「チームメンバーを大幅に増員したい」「オフィスのレイアウトを状況に応じて自由に変更したい」そんなときに有効なのがフリーアドレスです。
最終更新日: 2024年06月28日
この記事ではフリーアドレスとはどのような働き方なのか、メリットやデメリットと照らし合わせながら解説します。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィスで固定の席を持たず、ひとりひとりが自分の好きな席で働く働き方のことです。従来の働き方と比べてスペースを有効活用できるので、用途に合わせた自由な働き方が可能になります。
ペーパーレス化やクラウド化によってノートパソコン1台で仕事がしやすくなったことや、リモートワーク環境の採用が進んだこともあり、フリーアドレスを導入する企業は増加傾向にあります。
フリーアドレスは運用ルールによって「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」の2種類に分かれます。
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完全フリーアドレス
オフィス内でどこでも好きな場所に座ってOKにすることを、完全フリーアドレスといいます。部署やグループ、チームなどにこだわらず、空いている席を自由に選ぶ方法です。
自由度が高いため、部署やチーム、役職の垣根を超えて、さまざまな従業員とコミュニケーションをとれるようになります。オフィスでの作業が必要な従業員数に合わせて座席数を最適化できるので、スペースを効率的に使える点も特徴です。
ただしグループやチームのメンバーが離れ離れになり、誰がどこにいるのかわからなくなるデメリットがあります。
【おすすめのケース】
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グループアドレス
グループアドレスは部署やグループ、チームごとにエリアを指定し、エリア内の空いている席へ自由に座るスタイルのフリーアドレスです。
同じグループやチームでまとまって座るため、チーム間の連携をとりやすい点が特徴です。チーム内でのコミュニケーションがとりやすいので、マンネリ化を防ぎつつも業務に支障をきたしにくいメリットがあります。
固定席に近い感覚で運用できることから、完全フリーアドレスよりも導入しやすいといえます。
【おすすめのケース】
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フリーアドレスを導入するメリット
固定席を廃止してフリーアドレスを導入すると、コミュニケーション頻度や主体性の向上など様々なメリットが得られます。
コミュニケーションが活発になる
部署やグループだけでなく、役職を超えてコミュニケーションをとれる点が、完全フリーアドレスのメリットです。近くの席に座った人との会話から、自分では思いつかないようなアイデアが生まれたり、気付きを得られたりすることもあるでしょう。
グループアドレスの場合は、毎日違うメンバーの隣に座ることで、部署・グループ・チーム内のコミュニケーションが活発になります。部署内の上司や先輩との距離が近くなれば、質問や相談をしやすくなるでしょう。
従業員の主体性が養われる
従業員の自立性・主体性の向上が期待できる点も、フリーアドレス導入のメリットです。
毎日決まった席でルーティンワークを繰り返していると、なにも考えず業務にあたる癖がついてしまいがちです。
フリーアドレス制にした場合、毎日就業前に自分で座席を決める必要があります。今日の業務に必要なものは何か、どこに座れば効率が良いか、誰のそばに座るべきかなどを、自発的に考えるようになるでしょう。
オフィスをきれいに保てる
固定席だと自分のデスクに余計なものを置いてしまいがちです。不要な書類や文房具だけでなく、ブランケットやお菓子など、私物を置きっぱなしにしている人もいるでしょう。
フリーアドレスを導入すると、必要なものだけをデスクに持っていくことになるので、オフィスが散らかりません。荷物を最小限にすることを従業員が意識すれば、余分なものがデスクに置かれなくなるためです。
またフリーアドレスは、全社員の座席を用意しなくてよい点が特徴です。オフィスをきれいに保ちながら、スペースの有効活用ができるでしょう。
フリーアドレスを導入するデメリット
