折り返し電話をするときには、なんと言って応対することが正解なのでしょうか。相手に要件が伝わる言い回しや電話のマナーを知っておけば、適切な対応ができます。スマートにかけ直せるよう必要な準備やポイントも紹介します。
最終更新日: 2024年06月28日
折り返し電話の事前準備
不在着信を見つけたらできるだけ速やかにかけ直すのが基本です。スムーズに対応するには、まず留守番電話が入っていないかチェックします。加えて電話中に必要になったときのため手元に筆記用具を用意します。
留守番電話を確認
電話に出られなかった場合、相手は留守番電話へメッセージを残しているかもしれません。重要なメッセージが残されていないかまずは留守電を確認します。
メッセージで要件が伝えられているようであれば、できる範囲で対応してからかけ直すと良いでしょう。要件についてメモへ書き出すのも有効です。
例えば「研修の希望日時を教えてほしい」という要件であれば、スケジュールを確認し、希望日時の候補をはっきりさせておきます。
「またかけ直します」とメッセージが残っている場合にも、自分からかけ直すのが基本です。
メモを用意する
電話中は内容を忘れないよう、メモを取ることもあるでしょう。そこでかけ直す前、メモと筆記用具を準備します。
また日程調整の必要がある場合に備え、スケジュール帳も用意しておくと安心です。スマホで予定管理をしている場合、電話中はスケジュールを確認できません。
電話の最中に確認できず慌てることのないように事前に確認します。
折り返し電話ではなんて言うべき？
折り返し電話ではどのような内容を、話せばよいのでしょうか。必ず伝えるべき項目と、かけ直すときに参考にできる具体例を紹介します。
自分の名前と折り返しの旨を伝える
電話がつながったら、まずは「自分の名前」と「折り返し電話」であることを伝えます。名前を伝えるときには、氏名のみではなく所属も明らかにするのが必須です。
学生であれば「〇〇大学△△学部の□□です」、社会人であれば「〇〇株式会社△△担当の□□です」というように伝えれば、どこの誰からの電話なのか相手にすぐに伝わります。
折り返し電話であることを伝える内容と合わせ「お世話になっております、〇〇大学△△学部の□□です。折り返しご連絡いたしました」というように、伝えると良いでしょう。
おわびと用件を伝える
次に伝えるのは「おわび」です。電話に出られなかったことで、相手の業務が滞っているかもしれません。まずはおわびを伝え「用件」を伝えます。折り返し電話のため、「先ほどのお電話の件で」というように伝えれば分かるはずです。
また用件を話し始める前に、相手への気遣いとして「お時間いただいてもよろしいでしょうか」と確認も行います。
具体例としては「先ほどはお電話に出られず、申し訳ありませんでした。メッセージに残していただいた件についてお伝えしたいのですが、ただいまお時間をいただいてもよろしいでしょうか」とすると丁寧です。
相手が不在だった場合
折り返し電話では相手が不在の場合もあります。不在のときは電話をかけ直す旨を伝えると良いでしょう。このとき相手のスケジュールを可能な範囲で確認すると、スムーズです。
相手のスケジュールが分からないなら「○時ころもう1度お電話いたします」とこちらからかけ直す時間を指定する方法もあります。状況によって以下のように伝えましょう。
- 「では再びかけ直したいと思います。〇〇さんは何時ごろお戻りでしょうか」
- 「では改めて○時ごろに、こちらからかけ直します」
また急ぎの用件のときには、用件についての回答について伝言を依頼したり、メールで伝える方法も有効です。メールであれば「折り返し電話をいたしましたが、不在のようでしたので、メールで失礼いたします」という内容に続き用件を記載します。
折り返し電話のポイント
折り返し電話では、「所属・名前・用件」を伝える必要があると分かりました。良い印象を与えるには、できるだけ早めに折り返すことや、電波が良く静かな環境から折り返すことがポイントです。
できるだけ早めに折り返しを
電話に出られず不在着信があることに気付いたら、できるだけ早いタイミングでかけ直すのがマナーです。ただし気付いたのが夜間や休日の場合は、次の営業日に電話をかけると良いでしょう。
相手の営業時間が9:00～18:00なら、10:30～12:00または14:00～16:00に電話をかけるのが適切です。営業時間内でも忙しい可能性のある始業後すぐや就業前、休憩時間などは避けるのが無難です。
電波が良く、静かな場所で折り返す
折り返し電話のときには、場所にも気を付けなければいけません。大事な用件について話すため、途中で通信が途切れることのないように電波の良い場所を選びます。
また雑音が大きい場所だと周囲の音が電話に入り、お互いに声がよく聞こえない可能性があります。そのため教室や駅、交通量の多い道路などを避け、静かな場所を選ぶのがポイントです。
折り返し電話で好印象を残そう
相手からの電話に出られなかったときはできるだけ速やかにかけ直します。留守電メッセージの確認とメモの用意をしたら、営業時間内であることを確認し、電話をかけると良いでしょう。
電話が通じたら「所属・名前・用件」を伝えます。このときおわびの言葉も忘れずにプラスします。
対応の仕方や言葉一つで相手に与える印象は変わるものです。ポイントを押さえることで好印象な折り返し電話に役立ちます。
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