ファイル共有サービスおすすめ9選！選び方や導入事例も解説

インターネット上を通じて、社内メンバーや取引先とデータを簡単に共有できるファイル共有サービス。

インターネットのクラウドサーバー上に書類や画像などのファイルをアップデート・保存して、ページのURLを共有するだけで任意の相手とファイルの共有が可能になります。

本記事では、おすすめのファイル共有サービスを9製品紹介。選び方や導入事例もあわせて解説します。

ファイル共有サービスおすすめ9選

おすすめのファイル共有サービスを9製品紹介します。基本となるストレージ容量や同時接続可能数、そしてセキュリティにも注目しながら、自社に合ったサービスはどれかをチェックしましょう。

「Box」は世界中で10万社以上の組織に採用されているオンラインストレージです。

セキュリティが強固で、これまで大規模なセキュリティインシデントが発生したことはありません。スムーズなファイル共有を可能にする機能を備えており、個々のファイルにパスワードを設定できます。

法人向けは「Starter」「Business」「Business Plus」「Enterprise」の4つのプランがあり、Businessプラン以上はストレージ容量が無制限です。無料トライアルもあるので、まずは使い勝手を確認してみるとよいでしょう。

【料金プラン】

「Google ドライブ」Googleのツールと連携可能

「Google ドライブ」はGoogle社が提供しているファイル管理サービス。オンラインストレージサービスとしては、現在もっとも利用者数が多いといわれています。

「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などのファイルは無制限にデータの保存が可能になっており、プランによってはオンライン会議なども実施可能です。

さらに拡張ツールを導入すればオフラインでも作業を継続できるので、インターネット環境のない場所に移動する際も安心です。法人向けは「Business Starter」から「Enterprise」まで4つのプランから選択できます。

【料金プラン】

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「OneDrive」Officeアプリと連携可能

「OneDrive」はMicrosoftが提供しているファイル共有サービスで、同社のアカウントを持っていれば、誰でも利用できます。Windows10にはデフォルトでインストール済みなので、Windowsユーザーにとってはなじみのあるサービスでしょう。

一般法人向けは4つのプランから選択でき、年間契約の場合は月額540円から手軽に利用できます。WordやExcelといったOfficeアプリを利用したい場合は、月額1,360円から利用できる「Microsoft 365 Business Standard」がおすすめです。

【料金プラン】

「セキュアSAMBA」サポート体制が充実

「セキュアSAMBA」は操作性の高さとサポート体制の充実度が評価されているファイル共有サービスで、3000社以上の企業に導入されています。

定期的にファイルをバックアップしてくれる機能も利用できるため、保存データを誤って削除してしまった場合でも、問題なく復旧可能です。

ユーザー数に応じて4つのプランから選択でき、3名以下のチームの場合「フリープラン」でも対応できます。

さらにセキュリティ対策を万全にしたい企業向けに「セキュアSAMBApro」もリリースされています。導入の際にはベンダーから丁寧なサポートを受けられるでしょう。

【料金プラン】

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「Dropbox」メンバー管理がしやすい

「Dropbox」は世界で5億人を超える利用者がいるとされるオンラインストレージです。

シンプルな操作性と使いやすさに定評があるサービスで、さまざまなファイルを一元管理できます。初めてファイル管理ツールを導入する企業でも、問題なく活用できるでしょう。

パソコンはもちろんスマートフォンやタブレット端末など、あらゆるデバイスから自由にアクセス可能で、iPhoneやAndroid向けの専用アプリもリリースされています。

無料プランは容量2GBまでですが、ビジネス用の有料版に切り替えることで3TB以上の容量を利用可能です。

【料金プラン】

「Fileforce」ストレスのない、快適な操作性が特徴

「Fileforce」はスモールビジネスから中堅・エンタープライズまで、あらゆる企業にフィットする国産クラウドストレージサービス。誰もが使いやすい操作性で、ユーザーからの評価も高いです。

これまで社内で活用していたサーバーのファイル構成や運用体系を、クラウド上にそのまま移行できるのが特徴で、詳細なアクセス権限の設定ができます。

また高度なファイル管理機能を備えているため、複雑な組織構造を持つ企業でも、全社的にスムーズなファイル共有が可能になるでしょう。ファイルの保存やアップロードもドラッグ＆ドロップで簡単にできますよ。

【料金プラン】

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「DirectCloud」全プランがユーザー数無制限で利用できる

