受付システムを比較する

受付システムは来訪者の対応や担当者への電話取次、オフィスへの宅配物の受け取りといった、今までは受付デスクの担当者が手作業で行っていた業務を無人化し、完全に自動化するシステムです。

オフィスの入り口に設置したiPadのようなタブレット、もしくは専用ロボットなどの端末を利用し、担当者に内線電話、メール、チャットツールで通知します。来訪者もタッチパネルやQRコードで受付を行うため、対面接触を防いで新型コロナのような感染症対策にもつながるでしょう。

iPad1つで導入が可能な製品もあり、受付の効率化とコスト削減を同時に実現できる優れたサービスです。

おすすめの受付システム10製品の料金や機能を比較しました(比較表は右にスクロールできます)。

製品名	ロゴ	初期費用	月額料金	無料 トライアル	チャット対応	メール対応	入館証発行	英語対応	導入実績
RECEPTIONIST		0円～	要お問合せ	○	○	○	○	○	－
Smart at reception		0円～	22,000円～	○	○	○	－	－	－
moreReception		要お問合せ	0円	－	○	○	○	○	－
ACALL RECEPTION		要お問合せ	要お問合せ	－	○	○	○	－	－
FaceTouch		要お問合せ	要お問合せ	－	－	－	－	－	－
I-Face		要お問合せ	要お問合せ	－	○	－	○	－	－
iPult		要お問合せ	要お問合せ	－	－	－	－	○	－
VisitView		要お問合せ	要お問合せ	－	－	－	○	－	－
MOT/Phone受付システム		32,780円	6,578円～	－	－	－	－	○	－
コンコンコール		要お問合せ	要お問合せ	－	－	－	○	○	－

※「－」はホームページに記載なし

※ ミツモア調べ(2023年2月現在)

iPad型の受付システムから選ぶ

受付システムは「シンプルかつ簡単に利用開始できるiPadのようなタブレット型」「大型の運用に適した自立型の専用端末」「他社との差別化をはかれるロボット型の受付システム」があります。

ただ2022年1月〜2022年6月の上半期にミツモアで見積り依頼をした方の300人のうち、実に約70％の企業が新規導入かつiPadやタブレット型を希望していました。新規に受付システムの利用を始めたい方はまず以下のようなiPad型の受付システムが選びやすいです。

まずは手軽に導入したい

1日の来訪者数は数名〜数十名であり、オフィスでの利用を主用途として想定している企業や、まずは手間なく簡単に導入をしたい企業は、iPadのようなタブレットタイプといった来訪者が慣れているツールで始めましょう。

タブレットタイプはスペースが小さくて済み、設置場所に困らないというメリットもあります。また企業で保有しているiPadを使う場合は専用端末に比べて初期費用を抑えることが可能です。「Receptionist」は初期費用なしかつ月額5000円〜と導入のハードルは低いです。システムをインストールしたiPadの設置のみで利用を開始できて、標準的な通知機能、GoogleカレンダーやMicrosoftカレンダーとの連携を備えています。

「i-Face」も同様にiPadの設置のみで利用できます。最短1営業日で機器の準備ができることも売りでしょう。企業のニーズに合わせて「通話で呼び出し」や「チャットシステムで呼び出し」といった通知のパターンも分けることができます。対応測定機能やマスク有無判定など、コロナ禍対策もしっかりとなされた製品です。

大規模な受付に対応したい

特定のオフィスではなく、テナントのビルの総合受付や病院、工場、物流拠点、受付型の商業施設など1日の来訪者数が数百人〜数千人になる大規模な対応が必要となる場合は専用端末を設置する形が望ましいです。カードやQRコードでセキュリティゲートを通過させるとさらに便利になるでしょう。

「moreReception」は「コンパクトタイプ、カウンタータイプ、床に設置できるフロアタイプ」など、独自端末のラインナップが充実しています。また複数の企業が入居しているテナントビルの総合受付にも対応しており、各企業へ無人での取次が可能です。大規模で受付システムの導入をしたい方は検討を進めると良いでしょう。

関連記事：病院向け受付システムのおすすめ3選！導入のメリットや選び方も|ミツモア

適切な通知方法で運用したい

来訪の通知があった際に、絶対に見逃さないように運用することが受付システムの肝です。通知方法は「Slack、Google Chat、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKS」といったチャットツールをはじめ、電話通知機能を備えている製品もあります。

自社の受付の運用や業務特性を鑑みて確実に担当者を呼び出せる、もしくは通知の見逃しがないような製品を選ぶことが重要です。

「ラクネコ」はチャットやメールでの通知機能に加えて、システムで来訪があった際に担当者に直接電話での通知も行うことができるため、見逃すリスクも少なく済みます。また「今まで電話の取り次ぎでやってきたが、新たにチャットでの通知を始めたいけど不安が...」といった企業の方でも安心して利用できるでしょう。

