フリーアドレスを快適に運用していくにはツールを活用することがおすすめです。複数のツールを組み合わせて活用することで、座席を自由に決められるフリーアドレスでも滞りなく仕事を進められます。フリーアドレス化を成し遂げるために、必要なツールを紹介します。
最終更新日: 2024年06月28日
社員の居場所を把握する座席管理システム
フリーアドレスでスムーズに仕事をするには、社員がどこに座って勤務しているかを把握することが重要です。座席管理システムを導入し、社員の居場所を管理すれば、フリーアドレスが上手に回るでしょう。
 座席管理システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の座席管理システムが見つかります。
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「せきなび」累計ユーザー数1万人以上
- フリーアドレスを含むさまざまなワークスタイルを一元管理
- マルチデバイス対応！あらゆるシーンで気軽に使える
- 専任のカスタマーサクセスが導入を徹底サポート
数々の有名企業で導入されている座席管理システムです。
充実したサポートが魅力のフリーアドレスツールです。導入後はもちろんのこと、無料トライアル時も専任のカスタマーサクセスがサポートしてくれるので、お試し期間中から満足できる運用が実現するでしょう。
導入後は追加費用不要で座席レイアウトの作成や、アカウント登録などをしてくれます。新しいシステムの導入に不安を感じている企業にもおすすめです。
フリーアドレスで重要な、誰がどこで何をしているのかが一目でわかるシンプルな座席表が特徴です。プロフィール管理で社員の顔と名前を一致させて覚えられる点も魅力でしょう。
コミュニケーションを円滑にするビジネスチャット
フリーアドレスを導入すると社内の様々な人とのコミュニケーション活発化が期待できる一方で、同じチームの人が違う場所に座っているため対面でのやり取りがしにくくなるという問題点も生じるかもしれません。そんなときに円滑なコミュニケーションを後押ししてくれるのがビジネスチャットです。離れた席にいる社員とも気軽にやり取りできる環境が整えば、フリーアドレスの恩恵を最大化できるでしょう。
「Chatwork」定番のビジネスチャットツール
- 導入企業数が39万社以上にのぼる人気のビジネスチャット
- 誰でも迷わず操作できるシンプルな機能が魅力
- 無料プランでも十分な使い心地
国内屈指の利用者数を誇るビジネスチャットツールです。最大の特徴は、無料で使い始められる点にあります。多くのツールでは、無料プランをツールのお試し版のような位置付けで展開していますが、Chatworkの無料プランには、規模の小さい企業であれば十分満足できる機能がそろっています。
セキュリティレベルが高いのも魅力の1つです。銀行で実施するレベルの対策が講じられているので、社外秘の情報などをしっかり守ってくれるでしょう。
気軽に使えるチャットツールで社員間のコミュニケーションが活発化するのはもちろん、ビデオ通話もできるので従来のようなやり取りもできるでしょう。
「OfficeMessenger」セキュリティ対策が充実
- チャットツールを安全に使うためのセキュリティ対策が整っている
- 用途に合わせてチャットとメッセージを使い分けられる
- マニュアルを見なくても直感的に使えるインターフェースを採用
セキュリティ面での安心感が高いビジネスチャットツールです。以下のようなセキュリティ対策を搭載しています。
- ファイルのダウンロード制限
- モバイルデバイスからのダウンロード制限
- チャットやメッセージの暗号化
- 情報漏えいが疑われるアカウントの強制ログアウト
あらゆるアプローチで情報を守る策が講じられているため、秘匿性の高い情報も気兼ねなくやり取りできるでしょう。
報告やお知らせなどはメール形式のメッセージ、気軽なコミュニケーションをとりたいときはチャットというように場面に合わせて使い分けができる点も魅力です。フリーアドレスでもスムーズなやり取りが実現できるでしょう。
従業員個人に来客を通知する受付システム