「DirectCloud」は社内・取引先とのファイル共有を、安全かつ快適に行えるユーザー数無制限のクラウドストレージサービスです。

全プランがユーザー数無制限で利用でき、初期費用もかかりません。誰でもマニュアルなしでストレージを利用できる設計で、大容量のファイル送信にも対応しています。

またセキュアなAWS環境で安全なサービスを提供し、セキュリティ対策が万全な点も魅力です。

【料金プラン】

「firestorage」大容量での送信と保存が可能

「firestorage」は高いセキュリティと簡単操作で、多くのビジネスシーンで利用されているファイル共有サービスです。

専用サーバーと専用回線を利用しているため、高速での大容量アップロードが可能。そしてユーザー数の制限もありません。

また発行したURLに保存期間を設定すると、保存期間が過ぎると自動で削除されるため、セキュリティ面も安心して利用できます。

【料金プラン】

「Smooth File」安全性・信頼性が抜群

「Smooth File」は国内1,000社以上の導入実績を誇る、代表的な法人向けファイル転送サービスです。

安全・信頼性に関する情報開示指針を適切に満たすサービスであるとして「ASP・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度」にて認定されているなど、安全性の高さが最大の魅力。

また日本語と英語の他に、中国語や韓国語にも対応しているため、グローバルに事業を展開している企業でも安心して利用できます。

【料金プラン】

※プランは30TBまで、細かく分かれています。

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ファイル共有サービスの選び方【5つのポイント】

ファイル共有サービスを選ぶうえで押さえておきたいポイントは次の5つです。それぞれのポイントを押さえておけば、希望条件に沿ったサービスを選ぶことができるでしょう。

• ストレージ容量は十分か
• 料金形態はどのようなものか
• 対応OS・デバイスが充実しているか
• セキュリティ対策は十分か
• 画面表示や操作性などUIが優れているか

ストレージ容量は十分か

どの程度のデータ量を保存できるかは、ファイル共有サービスを選択する上でもっとも重視すべきポイントです。

ストレージ容量(保存容量)は少ないものでも2GBほど、多いものだと1TB(1000GB)単位、場合によっては容量無制限で使えるものもあります。

企業によって必要なストレージ容量は変わってくるはずですが、日常業務で必要なデータ容量ではなく、もっとも多くのストレージを消費する時期を目安に判断するとよいでしょう。

将来的にユーザーが増える可能性がある場合は、常時3～4割程度のストレージの空きを維持できる程度の余裕を持っておく必要があります。

また一度にアップロードあるいはダウンロードできるデータ容量に制限があるサービスも少なくありません。ストレージ容量とともに、通信可能なデータ容量も事前に確認しておきましょう。

料金形態はどのようなものか

ファイル共有サービスの多くは料金プランが分かれており、それぞれで使える機能の数や保存容量が異なります。

【料金プランの主な分類】

これらの通り、料金プランの種類によって課金の仕組みが異なります。無料で使えるものももちろんありますが、容量制限が厳しいものが多く、どちらかといえば個人での利用に適しているといえるでしょう。

会社の規模や使用するメンバーの数、必要とする容量などの観点から適した料金プランを選択するのが大切です。

無料で使えるオンラインストレージサービスについては次の記事でくわしく記載しています。あわせて参考にしてみてくださいね。

対応するOS・デバイスが充実しているか

サービスに対応しているOSやデバイスの種類も、確認しておく必要があります。パソコンからはもちろんスマートフォンやタブレット端末からも自由にアクセスできる方が、さまざまな状況に対応できるのは間違いありません。

また同時アクセスできる端末数が限られているサービスもあります。自社のビジネス環境を振り返り、どれぐらいの同時アクセスが起こり得るかを割り出してみましょう。

同じサービスでもプランによってアクセス可能な数が変わってくるケースが多いので、ビジネス環境に合ったプランを選択することが重要です。

セキュリティ対策は充実しているか

ファイル共有サービスは社外のクラウドサーバーにファイルを格納しておくため、セキュリティ面には特に配慮する必要があります。

サービスベンダーがどういったセキュリティ対策をしているかは必ず確認しておきましょう。自社のセキュリティポリシーに合っていないサービスの導入は避けるべきです。

サービスによってはビジネスユース向けにセキュリティ機能を強化したプランを利用できるものもあるので、できるだけセキュリティの強固なプランを選択することをおすすめします。

なお個人向けのストレージサービスはセキュリティが脆弱なケースもあるので、企業が導入する場合には、必ず法人向けのサービスにしましょう。

画面表示や操作性などUIが優れているか

画面表示や操作性などのUI(ユーザーインターフェース)が優れているかどうかも考慮したいポイントのひとつです。

「画面が見やすいかどうか」「直感的な操作で使えるかどうか」など、実際の利用シーンを想定したときに使いやすそうかどうかをチェックしておきましょう。

使用感を確かめるためにはサービス使用時の写真や利用者の口コミを参照するのが効果的です。また無料の料金プランが設けられている場合は、一度使用感を確かめてから有料プランに変更するのもよいでしょう。