外部のシステムと連携したい

受付業務のみならず、アポイントの前後の業務までをまとめて効率化したい場合は、スケジューラや会議室の予約システムなどの外部システムとの連携を通じて、より高機能を提供しているシステムを選びましょう。

「ACALL Reception」はSlack、Google Chat、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKSと、連携できるチャットツールが豊富なので、自社で使っているツールとの連携が容易です。加えて、また会議室予約システムとも連携させることができるため、アポイント作成の際に同時に会議室の手配もでき、社内システムとの連携で前後の業務まで一気に済ませてしまうことができます

「Smart at reception」ではシステムから担当者へ直接電話をかけることもできます。取次ぎの時間が短縮ができます。またMicrosoftやGoogle Workspaceといったスケジューラと連携し、来訪予約の手間も短縮、AI温度検知ソリューションとの連携でコロナ対策なども万全です。

インパクトのある受付にしたい

「他社とは一風変わった受付にしたい」や「特殊な機能が欲しい」など、効率化という軸よりこだわりを持った受付にしたいという方もいらっしゃると思います。ここでは他社とは一風異なった来訪者の印象に残るような製品を紹介いたします。

「企業受付 for Sota」はオリジナルの受付ロボットを提供しています。機械的になりがちな受付業務を効率化しつつも、簡単な会話ができるなど人間的な温かみがあることに加えて、例えば「アルコール消毒を勧めたい」ように企業ごとに来客に促せたい行動をロボットが案内してくれます。

「face touch」はデジタルアートなどで有名なTeam Labが提供する新時代の受付システムです。従来ありがちだった名前や部署からの検索のみならず、顔写真での検索が可能です。また顔写真を選択すると、社員が任意で設定したプロフィール写真や情報が表示されたポップな呼び出し画面へと遷移します。会話のきっかけとなるような情報を入力することで話のきっかけもつかみやすくなるという副次的効果も期待できるでしょう。またipadにも対応しているため、小規模での導入も可能です。無人の電話機などが置かれているだけの受付よりも印象に残りやすいでしょう。

必要な機能とコスト

受付システムを選ぶ際に大きく関わってくるのが機能とコストの兼ね合いです。機能が豊富になれば価格も高くなる傾向にあるので、まずは求める機能がカバーできているかと同時に、不要な機能が搭載されていないかチェックしましょう。

価格は要問合せの製品が多く、導入時のカスタマイズに応じて金額が変動します。まずは欲しい機能をある程度確定させてから問い合わせするのが良いでしょう。目安としては、iPadやタブレットを使用するものが月額5,000円～、専用端末型だと初期費用十数万に加えて月額料金が10,000円程度かかります。

また受付システムは有料の製品が多いですが、中には無料のプランが用意されている製品もあります。無料プランは有料のプランと比べて、電話での通知ができなかったり、QRコードでの受付ができないといった機能制限がありますが、来客をタブレットで受付して担当者へ通知するといった基本的な機能の利用には問題ありません。

そのため想定される受付人数が少ない企業や最低限の機能のみを求めている企業であれば、無料プランのある製品を利用することで、コストを抑えて導入できるでしょう。

関連記事：無料の受付システム11選！iPadなどタブレット端末で使えるものを紹介|ミツモア

従業員情報のCSV登録の可否

従業員数の多い企業であれば、従業員情報の登録方法も確認しておきましょう。部署異動や入退職の度に直接入力をしていると、手間がかかる上に入力ミスが発生する恐れがあります。従業員情報が間違っていると来客が担当者にアポイントを取れず、時間ロスや信頼の低下に繋がってしまうでしょう。

変更があった際、都度CSVで一括して登録できるとスピーディかつ正確です。「I-FACE」や「Face Touch」などは社員の情報をCSV一括登録できます。企業の信頼とスムーズな受付のためにも、担当者登録の容易さ、正確さは受付システムを選ぶ上で大事な要素となります。

受付対応の手間を削減できる

受付業務は来訪者、受付担当、来客担当を必要とします。従来の受付デスクでは、来訪者は「来訪者カードへの記入が面倒」や「長蛇の列ができて待たされた」などの問題が起きがちです。

受付担当は「来訪者カードの情報を入力し、社員のカレンダーと突合、内線で連絡」をしなければいけません。ときには「アポなしの飛び込み営業の対応が1日に何件もある」こともザラです。来客担当である社員も「たまたま席を外していて、内線を取り損ねた...」といったケースや、電話番を特定の社員がやる組織もあります。

受付システムでは自動化によって、これら3方位の関係者の業務効率を一気に改善することが可能です。

受付前後の業務を効率化できる

受付システムで効率化できるのは受付時の業務のみではありません。来客訪問や会議室の予約といった来客前の業務負担を軽減できることもメリットです。

GoogleカレンダーやOutlookといったカレンダーツールと連携すれば、来訪予定がそのままシステムに反映されます。予約をシステムに転記する手間もいりません。

受付後、来客を迎えに行く手間をなくせるシステムもあります。例えば「ラクネコ」では来客が受付を済ませると、システム上に予約済みの会議室の場所が表示されることが特徴です。担当者が対応せずとも直接会議室に行けるため、時間が短縮できます。