社員の居場所が日々変わるフリーアドレスでは内線を使った連絡が取りにくくなるので、個人に来客を伝えるのが難しくなります。そのためフリーアドレスを実現するには従業員に来客を通知する受付システムの導入が必須です。
「RECEPTIONIST」サービス継続率99.5%を実現
- 受付業務を完全自動化できる受付システム
- 「ITreview」の受付システム部門で4年連続最高位を獲得
- 導入に初期費用がかからないので気軽に導入できる
年間約200万人が利用しているクラウド型の受付システムです。セキュリティゲート・電子錠・チャットツール・会議予約システムなど、20種類以上の外部サービスと連携し、受付業務の効率化を徹底サポートします。
例えばビジネスチャットツールと連携すれば、チャット上で来客通知を受け取ることが可能です。普段使いしているアプリ上で通知を受け取れるようになるため、システム活用の幅が広がります。
社員に内線で連絡することなく取り次ぎ0で来客対応ができるのでフリーアドレスを導入する際にぴったりのツールです。
「workhub Reception」高コスパの受付システム
- 月額3,000円から使えるコストパフォーマンスの高さが魅力
- カレンダー上からアポイントを生成できる
- 待ち受け画面を企業イメージに合わせてカスタマイズ可能
アポイントの調整から担当者への来訪通知まで、幅広くシステム化してくれる受付システムです。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーでアポイントを作成し、アポイント当日は、来訪者が二次元コードを使ってチェックインします。複数のチェックイン方法が用意されているので、万が一二次元コードを紛失してしまっても、入館可能です。
来客の通知は、専用アプリや連携させたチャットツールを通して担当者に通知されます。電話対応をしなくていいので業務負担軽減にもつながるでしょう。
書類の紛失・盗難リスクを抑えるファイル共有サービス
フリーアドレスを導入すると、書類を持ち出す機会が増えるため、書類の紛失や盗難のリスクが上昇します。しかしインターネット上で書類をやり取りするファイル共有サービスを活用すれば、紙による書類管理で起こるセキュリティリスクを抑えられます。
「コワークストレージ」NTT東日本が提供するファイル共有サービス
- 累計契約数1万5,000件以上を誇る人気のサービス
- 鉄壁のセキュリティ対策で大切なデータを守る
- エクスプローラーと同じ感覚で扱える操作性が魅力
セキュリティ面が充実しているファイル共有サービスです。あらゆるアプローチでやり取りされるデータを守ります。
セキュリティレベルの高さを示す最たる例が、データセンターの国内設置です。セキュリティに不安を感じる海外ではなく、国内にデータセンターを設けることで、高度なセキュリティを実現しています。
この他にもデータの暗号化・2段階認証・操作ログの記録と分析などを通して、大切なデータを守り抜く体制を整えています。
「Dropbox Business」Dropboxユーザーならスムーズに導入可能
- 4億人以上が利用しているDropboxのビジネス向けツール
- 監査ログ機能でデータに誰がアクセスしているかチェックできる
- データのバックアップ機能を搭載！データ紛失の心配が少ない
Dropboxをビジネス用にアップデートしたファイル共有サービスです。Dropboxを個人的に利用している人は、非常に使いやすいでしょう。
個人用のDropboxにはない機能を搭載しているのがポイントです。例えばファイルの管理機能を使えば、ファイルにアクセス可能なユーザーを制御できます。
この他にも監査ログ機能や無限バックアップ機能など、ファイル共有サービスにあるとうれしい機能がそろっています。
進捗状況を可視化するタスク管理ツール
フリーアドレスを導入すると同僚や部下がそばにいないため、互いのタスク進捗状況が見えにくくなります。そのためフリーアドレスを実現するにはタスク管理ツールを活用し、それぞれが抱えるタスクを見える化することが重要といえます。
「Backlog」豊富な機能でタスクを徹底管理
- 直感的に操作可能！誰でも安心して使える
- サービス継続率は驚異の99.5%
- 全体の進行状況を可視化！計画変更や調整もスムーズ