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ファイル共有サービスを利用するメリット

自社でサーバーを運用する必要がないため、管理コストを削減できるのがファイル共有サービスのメリットです。保守・メンテナンスは「サービスベンダー(提供会社)」が行うのに加え、常に最新バージョンを利用できます。

法人向けサービスの中にはデータ容量無制限のプランもあるので、基幹データの保存先として活用している企業も少なくありません。

場所を問わずアクセスできる

クラウド上にファイルを保存するので、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレット端末からでも場所を選ばずアクセス可能です。

営業先で資料をダウンロードして確認したり、出張中に手元のノートパソコンで書類を作成し、クラウドにアップロードしたりもできます。

これまでは出先で作業をする場合、必要なデータをフラッシュメモリやポータブルHDDなどにコピーして持ち歩く人が多かったでしょう。大容量のファイルになるとコピーに時間がかかる上に、出先で記憶媒体を紛失してしまうリスクもありました。

クラウド環境でファイルを運用できるサービスを導入すれば、そういった手間やリスクを軽減できます。

複数人で同時編集ができる

複数人でファイルの同時編集ができるのも、ファイル共有サービスのメリットです。逐一データのやり取りをする必要がなく、編集内容がリアルタイムで反映されるため、作業効率が各段にアップします。

特にチームで大量のファイルを作成しなければならない仕事や、テレワークによって遠隔地にいるメンバー同士が同じファイルを加工・編集する必要のある企業にとっては、業務効率を上げるために必須のサービスといえるでしょう。

ビジネス規模にかかわらず今やファイル共有サービスは、企業にとって欠かせない存在となっています。

費用を抑えた管理・運用ができる

セキュリティ対策を行いながらなるべく費用を抑えたい企業には、ファイル共有サービスは欠かせないサービスです。

ファイル共有サービスのほとんどは、低コストでの利用が可能。そして多くが月額での利用、定額またはユーザー数に応じて加算するといった形態のため、無駄なコストがかかりません。

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ファイル共有サービスの導入事例

働き方改革の推進やファイルサーバの容量不足の解決など、ファイル共有サービスを導入して業務の効率化に成功した事例を紹介します。

「井村屋グループ」情報共有基盤として活用し働き方改革を促進

「肉まん」や「あずきバー」などの製造で知られる「井村屋グループ」は、ファイル共有サービスの導入を通じて「働き方改革」を進めています。

複合機との連携による業務効率化や、スマートフォンとの連携によるリアルタイムな情報共有を進め、業務の生産性を向上。

また情報共有の基盤として生産計画や販売計画、レシピなどを集中管理し、各部門をまたいで最新情報をリアルタイムで共有する仕組みづくりを進めています。

またマイクロフィルム保存されていた過去の製造ノウハウや製品レシピなどをPDF化して、ファイル共有サービスに集約管理する取り組みも実施しています。

その結果、開発部門のスタッフがいつでも参照できるようになり、120年にも及ぶ井村屋の伝統的な技術を継承することに成功しました。

「GREE」全社導入によりストレージの慢性的な容量不足から脱却

インターネット事業を展開する「GREE」ではファイル共有サービスの導入により、従来から問題視されてきた「ファイルサーバのストレージ不足問題」を解決しました。

これまで社内エンジニアはファイル共有をファイルサーバ経由で行っていたこともあり、慢性的な容量不足に悩んでいたいたのです。また「目的のファイルが見つけづらい」「柔軟なアクセス制限ができない」などの不満の声も現場から上がっていました。

そこで「GREE」は容量無制限のファイル共有サービスを導入。これまでのファイルサーバのストレージ制限から開放される結果となりました。サービスの優れた検索機能やWeb上で操作が完結するのも利用促進を後押ししたとのことです。

またAPIを提供しているサービスの選択により、プログラムを作成して欲しい機能を追加するカスタマイズを実施。「共有フォルダへの一括ユーザー招待機能」など、自社に必要な機能を独自に開発・追加しながら、運用業務の効率化にも成功しました。

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ファイル共有サービスを導入し、業務効率化の実現を

ファイル共有サービスの導入は、業務の効率化や生産性の向上、コスト削減につながると説明しました。そんなファイル共有サービスにはさまざまな種類があり、その中から適切に選ぶ必要があるため、事前に必要な機能やデータ容量を明確にしておくことが重要です。

自社の環境に合ったファイル共有サービスを導入することで、スムーズなデータ共有が可能になり、業務効率化を実現できるでしょう。

セキュリティ面にも配慮しつつ、安全に運用できるサービスを導入する必要があります。無料トライアル版を利用できるサービスもあるので、実際に使ってみてから本格導入を検討するとよいでしょう。

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