対面接触を避けられる

新型コロナウイルスの流行により、昨今では非接触型の応対が世の中のトレンドです。受付システムはiPadのようなタブレット端末を設置したり、ロボット型や据え置き型の専用端末を利用します。

タッチパネルの操作で受付から呼び出しまでを無人で担えるので、対面での応対は必要ありません。来客者に対して感染症対策を行っているというクリーンなイメージを与えられるでしょう。

受付システムでの呼び出しは対面受付とは違って担当者を呼び出す、もしくはあらかじめアポイントを取っておくなどの手順が必要です。逆にあまり見込みのない飛び込み営業などの対応を避ける効果があります。

来訪情報が蓄積される

来訪者が直接端末に入力する受付システムでは、自然と情報が蓄積されていきます。これまで受付担当者が手作業で入力を行っていた来訪記録の管理が全てシステム上で完結するので、人的な手間も減る上、記載ミスなども起こりません。

すべてがデータの形で残っているので、後から来訪履歴の確認をする際にも便利です。

関連記事：おすすめの受付無人化システム。導入のメリットや注意点を解説|ミツモア

ミツモアで利用している受付システム「ACALL RECEPTION」を例に、機能や使い方を解説します。

①来訪受付機能

受付システムの基本的な機能です。受付システムでは訪問者がiPadのようなタブレット端末のタッチパネルを操作します。ホーム画面は上の画像のようになっており、社名のロゴや文言、来社目的に応じてボタンをカスタマイズできる仕様です。

ボタンを押すと、会社名または名前の入力画面に切り替わります。

受付時に名前や社名を入力してもらうことで、担当者に通知がいきます。また事前に登録したQRコードを読み取るだけで受付ができる製品もあります。

②来客通知機能

訪問があった際に特定のチャットツールに通知を行う機能です。来客に必要な情報を入力してもらうと、担当者のチャットやメールに通知が届きます。Slackと連携している場合は、上のようにbotが来客を通知してくれ、毎回受付システムを確認する必要がなく便利です。

ChatworksやTeamsでも同様の通期機能がある製品もあります。受付システムによって連携できるチャットツールは異なるため、すでに自社で使っているツールと対応しているかを確認しておきましょう。

また来客が受付をすると自分のスマホに直接電話が繋がり、離席中でも直接対応することが可能です。

③来客応答機能

ボタンを押すだけで、来客にメッセージを表示することが可能です。仮に「お断りする」を押した場合は上のように表示されます。来客に直接断りに行かずとも、ボタン1つで予期しない来客を防げて便利でしょう。

この機能によって飛び込み営業やアポなしの来訪に直接社員が取り次ぐ負担がなくなります。

また「迎えに行く」を押すと画像のような画面に切り替わります。相手の情報を事前に入力してもらうことで、余計な業務を増やさずに済みます。

④それ以外の便利機能

• CSV登録機能

従業員の情報をCSVで一括登録する機能です。タブレットで担当者名を入力し、検索、呼び出しをする際に必要になります。




CSVで一括登録できる製品ならば、入力の手間がかからず入退社があった際にも更新が容易です。人の入れ替わりが激しい企業や人事異動の多い大きな組織では、CSV登録は必須でしょう。




• 来客予約機能

事前にシステムを通して来客の予約をする機能です。予約完了後は受付番号やQRコードがゲストへ自動配信されるので、受付時の案内もスムーズです。

GoogleやOutlookのカレンダーと連携できるものを選べば、自動でスケジュールの調整を行ってくれるのでアポイントの管理が容易になるでしょう。また会議室の予約を同時にできる製品もあり、業務の工数を減らせます。

• 来訪者記録機能

来客のデータを保存する機能です。予約時や来社時に登録された情報に基づいて入退出管理が可能で、オフィスのセキュリティ向上に役立ちます。

顔認証が可能な端末なら、1度顔を記憶させれば次回の訪問からは名前の入力が必要ありません。頻度の多い来客には便利な機能です。

非接触・非対面が推奨されるコロナ禍で、無人で受付が完了する受付システムは今後さらに普及していくでしょう。受付に人員を必要としないので、業務の効率化という観点でも導入を進める企業は増えています。

ただし、企業の規模や業務形態によって必要な機能は異なります。全ての製品が自社にとって最適なわけではありません。音声・顔認証が可能なものや会議室の施錠・解錠と連携できるものなど選べる機能は多岐にわたります。またiPadやタブレット端末で使用できるか専用端末が必要かでも、機能や価格は変動します。

多くの受付システムの中から最適な製品を選ぶには、平均2分でできる無料診断を試してみましょう。事業形態、業種、従業員数、必要な機能などの質問に回答するだけで、自社に合った受付システムが見つかります。