。

一方、ハイブリッドワークでは業務内容に応じて、オフィス勤務も必要となります。従業員は会社の方針に従って、オフィスとリモートを選び分けながら仕事を進めます。

一般的に、対面のコミュニケーションや集団作業が必要な場合は出社し、個人作業が主体の場合はテレワークを行うケースが多いようです。

国内の推進状況

実際に国内でハイブリッドワークはどの程度、普及しているのでしょうか？国内状況についてみてみましょう。

国土交通省の令和6年3月発表資料によると、雇用型テレワーカーのうち、週に1日以上テレワークを実施する人の割合は令和2年度から増加。令和5年の集計では月1～週4日テレワークを実施する人の割合も増加していることがわかりました。

さらにテレワークを実施する1週間あたりの平均日数はコロナ禍時と比べて減少し、平均週に2.3日という結果でした。つまり出社とテレワークを組み合わせるハイブリッドワークが拡大傾向にあることが示されたのです。

テレワーカーが最も多かった令和3年度から若干の減少は見られますが、首都圏では依然として4割程度の企業がテレワークを実施していることがわかりました。全体に占めるハイブリッドワークの割合が増えていることが伺えます。

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ハイブリッドワークのメリット

中小規模から大企業まで幅広い規模の企業で取り入れられているハイブリットワーク。ハイブリットワークを導入するメリットとしては以下のようなものが挙げられます。

業務が効率化し生産性が向上する

ハイブリットワークでは、一人で淡々と進めたい作業はテレワーク、人と相談しながら進めたい業務はオフィス勤務など、最適な状況で業務を進めることができます。

従業員は業務内容に合わせて、より効率的に仕事を進められる方を選ぶため、組織として全体の生産性が向上します。

優秀な人材の採用・獲得につながる

ハイブリットワークを可能にすると、従来まで雇うことが難しかった優秀な人材を獲得しやすくなります。

例えば、育児や介護、地方在住であるなどの事情から優秀でありながらも、採用を見送っていた人材などを迎え入れることができるでしょう。

従業員満足度がアップする

オフィス勤務とテレワークを組み合わせることで、従業員は自身のワークライフバランスに合わせて働くことができます。通勤時間の削減や家族との時間の確保がしやすくなるため、従業員満足度がアップするでしょう。

また自身で管理する幅が広がるため自律性も養われ、エンゲージメントの向上にもつながります。

オフィススペースを最適化できる

ハイブリットワークを導入すると、テレワークの割合が増え、従業員全員分の座席やデスクが要らなくなります。

フリーアドレスに切り替えることもできるため、オフィスの必要面積を削減できます。ともなって、賃料や光熱費などの費用を抑えることも可能です。

従業員数の変動にも合わせやすいため、オフィススペースを常に最適化できるでしょう。

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ハイブリッドワークの課題になりがちなこと

働き方のひとつとして広く受け入れられるようになったハイブリッドワークですが、一方で社内制度や効率性、コミュニケーションの中で課題が生じることもあります。

ここでは、課題になりがちな事項についてまとめました。

勤怠管理や交通費の精算が複雑化する

従業員がオフィス勤務とテレワークの2つの働き方を異なるタイミングでおこなうため、勤怠管理が複雑化しやすいです。また、オフィスに通う頻度も変化するので、一括して交通費を精算することも難しくなります。

例えば、自宅からオフィスまでの交通費を定期代で精算していた場合、オフィス勤務の日数によっては日ごとの支払いの方が安くなる場合があります。また午後から出社やテレワークに切り替えるケースもあり、正確な勤務時間を把握するには手間がかかります。

従来通りの勤怠管理方法や精算手法では対応できない可能性が高いでしょう。

コミュニケーション不足による情報伝達の不備

ハイブリッドワークでは、リアルタイムのコミュニケーションが減少するため、情報伝達の不備が起こりやすいです。

またチャットやWeb会議での発言がオフィス勤務者には伝わっていない、対面でのやり取りをテレワーク者に伝えるのにタイムラグが生じるなど、情報が非対称なものになる恐れがあります。

緊急性の高い案件やきめ細かなニュアンスを必要とする議論が進まなくなるかもしれません。定期的に全員参加のWeb会議を実施したり、チャットでのやり取りをルール化するなど、対策を講じる必要があるでしょう。

人事評価やマネジメントが難しい

ハイブリッドワークを実施している場合、物理的な出勤回数やオフィスでの勤務態度などを指標にした人事評価、マネジメントのアプローチはできません。

成果物や数値的な目標設定をメインにする方法もありますが、コラボレーションやチーム作業を重視する業務では評価がより複雑化するでしょう。

透明性のある成果測定方法や、目標達成にもとづく管理手法にシフトしながら、オフィス勤務時には対面でフィードバックをおこなうなど、新しいマネジメント施策を検討しなければなりません。

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ハイブリッドワークを成功させるには

ハイブリッドワークを成功させるには、何が必要か、どのような規定にすればうまく運用できるかなど事前に考えておく必要があります。制度面については臨機応変に対応することが重要になるでしょう。設備やオフィス環境など、事後の変更が難しいものはよく検討してから導入することを勧めます。

ハイブリッドワークに適した環境を整える

ハイブリッドワークを成功させるためには、オフィス環境の整備が重要です。固定の席を持たず、ひとりひとりが自分の好きな席で働けるフリーアドレス制を導入する、コミュニケーションスペースを設置するなどオフィス内部の環境を整えましょう。

また、コワーキングスペースやシェアオフィスの利用を促すなど、テレワーク時の外部環境についても適した形を見つけておくといいでしょう。

セキュリティ教育や業務ルールの整備

安全なアクセス方法を教えるセキュリティ教育や、報告や成果物の提出方法の手順を設定するなど、事前にルールをしっかりと整備しておくとハイブリッドワークは成功しやすいです。

また出社日数などもおおまかに決めておきましょう。最低1週間に〜日、1ヶ月に〜日などと明確化することで、メリハリをつけて働きやすくなります。

環境や働き方の変化に対応できるツールを導入

ハイブリッドワークに適したオフィスへの整備に合わせて、新たな環境に対応できるツールやシステムの導入を勧めます。

たとえば、フリーアドレスオフィスに移行する際は座席管理システムや受付システムを導入するといいでしょう。また業務ルールの見直しや勤怠管理、評価方法の変更に合わせてタスク管理ツールやWeb会議システムも検討してみましょう。

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ツールを使って効率的にハイブリッドワークを運用しよう

ハイブリッドワークを実施したければ、オフィス環境の整備やルールの見直し、座席管理システムなど合わせたツールの検討が必要です。ただ単にテレワークとオフィス勤務をできるようにしただけでは業務がうまく回らない可能性が高いです。

最適な整備と必要なツールを備え、効率的にハイブリッドワークを実施しましょう。

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