フリーアドレスの導入はメリットばかりではありません。メリットとデメリットの双方を押さえて、自社にフリーアドレスが合うかどうかを判断しましょう。
席移動による荷物管理が負担になる
席移動による荷物管理の負担が生じる点が、フリーアドレス導入のデメリットです。
フリーアドレスを導入すると、毎日違う席で業務にあたることになります。出社時に業務で使用するものをデスクの上に準備し、退社時はすべて片付け、デスクになにもない状態へと戻さなければなりません。
業務をする際はノートPCやタブレットだけでなく、資料や文房具、私物も必要です。必要な仕事道具が多いと、座席移動の負担が大きくなるでしょう。また出社・退社時だけでなく、会議や外出で離席する際にも、荷物を片付けなければいけません。
ロッカーやキャビネットを活用して各自の荷物を管理する必要があります。
導入する際コストがかかる
フリーアドレスを導入する際、前提として全従業員がノートPCを持っている必要があります。またネットワーク環境や社内連絡ツール、電話回線などのITインフラ環境が整っていないと、業務に支障が出てしまいます。
ITインフラ環境を整えるだけでなく、従業員の個人用ロッカーや荷物を持ち運ぶためのバッグなどの支給も必要です。
フリーアドレスを導入する際は、どの席を選んでも業務可能な状況にするためのコストがかかるというデメリットがあります。
フリーアドレスがおすすめの企業
業務内容やオフィスの状況によって、フリーアドレスが合う企業と合わない企業があります。フリーアドレスの導入がおすすめな企業について解説します。
従業員の在席率が低い
フリーアドレスは使われていない座席を減らし、スペースを有効活用できるメリットがあります。そのため営業で外出している従業員やテレワークの従業員が多いなど、オフィスの在席率が低い企業は、フリーアドレスの導入がおすすめです。
フリーアドレスを導入すれば、オフィスにあまりいない従業員の座席をカットできます。空いたスペースをリフレッシュコーナーにしたり、ミーティングブースにしたりと、工夫次第で自社に合った空間を作れます。また座席管理システムを導入すれば、在席率を可視化できるうえに、フリーアドレス導入後にも役立てることができます。
部署間で連携する業務が多い
他部署と連携する業務やプロジェクトが多い企業は、フリーアドレスに向いています。
部署をまたいだチームが結成されていたり、複数の部署で同じプロジェクトにあたっている場合は、完全フリーアドレスによってコミュニケーションがとりやすくなるでしょう。部署を超えたコミュニケーションが活性化すれば、業務効率化につながります。
部下や後輩とのコミュニケーションを強化したい場合は、グループアドレスが向いています。隣や近くの席に座ることで部下や後輩の仕事が把握でき、マネジメントしやすくなるためです。
モバイルワークに対応している
ITインフラ環境が整っているだけでなく、業務で固定電話を必要とせず、書類のペーパーレス化が進んでいる企業は、フリーアドレスの導入に向いているといえます。
業務に必要な情報はクラウド上で一元管理されていたり、従業員がどこにいてもすぐに連絡できるコミュニケーションツールが導入されていたりと、モバイルワークに対応していることが必要です。
モバイルワークに対応していれば、フリーアドレスを導入して毎日座席が変わっても、スムーズに業務にあたれるためです。
フリーアドレスを上手に導入しよう
フリーアドレスとはオフィスに固定席を設置せず、自分の好きな席を選んで業務にあたるワークスタイルです。座席が完全に自由な完全フリーアドレスと、部署やグループでエリアが指定され、その中で自由に座るグループアドレスがあります。
フリーアドレスを導入するとコミュニケーションが活性化し、従業員の主体性が養われる点がメリットです。しかし荷物移動の負担や、フリーアドレス導入のための環境を整えるコストがかかるなどのデメリットもあります。
フリーアドレスをうまく活用して、より快適なオフィス環境を目指しましょう。
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座席の位置をあらかじめ予約したり、管理したりできる座席管理システムを活用すれば、フリーアドレスを効率的に運用できます。
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