有料契約件数が1万3,000件以上にのぼる、人気のタスク管理ツールです。プロジェクト管理機能やバージョン管理機能なども搭載されており、多機能な点が特徴です。
タスク管理ツールとしては、チームをサポートする機能が充実しています。例えば、タスクが更新されると担当者にメールが送られる機能を活用すれば、タスクの共有漏れが起こりにくくなるでしょう。
この他にも、タスクを分割する機能や、タスクの状態を細かく設定できる機能などがそろっています。
「jooto」PR TIMESがプロデュースするタスク管理ツール
- シンプル操作でタスクを管理できる手軽さが魅力
- タスクの量や進捗状況を視覚的に把握しやすいインターフェースを採用
- 無料で使えるガントチャートを活用すればプロジェクトの進捗管理も可能
有料導入企業数1,900社以上、利用ユーザー数40万人以上を記録しているタスク管理ツールです。
初めてツールを使う人でも直感的に利用できる、使い勝手のよさが魅力です。タスクのステータスが一目で把握できるので、スケジュールの遅延にもすぐに気付けるでしょう。
担当者を複数設定したり、カテゴリーを設定したりすることで、きめ細やかなタスク管理を実現します。実態に即した管理を目指せるでしょう。
フリーアドレス化に必要なツールの選び方
フリーアドレスを導入するときに活用したいツールの選び方を解説します。ポイントを押さえて選べば、フリーアドレス化を力強くバックアップしてくれるツールが見つかるはずです。
自社にフィットするツールを選ぶ
フリーアドレスをサポートするツールを選ぶときは、自社の業務やフリーアドレス化の方針に合っているものを選びましょう。自社に合わないツールを導入してしまうと、使い勝手が悪くて定着しない恐れがあります。
例えば座席管理システムを選ぶとき、管理職だけ固定席にしたい場合には、設定を柔軟に変更できるツールを選択しましょう。理想通りのフリーアドレス化が実現できる可能性が高まります。
自社に合っているツールかどうかを判定するには、無料トライアルを利用するのがおすすめです。
セキュリティ対策が整ったツールなら安心
フリーアドレスを実現してくれるツールを選ぶ際には、セキュリティにも着目しましょう。
フリーアドレス化を後押ししてくれるツールには、クラウド型が多い傾向にあります。しかし、クラウド型ツールの課題はセキュリティ対策です。
セキュリティ対策が練られているツールを選ばないと、思わぬところから情報漏れが起こる危険性が高まります。
2段階認証・ワンタイムパスワード・IPアドレス制限などのセキュリティ対策が講じられているサービスを選ぶと、安心してビジネスに活用できるでしょう。
どれくらいのコストがかかるかも重要
フリーアドレス化をサポートしてくれるツールを選ぶ際は、コストにも注目しましょう。複数のツールを導入しないとフリーアドレス化の実現は厳しいため、コスト意識を持ってツールを選ばないと、莫大な費用がかかってしまう可能性があります。
ツールの導入にかけられる資金が限られている場合は、重要なポイントを絞り、機能を吟味するのがおすすめです。例えばファイル共有サービスならセキュリティを、タスク管理ツールなら機能の充実度に注目すると、予算内で有益なツールを見つけられるでしょう。
ツールの活用で居心地の良いオフィス環境を実現
フリーアドレスを実現するには、複数のツールを導入し社員が働きやすい環境を整えるのが肝心です。ただ単に座席を自由化しただけでは、期待するような効果は得られません。
座席管理システムやビジネスチャット、受付システムやファイル共有サービス、タスク管理ツールなどさまざまなツールが存在するため、必要な力に頼るといいでしょう。
自社になにが足りないのか、しっかり吟味した上でツールを選び、フリーアドレス化を実現させましょう。
ぴったりの座席管理システム選びはミツモアで
座席管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのシステムを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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